王英瑋

術(shù)語在本質(zhì)上是由概念和名稱（指稱）兩個方面組成的語言符號。一個術(shù)語是特定概念總體的一部分。同屬一個概念總體的各個術(shù)語之間在概念上存在著相互依存、相互制約的關(guān)系。人類社會的信息技術(shù)、記錄技術(shù)、存儲技術(shù)的持續(xù)性進步和發(fā)展，已經(jīng)在很大程度上顛覆了人類傳統(tǒng)的檔案記錄、保存和管理方式與行為。2014年12月31日，國家檔案局為規(guī)范電子檔案管理中新概念的定義和指稱，統(tǒng)一表達這些新概念，維護電子檔案管理領(lǐng)域術(shù)語的一致性和邏輯上的完整性，促進電子檔案的科學管理，推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展，發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)推薦性標準《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58-2014）。該標準于2015年8月1日起實施。本文根據(jù)術(shù)語學的相關(guān)理論和檔案學的相關(guān)理論研究成果，對該標準進行一些解讀，并對其中存在的問題談?wù)勏嚓P(guān)看法。

一、電子檔案管理基本術(shù)語標準的主要特點

就整體而言，該標準主要體現(xiàn)出以下幾方面的特點：

（一）創(chuàng)新性和規(guī)范性

我國開始關(guān)注電子文件和電子檔案的實踐與學術(shù)問題研究以來，電子文件和電子檔案管理的社會實踐及學術(shù)理論研究都得到了很大發(fā)展，相關(guān)的國際交流活動也日益增多。能否適應(yīng)這種變化的需要，并更加有效地促進我國電子文件歸檔和電子檔案管理的健康有序發(fā)展，提升在國際交往中的話語權(quán)，減少內(nèi)外交流中的術(shù)語使用不規(guī)范的現(xiàn)象，迫切需要一部規(guī)范化的專業(yè)術(shù)語標準?！峨娮訖n案管理基本術(shù)語》（以下簡稱T58）的發(fā)布和實施，無疑是滿足這些社會需要的成果，是我國官方發(fā)布的第一部關(guān)于電子檔案管理術(shù)語的行業(yè)推薦性標準。T58填補了我國電子檔案管理術(shù)語標準方面的空白，在一定程度上豐富了我國檔案工作專業(yè)術(shù)語的內(nèi)容，也為修訂《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1）提供了可資參考的經(jīng)驗。

（二）專指性和邏輯性

T58是針對電子檔案管理領(lǐng)域中常見的、重復(fù)性很高的概念客體，按其在電子檔案管理流程中出現(xiàn)的順序加以整合和編排，形成的我國首部電子檔案管理基本術(shù)語標準。在電子檔案管理領(lǐng)域中，人們所使用的概念往往都同電子檔案的業(yè)務(wù)管理流程密切相關(guān)。所以，按電子檔案管理流程，即電子檔案的收集與整理、電子檔案的鑒定與處置、電子檔案的保存與利用的流程順序來編排相關(guān)術(shù)語，為該標準的實施和應(yīng)用提供了方便條件。

（三）遵從性和涵蓋性

T58編制工作的參與者，按照《術(shù)語工作原則與方法》（GB/T10112）、《標準化工作導(dǎo)則》（GB/T 1）、《術(shù)語學基本詞匯》（GB/T 15237）、《術(shù)語工作概念與術(shù)語的協(xié)調(diào)》（GB/T 16785）等國家推薦性標準的規(guī)定，開展了電子檔案管理基本術(shù)語的選擇、定義和編排。T58的框架邏輯結(jié)構(gòu)完整，除“前言”“引言”“參考文獻”“漢語拼音索引”“英文對應(yīng)詞索引”外，共分6章，對77個術(shù)語概念進行了標記和定義。其中一般性術(shù)語概念25個，電子檔案的收集與整理術(shù)語概念14個，電子檔案的鑒定與處置術(shù)語概念10個，電子檔案的保存與利用概念術(shù)語13個，電子檔案安全術(shù)語概念15個。在這些概念中，屬于第一層次的概念75個，第二層次的概念2個。就總體而言，T58涵蓋了電子檔案管理領(lǐng)域多數(shù)常見的、重復(fù)性很高的術(shù)語概念。如果能夠?qū)⒛壳皣鴥?nèi)外電子檔案管理領(lǐng)域中的術(shù)語概念作進一步的梳理，該標準的涵蓋性會變得更符合實際的要求。如在一般性概念中，應(yīng)增加“電子檔案生命周期”“連續(xù)體”等術(shù)語概念。

二、電子檔案管理基本術(shù)語標準的主要內(nèi)容

（一）電子檔案管理一般術(shù)語概念

T58在第2章中，共選取了25個一般術(shù)語概念（其中第一層次概念23個，第二層次概念2個）。主要采用內(nèi)涵定義模式，逐一對每個一般概念進行了說明。為了加深理解、避免歧義，T58對某些一般術(shù)語的一些重要的但不能作為區(qū)別性的特征以及典型外延例證，還采用了注釋和示例的方法予以明確。具體的術(shù)語定義方式包括：

