廣西省桂林市城市規(guī)劃信息技術(shù)中心 陽(yáng) 慧

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案信息化管理將不可逆轉(zhuǎn)地向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。因此，如何做好電子文件歸檔與管理，如何強(qiáng)化檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，已成為檔案人員需要面對(duì)的一個(gè)嶄新課題。本文主要從城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與意義角度出發(fā)，論述了檔案管理信息化建設(shè)的步驟與內(nèi)容，闡述了城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的措施，并從不同角度進(jìn)行的敘述和分析，從而對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的分析與探究提供參考。

引言

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，有效的推動(dòng)了不同行業(yè)朝著信息化方向發(fā)展，城市規(guī)劃?rùn)n案管理也不例外，有效的應(yīng)用了信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)城市發(fā)展和城市規(guī)劃工作，對(duì)此，要加強(qiáng)相關(guān)的建設(shè)管理力度，推動(dòng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效實(shí)施。

1.城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與意義

1.1 城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化是為智慧城市建設(shè)提供基礎(chǔ)信息服務(wù)的一部分，完成這項(xiàng)工作將對(duì)提高政府機(jī)構(gòu)辦事效能、政務(wù)公開(kāi)、加強(qiáng)城市規(guī)劃?rùn)n案現(xiàn)代化管理、方便保存查詢利用、處置城市應(yīng)急事件、工程搶險(xiǎn)、處理建設(shè)項(xiàng)目糾紛、智慧城市建設(shè)等等有著重要的積極作用。桂林市也在積極的開(kāi)展城市規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化建設(shè)，例如桂林市工信委組織積極召開(kāi)城市規(guī)劃?rùn)n案信息化的驗(yàn)收工作，有效解決和完善在檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，在2016年，市工信委、財(cái)政局以市工信安排城市建設(shè)檔案館信息化專項(xiàng)資金120萬(wàn)元。專門成立了信息化辦公室，在人員緊張條件下，調(diào)整充實(shí)了人員配置，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化掃描工作各環(huán)節(jié)的管理，在2016完成了第一期數(shù)字化掃描工作的基礎(chǔ)上，又保質(zhì)保量完成了第二期數(shù)字化掃描工作，兩期工程共完成檔案資料掃描845.1萬(wàn)頁(yè)，約12多萬(wàn)卷宗。

1.2 城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今的社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，城市規(guī)劃?rùn)n案已經(jīng)充分的應(yīng)用電子檔案，在城市建設(shè)和城市規(guī)劃過(guò)程中，城建是主要的實(shí)施部門，因此要對(duì)相關(guān)的建設(shè)和規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行有效的記錄，其中涉及了城市管理、建設(shè)以及規(guī)劃等相關(guān)部門，所以，城市規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化建設(shè)對(duì)城市發(fā)展有重要意義。在實(shí)施城市規(guī)劃?rùn)n案管理過(guò)程中主要應(yīng)用了照片、圖表、圖紙、文字、錄像、錄音等方式，其中主要以錄像、錄音以及圖片為主要管理形式，由于這些管理方式容易受到外界環(huán)境的影響，例如溫度、濕度等，對(duì)此，應(yīng)有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將規(guī)劃?rùn)n案資料轉(zhuǎn)化為電子版，從推進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化建設(shè)，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間。因此，要有效的應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提升城市規(guī)劃?rùn)n案的管理水平，促進(jìn)規(guī)劃?rùn)n案信息的傳輸效率和質(zhì)量，提升檔案的開(kāi)發(fā)利用效率。

2.城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的步驟與內(nèi)容分析

2.1 城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的步驟

第一，落實(shí)信息技術(shù)的配置工作，首先要依照當(dāng)下的實(shí)際需求和技術(shù)水平對(duì)檔案管理的信息設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，并依照實(shí)際的建設(shè)情況配備相應(yīng)的服務(wù)器、電腦桌椅以及電子計(jì)算機(jī)等。第二，要促進(jìn)檔案管理信息化的規(guī)范化和正規(guī)化，否則難以保障檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)。第三，對(duì)當(dāng)前的檔案信息進(jìn)行整合和完善，與先進(jìn)的信息技術(shù)和通信技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，將檢索和處理功能融入到信息數(shù)字化過(guò)程中，一旦出現(xiàn)信息安全問(wèn)題，能夠及時(shí)的進(jìn)行排查和維護(hù)，從而將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案信息查詢權(quán)限以及范圍進(jìn)行限制，保障信息的安全性。

