陳春冬

引言

項(xiàng)目管理是把各種知識、技能、工具和方法應(yīng)用在項(xiàng)目活動中，使項(xiàng)目利用有限的資源就能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在項(xiàng)目管理過程中，需要整體把控項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、范圍和時間，當(dāng)一個項(xiàng)目較為復(fù)雜時，很多因素會相互影響可能導(dǎo)致項(xiàng)目無法保質(zhì)保量按時完成，此時項(xiàng)目管理的重要性就更加突顯出來。下文以上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項(xiàng)目為例，對項(xiàng)目建設(shè)過程中的項(xiàng)目管理內(nèi)容進(jìn)行研究。

該項(xiàng)目中的項(xiàng)目組織和管理內(nèi)容包括全面組織院基建項(xiàng)目工程從立項(xiàng)、可行性研究、報(bào)批、布局設(shè)計(jì)、報(bào)建、施工、招投標(biāo)、預(yù)決算、施工管理、協(xié)調(diào)資源、竣工驗(yàn)收等，對工程的進(jìn)度、造價、質(zhì)量、合同、文檔和信息進(jìn)行全過程的控制與管理。項(xiàng)目建設(shè)完成后可在上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院內(nèi)營造一種大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的良好環(huán)境和氛圍，為創(chuàng)客提供完備的科研場所及研發(fā)設(shè)備，便于創(chuàng)客更好地開展和進(jìn)行農(nóng)業(yè)資源的高效利用的研究及應(yīng)用，還有在農(nóng)業(yè)高效種養(yǎng)、農(nóng)業(yè)面源污染治理、農(nóng)業(yè)設(shè)施與裝備智能化等領(lǐng)域的技術(shù)創(chuàng)新及應(yīng)用。

1 項(xiàng)目概況

該項(xiàng)目占地26019m2。擬新建GSW8440型大棚16096m2，新建道路2732m2，新建排水溝816m，配套新建信息化系統(tǒng)1項(xiàng)、室外不銹鋼配電箱1套、灌溉首部設(shè)備1套及綠化2512m2。項(xiàng)目主體工程為GSW8440型連棟大棚的建設(shè)（該連棟大棚型號是升級版），由于現(xiàn)場的場地和基礎(chǔ)條件有限，對標(biāo)準(zhǔn)化布置布局、溫室的組成部分及技術(shù)要求都存在困難，但最終通過技術(shù)團(tuán)隊(duì)、領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)反復(fù)溝通確認(rèn)了設(shè)計(jì)方案并實(shí)施，順利地完成了該項(xiàng)目。

2 項(xiàng)目管理過程

項(xiàng)目管理過程由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)施，一般分為兩大類型：面向管理的過程和面向產(chǎn)品的過程。面向管理的過程就是項(xiàng)目管理過程，該過程包括五個項(xiàng)目過程組：啟動過程組、規(guī)劃過程組、執(zhí)行過程組、監(jiān)控過程組和收尾過程組[1]。任何項(xiàng)目都必須執(zhí)行這五個過程組，每一個子項(xiàng)目或者相關(guān)系統(tǒng)都要執(zhí)行全部的五個過程組，其中規(guī)劃過程組的內(nèi)容最多，在該階段若規(guī)劃得越詳細(xì)對面的執(zhí)行和監(jiān)控階段都十分有利。下面依次對項(xiàng)目管理過程中的五個項(xiàng)目過程組進(jìn)行分析：

2.1 啟動過程組

在啟動過程組時我們需要明確項(xiàng)目的干系人有哪些，確定其需求，確定項(xiàng)目的目標(biāo)，并且初步確定項(xiàng)目各階段執(zhí)行的先后順序和范圍說明。同時要進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、報(bào)批等操作，授權(quán)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目進(jìn)行管理，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)通過對項(xiàng)目干系人的需求進(jìn)行管理并施加影響，確保項(xiàng)目進(jìn)展成功。

2.2 規(guī)劃過程組

在規(guī)劃過程組中，我們要多方面考察備選方案，經(jīng)過各方技術(shù)及管理人員溝通討論后確認(rèn)最終方案，確保最終方案能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目干系人想要達(dá)到的目標(biāo)，因此在確定方案之前應(yīng)該首先定義項(xiàng)目范圍，之后制定工作分解結(jié)構(gòu)，再制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表和成本估算。