1.單一定義方式

所謂單一定義方式就是通過對概念內(nèi)涵特征的直接揭示，而不加注釋、示例等說明其外延特征的定義方式。T58對“電子文件”“電子檔案”“數(shù)字檔案館”“打包信息”“內(nèi)容”“結(jié)構(gòu)”“物理結(jié)構(gòu)”“可靠性”“完整性”“可用性”“全程管理”“電子簽名”等一般概念的術(shù)語定義，采用了直接定義的方式予以規(guī)定。如：對“全程管理life-cycle management”的術(shù)語定義是：“對電子文件（2.1）形成、辦理、歸檔（3.5）以及電子檔案（2.2）維護、利用（5.13）和最終處置（4.9）（銷毀（4.10）或永久保存（5.1））全過程進行的控制?！?/p>

再如，對“可靠性reliability”的術(shù)語定義是“電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）完全和正確地表達其所反映的事務(wù)、活動或事實的性質(zhì)?！睂Α半娮雍灻鹐lectronic signature”的術(shù)語定義是“電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識別責任人身份并表明責任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。”

2.定義+注釋方式

這種術(shù)語定義方式是在對概念的內(nèi)涵進行揭示的基礎(chǔ)上，為了更便于使用者對術(shù)語的理解，避免交流和使用中的歧義和誤用，再通過加注的方式進一步說明概念外延特征、出處特征的術(shù)語定義方法。T58的第2章中的“電子文件管理系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“開放檔案信息系統(tǒng)”“信息包”“背景”“元數(shù)據(jù)”“真實性”等術(shù)語的定義，采用了注釋方式。通過注釋說明術(shù)語概念的外延典型特征。如“電子文件管理系統(tǒng)elec？ tronic document management system”（用于形成、處理和維護電子文件的計算機信息系統(tǒng)）的注釋為：“電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)”。說明了“電子文件管理系統(tǒng)”同“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”兩個術(shù)語概念之間的整體與部分的外延關(guān)系。又如“電子檔案管理系統(tǒng)”（對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統(tǒng)）的注釋為“電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案（2.2）形成單位，更注重對電子檔案（2.2）的管理。系統(tǒng)通過維護元數(shù)據(jù)（2.16）及電子檔案（2.2）之間的聯(lián)系，支持電子檔案（2.2）作為證據(jù)的價值?！痹偃纭罢鎸嵭浴保娮訖n案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)）的術(shù)語注釋為“具有真實性的電子檔案（2.2）由特定機構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時間與既定的相符?！?/p>

有些電子檔案管理一般術(shù)語在其他標準中已經(jīng)定義過了，在T58中被重新選用，并根據(jù)電子檔案管理的特殊要求進行了修改，并通過注釋說明了相關(guān)依據(jù)和出處。如“元數(shù)據(jù)”術(shù)語的定義（描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)），就是在GB/T 26162.1-2010《信息與文獻文件管理第一部分：通則》的3.12的“元數(shù)據(jù)”的術(shù)語定義（描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)）的基礎(chǔ)上，修改后編制的。T58對“元數(shù)據(jù)”的注釋為：“注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.12。”

3.定義+示例方式

即通過示例來進一步說明被定義術(shù)語的外延特征的術(shù)語解釋方法。T58第2章中的“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“邏輯結(jié)構(gòu)”“文件格式”等，采用了這種定義方式。

T58對“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”的術(shù)語概念定義是：“形成或管理機構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機系統(tǒng)”。但是，究竟有哪些常見的業(yè)務(wù)系統(tǒng)呢？人們往往會產(chǎn)生疑問。通過該術(shù)語的示例“電子商務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等促進機構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)?！边@種疑問就迎刃而解了。在T58之后發(fā)布的國家推薦標準GB/T 18894-2016中，對“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”的術(shù)語示例中，提供了更多的外延性例證，包括：辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

T58對“邏輯結(jié)構(gòu)”的術(shù)語概念定義是：“電子檔案（2.2）內(nèi)容（2.13）各信息單元之間關(guān)系的描述。”通過示例：“電子檔案的字體字號、文字的排列、章節(jié)的構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖的標號位置等”，人們在使用這一術(shù)語概念時就會清楚哪些因素屬于電子檔案邏輯結(jié)構(gòu)的外延特征。

T58對“文件格式”的術(shù)語定義是“電子文件（2.1）在計算機等電子設(shè)備中組織和存儲（5.3）的編碼方式”。但人們常常會對具體的電子文件編碼方式存在疑問，而通過示例：“文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻格式wav、mp3、mid等；視頻格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等”，這種疑問就得到了很好解決。

