周惠英/杭州市城市建設(shè)檔案館

編者按：杭州市城建檔案館建立于1986年，是一家專注于杭州城建檔案保管與利用的專業(yè)檔案館。多年來，杭州市城建檔案館立足專業(yè)特色、謀求智慧轉(zhuǎn)型、積極探索實踐，努力讓專業(yè)檔案館更智能、讓智能檔案館更專業(yè)。2017年2月，杭州市城建檔案館通過國家檔案局專家組測試，率先成為全國專業(yè)檔案館中唯一一家“全國示范數(shù)字檔案館”，為進(jìn)一步打造新時代智慧城建檔案館奠定了堅實的基礎(chǔ)。

大膽謀劃：走上更大的舞臺

利用信息化手段規(guī)范檔案管理，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化保存并實現(xiàn)智能便捷利用，是檔案工作順應(yīng)信息化社會發(fā)展的必然要求。為加快實現(xiàn)城建檔案工作智慧轉(zhuǎn)型，杭州市城建檔案館做出了大膽探索與積極實踐。2011年，杭州市城建檔案館立足工作實際，制定了杭州市城建檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，提出五年內(nèi)基本完成數(shù)字城建檔案館建設(shè)的目標(biāo)。目標(biāo)明確后，檔案數(shù)字化掃描隨即啟動，相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)等工作也同步緊鑼密鼓地展開。至2014年，杭州市城建檔案館館藏檔案數(shù)字化率已超過50%，檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)、地下管線信息系統(tǒng)等也已建成并在使用中不斷完善。就在這一年末，杭州市城建檔案館參加中國人民大學(xué)組織的“第五屆中國電子文件管理論壇”時，獲知國家檔案局將在全國范圍開展國家級數(shù)字檔案館測評工作的消息，經(jīng)對照相應(yīng)的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，發(fā)現(xiàn)基本符合基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源、保障體系、服務(wù)績效等五個部分的測試要求。2015年初，杭州市城建檔案館大膽提出了爭創(chuàng)國家級示范數(shù)字檔案館的工作目標(biāo)，并堅持以測評為驅(qū)動，全方位完善數(shù)字檔案館建設(shè)工作。

周密籌備：讓檔案穿上數(shù)字外衣

要成功建立智慧型數(shù)字檔案館的首要前提是，完成館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作。2012年，面對當(dāng)時館藏存量紙質(zhì)檔案達(dá)56萬卷和年均增量紙質(zhì)檔案約5萬卷的天文數(shù)字，掃描工作面臨的首要問題是：外包好還是自主掃描好？為準(zhǔn)確選擇操作性強又能確保成效的掃描方式，杭州市城建檔案館專門組建了調(diào)研小組對外部市場進(jìn)行充分調(diào)研，發(fā)現(xiàn)數(shù)字化掃描外包存在費用高、速度慢、安全風(fēng)險高等弊端，而自主掃描在檔案安全、掃描質(zhì)量和費用上有更明顯的優(yōu)勢。

為確保電子檔案的質(zhì)量，杭州市城建檔案館工作團隊首先解決的是掃描工作的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化問題。通過調(diào)動館內(nèi)所有科室的力量，編制了《杭州市城建檔案館檔案整理與掃描手冊》，從前端對整理、掃描、抽檢等流程及細(xì)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，以便固化流程、規(guī)范管理。其次，由檔案管理科工作人員在后端利用時做好登記、反饋工作，以便質(zhì)量管控和統(tǒng)計。最后，由信息科工作人員做好數(shù)據(jù)保管工作。信息科還自主開發(fā)了檔案掃描系統(tǒng)，通過掃描、檢查和修圖等環(huán)節(jié)對掃描工作質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行管控，并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接。杭州市城建檔案館利用多臺服務(wù)器對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲備份，每天新增數(shù)據(jù)備份至磁盤陣列，每周新增數(shù)據(jù)離線備份至移動硬盤，每月新增數(shù)據(jù)離線同城異地備份至杭州市檔案局，每年新增數(shù)據(jù)備份至藍(lán)光光盤，并送至西部城市城建檔案館異地備份，筑牢了城建檔案數(shù)據(jù)信息的安全防線。

通過近四年的努力，杭州市城建檔案館以平均每個工作日5萬頁、每月100萬頁、每年1200萬頁的掃描速度，完成了所有館藏檔案的掃描工作，并實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接，可快速便捷查詢利用。此外，還完成了館藏音頻視頻文件數(shù)字化及1.4萬張航攝膠片檔案數(shù)字化掃描工作，接收了包括文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等形式的各種數(shù)字檔案資源，建立了各種專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。

創(chuàng)新開拓：使檔案數(shù)據(jù)活起來

把紙質(zhì)檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，這只是檔案信息化管理的一項基礎(chǔ)性工作，根本目的是要讓檔案數(shù)據(jù)跑起來、活起來，使利用更準(zhǔn)確、更高效、更便捷。針對建筑物建設(shè)立項時的名稱與實際使用名稱不統(tǒng)一導(dǎo)致查檔不準(zhǔn)確的遺留問題，杭州市城建檔案館專門開發(fā)建設(shè)了GIS查檔系統(tǒng)，利用WEBGIS技術(shù)標(biāo)記建筑物信息，發(fā)動全體干部職工集體動手標(biāo)注建筑物坐標(biāo)信息，對已完成數(shù)字化掃描的上萬個館藏工程項目檔案在地圖上進(jìn)行標(biāo)注掛接，使用戶在地圖上直觀準(zhǔn)確查檔變?yōu)楝F(xiàn)實。

