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(山東建大建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院, 山東 濟(jì)南 250013)

0 引 言

目前,檔案管理工作可以利用新技術(shù),在原有傳統(tǒng)形態(tài)檔案館和數(shù)字檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)上逐步升級換代,將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及云計(jì)算技術(shù)融入到檔案管理平臺中,實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的建設(shè)理念[1-2]。智慧檔案館是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源,具有感知與處置檔案信息能力,并提供檔案信息泛在服務(wù)。智慧檔案館的管理對象為多元化的檔案資源,包括館藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息。智慧檔案管理平臺在分析檔案館內(nèi)檔案信息資源及管理檔案流轉(zhuǎn)上具有快速、高效、精準(zhǔn)、安全等優(yōu)勢。

1 智慧檔案管理平臺設(shè)計(jì)要點(diǎn)分析

智慧檔案管理平臺包括檔案的收集、管理、服務(wù)、保護(hù)及監(jiān)督等多個(gè)子系統(tǒng)。其中檔案的智慧管理主要是利用物聯(lián)網(wǎng)射頻識別技術(shù)在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理中的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體信息與內(nèi)容信息的一體化、交互化管理[3-4]。智慧檔案管理平臺的建立,必須要滿足對檔案文件能方便的查詢、跟蹤、提取,讓使用者能夠感受到智慧帶來的便捷。智慧檔案管理平臺的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 智慧檔案管理平臺拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

檔案庫房管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)防火、防盜、防潮、防塵、防霉、防光、防高溫、防有害氣體、防鼠、防蟲等“十防”。這就要求檔案庫房管理在實(shí)現(xiàn)對檔案文件進(jìn)行智慧查詢、追蹤、提取的同時(shí),要保證檔案文件的安全。智慧庫房管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

圖2 智慧庫房管理系統(tǒng)架構(gòu)

在智能密集架系統(tǒng)中,電動(dòng)密集柜與傳統(tǒng)的密集架相比,具有運(yùn)行方便、控制靈活等特點(diǎn),且隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,智能密集架既能進(jìn)行運(yùn)動(dòng)控制,又能與檔案信息密切關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動(dòng)感知、識別,使得工作人員對檔案的取用變得靈活自如[5-6]。智能檔案架通過射頻識別技術(shù)(RFID)實(shí)現(xiàn)對檔案架上檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控,便于查找及管理檔案。智能密集架布置如圖3所示。傳統(tǒng)密集架布置如圖4所示。

圖3 智能密集架布置

由圖3、圖4可知,智能密集架多出一個(gè)顯示屏,可將智能密集架內(nèi)的所有檔案信息集成,并通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通訊接口上傳至智能檔案管理平臺,不僅在現(xiàn)場通過操作顯示屏來查詢檔案信息,更可以遠(yuǎn)程通過智慧檔案管理平臺來管理檔案資源,高效便捷。

圖4 傳統(tǒng)密集架布置

智慧檔案館離不開海量數(shù)據(jù)的運(yùn)算和存儲。并且一些檔案信息具有保密等特殊屬性,因此智慧檔案館必須擁有屬于獨(dú)立數(shù)據(jù)計(jì)算和存儲能力。因此,構(gòu)建智慧檔案館必須配備滿足業(yè)務(wù)工作需要的服務(wù)器和存儲設(shè)備。海量數(shù)據(jù)處理、存儲壓力和已有及潛在用戶的利用需求特點(diǎn),決定智慧檔案館必須采用云計(jì)算和云存儲技術(shù)。利用云計(jì)算等技術(shù)搭建虛擬化存儲利用平臺,部署有線和無線兩種寬帶網(wǎng)絡(luò),使系統(tǒng)具備較高的計(jì)算能力、數(shù)據(jù)傳輸能力、安全存儲能力和應(yīng)用擴(kuò)展能力,才能使智慧檔案館在云計(jì)算技術(shù)的支撐下高效地實(shí)現(xiàn)各種信息的靈活調(diào)配[7-8]。

2 工程案例分析

平陰縣檔案館新館效果圖如圖5所示。平陰縣檔案館內(nèi)按照智慧檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),預(yù)留許多相關(guān)智能化設(shè)備的電源接口及網(wǎng)絡(luò)接口,為智慧檔案館的有效運(yùn)行提供基本條件。檔案館內(nèi)大部分空間是檔案庫房,庫房內(nèi)擬采用智能密集架存放各種檔案資料。智能密集架中的液晶顯示屏能顯示或存儲各個(gè)智能密集架內(nèi)的所有資料基本信息,且能相互通信,是智能密集架的心臟。

另外,在各層檔案庫房附近設(shè)有恒溫/恒濕機(jī)房。檔案館4F平面圖如圖6所示。在恒溫/恒濕機(jī)房內(nèi)安裝精密的恒溫/恒濕空調(diào),保證檔案庫房的溫/濕度保持在合理的范圍。在平面圖左側(cè)的一個(gè)機(jī)房(含保密機(jī)房)用來安裝檔案館的智慧檔案管理平臺。檔案館的檔案管理、庫房管理、人員管理、設(shè)施管理等經(jīng)管理平臺統(tǒng)一協(xié)調(diào),并且適當(dāng)控制檔案館內(nèi)含有的其他子系統(tǒng),使各個(gè)智能系統(tǒng)都能在最佳的工作狀態(tài)。

圖6 檔案館4F平面圖

3 結(jié) 語

借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù),檔案館在由傳統(tǒng)檔案館向智慧檔案館轉(zhuǎn)變的過程中實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍,節(jié)省人力資源的同時(shí),也保證檔案資源的安全、高效的利用,并充分合理地開發(fā)其利用價(jià)值。

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