4.定義+參見方式

對于不存在屬種關(guān)系、整體和部分關(guān)系，但存在相關(guān)關(guān)系（如同一屬概念中的各個種概念，同一整體概念中的各個部分概念等）的術(shù)語概念，T58采用了這種術(shù)語定義方式。

如第2章中的“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”三個相關(guān)概念的術(shù)語解釋都采用了這種方式。這三個術(shù)語概念的上位屬概念均為“信息包”，三者之間是“同屬異種”的并列關(guān)系。通過參見方式，可以加深對這三個概念的理解及其相關(guān)關(guān)系的認識程度。

第2章的術(shù)語概念的解釋，就目前來看，尚有一些需要完善的問題。其中包括：

第一，對應(yīng)英文的翻譯問題。如，“電子檔案”的英文對應(yīng)詞為electronic record和archival electronic re？ cord。而該標準題名中對電子檔案的英文對應(yīng)詞則為electronic records。一個用單數(shù)表示，另一個用復(fù)數(shù)表示。說明術(shù)語的編寫者并沒有真正認識清楚“電子文件”和“電子檔案”的全部內(nèi)涵特征。

第二，對某些術(shù)語概念的邏輯關(guān)系和內(nèi)涵特征揭示不到位。如對“電子檔案”的內(nèi)涵定義中，只是說明了其價值特征和管理特征，即“具有憑證、查考和保存價值”（電子檔案的價值特征）和“歸檔保存”（電子檔案的管理特征），并沒有對電子檔案的本質(zhì)特征進行揭示，如集合特征（有機體特征）等。盡管“電子檔案”同“電子文件”之間存在著十分密切的術(shù)語概念聯(lián)系，但畢竟“電子文件”只是構(gòu)成“電子檔案”的因素或元素而已。因此，將“電子檔案”的術(shù)語概念定義為“具有憑證、查考和保存（5.1）價值并歸檔（3.5）保存（5.1）的電子文件”的術(shù)語思路是有失偏頗的。較為合理的術(shù)語定義應(yīng)為：電子檔案（elec？ tronic records；archival electronic records）是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件集合。

第三，對某些術(shù)語的編碼層次性、規(guī)范性尚需加強。如“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”和“電子文件管理系統(tǒng)”兩個概念之間是整體和部分的關(guān)系，在術(shù)語編碼上，就應(yīng)對“電子文件管理系統(tǒng)”的編碼作第二層次編碼處理，即將目前的“2.4”修訂為“2.3.1”為好。再如，“信息包”與“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”等3個術(shù)語概念之間是典型的屬分關(guān)系；應(yīng)將目前標準中的“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”3個術(shù)語的編碼調(diào)整為第二層次的編碼。

第四，對某些術(shù)語的典型外延特征還需要補充和完善。如“電子簽名”的術(shù)語定義“電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識別責任人身份并表明責任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)?！笔褂谜呖戳艘院?，并沒有形成一個較為清晰的概念認識，所以有必要通過示例或加注的方式，對電子簽名的典型外延特征，如電子簽名采用的技術(shù)、常見類型等予以進一步說明。實際上，如果根據(jù)我國的《電子簽名法》及相關(guān)理論和實踐成果，可以很清楚地說明這一點。電子簽名采用的主要技術(shù)手段是密碼技術(shù)，目前在國內(nèi)外電子簽名中廣泛使用的非對稱密匙加密技術(shù)（使用這一技術(shù)后對簽名以及經(jīng)簽名的特定數(shù)據(jù)電文的改動都能及時發(fā)現(xiàn)）。與傳統(tǒng)的手寫、印章認證方式相比，電子簽名十分可靠安全。

第五，對某些術(shù)語定義的專指性尚需加強。如對“電子檔案管理系統(tǒng)”的定義中，將“電子文件管理系統(tǒng)”的內(nèi)涵特征混于其中，人為增加了定義的模糊性。這個問題在其后修訂發(fā)布的國家推薦標準GB/T18894-2016中得到了很好解決，該標準對“電子檔案管理系統(tǒng)”的術(shù)語概念定義是：“對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)?！?/p>

（二）電子檔案的收集與整理術(shù)語概念

T58的第3章對“電子檔案的收集與整理”術(shù)語概念進行了系統(tǒng)梳理，并進行了相對規(guī)范的術(shù)語定義。本章共計14個第一層次的術(shù)語概念。其中包括：捕獲、登記、分類、著錄、歸檔、網(wǎng)絡(luò)文件存檔、移交、接收、關(guān)聯(lián)、掛接、嵌入、封裝、聚合、傳輸?shù)取２东@、登記、分類等3個術(shù)語概念的定義是通過改寫的方式完成的。具體內(nèi)容和分析結(jié)果見下表：

T58的第3章對其余11個術(shù)語概念定義及相關(guān)分析說明如下：