2.2.1 定義項(xiàng)目范圍

一般的項(xiàng)目范圍定義內(nèi)容可以包括項(xiàng)目目標(biāo)（工期）、成本、交付物、變更控制、制定工作分解結(jié)構(gòu)等[2]。例如在上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)中，首先確定了項(xiàng)目名稱：上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項(xiàng)目；交付物：新建GSW8440型大棚16096m2，新建道路2732m2，新建排水溝816m,，配套新建信息化系統(tǒng)1項(xiàng)、室外不銹鋼配電箱1套、灌溉首部設(shè)備1套及綠化2512m2；投資金額：本項(xiàng)目總投資為710.06萬元。管理范圍：主體工程（GSW8440型大棚）、道路、排水溝、電纜、配電箱、信息化視頻系統(tǒng)、灌溉系統(tǒng)、綠化。

2.2.2 制定工作分解結(jié)構(gòu)

確定了項(xiàng)目范圍后，需要從眾多備選方案中選出最終方案，該方案通過技術(shù)團(tuán)隊(duì)、領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同研究確定[3]。之后盡可能的細(xì)化項(xiàng)目目標(biāo)，便于后續(xù)對項(xiàng)目的每個模塊進(jìn)行有效監(jiān)督。例如上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)的設(shè)計(jì)方案里包括項(xiàng)目主體的建設(shè)規(guī)模及布局、溫室的組成部分、道路、排水溝、電纜、配電箱、信息化視頻系統(tǒng)、灌溉系統(tǒng)、綠化，將一個項(xiàng)目分解成多個項(xiàng)目模塊來進(jìn)行實(shí)施和監(jiān)督管理。如在規(guī)劃整體布局中明確了各溫室規(guī)格、大棚結(jié)構(gòu)參數(shù)頂高、跨度、間距、肩高等，還包括溫室排列方向、大棚性能參數(shù)等，給出了GSW8440型連棟大棚的示意圖，如圖1所示。

圖1 GSW8440型連棟大棚示意圖

在溫室的組成部分描述中，進(jìn)一步細(xì)化了項(xiàng)目目標(biāo)和技術(shù)要求，確定GSW8440溫室主要由基礎(chǔ)、主體鋼結(jié)構(gòu)、電動卷膜天窗、手動卷膜側(cè)窗、內(nèi)保溫幕簾系統(tǒng)、雨水排放系統(tǒng)、道路、門，覆蓋材料、配電系統(tǒng)、外遮陽系統(tǒng)等組成。

2.2.3 制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時需要的時間制約因素包括項(xiàng)目正式啟動和強(qiáng)制性結(jié)束日期及項(xiàng)目干系人提出的一些關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)[4]。明確了時間制約因素后，根據(jù)項(xiàng)目所需進(jìn)行的活動清單、活動所需資源、活動歷時估算等信息，利用相關(guān)進(jìn)度分析技術(shù)和工具制定出項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。較為常用的有關(guān)鍵路徑法，該方法同時從正向反向兩個方面對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行分析，計(jì)算項(xiàng)目理想狀況時（不考慮資源限制）的最短和最長耗時。如果在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時，預(yù)先設(shè)定的時間計(jì)劃不能達(dá)到項(xiàng)目干系人的要求，或者突然發(fā)生了項(xiàng)目范圍的變化等情況，需要對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行壓縮，通常有兩種有效方法：趕工和快速跟進(jìn)。趕工，顧名思義，增加部分人工成本的投入來縮減項(xiàng)目完成所需的時間，需要衡量成本和進(jìn)度的重要性；快速跟進(jìn)則是通過將原本計(jì)劃先后執(zhí)行的活動，同步并行來減短項(xiàng)目耗時，此方法可能造成項(xiàng)目完成質(zhì)量不高出現(xiàn)返工的情況，需要謹(jǐn)慎考慮。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表有很多種形式可以來表示，比如摘要剪短的形式或者詳細(xì)描述來表示，常見的形式有甘特圖和帶有時間點(diǎn)的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖等。

2.2.4 進(jìn)行項(xiàng)目成本估算

在進(jìn)行項(xiàng)目成本估算之前，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該先制定成本管理計(jì)劃。在進(jìn)行成本估算時，需要考慮在市場中不同條件不同條款下得到服務(wù)、產(chǎn)品的不同。具體進(jìn)行項(xiàng)目成本估算的工具和技術(shù)有很多種：類比估算法是通過參照已完成的類似項(xiàng)目的成本進(jìn)行估算，一般針對項(xiàng)目類型相同、項(xiàng)目內(nèi)容也近似的成本估算可以用到，否則由于信息量較少，可能與實(shí)際成本產(chǎn)生較大誤差；通過報(bào)價單或者商業(yè)數(shù)據(jù)庫來獲取成本信息，從而進(jìn)行項(xiàng)目成本估算；通過物料清單法來進(jìn)行項(xiàng)目成本估算，將每一個環(huán)節(jié)、細(xì)小的模塊所耗費(fèi)的成本自下而上的匯總，即可得到較為精準(zhǔn)的成本估算，這種方法也便于項(xiàng)目跟蹤和管理；項(xiàng)目管理軟件來進(jìn)行估算，輸入信息后可通過表格或者軟件的形式自動生成。

