高　峰，　趙睿英，　張繼霞

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

0　引　言

《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》規(guī)定“事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行定期清查，做到賬賬、賬卡、賬實(shí)相符”。高等學(xué)校儀器設(shè)備是學(xué)校固定資產(chǎn)的重要組成部分，是高校教學(xué)科研的重要物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。隨著“985工程”“211工程”“特色學(xué)科”等建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，高校儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)增長迅速，但是儀器設(shè)備管理仍然存在賬實(shí)不符、賬賬不符等管理不到位的情況。2016年財(cái)政部資產(chǎn)清查距離上次清查有10年的時(shí)間，上次資產(chǎn)清查之后整改沒有后續(xù)的跟進(jìn)，效果不顯著，此次清查同樣問題依然存在，高校儀器設(shè)備數(shù)量及價(jià)值總量一直處于不斷地增減變化中，為防止資產(chǎn)管理上的前清后亂，儀器設(shè)備清查工作應(yīng)該由被動(dòng)清查變?yōu)橹鲃?dòng)清查，將資產(chǎn)核查列為經(jīng)常性工作，建立儀器設(shè)備定期清查制度。

1　PDCA循環(huán)內(nèi)涵

PDCA循環(huán)也稱為“戴明環(huán)”, 最初是美國貝爾實(shí)驗(yàn)室提出的一種科學(xué)工作程序, PDCA 是在管理活動(dòng)中,為提高系統(tǒng)質(zhì)量和管理效益所進(jìn)行的計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)和行動(dòng)(Act)等工作的循環(huán)過程,它是一個(gè)分析問題和解決問題的原則，由于其具有廣泛的通用性，現(xiàn)已被多個(gè)管理領(lǐng)域所采納[2]。從宏觀角度看，高校儀器設(shè)備清查是一項(xiàng)由計(jì)劃-執(zhí)行-改進(jìn)-再計(jì)劃的循環(huán)過程，運(yùn)用PDCA循環(huán)理論對(duì)其分析，可以為高校儀器設(shè)備定期清查提供另外一種分析視角和實(shí)施思路，進(jìn)而提高儀器設(shè)備清查效率和管理水平。

2　儀器設(shè)備定期清查的PDCA循環(huán)

儀器設(shè)備定期清查的PDCA循環(huán)的基本模型如圖1所示，這一系統(tǒng)由一組共同作用而又彼此獨(dú)立的清查管理環(huán)節(jié)(定期清查計(jì)劃、定期清查實(shí)施、清查檢查執(zhí)行和清查結(jié)果處理，其中清查檢查執(zhí)行最為關(guān)鍵)組成，按PDCA特有的四階段不斷循環(huán)來高效地指導(dǎo)儀器設(shè)備清查實(shí)施[3]。儀器設(shè)備清查效果的持續(xù)提高作為大循環(huán)，其中各個(gè)階段的具體問題如制度建設(shè)作為小循環(huán)，大小循環(huán)相互作用，環(huán)環(huán)相扣，進(jìn)而達(dá)到儀器設(shè)備管理水平的螺旋式上升。

圖1儀器設(shè)備定期清查PDCA循環(huán)

2.1　清查計(jì)劃階段(Plan)

制定科學(xué)完整的儀器設(shè)備定期清查改進(jìn)計(jì)劃不僅是提高儀器管理的開始，也是后續(xù)定期開展儀器設(shè)備清查的依據(jù)和關(guān)鍵，主要步驟:

2.1.1分析現(xiàn)狀，找出問題

通過財(cái)政部2016年事業(yè)單位儀器資產(chǎn)清查，發(fā)現(xiàn)我校仍然存在不同程度賬實(shí)不符、賬賬不符的問題(見表1)。

2.1.2分析問題，找出主要原因

表1　儀器設(shè)備清查主要問題

(1) 資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄。高校的資產(chǎn)主要由國家財(cái)政撥款購置形成，高校不核算教育成本，產(chǎn)權(quán)意識(shí)和績效觀念淡薄，對(duì)于資產(chǎn)管理缺乏主動(dòng)性，存在“等、靠、要”的心理[4]。高校管理者把工作重心放在教學(xué)、科研方面，廣大教職員工很少關(guān)注國有資產(chǎn)概念、范圍、管理等內(nèi)容，對(duì)資產(chǎn)管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足、資產(chǎn)管理工作重視程度不夠[5]。

