崔艷華
(中鐵二十四局集團有限公司路橋分公司,上海 200071)
工程招標(biāo)投標(biāo)過程中的標(biāo)書編制是一項既復(fù)雜又要求嚴謹、技術(shù)性很強的工作,同時又涉及幾個領(lǐng)域和學(xué)科方面的知識,這就要求必須建立起一支強有力的、相對穩(wěn)定的、專業(yè)配套人員精干的投標(biāo)團隊,以此提高投標(biāo)的競爭力,為后續(xù)中標(biāo)打下牢固的基礎(chǔ)。一份完整的投標(biāo)文件大體包括商務(wù)標(biāo)文件、技術(shù)標(biāo)文件和報價文件。商務(wù)標(biāo)是投標(biāo)單位為了響應(yīng)招標(biāo)單位、根據(jù)招標(biāo)文件的要求而提供本單位的資質(zhì)、資信、財務(wù)能力、施工業(yè)績能力、人員素質(zhì)能力、機械試驗設(shè)備情況、企業(yè)信譽獲獎等證明企業(yè)實力的綜合性資料。商務(wù)標(biāo)的編制雖然看似簡單,但是涉及的面廣,系統(tǒng)性強,錯誤及導(dǎo)致廢標(biāo)的環(huán)節(jié)很多,因此,一份合理準確的商務(wù)標(biāo)文件的組織策劃是確保投標(biāo)書質(zhì)量的重要組成部分,而一份精致充盈的投標(biāo)書一定會給招標(biāo)單位、評委們留下良好的印象,繼而對投標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生積極的影響。
投標(biāo)商務(wù)標(biāo)文件必須根據(jù)招標(biāo)文件的要求進行編制,其中的內(nèi)容包括了招標(biāo)文件要求的相應(yīng)范圍,同時投標(biāo)單位要根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)驗、綜合實力,編制出有利于參與商務(wù)標(biāo)評審的相關(guān)內(nèi)容。投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料一般包括以下內(nèi)容:
(1)投標(biāo)函;(2)法定代表人身份證明、授權(quán)委托書;(3)投標(biāo)保證金;(4)承諾書;(5)擬投入本工程的主要項目管理人員配備情況;(6)擬投入本工程的主要施工機械設(shè)備、實驗儀器配置表;(7)企業(yè)近年財務(wù)報表;(8)企業(yè)近年已完工程及目前在建工程業(yè)績;(9)企業(yè)資質(zhì)、資信證明;(10)企業(yè)近年工程獲獎業(yè)績及獲獎證書。
(1)項目的招標(biāo)一般分為資格預(yù)審和資格后審。如果是資格預(yù)審項目,首先要編制資格預(yù)審文件,當(dāng)資格預(yù)審申請文件被審核通過后,則等待被招標(biāo)單位邀請參加該項目的投標(biāo),此時就要確定本項目的商務(wù)、報價和施組的編制人員,合理安排編制任務(wù),根據(jù)投標(biāo)進度計劃安排,在規(guī)定的節(jié)點內(nèi)完成投標(biāo)編制內(nèi)容。在投標(biāo)的后期階段,商務(wù)、報價、施組三組投標(biāo)人員要相互聯(lián)系,步調(diào)一致,成為一個有機的整體,共同合成、檢查、審核、定稿標(biāo)書。
(2)在購買工程招標(biāo)文件后,要及時組織投標(biāo)文件編制的有關(guān)人員對招標(biāo)文件進行仔細認真的評審,反復(fù)閱讀招標(biāo)文件,如果對某些地方有疑義的要在規(guī)定的答疑時間內(nèi)告知招標(biāo)代理單位或招標(biāo)單位,以確保他們對投標(biāo)單位提出的問題有效快速地作出答疑。商務(wù)標(biāo)編制人員要熟知招標(biāo)文件和答疑,根據(jù)招標(biāo)文件和答疑的要求進行投標(biāo)文件的編制,根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的內(nèi)容、順序、格式、字體以及廢標(biāo)條款、評標(biāo)辦法等關(guān)鍵項目進行編制,以免造成標(biāo)書不滿足要求而被視為廢標(biāo)。當(dāng)然我們也不能編造一些超出招標(biāo)文件要求的資料來弄虛作假,如果到時候提供不出來反而適得其反。因此我們在編制投標(biāo)文件的時候一定要編制使業(yè)主相信的資質(zhì)、業(yè)績、人員和設(shè)備等,以及招標(biāo)文件規(guī)定的相應(yīng)的業(yè)績證明材料和人員證書等。