2.2.5 進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理

與項(xiàng)目管理的其他方面相比較，項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目管理所需掌握的軟技能中最重要的一點(diǎn)，其耗時和需要消耗的精力最多，對項(xiàng)目的影響力也最大。項(xiàng)目溝通管理包括四個部分：溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報(bào)告和干系人管理，在進(jìn)行項(xiàng)目溝通規(guī)劃時，我們需要與干系人確定溝通方式，何時何地、出具什么形式的報(bào)告，在重要的時間節(jié)點(diǎn)召開里程碑會議，項(xiàng)目召開例會的頻率等信息都需要在溝通規(guī)劃過程中確定下來。最終總結(jié)到項(xiàng)目溝通計(jì)劃表內(nèi)，如表1所示。

表1 項(xiàng)目溝通計(jì)劃表

2.2 .6 進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

在規(guī)劃過程組中完成了以上內(nèi)容后，并不代表規(guī)劃過程組的內(nèi)容全部完成，而是恰好相反，最考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的是能否對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避，使得項(xiàng)目受到最小的消極影響，順利地如期完成項(xiàng)目所有內(nèi)容，所以很重要的一步就是進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、定量風(fēng)險(xiǎn)分析、定性風(fēng)險(xiǎn)分析。簡單來說，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要制定風(fēng)險(xiǎn)管理評估表，確定項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險(xiǎn)并討論出解決方案來規(guī)避，如果無法規(guī)避的問題則給出應(yīng)對方案，在項(xiàng)目會議時及時跟蹤和反饋風(fēng)險(xiǎn)信息。

2.3 執(zhí)行過程組

在規(guī)劃過程完成后，進(jìn)入執(zhí)行過程階段，在該階段需要整合人力和資源組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，確保項(xiàng)目可以保質(zhì)保量的按時完成。在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時需要確認(rèn)項(xiàng)目需要的角色和明確職責(zé)，還有每種角色需要的項(xiàng)目人數(shù)，綜合考慮現(xiàn)有人力資源的情況，資深人員帶領(lǐng)一下新同事，以及根據(jù)項(xiàng)目復(fù)雜程度考慮不同成員的能力水平進(jìn)行分配。

2.4 監(jiān)控過程組

監(jiān)控過程組的作用就在于實(shí)施監(jiān)管項(xiàng)目是否按照計(jì)劃在進(jìn)行，項(xiàng)目成本、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量是否在計(jì)劃內(nèi)，是否出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃中的問題，實(shí)時監(jiān)控項(xiàng)目過程以便出現(xiàn)偏差時及時調(diào)整和補(bǔ)救。同時監(jiān)控過程中應(yīng)該特別注意和有效控制項(xiàng)目變更的次數(shù)和程度，確保在有限的條件下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

2.5 收尾過程組

收尾過程組是整個項(xiàng)目管理過程的最后一個階段，主要任務(wù)是對項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收或者產(chǎn)品交付。在此之前需要準(zhǔn)備竣工申請、資料、報(bào)告等，同時還有項(xiàng)目管理考核評價等方面的管理，此階段一定要把所有合同相關(guān)的內(nèi)容和項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的信息文件歸檔，以便后續(xù)工作開展或者參考使用。

3 結(jié)論

本文通過以上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項(xiàng)目為例，研究了面向管理的項(xiàng)目管理過程，對其中的五個過程組進(jìn)行了簡要的闡述，結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行了一部分內(nèi)容擴(kuò)展，其中規(guī)劃過程組的內(nèi)容最多也最重要，規(guī)劃過程中考慮的東西越多，能更大程度保障項(xiàng)目順利執(zhí)行，也便于過程中的項(xiàng)目監(jiān)管。除了本文闡述的內(nèi)容外，規(guī)劃過程組中應(yīng)該還包含項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容在其中，這是以后在進(jìn)行項(xiàng)目管理時需要重視的地方。最后希望項(xiàng)目的建成可以給創(chuàng)客提供完備的科研場所及研發(fā)設(shè)備，同時也希望這篇文章能給同行業(yè)的朋友一些借鑒參考。