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        芻議事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

        2018-03-30 04:52:43周瑞濱州市濱城區(qū)檔案館
        傳播力研究 2018年21期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理素養(yǎng)

        周瑞 濱州市濱城區(qū)檔案館(局)

        隨著社會的飛速發(fā)展,我國各行各業(yè)進(jìn)入了屬于自己的黃金發(fā)展期??萍蓟途W(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展更是給事業(yè)單位的檔案管理增添了巨大的挑戰(zhàn)。如何采取有效措施,完成事業(yè)單位的檔案管理,成為了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理人員急需解決的難題。本文分析檔案管理的含義及對象,就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析,提出事業(yè)單位檔案管理的解決對策,從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展,提高事業(yè)單位的管理水平。

        事業(yè)單位中檔案的數(shù)量不斷增多,管理工作難度增大,要想適應(yīng)社會發(fā)展的腳步,事業(yè)單位必須進(jìn)行改革,建立科學(xué)、民主、系統(tǒng)的管理體系,把檔案管理工作放在重要位置,才能保證事業(yè)單位的順利運行。目前事業(yè)單位中檔案管理工作存在很多問題,管理觀念落后、方法、制度等比較落后。因此,優(yōu)化檔案管理工作非常重要。

        一、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

        (一)檔案管理觀念較為落后

        當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作人員沒有意識到檔案管理的重要性,管理意識薄弱,不重視,進(jìn)而導(dǎo)致員工的工作效率低,大多數(shù)時間和精力用在查找資料和檔案上面,嚴(yán)重影響了后期的工作。同時在管理過程中,認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄露就是完成工作,沒有認(rèn)真去研究、創(chuàng)新如何收集資料更加快捷,導(dǎo)致資料雜亂無序,后期需要的時候很難找到。總之,事業(yè)單位檔案管理工作沒有被重視,致使檔案管理工作處于落后階段。

        (二)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)低

        檔案管理是一項繁雜且又系統(tǒng)的工作,對工作人員的要求較高。但是目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員在工作中缺乏責(zé)任心、耐心,具體工作不認(rèn)真,經(jīng)常導(dǎo)致檔案不能正常使用,影響其他部門的工作。另外有一部分事業(yè)檔案檔案管理人員身兼數(shù)職,沒有足夠的精力來研究、管理檔案工作。平常工作中只是簡單的把材料放進(jìn)檔案盒,整理歸檔都不及時,影響了檔案管理水平。

        (三)事業(yè)單位檔案管理方法落后

        當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏規(guī)范化的管理體系、合理的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)的管理人員,導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。這種現(xiàn)象造成了資源浪費,也不符合新時代事業(yè)單位檔案管理的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,科技快速發(fā)展,但是大多數(shù)事業(yè)單位工作人員仍然使用傳統(tǒng)的方法來整理資源,思維模式落后,影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

        二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對策

        (一)提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度

        事業(yè)單位檔案管理工作要想跟上社會發(fā)展的腳步,高效、快速開展,就要先從思想上重視。首先、樹立新的管理觀念,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理的宣傳強(qiáng)度,讓每個員工都充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,多鼓勵員工主動發(fā)言,提出意見,參與到管理工作中來,激勵員工的工作積極性和熱情。其次,增強(qiáng)事業(yè)單位管理者對檔案管理工作的重視程度,領(lǐng)導(dǎo)階層要充分發(fā)揮每位員工的職能,營造積極性的工作氛圍,讓每位員工都愿意為單位貢獻(xiàn)自己的力量,發(fā)揮自己的才能,實現(xiàn)價值。

        (二)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

        檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體,其素養(yǎng)決定了工作質(zhì)量。首先、提高他們的職業(yè)道德觀念,樹立全心全意為人民服務(wù)的思想;其次、不斷學(xué)習(xí),廣泛閱讀,更新知識機(jī)構(gòu),提高自己的專業(yè)素養(yǎng),同時還要學(xué)習(xí)計算機(jī)知識和檔案管理軟件知識,熟練掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),使自己成為一名既懂得檔案管理知識,又熟練計算機(jī)操作技能的綜合型人才。所以,提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的必要條件。

        (三)使用現(xiàn)代管理技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的信息化,提高檔案管理水平

        要想使檔案管理的信息化作用得到充分發(fā)揮,就要使用現(xiàn)代化技術(shù)來進(jìn)行管理。所以,事業(yè)單位要積極采用適合自己發(fā)展的現(xiàn)代化管理設(shè)備,保證檔案的信息得到快速傳遞的條件下,使用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)來實現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式并存的管理模式,進(jìn)一步保證檔案信息的安全性和完整性。另外,事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新管理技術(shù),使用網(wǎng)絡(luò)向社會提供檔案信息,優(yōu)化資源,實現(xiàn)共享,提高管理水平。

        隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,事業(yè)單位在這種背景下也進(jìn)行了改革,因此,我們要重視檔案管理工作,根據(jù)時代背景的需求來不斷創(chuàng)新,提高管理水平,優(yōu)化資源,使用現(xiàn)代科技來進(jìn)行檔案管理工作,保證事業(yè)單位健康、快速發(fā)展。

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