淺談檔案利用與檔案?jìng)鞑?/h1>
2018-04-01 18:11:55劉娟
視聽(tīng) 2018年7期
□劉娟
近幾年，國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)界普遍開(kāi)始關(guān)注傳播學(xué)，并且在關(guān)于檔案學(xué)的論文中，“傳播”一詞經(jīng)常出現(xiàn)，是因?yàn)樯婕暗綑n案管理領(lǐng)域，所以經(jīng)常出現(xiàn)關(guān)于檔案?jìng)鞑サ奶岱?。生搬硬套不能?yīng)用于傳播理論，我們要做的是將檔案?jìng)鞑ヅc檔案管理實(shí)踐理論完美地結(jié)合在一起。
檔案利用和檔案?jìng)鞑ビ兄o密的關(guān)系。但是檔案的利用率一直持續(xù)降低，所以檔案利用者希望能夠拓展出更大的生存空間，尋求出路。要發(fā)揮檔案的政治功能，因?yàn)槔缥幕⒔逃确矫鏌o(wú)法利用傳統(tǒng)的檔案利用，所以我們要尋找更大的出路，也就是借助于檔案?jìng)鞑?。二者在產(chǎn)生背景等方面有哪些異同，如何進(jìn)行整合，本文對(duì)此進(jìn)行探討。
一、檔案利用與檔案?jìng)鞑サ暮x
檔案?jìng)鞑ブ饕瑑蓪右馑?，廣義上的傳播主要是將信息進(jìn)行重新加工制作，然后進(jìn)行傳播；狹義上的意思則比較靈活，主要是利用信息進(jìn)行大眾之間的交流從而達(dá)到傳播。狹義上的檔案?jìng)鞑ブ饕齻€(gè)基本要素，即傳播者、受眾和傳播的檔案信息，檔案?jìng)鞑ゾ褪侵高@三種基本要素之間的信息的交換和互動(dòng)。通過(guò)信息的傳遞，了解傳播者的意圖。
檔案利用的含義是利用人或者事物所有的作用使自己獲益。它也包含兩層意思，有著廣義和狹義的區(qū)別。廣義上不但包含著利用者的信息，同時(shí)也包括檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者提供給利用者的信息。狹義上是攝取對(duì)自己有利的信息，指利用者使用檔案信息中對(duì)自己有利的信息。檔案利用也包含著三個(gè)基本要素，即檔案利用者、提供檔案者以及檔案機(jī)構(gòu)的工作人員。通過(guò)這三種要素之間的交流，發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)作用并且滿足利用者的需求。
二、檔案利用與檔案?jìng)鞑サ漠愅?/h2>（一）產(chǎn)生背景
檔案利用與檔案開(kāi)放相伴而行，相對(duì)于檔案封閉、保密來(lái)說(shuō)，檔案利用理論及實(shí)踐的不斷發(fā)展離不開(kāi)關(guān)于檔案開(kāi)放原則的頒布與實(shí)施，可謂是功不可沒(méi)。在我國(guó)，對(duì)于檔案利用來(lái)說(shuō)，80年代初開(kāi)放歷史檔案方針的出臺(tái)具有里程碑式的意義。檔案利用的研究一直在關(guān)注著檔案的作用，尤其是政治作用。
檔案?jìng)鞑ダ碚撌顷P(guān)于檔案學(xué)和傳播學(xué)的整合，雖然有些不同，但是有著交叉性。它主要是通過(guò)兩個(gè)原因興起的：首先是傳播學(xué)的發(fā)展和成熟，其次是大眾對(duì)于檔案本身的認(rèn)識(shí)更加深刻，檔案本身不但有政治功能，還有一些僅僅靠檔案利用無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能，例如文化、娛樂(lè)和教育等功能，這些功能的實(shí)現(xiàn)需要依靠檔案?jìng)鞑サ睦碚摵蛯?shí)踐。傳統(tǒng)式的“你要我予”的被動(dòng)式服務(wù)已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)檔案的功能，需要將檔案利用和傳播進(jìn)行整合。
（二）二者理論基礎(chǔ)各有差異
檔案的價(jià)值以及檔案的作用是檔案利用的理論基礎(chǔ)。檔案的理論基礎(chǔ)一直以來(lái)都比較重視研究檔案的情報(bào)價(jià)值，同時(shí)估測(cè)檔案價(jià)值及其效益的尺碼，這對(duì)于計(jì)算利用率來(lái)說(shuō)是個(gè)很大的局限。因?yàn)闄n案宣傳等過(guò)程中與受眾的接觸比例并沒(méi)有加入到利用率的計(jì)算當(dāng)中，而這些信息很可能改變大眾對(duì)于檔案的一些態(tài)度和變化，這是一種實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的形式，并且會(huì)產(chǎn)生較好的效果。這是因?yàn)楹饬坷寐实臉?biāo)尺發(fā)生了改變，檔案對(duì)受眾造成的當(dāng)前影響是最主要的。據(jù)此我們可以推測(cè)檔案利用的主要目的是滿足受眾的需求。
