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        基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略

        2018-05-14 13:50劉磊
        好日子(下旬) 2018年3期

        劉磊

        摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國數(shù)字化進(jìn)程腳步不斷加快,數(shù)字化建設(shè)也在不斷的完善,其應(yīng)用也十分廣泛,數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中是十分必要的,能夠有效的提高檔案管理的安全和保密。本文就此展開論述。

        關(guān)鍵詞:檔案管理建設(shè);數(shù)字化發(fā)展;安全保密策略研究

        在大數(shù)據(jù)背景下,利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案資料的管理(下稱信息化檔案管理),更方便檔案的開發(fā)利用。探索新時(shí)代信息檔案管理工作是迎合時(shí)代要求,也是維護(hù)檔案完整性的措施。在信息技術(shù)發(fā)展背景下,信息化檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。檔案數(shù)字化以網(wǎng)絡(luò)為媒介,為各類需求者享受便捷、同等的文化服務(wù),有網(wǎng)絡(luò)存在,就可查詢、獲取文藝檔案資料,信息化背景下的檔案管理成了無圍墻的文化館,為公益性文化提供了便捷的服務(wù)。

        1 數(shù)字化檔案的主要形式以及特征

        數(shù)字化檔案指的是通過使用攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備來對紙張、膠片、磁帶等多種介質(zhì)載體的內(nèi)容進(jìn)行有效的數(shù)字信息處理,從而將其及時(shí)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠快速識別的數(shù)字文本或者數(shù)字圖像。數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的最大區(qū)別就是,檔案信息的安全性高,保密性強(qiáng)。數(shù)字化檔案處理過程中一定要做好防火、防潮等工作,避免檔案老化。

        2 影響檔案數(shù)據(jù)安全的主要因素

        2.1系統(tǒng)漏洞

        網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放式網(wǎng)絡(luò),內(nèi)部各個(gè)計(jì)算機(jī)終端、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備所使用的操作系統(tǒng)、安裝的應(yīng)用軟件和采用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等在研發(fā)過程中由于對安全性重視不夠,往往存在一些安全漏洞,這些漏洞極易遭到病毒入侵或人為破壞。例如,如果計(jì)算機(jī)使用者安裝了某些聊天工具、視頻播放軟件、游戲等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,計(jì)算機(jī)終端就必須開放一些易受攻擊的TCP端口(如135、137、139、445、3389等),這些開放的端口就有可能成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的通道,從而使主機(jī)被攻擊的可能性增大。一般校園網(wǎng)在信息安全建設(shè)方面的投入較少,網(wǎng)絡(luò)管理人員盡管會(huì)定期在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部開展漏洞掃描和補(bǔ)丁升級工作,但由于網(wǎng)絡(luò)內(nèi)設(shè)備類型多,軟件版本多,在人力資源有限的情況下,往往會(huì)存在升級不及時(shí)、升級補(bǔ)丁覆蓋面不全、系統(tǒng)漏洞封堵不徹底等問題,從而留下安全隱患。一旦出現(xiàn)大規(guī)模網(wǎng)絡(luò)攻擊,整個(gè)校園網(wǎng)都將難以幸免。

        2.2計(jì)算機(jī)病毒

        網(wǎng)站內(nèi)部計(jì)算機(jī)終端數(shù)量眾多,在計(jì)算機(jī)終端存儲(chǔ)介質(zhì)中由于多種原因潛伏著一些計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒,是指編制或者在計(jì)算機(jī)程序中插入的破壞計(jì)算機(jī)功能或者毀壞數(shù)據(jù),影響計(jì)算機(jī)使用并能自我復(fù)制的一組計(jì)算機(jī)指令或者程序代碼①。計(jì)算機(jī)病毒具有自我復(fù)制和自動(dòng)觸發(fā)的特點(diǎn),能夠自動(dòng)嵌入到應(yīng)用軟件、電子郵件、網(wǎng)頁甚至視頻文件中,一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)終端,計(jì)算機(jī)病毒就會(huì)被激活并破壞計(jì)算機(jī)運(yùn)行指令或程序代碼,使計(jì)算機(jī)運(yùn)行紊亂或宕機(jī)。有些計(jì)算機(jī)病毒兼有病毒和木馬的雙重特征,不僅破壞計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境,還能竊取其內(nèi)部的數(shù)據(jù),造成的危害更大。病毒可通過U盤、硬盤、光盤或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播,F(xiàn)TP共享、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也為病毒提供了傳播途徑和有利條件。近年來,網(wǎng)絡(luò)中發(fā)生的一些基于網(wǎng)絡(luò)傳播的惡性病毒,對網(wǎng)絡(luò)的破壞性較大,輕時(shí)可導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、運(yùn)行癱瘓,嚴(yán)重時(shí)所有數(shù)據(jù)、文件全部被損毀,造成大面積的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行故障甚至系統(tǒng)崩潰。