接待大廳

館藏檔案數(shù)字化也為實現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱利用檔案創(chuàng)造了條件。為滿足用戶在杭州地區(qū)某一城建檔案館查詢到杭州地區(qū)所有城建檔案的需求，杭州市城建檔案館建設(shè)了城建檔案跨館查詢利用系統(tǒng)，通過每季度召開縣（市、區(qū)）工作例會，按照浙江省“最多跑一次”改革工作中“八統(tǒng)一”的標(biāo)準(zhǔn)要求，率先在杭州地區(qū)統(tǒng)一工程檔案接收和利用標(biāo)準(zhǔn)。2015年底，該系統(tǒng)已順利開通并得以有效運行。對于喜歡自助查檔的用戶，杭州市城建檔案館以館藏檔案數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，還專門建設(shè)了數(shù)字檔案自助查詢系統(tǒng)。

近五年來，杭州市城建檔案館共接待了查檔人員近3萬人次，電子檔案利用率為99.32%，并提供管線信息數(shù)據(jù)1.4萬公里，提供聲像檔案查詢利用183次，多種類型數(shù)字檔案資源在查詢利用上滿足了不同用戶的需求。

“最多跑一次”：為檔案插上互聯(lián)網(wǎng)翅膀

在浙江省“最多跑一次”改革理念尚未正式提出時，杭州市城建檔案館已主動在簡化查檔手續(xù)、節(jié)約查檔時間上做出了許多創(chuàng)新舉措。為實現(xiàn)市民查檔“最多跑一次”，2010年，杭州市城建檔案館在租借庫房寄存檔案尚未數(shù)字化的時期，開通了網(wǎng)上預(yù)約查檔服務(wù)，以彌補到租借庫房統(tǒng)一調(diào)檔占用的用戶等待時間。為使大杭州市域老百姓查詢城建檔案少跑路，在全杭州市域范圍統(tǒng)一工程檔案接收和查詢利用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，杭州市城建檔案館于2015年實現(xiàn)了杭州地區(qū)城建檔案遠(yuǎn)程跨館查詢服務(wù)。2017年底，又推出了網(wǎng)上查檔，通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)市民查詢城建檔案一次都不用跑。

檔案庫房

2017年初，杭州市城建檔案館緊扣省、市“最多跑一次”改革任務(wù)要求，前瞻思考、提早謀劃，部署建設(shè)杭州市建設(shè)工程電子文件在線接收系統(tǒng)，并于6月份完成了開發(fā)工作，為實現(xiàn)工程檔案移交“最多跑一次”提供了強有力的技術(shù)支持，工程檔案移交這一數(shù)量大、專業(yè)性強、時間跨度長的難辦事項實現(xiàn)了“最多跑一次”。

水到渠成：展望智慧專業(yè)檔案館

2017年2月，杭州市城建檔案館數(shù)字檔案館系統(tǒng)經(jīng)國家檔案局現(xiàn)場測試，獲得了國家示范數(shù)字檔案館稱號。從檔案數(shù)字化掃描到全國專業(yè)檔案館中首家國家級示范數(shù)字檔案館，這是一個“積跬步以致千里”、積小勝為大勝的過程，這是基于以先進(jìn)務(wù)實的服務(wù)理念占得“十二五”城建檔案事業(yè)發(fā)展先機，由周密務(wù)實、步步為營的智慧型數(shù)字檔案館建設(shè)工作逐步發(fā)展而來的。

2017年12月，杭州市城建檔案館攜自主研究完成的《“互聯(lián)網(wǎng)+”在城建檔案公共服務(wù)中的應(yīng)用研究》項目成果，赴京接受國家檔案局專家組評審，項目獲專家組一致同意，順利通過驗收。該項目集成建設(shè)工程在線電子文件接收系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)檔案庫房管理系統(tǒng)、GIS查檔系統(tǒng)、網(wǎng)上查檔系統(tǒng)、遠(yuǎn)程跨館查檔系統(tǒng)、城建檔案公共服務(wù)移動端及門戶網(wǎng)站等，建立了“互聯(lián)網(wǎng)+”城建檔案公共服務(wù)平臺，實現(xiàn)了檔案服務(wù)傳統(tǒng)模式向“互聯(lián)網(wǎng)+”服務(wù)新模式轉(zhuǎn)變，為展望新時代智慧檔案館打開了新局面。

由曾經(jīng)的城建檔案故紙堆到如今浩大的工程檔案信息庫，杭州市城建檔案館通過革故鼎新、破難攻堅，實現(xiàn)著智慧型華麗轉(zhuǎn)身。踏上新征程，整裝再出發(fā)。杭州市城建檔案館正朝著建設(shè)新時代更加智能專業(yè)的城建檔案館大步邁進(jìn)。