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        投遞式報賬模式下的退單率問題探析

        2018-05-14 15:12:38陳勇軍

        陳勇軍

        摘 要:近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校經(jīng)費(fèi)的來源日益多元化,高校各類辦學(xué)經(jīng)費(fèi)增長顯著。但是,這些經(jīng)費(fèi)的使用也給財務(wù)報賬工作帶來很大的壓力,一些高校開始積極探索新的報賬方式,其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式得到大家的重視和應(yīng)用。這種新的模式節(jié)約了時間、人力等成本,實(shí)現(xiàn)了“零等待”報賬,但是這種模式也存在退單率較高的問題。本文就投遞式報賬模式下的退單類型、退單原因進(jìn)行了分析,同時就降低退單率提出了對策建議。

        關(guān)鍵詞:投遞式;報賬;退單

        近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校經(jīng)費(fèi)的來源日益多元化,高校各類辦學(xué)經(jīng)費(fèi)增長顯著。然而由于編制等原因,高校財務(wù)人員的數(shù)量卻往往很難與經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)同步增長,許多高校都出現(xiàn)了財務(wù)人員緊張的情況。為了減輕財務(wù)報賬工作的壓力,許多高校都在積極探索新的報賬方式,其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式得到大家的重視和應(yīng)用,越來越多高校將其作為傳統(tǒng)柜面報賬模式的補(bǔ)充或升級。

        簡單來說投遞式報賬模式是指報賬經(jīng)辦人員將整理好的報銷材料就近投遞到自助報賬投遞機(jī)內(nèi),財務(wù)部門定期派人開箱取回報銷材料后交后臺審核人員統(tǒng)一制單的報賬模式。相較于傳統(tǒng)的柜面報賬模式,基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式有著諸多優(yōu)點(diǎn),主要表現(xiàn)在:第一,它實(shí)現(xiàn)了7天?4小時全天候收單,這就極大地節(jié)約了廣大師生員工報賬的時間成本,以前經(jīng)常出現(xiàn)的高校師生排隊(duì)報銷的情形將得到較大的改善。第二,采用投遞式報賬模式后,財務(wù)部門柜面報賬審核窗口的數(shù)量可以適當(dāng)減少甚至取消,這也有利于節(jié)約高校人力資源成本。第三,由于一些財務(wù)人員語言表達(dá)能力相對較弱,在與師生員工的交流溝通中有時難免會出現(xiàn)小的摩擦或矛盾,采用投遞式報賬模式后,這些情況將大為改善。第四,對于多校區(qū)辦學(xué)的高校而言,在采用投遞式報賬模式后,財務(wù)部門可以對報銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)集中核算,原來分校區(qū)報賬模式下存在的各校區(qū)財務(wù)人員政策把握不一致、報銷經(jīng)辦人員逃避監(jiān)督把一筆業(yè)務(wù)拆零后在各校區(qū)報銷等問題將得到有效解決。

        一、投遞式報賬模式下退單類型分析

        如前所述,投遞式報賬模式有著節(jié)約時間成本、人力資源成本,有效減少人際溝通中的摩擦,提高制單效率等優(yōu)點(diǎn),但不可否認(rèn),這種新的模式在應(yīng)用中也暴露出一些問題,從我們學(xué)校的實(shí)踐來看,退單率較高是其中最主要的問題。為了對投遞式報賬模式下的退單情況進(jìn)行分析,筆者選取了400份被做退單處理的報銷單,根據(jù)審核制單人員列出的退單理由對退單情況分類匯總,統(tǒng)計結(jié)果如下。

        從上表可以看出,由于報銷手續(xù)或報銷材料不全而被退單的共計174份,數(shù)量約占總退單量的一半;由于開支內(nèi)容不合理或者不符合有關(guān)規(guī)定而被退單的共計125份,約占總退單量的三分之一;因支出項(xiàng)目中沒有相關(guān)預(yù)算而被退單的共計77份,約占總退單量的五分之一;因開支超出標(biāo)準(zhǔn)或其他原因而被退單的份數(shù)分別是11份和13份,兩者相差不大,占比都為3%。