(2) 管理制度滯后。由于儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)的配置、使用、處置、賠償?shù)扰涮字贫冗€不完善，規(guī)章制度沒有細(xì)化到各個(gè)環(huán)節(jié)管理，導(dǎo)致儀器設(shè)備無法物盡其用、落實(shí)到人；規(guī)章制度建設(shè)沒有根據(jù)發(fā)展變化中出現(xiàn)的新問題及時(shí)調(diào)整、建立適應(yīng)當(dāng)下的新的規(guī)章制度，致使儀器設(shè)備管理出現(xiàn)制度真空，如賠償制度中的賠償金額沒有根據(jù)時(shí)間及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致賠償制度根本無法真正應(yīng)用到實(shí)際工作中。

(3) 信息化程度有待深入。高校儀器設(shè)備清查是一項(xiàng)系統(tǒng)性、強(qiáng)度大的管理工程，如果采用傳統(tǒng)、單純的手工清查手段，定期清查很難實(shí)現(xiàn)；即便采用一些電子表格軟件，在計(jì)算機(jī)報(bào)表當(dāng)中都會(huì)有許多不規(guī)范的情況存在，需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行核對(duì)檢查[6]。傳統(tǒng)的清查方式不僅清查負(fù)擔(dān)重，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，影響儀器設(shè)備清查效率，而且嚴(yán)重影響著儀器設(shè)備管理工作的高效開展。

2.1.3制定措施計(jì)劃和預(yù)期目標(biāo)

(1) 加強(qiáng)資產(chǎn)管理意識(shí)。上級(jí)主管部門應(yīng)把高校資產(chǎn)清查的重要性，通過文件、會(huì)議、調(diào)研等各種途徑來增強(qiáng)傳達(dá)力度，提高校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對(duì)資產(chǎn)清查的認(rèn)識(shí)，真正明確資產(chǎn)清查是提高投資效益，促進(jìn)高校建設(shè)的重要工作，是提高資產(chǎn)管理水平的重要手段[7-8]；特別要讓教職工消除思想認(rèn)識(shí)誤區(qū)，真正明確個(gè)人科研經(jīng)費(fèi)購置的設(shè)備不歸個(gè)人所有，院系部門創(chuàng)收經(jīng)費(fèi)購置的設(shè)備，以及接受捐贈(zèng)的設(shè)備等，都是國有資產(chǎn)，都必須嚴(yán)格按照國有資產(chǎn)管理辦法管理，納入資產(chǎn)清查范圍。

(2) 建立儀器設(shè)備定期核查制度。高校資產(chǎn)清查是節(jié)約學(xué)校經(jīng)費(fèi)支出的重要手段，是推進(jìn)高校固定資產(chǎn)科學(xué)管理的必然要求。近年來，國家逐步加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，要求我們必須主動(dòng)建立儀器設(shè)備定期核查制度并加以嚴(yán)格執(zhí)行，將儀器設(shè)備清查列為資產(chǎn)管理部門的日常性工作中，并將定期核查結(jié)果上報(bào)、公示，才能真正做到儀器設(shè)備賬、卡、物的高度一致。

(3) 健全儀器設(shè)備丟失賠償?shù)墓芾碇贫?。由于年代久遠(yuǎn)、學(xué)院搬家、機(jī)構(gòu)合并等歷史原因，儀器設(shè)備清查中出現(xiàn)一些儀器設(shè)備丟失、損壞的問題。盡管各高校對(duì)儀器設(shè)備流失有相應(yīng)的處罰制度，但大多屬于泛泛規(guī)定，或者已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段賠償規(guī)則[9]；或者是管理部門沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度，處罰不到位，責(zé)任追究不到底，對(duì)違規(guī)人員沒有實(shí)施真正的處罰。這些問題都要求各大高校認(rèn)真研究修訂適應(yīng)本校的儀器設(shè)備丟失賠償管理辦法，規(guī)定具體的責(zé)任分擔(dān)和賠償金額，建立與財(cái)務(wù)部門的協(xié)同管理，使儀器設(shè)備的賠償真正做到有法可依。

(4) 持續(xù)提高賬物、帳賬符合率。高校儀器設(shè)備管理要求帳賬、賬物相符，儀器設(shè)備管理部門要以2016年資產(chǎn)清查為契機(jī)，認(rèn)真核實(shí)本校賬物、帳賬符合率，參考現(xiàn)階段本校實(shí)際情況制定下一步可量化的目標(biāo)，通過儀器設(shè)備定期核查來持續(xù)提高賬物、帳賬符合比例，最終實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備賬、卡、物、簽的完全一致。