(3)投標(biāo)文件既要做到滿足招標(biāo)單位的要求,又要突出投標(biāo)單位的自身特點,這就需要商務(wù)人員精心組織、認真編制,把有利于本單位得分的資料融會貫通到標(biāo)書中去,不但要把標(biāo)書制作得外觀美觀,而且內(nèi)容也要豐富、具體,使評委會、業(yè)主一目了然,商務(wù)標(biāo)文件編制的水平是企業(yè)實力的體現(xiàn),在某種程度上也是企業(yè)文化水平、施工水平等的真實體現(xiàn),所以,我們必須重視商務(wù)標(biāo)文件的編制工作。
(4)商務(wù)標(biāo)資料全部編制完成后,商務(wù)標(biāo)編制人員要按照招標(biāo)文件和答疑文件認真仔細的檢查,然后再交由商務(wù)標(biāo)負責(zé)人審核,會同施組、報價、預(yù)算人員、擬參加該項目的主要人員及技術(shù)負責(zé)人進行綜合評審,討論、校驗、修改投標(biāo)文件中的關(guān)鍵技術(shù)、經(jīng)濟指標(biāo)等內(nèi)容,檢查對招標(biāo)文件的響應(yīng)性、準確性、完整性,使商務(wù)標(biāo)資料更加準確合理。最后由主管經(jīng)營開發(fā)的負責(zé)人最終審核,防止投標(biāo)文件出現(xiàn)錯誤,審核完成后,在投標(biāo)審核記錄單上簽字確認,完成審核流程,明確審核責(zé)任,以此提高投標(biāo)人員工作效率和積極性,為提升中標(biāo)可能性提供充分的保障和基礎(chǔ)。
(1)在一個投標(biāo)項目進行過程中,招標(biāo)單位一般要求投標(biāo)單位先進行資格預(yù)審,通過以后才能進行投標(biāo),所以資格預(yù)審很關(guān)鍵,它是投標(biāo)的第一道關(guān)卡,要想順利通過,就要求商務(wù)人員認真負責(zé)地編制資格預(yù)審文件,然后在招標(biāo)文件規(guī)定的時間遞交或者網(wǎng)上上傳資格預(yù)審文件,讓招標(biāo)單位對投標(biāo)單位進行資料審核,從而決定投標(biāo)單位是否可以進入該項目的下一輪的投標(biāo)。
(2)在評標(biāo)過程中,招標(biāo)人不僅對技術(shù)標(biāo)進行評審,而且對商務(wù)標(biāo)也要進行評審,商務(wù)標(biāo)的分值在各個招標(biāo)工程項目中所占的比例不等,但是商務(wù)評審的得分多少,直接影響投標(biāo)文件的總得分,而且商務(wù)標(biāo)資料中一個簽字或者蓋章的漏掉都將足以使投標(biāo)文件作廢,此時無論施組設(shè)計水平再高,報價再準確,那也于事無補,所以商務(wù)標(biāo)資料是一個投標(biāo)能否順利完成(不管中標(biāo)與否)的重要保障。
投標(biāo)文件商務(wù)資料作為投標(biāo)文件的重要組成部分,在投標(biāo)有效期內(nèi)及中標(biāo)后都具有法律效應(yīng),當(dāng)經(jīng)過中標(biāo)公示,投標(biāo)單位接到招標(biāo)單位發(fā)出的中標(biāo)通知書后,首先要將履約保證金(根據(jù)最新文件要求現(xiàn)在只提供一種履約保證金)及時交給招標(biāo)單位,然后依據(jù)商務(wù)標(biāo)資料中的合同范本和招標(biāo)單位簽訂施工合同,并根據(jù)投標(biāo)文件中的商務(wù)資料安排的人員、機械設(shè)備、試驗檢測儀器等建立項目部、辦理各種施工手續(xù),人員到崗等工作,因此商務(wù)資料同時又是指揮項目施工以及繳納中標(biāo)履約保證金的重要依據(jù)。
投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)資料是投標(biāo)單位為了中標(biāo)而根據(jù)招標(biāo)文件的要求編制的,它既能反映投標(biāo)單位的施工經(jīng)驗和人員素質(zhì),又反映了投標(biāo)單位的財務(wù)能力和設(shè)備情況,商務(wù)標(biāo)資料還涉及了施工組織的內(nèi)容(比如項目管理組織機構(gòu)圖、機械設(shè)備表等)及報價內(nèi)容(投標(biāo)函、投標(biāo)函附錄等),招標(biāo)單位可以通過對商務(wù)標(biāo)資料的審查對企業(yè)有一個全面的了解,從商務(wù)標(biāo)資料中的資質(zhì)、信譽、人員、財務(wù)、管理、設(shè)備、施工經(jīng)驗等來判斷投標(biāo)單位是否具備承攬該項目的實力,從而對投標(biāo)單位的施工能力給出一個合理正確的評價。