        二、投遞式報賬模式下退單原因分析

        傳統(tǒng)的柜面報賬模式下由于有財務(wù)人員現(xiàn)場審核環(huán)節(jié),報銷材料中存在的問題或瑕疵往往能夠被當(dāng)場發(fā)現(xiàn)或補(bǔ)正。而在投遞式報賬模式下,因?yàn)槿鄙倭爽F(xiàn)場預(yù)審環(huán)節(jié),許多報銷材料在流轉(zhuǎn)到審核制單階段才被發(fā)現(xiàn)存在問題。以我們學(xué)校為例,推行投遞式報賬模式后財務(wù)報賬的退單率是之前的2至3倍。造成退單率居高不下的原因是多方面的,這其中既有來自財務(wù)部門內(nèi)部的因素,也有來自財務(wù)部門外部的因素,歸納起來主要有以下幾個方面:

        第一,財務(wù)報銷政策宣傳力度不夠,宣傳渠道偏窄。與企業(yè)財務(wù)工作不同,高校財務(wù)工作的專業(yè)性、政策性和時效性很強(qiáng),高?,F(xiàn)有的與財務(wù)報銷相關(guān)的規(guī)章制度往往多達(dá)幾十個甚至上百個,這些政策文件有的來自上級主管部門,有的來自學(xué)校各個部門,內(nèi)容繁多,要求不一。高校的廣大師生員工不可能有時間和精力去學(xué)習(xí)這么多政策法規(guī),如果財務(wù)部門沒有通過各種渠道宣傳這些規(guī)章制度,那么推行投遞式報賬模式后,出現(xiàn)因手續(xù)不全、材料不完整或者報銷內(nèi)容不合理不合規(guī)等而被退單的情況就在所難免。

        第二,報銷材料投遞前缺少人工預(yù)審環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的柜面報賬模式中,財務(wù)部門的工作人員一般會對師生員工遞交的報銷材料進(jìn)行當(dāng)場預(yù)審,這樣流轉(zhuǎn)到后臺制單人員手中的報銷材料一般都是比較規(guī)范的。但在實(shí)施“零等待”、“零見面”的投遞式報賬模式后,許多有瑕疵有問題的報銷材料沒有被挑揀出來就進(jìn)入物流系統(tǒng),這也是造成投遞式報賬模式下退單率較高的重要因素。

        第三,項(xiàng)目的預(yù)算信息沒有同步到預(yù)約報賬系統(tǒng)中,預(yù)算系統(tǒng)與預(yù)約報賬系統(tǒng)脫節(jié)。一些高校在財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)過程中忽視了子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接共享,出現(xiàn)了預(yù)約報賬系統(tǒng)使用的科目與預(yù)算系統(tǒng)使用的科目不匹配等現(xiàn)象。一些師生在無法準(zhǔn)確判斷的情況下就隨便選擇一個科目進(jìn)行填報,這樣就可能導(dǎo)致師生在預(yù)約系統(tǒng)中填報的開支項(xiàng)目和開支金額實(shí)際上無相關(guān)預(yù)算或預(yù)算不足。

        三、降低投遞式報賬模式下的退單率的幾種途徑

        投遞式報賬模式雖然節(jié)約了時間、人力等成本,實(shí)現(xiàn)了7天?4小時不間斷收單,但在實(shí)踐應(yīng)用中出現(xiàn)的退單率較高這一問題也必須引起我們的重視,高校財務(wù)部門有必要通過各種途徑盡可能地降低退單率。

        第一,高校財務(wù)部門應(yīng)該通過線上線下等途徑宣傳學(xué)校的財務(wù)報銷政策,盡量消除信息不對稱現(xiàn)象,運(yùn)用各種方式使師生員工在投遞報銷材料前就能了解到常見業(yè)務(wù)的報銷流程、所需單據(jù)和審批手續(xù)等。以我校為例,財務(wù)部門每年都根據(jù)最新的財經(jīng)法規(guī)編制《蘇州大學(xué)財務(wù)服務(wù)指南》,里面收錄了財務(wù)報銷須知、常見報銷業(yè)務(wù)的流程、財務(wù)咨詢聯(lián)系電話等?!敦攧?wù)服務(wù)指南》等宣傳資料可以投放到各校區(qū)的自助報賬投遞機(jī)安置點(diǎn)或者是人流量較大的公共場所,方便師生員工隨時取閱。今年我們又開通了微信公眾號,并且分專題將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的報銷指南重新編輯整理成圖文并茂的PPT文件推送到微信上,這樣辦事人員即使沒有紙質(zhì)的《財務(wù)服務(wù)指南》,也能通過搜索微信公眾號或掃描二維碼查詢到最新的報銷政策。

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