檔案信息利用者的分享和信息的流動(dòng)是檔案?jìng)鞑サ闹饕碚?。教育、文化、娛?lè)等功能以及傳統(tǒng)的政治功能都是檔案?jìng)鞑ダ碚撝匾暤膶?duì)象。不僅要滿足利用者當(dāng)下的需求，也要重視檔案信息傳播過(guò)程中語(yǔ)言的說(shuō)服性。所以其主要的目的在于傳播、傳遞，要讓大眾正確理解與吸收檔案信息，幫助大眾樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。
三、從檔案利用到檔案?jìng)鞑サ囊饬x
不同的概念有著不同的意義，檔案利用與檔案?jìng)鞑ヒ彩侨绱?。有了檔案利用問(wèn)題的產(chǎn)生，才會(huì)有檔案?jìng)鞑サ某霈F(xiàn)，與此同時(shí)，檔案利用本身還會(huì)隨著實(shí)踐的發(fā)展發(fā)生不同的轉(zhuǎn)變。最開(kāi)始是由發(fā)揮傳統(tǒng)的政治功能向發(fā)揮各個(gè)方面的功能轉(zhuǎn)變，不是像以往那樣單純地提供信息，單單研究如何根據(jù)社會(huì)需求開(kāi)發(fā)資源是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要研究如何將這些信息傳播給大眾，使大眾理解這些信息，并且在大眾接受信息的圈子內(nèi)產(chǎn)生一定的影響力，贏得關(guān)注度。傳播學(xué)理論的引入正是適應(yīng)了這種發(fā)展趨勢(shì)。其實(shí)這種變化也是一種關(guān)于檔案問(wèn)題的發(fā)展。
第一，與檔案利用工作和實(shí)踐需要相符。檔案?jìng)鞑ダ砟畹囊胧鞘钟幸饬x的，特別是使檔案信息及檔案部門贏得更多注意力和影響力?，F(xiàn)在，越來(lái)越多的人已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案利用受眾的多少是利用工作發(fā)展的一種表面現(xiàn)象，而檔案信息由檔案部門輸出后，在多大范圍內(nèi)產(chǎn)生了多大程度的影響才是真正有實(shí)質(zhì)意義的衡量指標(biāo)。換句話說(shuō)，另外一種衡量標(biāo)準(zhǔn)就是這些影響到底能引起多大的關(guān)注。首先，檔案部門應(yīng)在人力、物力方面大量投入，著力研究如何獲得注意力和影響力，這些都可以從檔案?jìng)鞑?duì)傳播效果的重視方面體現(xiàn)出來(lái)；其次，從利用到傳播，將組織信息納入檔案的過(guò)程中我們可以利用各種手段以及媒介，充分調(diào)動(dòng)各種社會(huì)因素，擴(kuò)大檔案信息的受眾范圍，提升檔案部門服務(wù)的主動(dòng)性，贏得公眾的注意力，使傳播效果變得更好，并形成一定的影響力?？傊瑱n案部門整個(gè)工作能發(fā)展起來(lái)的標(biāo)志就是部門的信息能夠在大眾中贏得關(guān)注度并獲得較大的影響力。
第二，反映了檔案利用及檔案信息管理理論發(fā)展的要求。眾所周知，信息和傳播是相互聯(lián)系的，既沒(méi)有離開(kāi)傳播的信息，也沒(méi)有離開(kāi)信息的傳播，這有利于檔案信息與整個(gè)信息系統(tǒng)研究的溝通。傳播是一種很普通的行為，包含在社會(huì)信息中的檔案信息所進(jìn)行的傳播就是傳播學(xué)的范疇，所以，為了使社會(huì)信息規(guī)律性地流動(dòng)，研究檔案信息也是非常必要的。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播是在新的科學(xué)技術(shù)環(huán)境下的一種方式，為了使原先的檔案信息利用活動(dòng)在更廣泛的平臺(tái)上進(jìn)行，可以將檔案信息融入整個(gè)信息傳播系統(tǒng)。實(shí)際上，越來(lái)越多地借鑒傳播學(xué)理論，檔案利用會(huì)發(fā)展得越來(lái)越好。
