摘要：隨著科技的進(jìn)步及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，在思維方式、工作方式上都要進(jìn)行改變。檔案管理工作，在信息時(shí)代也必須要做出應(yīng)對(duì)，才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。本文主要針對(duì)信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的意義及策略進(jìn)行分析，希望對(duì)檔案管理有所啟迪。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 策略

一、檔案數(shù)字化管理的意義

檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸融入到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)之中，整個(gè)社會(huì)的方方面面都必然要接人互聯(lián)網(wǎng)。隨著通信技術(shù)的進(jìn)步，物聯(lián)網(wǎng)也逐漸成為現(xiàn)實(shí)。在檔案管理方面，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理是時(shí)代的進(jìn)步，也是大勢(shì)所趨。只有進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，才能在網(wǎng)絡(luò)上有效傳遞和利用檔案信息，發(fā)揮資源的作用，才能融入信息時(shí)代的快車道，適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展。檔案數(shù)字化管理可以及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供系統(tǒng)、全面的檔案資料，在加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)中發(fā)揮巨大的作用。

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益方面的體現(xiàn)

過去的檔案管理，都是以紙質(zhì)檔案為載體，需要大量的人力、物力來完成管理工作，管理成本相對(duì)較高，而且需要占用很大的空間來進(jìn)行保存。查閱調(diào)用文件時(shí)，要反復(fù)進(jìn)行復(fù)印，在人力和資源方面管理成本高，資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

（二）提高工作效率及時(shí)效l生方面的體現(xiàn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作，需要人工整理、登記、歸檔，工作環(huán)節(jié)多、周期長(zhǎng)，缺乏時(shí)效性，效率自然不高。而數(shù)字化管理檔案，通過新技術(shù)、新方法和新手段，一切都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。中間環(huán)節(jié)可以大大省略，勞動(dòng)強(qiáng)度降低，檔案整理的周期大為縮短，工作效率大幅提升，而且信息及時(shí)準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案調(diào)閱也變得非常簡(jiǎn)單。過去，檔案管理人員整天在檔案堆里穿梭，而現(xiàn)在直接坐在電腦前，或是手持智能設(shè)備就能輕松調(diào)閱所有資料。

（三）在保護(hù)檔案文件方面的體現(xiàn)

過去的紙質(zhì)檔案，在查閱調(diào)用時(shí)往往要對(duì)原件進(jìn)行無數(shù)次翻動(dòng)，很容易對(duì)紙質(zhì)資料造成損傷。而采用數(shù)字化管理后，所有檔案都轉(zhuǎn)為電子檔案，更加安全可靠，調(diào)閱時(shí)也不需再動(dòng)用原件。這對(duì)保護(hù)一些長(zhǎng)期的檔案材料具有深遠(yuǎn)的意義，而且電子檔案也避免了對(duì)部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行涂改的可能，起到了保護(hù)作用。

二、創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略

（一）做好檔案信息電子文檔的處理

檔案的數(shù)字化管理，首先要對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子文檔的轉(zhuǎn)換。所以，必須要采用科學(xué)的方法進(jìn)行電子檔案文檔的歸檔工作，要嚴(yán)格遵循歸檔程序，在歸檔過程中要做好安全防范工作，避免電子檔案的丟失，要進(jìn)行多次備份；同時(shí)，安裝防火墻，確保電子檔案的安全。在電子文檔的管理過程中，要充分利用現(xiàn)代科技。在電子檔案的處理方面，可以對(duì)檔案信息的處理方法進(jìn)行擴(kuò)展，如無線設(shè)備、移動(dòng)設(shè)備、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)進(jìn)行豐富，增加檔案信息的處理方式。這不僅能提高檔案的管理效率，還能提高檔案數(shù)字化的管理質(zhì)量。

（二）做好檔案信息的存儲(chǔ)和應(yīng)用工作

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展日新月異，硬盤存儲(chǔ)提供了海量的存儲(chǔ)空間。但云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)硬盤、固態(tài)硬盤及液態(tài)存儲(chǔ)技術(shù)擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間及存儲(chǔ)方式。所以，要充分利用新技術(shù)來完成檔案的存儲(chǔ)工作，在數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料的恢復(fù)等方面進(jìn)行深入研究，利用新的存儲(chǔ)方式解決檔案的數(shù)字化管理工作。在電子文檔格式的制定上，盡可能采用通用的格式，形成通用的電子文檔。這樣才能使數(shù)字化的檔案具有通用性，便于應(yīng)用，滿足社會(huì)的需求，發(fā)揮電子文檔的真正價(jià)值。

（三）做好檔案資料數(shù)字化工作

檔案資料的數(shù)字化，是在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下發(fā)展起來的新的技術(shù)。在物聯(lián)網(wǎng)中有RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)），這種技術(shù)具有無線通信的識(shí)別能力，也就是通過無線通信，對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行識(shí)別。在檔案管理中，這種技術(shù)可以對(duì)原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息錄入，然后再通過標(biāo)簽的光學(xué)及電子識(shí)別，瞬間提取出檔案的所有信息。如檔案資料的存放位置、號(hào)碼、名稱、歸檔情況等，不用手動(dòng)就可快速、準(zhǔn)確、高效查找。電子標(biāo)簽技術(shù)可以遠(yuǎn)距離感知，不用接觸、易操作、適應(yīng)性強(qiáng)，是現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理中比較成熟、高效的技術(shù)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，只有檔案管理數(shù)字化才能適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步。但在數(shù)字化管理的過程中，仍然離不開檔案管理的基礎(chǔ)性工作，只有扎扎實(shí)實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，才能確保檔案信息資料的嚴(yán)格、準(zhǔn)確、全面。檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，了解掌握信息時(shí)代的特點(diǎn)，加強(qiáng)科技學(xué)習(xí)、管理研究及熟練操作技術(shù)。這樣才能在信息化時(shí)代的大潮中，胸有成竹地全面管理和科學(xué)化操作檔案管理技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)和檔案工作的創(chuàng)新型發(fā)展。

（作者簡(jiǎn)介：王磊巖，女，本科，輝南縣團(tuán)林鎮(zhèn)文化站，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）