2.2　清查執(zhí)行階段(Do)

2.2.1規(guī)范清查流程

儀器設(shè)備清查目前采用傳統(tǒng)手段，每次清查都要耗費(fèi)大量的人力、物力，對(duì)于此次清查很多高校都有困難重重、疲憊不堪的感覺[10]，若利用信息化手段實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備清查客戶端與線下自下而上的三層次結(jié)合的儀器設(shè)備清查制度，對(duì)于儀器設(shè)備的定期清查將是個(gè)很大的促進(jìn)。

三層次儀器設(shè)備清查見圖2。領(lǐng)用人可通過儀器設(shè)備清查手機(jī)客戶端進(jìn)行儀器設(shè)備盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果將通過excel格式進(jìn)行傳送保存，資產(chǎn)管理部門在電腦客戶終端進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)出和結(jié)果匯總，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果制定核查和專項(xiàng)抽查方案，此種方式大大地提高了清查效率，有效提高了儀器設(shè)備管理水平。

圖2三層次儀器設(shè)備清查流程

2.2.2與人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接

學(xué)校已實(shí)現(xiàn)了人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)與固定資產(chǎn)賬戶的實(shí)時(shí)更新，對(duì)于人事單位變動(dòng)，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)變動(dòng)，領(lǐng)用人需時(shí)刻登錄資產(chǎn)清查客戶端確認(rèn)設(shè)備是否真正隨人轉(zhuǎn)移，需要變動(dòng)的辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)；下一步我校將實(shí)行固定資產(chǎn)系統(tǒng)中存放地點(diǎn)與房屋資源相關(guān)聯(lián)，領(lǐng)用人將不能隨意填寫存放地點(diǎn)，“領(lǐng)用人”選項(xiàng)可以通過學(xué)院或資產(chǎn)管理部門進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)整，“存放地點(diǎn)”可由領(lǐng)用人根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整，避免填寫上的混亂，也為定期清查的開展提供便利。

由于系統(tǒng)對(duì)接，近2年固定資產(chǎn)賬目與財(cái)務(wù)賬目可以做到基本相符，但是儀器建賬和財(cái)務(wù)報(bào)賬仍然存在建賬時(shí)間差的問題，為提高效率，我校資產(chǎn)管理部門將在年度末將未報(bào)賬數(shù)據(jù)公告領(lǐng)用人及時(shí)報(bào)賬，還未報(bào)賬的將在年度12月31日進(jìn)行賬務(wù)清理，需要繼續(xù)報(bào)賬的重新提出申請(qǐng)，轉(zhuǎn)下年度儀器設(shè)備，從而減少一臺(tái)設(shè)備重復(fù)建賬的情況，也使得財(cái)務(wù)的報(bào)賬憑證與儀器編號(hào)年度保持一致，進(jìn)而避免與財(cái)務(wù)對(duì)賬的混亂。

2.2.3加強(qiáng)資產(chǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)

資產(chǎn)管理員是一線人員，他們掌握最真實(shí)詳細(xì)的儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀，資產(chǎn)管理部門定期開展資產(chǎn)管理員工作交流、發(fā)布儀器設(shè)備管理征文，其中合理化的建議應(yīng)在工作中改進(jìn)執(zhí)行；學(xué)校應(yīng)以文件形式確定“資產(chǎn)管理員”的崗位及其職責(zé)，實(shí)現(xiàn)“專人專崗”并提高資產(chǎn)管理員的待遇，調(diào)動(dòng)資產(chǎn)管理員的積極性，在職稱評(píng)審和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)中給予一定傾斜；對(duì)資產(chǎn)管理員實(shí)行資產(chǎn)管理系統(tǒng)培訓(xùn)，建立人員培訓(xùn)的長效機(jī)制，積極大膽地進(jìn)行科學(xué)管理方法的探索和創(chuàng)新[11-12]。

2.3　清查檢查階段(Check)

檢查階段主要是在計(jì)劃執(zhí)行過程中或執(zhí)行之后，檢查清查執(zhí)行情況，客觀地評(píng)價(jià)清查的執(zhí)行結(jié)果是否符合計(jì)劃的預(yù)期[13]。