第三，重新定位檔案時(shí)代的職位。檔案工作人員應(yīng)該力爭(zhēng)成為一個(gè)信息傳播者，讓自己的使命升華，努力推進(jìn)檔案信息的公開(kāi)與共享，使用各種媒介手段傳播信息，使大眾的觀念和價(jià)值觀發(fā)生良好的變化。該職業(yè)的主要任務(wù)就是傳播積極的文化和信息。檔案工作有著深深的文化底蘊(yùn)和人文內(nèi)涵，秉持“以人為本”的理念，緊貼大眾的需求。在這種情況下，檔案工作人員便有了廣闊的發(fā)展空間，充分發(fā)揮職業(yè)魅力來(lái)服務(wù)大眾。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的作用不容忽視，從檔案利用到檔案?jìng)鞑サ倪^(guò)程是一個(gè)很必要的過(guò)渡。值得關(guān)注的是，為了使檔案學(xué)和檔案工作不斷豐富和發(fā)展，在這個(gè)復(fù)雜的過(guò)程中，不但要吸收新的傳播學(xué)理論，還要充分利用檔案利用的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，順應(yīng)環(huán)境變化，經(jīng)得起時(shí)代考驗(yàn)。
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檔案利用和檔案?jìng)鞑ビ兄o密的關(guān)系。但是檔案的利用率一直持續(xù)降低，所以檔案利用者希望能夠拓展出更大的生存空間，尋求出路。要發(fā)揮檔案的政治功能，因?yàn)槔缥幕⒔逃确矫鏌o(wú)法利用傳統(tǒng)的檔案利用，所以我們要尋找更大的出路，也就是借助于檔案?jìng)鞑?。二者在產(chǎn)生背景等方面有哪些異同，如何進(jìn)行整合，本文對(duì)此進(jìn)行探討。
一、檔案利用與檔案?jìng)鞑サ暮x
檔案?jìng)鞑ブ饕瑑蓪右馑?，廣義上的傳播主要是將信息進(jìn)行重新加工制作，然后進(jìn)行傳播；狹義上的意思則比較靈活，主要是利用信息進(jìn)行大眾之間的交流從而達(dá)到傳播。狹義上的檔案?jìng)鞑ブ饕齻€(gè)基本要素，即傳播者、受眾和傳播的檔案信息，檔案?jìng)鞑ゾ褪侵高@三種基本要素之間的信息的交換和互動(dòng)。通過(guò)信息的傳遞，了解傳播者的意圖。
檔案利用的含義是利用人或者事物所有的作用使自己獲益。它也包含兩層意思，有著廣義和狹義的區(qū)別。廣義上不但包含著利用者的信息，同時(shí)也包括檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者提供給利用者的信息。狹義上是攝取對(duì)自己有利的信息，指利用者使用檔案信息中對(duì)自己有利的信息。檔案利用也包含著三個(gè)基本要素，即檔案利用者、提供檔案者以及檔案機(jī)構(gòu)的工作人員。通過(guò)這三種要素之間的交流，發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)作用并且滿足利用者的需求。
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檔案?jìng)鞑ダ碚撌顷P(guān)于檔案學(xué)和傳播學(xué)的整合，雖然有些不同，但是有著交叉性。它主要是通過(guò)兩個(gè)原因興起的：首先是傳播學(xué)的發(fā)展和成熟，其次是大眾對(duì)于檔案本身的認(rèn)識(shí)更加深刻，檔案本身不但有政治功能，還有一些僅僅靠檔案利用無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能，例如文化、娛樂(lè)和教育等功能，這些功能的實(shí)現(xiàn)需要依靠檔案?jìng)鞑サ睦碚摵蛯?shí)踐。傳統(tǒng)式的“你要我予”的被動(dòng)式服務(wù)已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)檔案的功能，需要將檔案利用和傳播進(jìn)行整合。
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檔案信息利用者的分享和信息的流動(dòng)是檔案?jìng)鞑サ闹饕碚?。教育、文化、娛?lè)等功能以及傳統(tǒng)的政治功能都是檔案?jìng)鞑ダ碚撝匾暤膶?duì)象。不僅要滿足利用者當(dāng)下的需求，也要重視檔案信息傳播過(guò)程中語(yǔ)言的說(shuō)服性。所以其主要的目的在于傳播、傳遞，要讓大眾正確理解與吸收檔案信息，幫助大眾樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。
三、從檔案利用到檔案?jìng)鞑サ囊饬x
