虞翔，夏春梅

（保山學(xué)院，云南保山，678000）

1　信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)

根據(jù)學(xué)校的發(fā)展延伸趨勢(shì)的具體情況和異地分校的實(shí)際教學(xué)工作情況，提出高校信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的初步構(gòu)想。首先，高校信息話學(xué)籍管理系統(tǒng)由學(xué)生學(xué)籍信息管理、學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)生成績(jī)報(bào)送以及學(xué)生端口信息查詢等各部分組成。檔案管理從學(xué)生大學(xué)入學(xué)以來(lái)，由學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)錄入學(xué)生信息，并在大學(xué)生在校學(xué)習(xí)時(shí)間把學(xué)生在校情況及時(shí)錄入系統(tǒng)，知道學(xué)生畢業(yè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校學(xué)習(xí)全過(guò)程信息化系統(tǒng)管理。

1.1　信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的組成部分

高校學(xué)生信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不僅應(yīng)做到可以大批量的統(tǒng)一錄入學(xué)生信息數(shù)據(jù)，而且可以從國(guó)家招生系統(tǒng)和其他相關(guān)學(xué)生信息資料管理系統(tǒng)中完成導(dǎo)入學(xué)生學(xué)籍信息，并按照學(xué)生信息情況，如學(xué)生的生源地情況，說(shuō)在學(xué)院和所學(xué)專業(yè)等給每個(gè)在校學(xué)生注冊(cè)學(xué)校學(xué)號(hào)，建立一套完整的學(xué)校在校學(xué)生包括高校的分校在校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。可以根據(jù)學(xué)生不同的學(xué)籍需要快捷的完成學(xué)院，系，班級(jí)等各個(gè)管理層次的學(xué)籍信息查詢，并可以根據(jù)學(xué)生近期在校學(xué)習(xí)生活情況進(jìn)行各種學(xué)生在校申請(qǐng)，并錄入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與國(guó)家學(xué)生檔案管理部門(mén)之間網(wǎng)站可以互相導(dǎo)入和導(dǎo)出，做到高校學(xué)籍檔案信息和國(guó)家學(xué)生信息之間的數(shù)據(jù)互相統(tǒng)一，以確保高校學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性。

1.2　信息化學(xué)生成績(jī)管理模塊

信息化學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)把之前高校在成績(jī)管理模式時(shí)只在學(xué)校教務(wù)部門(mén)電腦中可以查詢成績(jī)的管理模式加以改進(jìn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版成績(jī)庫(kù)和教務(wù)管理系統(tǒng)之間的聯(lián)通，做到了學(xué)生在高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中登錄自己的學(xué)號(hào)就可以及時(shí)查閱自己在本學(xué)期和之前學(xué)年中的考試成績(jī)。成績(jī)庫(kù)里學(xué)生可以通過(guò)自己學(xué)號(hào)查看自己在學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)中的名字，院系，班級(jí)，以及專業(yè)的培養(yǎng)方案、培養(yǎng)層次和學(xué)校對(duì)不同專業(yè)安排的課表。以滿足學(xué)生在申請(qǐng)各種項(xiàng)目中需要打印學(xué)生在校成績(jī)和信息，方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生信息和資料的快速高效管理。高效學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)中學(xué)生可以通過(guò)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能查看自己在本年級(jí)，本專業(yè)中的成績(jī)排名，實(shí)習(xí)情況排名等各種和學(xué)生相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，方便學(xué)生對(duì)自己各科成績(jī)統(tǒng)計(jì)和學(xué)習(xí)情況的評(píng)價(jià)。