招標(biāo)文件是投標(biāo)單位編制投標(biāo)文件和招標(biāo)人進行投標(biāo)文件評審的依據(jù),招標(biāo)文件中注明的對投標(biāo)單位的各項要求都必須滿足達到,尤其是最低資格要求、符合性審查的項目、廢標(biāo)條款項目,以免不能通過符合性審查而導(dǎo)致廢標(biāo),同時必須認真仔細逐字逐句逐條的查看評分得分標(biāo)準,以確保不漏項不缺項。
在投標(biāo)過程中,經(jīng)常遇到同一個項目要同時編制多個標(biāo)段,由于時間緊張,投標(biāo)任務(wù)集中,這就要求商務(wù)人員保持充沛的體力,良好的情緒,清晰的頭腦,每個標(biāo)段的工程報價、工期、人員、設(shè)備等一定要保持一致,不能張冠李戴,造成不應(yīng)有的錯誤。因此在編制過程中,需要注意的是:
(1)投標(biāo)文件的包封(公路工程還有內(nèi)包封和外包封)、封面、投標(biāo)函、授權(quán)書、投標(biāo)保證金、機械設(shè)備表等涉及到標(biāo)段號的時候一定要對號入座。
(2)商務(wù)標(biāo)資料中的工期、質(zhì)量目標(biāo)、投標(biāo)函中的投標(biāo)報價的內(nèi)容必須分別與施工組織設(shè)計和報價人員溝通聯(lián)系,確保一致,以防出錯。
(3)投標(biāo)文件中的組織機構(gòu)框圖要與施工組織設(shè)計中的管理機構(gòu)框圖保持一致,投標(biāo)文件組織框圖中的文字表述部分也要與施工組織設(shè)計中的管理機構(gòu)組織框圖一致。
招標(biāo)文件對文件格式部分要求十分嚴格,商務(wù)人員必須嚴格按照招標(biāo)文件提供的格式去編制,而且絕對不能出現(xiàn)錯字、漏字,所以商務(wù)人員在做目錄、封面、投標(biāo)函、法定代表人授權(quán)書、承諾書時,都要反復(fù)核對文字和格式部分是否和招標(biāo)文件格式、投標(biāo)文件內(nèi)容一致,對招標(biāo)文件要求的簽字、蓋章部分,商務(wù)人員最好羅列一份清單,絕對不能出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的現(xiàn)象發(fā)生。
在資格預(yù)審或招標(biāo)文件中如果有人員、業(yè)績、獲獎情況的打分細則,投標(biāo)單位一定要認真研究,嚴格執(zhí)行。就工程業(yè)績而言,在盡量保證打滿分的基礎(chǔ)上再爭取多加2~3個項目,以防萬一。工程業(yè)績證明材料必須滿足招標(biāo)文件要求,必要時可以編制商務(wù)標(biāo)評分得分匯總表,以便評委查閱。
招標(biāo)單位要求投標(biāo)單位遞交書面投標(biāo)文件的同時一般也要提供投標(biāo)文件的電子版,這時書面的文件和電子版的一定要一致,如果書面的有改動,最后一定要把修改后的最終版本拷貝到電子文件中去,如果招標(biāo)文件要求把投標(biāo)文件另存在光盤中的,那么刻錄完成后必須用其他電腦再仔細檢查一遍,防止投標(biāo)文件沒有刻錄成功而廢標(biāo)。
隨著我國建筑市場的迅猛發(fā)展,各類招投標(biāo)業(yè)務(wù)的日益增多,為了提高各招投標(biāo)單位辦事效率,各地招投標(biāo)主管部門通過網(wǎng)上發(fā)布各類招標(biāo)信息,比如江浙地區(qū)(蘇州、無錫、南通、常州、南京等)好多招標(biāo)工程不再采取單一的遞交書面投標(biāo)文件方式,而是通過網(wǎng)上購買和下載招標(biāo)文件、圖紙、補疑、發(fā)布最高限價等,按照招標(biāo)文件要求使用相應(yīng)的招投標(biāo)軟件制作工具完成投標(biāo)文件的編制工作,然后在有效的時間內(nèi)上傳到招標(biāo)文件規(guī)定的網(wǎng)站地址。