不同的概念有著不同的意義，檔案利用與檔案?jìng)鞑ヒ彩侨绱?。有了檔案利用問(wèn)題的產(chǎn)生，才會(huì)有檔案?jìng)鞑サ某霈F(xiàn)，與此同時(shí)，檔案利用本身還會(huì)隨著實(shí)踐的發(fā)展發(fā)生不同的轉(zhuǎn)變。最開(kāi)始是由發(fā)揮傳統(tǒng)的政治功能向發(fā)揮各個(gè)方面的功能轉(zhuǎn)變，不是像以往那樣單純地提供信息，單單研究如何根據(jù)社會(huì)需求開(kāi)發(fā)資源是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要研究如何將這些信息傳播給大眾，使大眾理解這些信息，并且在大眾接受信息的圈子內(nèi)產(chǎn)生一定的影響力，贏得關(guān)注度。傳播學(xué)理論的引入正是適應(yīng)了這種發(fā)展趨勢(shì)。其實(shí)這種變化也是一種關(guān)于檔案問(wèn)題的發(fā)展。
第一，與檔案利用工作和實(shí)踐需要相符。檔案?jìng)鞑ダ砟畹囊胧鞘钟幸饬x的，特別是使檔案信息及檔案部門贏得更多注意力和影響力?，F(xiàn)在，越來(lái)越多的人已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案利用受眾的多少是利用工作發(fā)展的一種表面現(xiàn)象，而檔案信息由檔案部門輸出后，在多大范圍內(nèi)產(chǎn)生了多大程度的影響才是真正有實(shí)質(zhì)意義的衡量指標(biāo)。換句話說(shuō)，另外一種衡量標(biāo)準(zhǔn)就是這些影響到底能引起多大的關(guān)注。首先，檔案部門應(yīng)在人力、物力方面大量投入，著力研究如何獲得注意力和影響力，這些都可以從檔案?jìng)鞑?duì)傳播效果的重視方面體現(xiàn)出來(lái)；其次，從利用到傳播，將組織信息納入檔案的過(guò)程中我們可以利用各種手段以及媒介，充分調(diào)動(dòng)各種社會(huì)因素，擴(kuò)大檔案信息的受眾范圍，提升檔案部門服務(wù)的主動(dòng)性，贏得公眾的注意力，使傳播效果變得更好，并形成一定的影響力?？傊瑱n案部門整個(gè)工作能發(fā)展起來(lái)的標(biāo)志就是部門的信息能夠在大眾中贏得關(guān)注度并獲得較大的影響力。
第二，反映了檔案利用及檔案信息管理理論發(fā)展的要求。眾所周知，信息和傳播是相互聯(lián)系的，既沒(méi)有離開(kāi)傳播的信息，也沒(méi)有離開(kāi)信息的傳播，這有利于檔案信息與整個(gè)信息系統(tǒng)研究的溝通。傳播是一種很普通的行為，包含在社會(huì)信息中的檔案信息所進(jìn)行的傳播就是傳播學(xué)的范疇，所以，為了使社會(huì)信息規(guī)律性地流動(dòng)，研究檔案信息也是非常必要的。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播是在新的科學(xué)技術(shù)環(huán)境下的一種方式，為了使原先的檔案信息利用活動(dòng)在更廣泛的平臺(tái)上進(jìn)行，可以將檔案信息融入整個(gè)信息傳播系統(tǒng)。實(shí)際上，越來(lái)越多地借鑒傳播學(xué)理論，檔案利用會(huì)發(fā)展得越來(lái)越好。
第三，重新定位檔案時(shí)代的職位。檔案工作人員應(yīng)該力爭(zhēng)成為一個(gè)信息傳播者，讓自己的使命升華，努力推進(jìn)檔案信息的公開(kāi)與共享，使用各種媒介手段傳播信息，使大眾的觀念和價(jià)值觀發(fā)生良好的變化。該職業(yè)的主要任務(wù)就是傳播積極的文化和信息。檔案工作有著深深的文化底蘊(yùn)和人文內(nèi)涵，秉持“以人為本”的理念，緊貼大眾的需求。在這種情況下，檔案工作人員便有了廣闊的發(fā)展空間，充分發(fā)揮職業(yè)魅力來(lái)服務(wù)大眾。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的作用不容忽視，從檔案利用到檔案?jìng)鞑サ倪^(guò)程是一個(gè)很必要的過(guò)渡。值得關(guān)注的是，為了使檔案學(xué)和檔案工作不斷豐富和發(fā)展，在這個(gè)復(fù)雜的過(guò)程中，不但要吸收新的傳播學(xué)理論，還要充分利用檔案利用的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，順應(yīng)環(huán)境變化，經(jīng)得起時(shí)代考驗(yàn)。
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