1.3　學(xué)生考試成績(jī)報(bào)送

高校在每個(gè)學(xué)期各科考試結(jié)束后，學(xué)校老師要及時(shí)登錄學(xué)校學(xué)籍綜合信息管理系統(tǒng)，按照班級(jí)為單位的順序把學(xué)生科目的成績(jī)錄入系統(tǒng)并根據(jù)本科目和本班級(jí)學(xué)生的整體考試成績(jī)情況進(jìn)行試題綜合分析評(píng)價(jià)，通過(guò)高校學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)把學(xué)生考試成績(jī)和考試結(jié)果分析總結(jié)上報(bào)給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科通過(guò)研究分析并審核通過(guò)后再把最后的成績(jī)上傳到網(wǎng)絡(luò)成績(jī)庫(kù)中，通過(guò)這樣的程序?qū)W生才可以在網(wǎng)上進(jìn)行考試成績(jī)查詢。

1.4　學(xué)籍資料信息查詢

學(xué)生可以在學(xué)校綜合教務(wù)系統(tǒng)中的個(gè)人管理中查看自己在線注冊(cè)的學(xué)籍信息，在高校學(xué)籍管理系統(tǒng)授權(quán)的操作規(guī)定下，對(duì)本人在學(xué)校的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。班級(jí)輔導(dǎo)員也可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)本班級(jí)學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分類查看，方便輔導(dǎo)員對(duì)本班級(jí)學(xué)生信息的系統(tǒng)了解并根據(jù)學(xué)生實(shí)際情況在工作中細(xì)化解決學(xué)生管理工作。

2　高校信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)化探索

高校信息化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是針對(duì)每個(gè)學(xué)生的信息資料管理而做的新型，包括學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)和考務(wù)管理系統(tǒng)，是三著之間的緊密結(jié)合，以做到高校信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)性，完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)現(xiàn)在高校在學(xué)籍檔案管理工作中存在信息資料管理不協(xié)調(diào)、管理標(biāo)準(zhǔn)水平不高、檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模大小不統(tǒng)一以及系統(tǒng)管理人員在專業(yè)操作上的能力不足等問(wèn)題，對(duì)高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)和發(fā)展在工作方法上進(jìn)行探索。

2.1　盡快完善學(xué)籍管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息協(xié)調(diào)

要完成并做好高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的信息協(xié)調(diào)工作要求高校在管理技術(shù)上和行政機(jī)構(gòu)上做出優(yōu)化措施。行政機(jī)構(gòu)上要化繁為簡(jiǎn)，為高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的協(xié)調(diào)工作減少不必要的程序，各行政部門(mén)之間在協(xié)調(diào)工作上要由專門(mén)的工作部門(mén)統(tǒng)一指導(dǎo)，在協(xié)調(diào)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)要有系統(tǒng)具體的工作計(jì)劃并嚴(yán)格按照工作計(jì)劃完成工作任務(wù)，既要有大方向又得有小目標(biāo)。在技術(shù)上要積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和方法，提高系統(tǒng)的工作能力和工作效率，保障信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

2.2　推進(jìn)系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化

要在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)管理的準(zhǔn)確性和信息化，必須要保證的一個(gè)前提就是標(biāo)準(zhǔn)化。各個(gè)高校要在統(tǒng)一協(xié)調(diào)和規(guī)劃下，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上要做到數(shù)據(jù)庫(kù)大小統(tǒng)一，在端口上應(yīng)用高質(zhì)量的系統(tǒng)軟件，嚴(yán)格按照各高校共同認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)管理信息的互通上減少不必要的程序，盡可能的減少在中間環(huán)節(jié)上時(shí)間和人力的浪費(fèi)。在實(shí)際工作中改變以往的“大而全和小而全”工作觀念，推進(jìn)各個(gè)高校之間檔案信息的共同管理和信息共享。

3　小結(jié)

在當(dāng)今社會(huì)現(xiàn)代化和信息化的大發(fā)展趨勢(shì)下，高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。加強(qiáng)在工作中的信息技術(shù)應(yīng)用，提高檔案管理的技術(shù)水平，才會(huì)為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)生活環(huán)境，最優(yōu)的發(fā)揮信息化給教育帶來(lái)的便利，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到積極的作用。