(1) 清查執(zhí)行中的檢查。清查計(jì)劃執(zhí)行過程中的檢查，目的是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，保證計(jì)劃的順利執(zhí)行，具體表現(xiàn)為：資產(chǎn)管理部門核對(duì)三層次清查流程是否規(guī)范、準(zhǔn)時(shí)上報(bào)；系統(tǒng)運(yùn)行是否良好、是否需要維護(hù)升級(jí)；將資產(chǎn)管理員工作交流情況進(jìn)行收集整理；調(diào)研其他高校資產(chǎn)管理員的薪資待遇，進(jìn)行橫向比較和調(diào)整；對(duì)資產(chǎn)管理員的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)培訓(xùn)次數(shù)記錄、評(píng)價(jià)。

(2) 清查執(zhí)行后的檢查。清查執(zhí)行結(jié)束后的檢查目的是對(duì)照計(jì)劃目標(biāo)，分析是否達(dá)到計(jì)劃的預(yù)期效果。本階段最重要的是要核對(duì)匯總帳賬、賬物符合率是否達(dá)到既定標(biāo)準(zhǔn)，偏差率有多少，下階段將如何進(jìn)行幅度調(diào)整；通過資產(chǎn)清查，真實(shí)、完整地反映學(xué)校固定資產(chǎn)投資的科學(xué)性與利用率，探究和分析教學(xué)科研中物質(zhì)建設(shè)方面存在的問題和差距，提出相應(yīng)的資金建設(shè)調(diào)整方案[14]。

2.4　清查總結(jié)階段(Adapt)

對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于定期清查存在的問題進(jìn)行總結(jié)，提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。

(1) 總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)并標(biāo)準(zhǔn)化。通過制度建設(shè)，確立了具體可行的 “儀器設(shè)備定期資產(chǎn)清查制度”，保證了儀器設(shè)備賬、卡、物相一致，學(xué)校家底清晰，有效防止了固定資產(chǎn)流失；《儀器設(shè)備丟失賠償管理辦法》賠償金額的具體化彌補(bǔ)了丟失、損壞等儀器設(shè)備賠償依據(jù)上的缺失，真正做到了有法可依[15]；通過信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備清查手機(jī)客戶端和電腦數(shù)據(jù)的終端對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各使用單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的配合，實(shí)現(xiàn)了定期清查的日?；芾?，提高了資產(chǎn)清查的效率，從而有效提高了資產(chǎn)管理水平。

(2) 找出不足進(jìn)入下一PDCA循環(huán)。儀器設(shè)備清查帳賬、賬務(wù)符合率一次性達(dá)到完全相符有較大難度，需要根據(jù)定期清查數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行調(diào)查分析，進(jìn)一步制定更加精確合理的改進(jìn)方案；高校對(duì)于儀器設(shè)備管理考核要求不明確，資產(chǎn)的安全、完整與保值增值的目標(biāo)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和考核方法有待建立[16]。

3　結(jié)　語

PDCA循環(huán)的四個(gè)階段之間相互獨(dú)立又緊密聯(lián)合，如果將儀器設(shè)備清查效果持續(xù)提高作為PDCA循環(huán)的大循環(huán)，從制定清查計(jì)劃到具體實(shí)施，從發(fā)現(xiàn)問題到逐步合理化，每一個(gè)具體問題如信息化建設(shè)又可以看做內(nèi)部小循環(huán)，大小循環(huán)相互同步、環(huán)環(huán)相扣，每循環(huán)一周，都會(huì)使儀器設(shè)備清查效果有所提高。在定期清查PDCA管理循環(huán)中，下一輪的清查的工作是建立在上一輪的清查總結(jié)的基礎(chǔ)上的，這樣就保證了每一輪循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題都是上一輪清查中出現(xiàn)的問題，而不是低水平的重復(fù)。在這種不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的循環(huán)清查中，儀器設(shè)備管理逐步走向賬、卡、物的高度一致，并使得儀器設(shè)備清查實(shí)現(xiàn)了定期化、制度化、規(guī)范化，最終達(dá)到儀器設(shè)備管理水平的階梯式上升。

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提高政府決策的科學(xué)和管理的有效性。規(guī)范決策程序，重大教育政策出臺(tái)前要公開討論，充分聽取群眾意見。成立教育咨詢委員會(huì)，為教育改革和發(fā)展提供咨詢論證，提高重大教育決策的科學(xué)性。建立和完善國家教育基本標(biāo)準(zhǔn)。成立國家教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)、評(píng)估機(jī)構(gòu)，定期發(fā)布監(jiān)測(cè)評(píng)估報(bào)告。加強(qiáng)教育監(jiān)督檢查，完善教育問責(zé)機(jī)制。

——摘自《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》