其中,網(wǎng)上遞交投標(biāo)文件雖然不需要再提供紙質(zhì)的投標(biāo)文件,但是需要商務(wù)人員熟練操作電腦、投標(biāo)制作軟件、靈活運用并解決在使用過程中遇到的各種問題 ,同時還要在招標(biāo)誠信庫中備案滿足投標(biāo)所需要的企業(yè)資質(zhì)、信譽、財務(wù)能力、人員、工程業(yè)績等資料,以便參加網(wǎng)上投標(biāo)的時候可以選擇其作為投標(biāo)文件的重要組成部分。因此,經(jīng)營部門需要由商務(wù)人員或?qū)H藦氖戮W(wǎng)上招投標(biāo)誠信庫(或備案系統(tǒng))的資料入庫和備案,定期了解招投標(biāo)網(wǎng)站發(fā)布的信息或通知,以免發(fā)生重大事項的錯漏或遺漏情況。
商務(wù)標(biāo)投標(biāo)資料涵蓋范圍非常廣,這就要求商務(wù)人員要有基本的財務(wù)、施工、人力資源、語言溝通等多方面的知識和交際能力,同時還要求商務(wù)人員能夠熟練操作電腦,解決電腦中經(jīng)常出現(xiàn)的問題,而且為了標(biāo)書做得更加完美,還應(yīng)該掌握基本的photoshop圖片處理軟件,并且有較強的語言組織能力、審美感,才能不斷地提高商務(wù)標(biāo)資料的編制質(zhì)量。
為了提高商務(wù)標(biāo)資料編制的效率和質(zhì)量,商務(wù)人員應(yīng)該在平時注意收集、積累各種商務(wù)資料(如企業(yè)資質(zhì)資信資料、企業(yè)財務(wù)報表、企業(yè)人員的各種證書、已完和在建工程業(yè)績、獲獎證書等),并且把這些資料分門別類的建立文件夾保存、備份,這樣可以為方便快速的查閱和使用資料提供保障,同時也能夠減少人力、縮短編標(biāo)時間,提高編標(biāo)效率,當(dāng)然還要不斷的更新相關(guān)資料,以便更好的服務(wù)于投標(biāo)編標(biāo)工作。
一個企業(yè)要想生存、可持續(xù)發(fā)展,就要有訂單,有了訂單就要有與之相配套的機構(gòu),經(jīng)營部門是拿訂單的部門,也就是企業(yè)的龍頭,沒有訂單,企業(yè)就無“米”下鍋,企業(yè)的生存發(fā)展也無從談起,所以經(jīng)營部門必須要有一個相對穩(wěn)定的、健全充足的、強有力的經(jīng)營投標(biāo)機構(gòu),機構(gòu)班子應(yīng)包括主管領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理)、經(jīng)營開發(fā)分管領(lǐng)導(dǎo)、片區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營計劃部負責(zé)人、項目負責(zé)人、信息組、商務(wù)組、報價組、技術(shù)組、審查組、專家顧問組。投標(biāo)工作本身就是一個企業(yè)綜合實力的體現(xiàn),企業(yè)的綜合實力越強競爭力也將越強,所以,這不僅需要經(jīng)營部門內(nèi)部團結(jié)合作,還需要公司各個其他部門之間協(xié)同作戰(zhàn),精誠合作,這樣才能使經(jīng)營投標(biāo)工作立于不敗之地(圖1)。
上述是施工企業(yè)參與工程投標(biāo)過程中商務(wù)標(biāo)文件編制內(nèi)容、方法、重要性、注意事項等要點進行的梳理和分析??偠灾环輼?biāo)書不僅代表了所有編標(biāo)人員的心血,同時也寄托著投標(biāo)單位的一份希望,如果因為一個小的失誤或者錯誤而失去參加評標(biāo)或者中標(biāo)的機會,那將十分可惜。所以,在編制投標(biāo)文件時我們必須謹小慎微、一絲不茍,盡可能減少低級錯誤,提高編標(biāo)質(zhì)量,增加中標(biāo)機會,同時經(jīng)營開發(fā)部門必須要組建一支穩(wěn)定、充足、精干的編標(biāo)專業(yè)團隊,精心組織,合理分工,擁有嚴謹敬業(yè)、團結(jié)協(xié)作的職業(yè)精神,認真負責(zé)的工作態(tài)度。這樣才能編制出一份高質(zhì)量、高水平、競爭力強的投標(biāo)文件,為企業(yè)中標(biāo)做好充分的保障。
圖1 經(jīng)營投標(biāo)組織機構(gòu)框圖
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