2.2 城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化的內(nèi)容

城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前城市化建設(shè)的重要保障之一，積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠有效完善檔案的管理途徑和手段。檔案信息化建設(shè)主要涉及以下幾方面內(nèi)容，首先是搭建信息管理、儲(chǔ)存、輸入、輸出的一體化檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，其次，應(yīng)用成熟完善的城市規(guī)劃管理系統(tǒng)軟件，促進(jìn)檔案管理信息的數(shù)字化和自動(dòng)化。最后是要對(duì)城市檔案管理信息的權(quán)限和職能需求進(jìn)行精細(xì)化劃分，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)、城市規(guī)劃以及城市建設(shè)內(nèi)資源的共享和交流，同時(shí)，整個(gè)管理方式需要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，從而全方位的實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)。

3.城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的實(shí)施

3.1 城市規(guī)劃?rùn)n案的接收與歸檔分析

首先要有效實(shí)施城市規(guī)劃?rùn)n案的征集、收集以及接收工作，對(duì)檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)藏門類進(jìn)行優(yōu)化，尤其是城市規(guī)劃業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、規(guī)劃系統(tǒng)管理部門業(yè)務(wù)檔案、城市地下管線工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案以及重點(diǎn)工程檔案，加大照片、音像檔案和數(shù)字檔案的建設(shè)比重。其次，對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案館藏的基礎(chǔ)配套設(shè)施進(jìn)行完善，有效的擴(kuò)大檔案管理的辦公面積。最后要加大硬件設(shè)施的投入力度，積極的利用防盜、防火、空調(diào)等現(xiàn)代化設(shè)備，保障信息化管理電子設(shè)備的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息的數(shù)字化

首先要以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過(guò)數(shù)字化的方式來(lái)處理檔案信息資源，從而實(shí)施檔案新的管理和收集工作，利用和連接高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，從而建設(shè)大規(guī)模的分布式數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保障整個(gè)信息資源的開(kāi)放性和空間的有序性，其中涉及了公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助管理和設(shè)計(jì)系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨地區(qū)和跨機(jī)構(gòu)的傳輸和交流。其次，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)要與城市的信息化總體規(guī)劃相融合，從而構(gòu)建一個(gè)面向內(nèi)部的管理平臺(tái)和面向外部的統(tǒng)一門戶平臺(tái)，第一，內(nèi)部管理平臺(tái)要對(duì)聲響檔案系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，積極開(kāi)發(fā)檔案應(yīng)用的子系統(tǒng)，從而完善檔案管理的進(jìn)一步信息化建設(shè)，積極應(yīng)用GIS技術(shù)，利用疊加串聯(lián)的方式來(lái)管理檔案。第二，檔案信息的統(tǒng)一門戶建設(shè)過(guò)程中要搭建、檔案征集、利用、驗(yàn)收、報(bào)送等服務(wù)板塊，強(qiáng)化城市規(guī)劃信息的對(duì)外服務(wù)功能，從而利用檔案分權(quán)的方式來(lái)進(jìn)行管理。

3.3 科學(xué)化實(shí)施城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)

第一，將不同形式下的規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)一納入到管理范圍當(dāng)中，保障檔案信息的安全性和完整性，促進(jìn)城市規(guī)劃未來(lái)的工作效率，從而為城市規(guī)劃?rùn)n案的深度開(kāi)發(fā)提供便捷。同時(shí)要做好檔案的安全工作，尤其是重要的檔案資料要及時(shí)的進(jìn)行微縮、掃描、復(fù)印，并整理成電子版，做好檔案的備份工作，降低原件的損耗度。第二，利用目標(biāo)管理法來(lái)實(shí)施管理，將定性目標(biāo)管理逐漸轉(zhuǎn)化為定量的目標(biāo)管理，從而將管理目標(biāo)層層分解，逐步的去落實(shí)和實(shí)現(xiàn)。第三，標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施檔案信息化管理，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每個(gè)步驟、工序進(jìn)行規(guī)范化，積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升管理的技術(shù)水平。第四，加強(qiáng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)的制度化，構(gòu)建有效的制度，促進(jìn)檔案管理工作的效率，并依照嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保障各項(xiàng)管理工作的安全穩(wěn)定實(shí)施，提升檔案管理工作者的責(zé)任感。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化建設(shè)已經(jīng)成為城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的主要發(fā)展方向，有效的應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式，促進(jìn)檔案信息的高效、全面、科學(xué)化的建設(shè)，提升檔案的應(yīng)用效率，并結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際需求積極應(yīng)用新的信息化技術(shù)，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案管理的需求，為城市發(fā)展規(guī)劃提供有效的信息服務(wù)。