        2.3工作標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范不完善

        當(dāng)前信息化檔案管理建設(shè)的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范不完善。比如掃描技術(shù)參數(shù)不統(tǒng)一,掃描點(diǎn)數(shù)不符合規(guī)范,利用需重新出庫掃描。信息化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)格。信息化檔案管理建設(shè)是開創(chuàng)性的工作,行業(yè)工作準(zhǔn)則、章程和范式,需與信息化建設(shè)同時(shí)進(jìn)行,才能保證信息化檔案管理工作在信息技術(shù)背景下成熟發(fā)展。

        2.4信息化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)較大

        信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境問題對檔案的保密性構(gòu)成最大的威脅。比如利用編碼技術(shù)加大對檔案的編輯,由于電子編碼技術(shù)的局限性,可篡改原件憑證資料,隱蔽性強(qiáng)。信息化檔案管理對環(huán)境的要求高、保密性強(qiáng),對磁場、有害氣體較為敏感。檔案數(shù)字化對軟硬件設(shè)備要求高,在軟件更新發(fā)展下,早期的介質(zhì)可能不被新的軟硬件兼容,影響讀取與利用。

        2.5對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有特殊規(guī)定

        檔案管理員中技術(shù)人員少、兼職多、年齡結(jié)構(gòu)失衡等問題突出,不能適應(yīng)數(shù)字化管理的要求。檔案知識結(jié)構(gòu)失衡和管理觀念陳舊等阻礙了檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程。

        3 數(shù)字化建設(shè)與安??刂茖?shí)施策略

        3.1明確數(shù)字化檔案質(zhì)量監(jiān)控的內(nèi)容

        1)明確檔案質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容。及時(shí)制定合理有效的數(shù)字化檔案管理計(jì)劃,認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的分類處理與統(tǒng)一管理,確保檔案管理計(jì)劃內(nèi)容的科學(xué)性與合理性。2)合理使用數(shù)字化檔案管理軟件。作為檔案工作者要正確選取數(shù)字化軟件,不同的數(shù)字化軟件都有自身特色,因此要對其進(jìn)行合理選取,謹(jǐn)慎選擇數(shù)字化軟件。需要提前進(jìn)行市場調(diào)研,以市場需求為主要參考,充分考慮數(shù)字化檔案管理軟件的質(zhì)量。3)認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的質(zhì)量驗(yàn)收。對數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制,把好檔案質(zhì)量關(guān),并及時(shí)展開數(shù)字化檔案的評估工作,利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來對數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行全程監(jiān)控,積極落實(shí)數(shù)字化檔案的管理工作。

        3.2重視人才選拔

        定期進(jìn)行技術(shù)人員培訓(xùn),人員是數(shù)字化檔案建設(shè)的核心,也是檔案管理工作中的主體,因此必須要重視對人才的培訓(xùn)和教育。重視人才選拔,不斷提高人員專業(yè)技能和操作水平,這對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提升起到了很好的促進(jìn)作用。定期將檔案部門人員組織起來進(jìn)行集體培訓(xùn),著重強(qiáng)化人員的檔案意識和安全意識,對檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)明確,從而讓員工提高對數(shù)字化檔案管理制度的正確認(rèn)知。

        3.3積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

        嚴(yán)格規(guī)范檔案工作人員的行為,加強(qiáng)安全教育,有效避免不理智行為的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來給員工進(jìn)行檔案安全管理以及保密控制教育,有效增強(qiáng)人員的檔案意識。在檔案數(shù)字化建設(shè)中主要對檔案調(diào)卷、整理、拆卷、檔案信息掃描、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)連接等過程進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)格的管控,指定專人來負(fù)責(zé)檔案館庫的管理工作,及時(shí)將需要加工的檔案運(yùn)送至現(xiàn)場,并對檔案數(shù)量進(jìn)行核實(shí),認(rèn)真完成檔案交接,在確定以上工作無誤后方可進(jìn)行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性,仔細(xì)檢查是否存在漏頁、錯(cuò)編等現(xiàn)象,對于字跡不工整的檔案,及時(shí)將其實(shí)際情況上報(bào)檔案保密控制人員,保持檔號不變,統(tǒng)一采用卷號、卷次的格式,對于新添加的案卷要及時(shí)添加目錄,保證每個(gè)案卷對應(yīng)一個(gè)目錄。

        3.4創(chuàng)新檔案保密控制手段

        保密工作是數(shù)字化檔案管理工作的一部分,加強(qiáng)對檔案的保密控制,有效增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性和安全性,避免檔案信息遭到泄露。創(chuàng)新檔案信息的保密控制模式,及時(shí)對檔案保密控制中的不安全因素做出分析,并對其進(jìn)行探討。

        結(jié)語

        為了檔案管理的安全保密性,嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化檔案的管理與安全保密控制措施,嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān),從而在確保數(shù)字化檔案安全性的基礎(chǔ)上,有效增強(qiáng)人員的檔案意識。

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