聶瑜 四川大學(xué)錦城學(xué)院

從工作職能的角度來(lái)看，協(xié)調(diào)溝通發(fā)揮著非常重要的作用。在溝通與協(xié)調(diào)工作的作用下，有利于在各個(gè)部門(mén)之間搭建橋梁，提高其聯(lián)系的緊密性，為信息在各個(gè)部門(mén)之間的流通和傳遞創(chuàng)造了有利的條件，也使得領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系得到進(jìn)一步遞進(jìn)。強(qiáng)化辦公室溝通工作具有關(guān)鍵性的意義。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作給予足夠的重視。

一、溝通協(xié)調(diào)工作的職能

(一)上下級(jí)之間協(xié)調(diào)

首先，在領(lǐng)導(dǎo)之間發(fā)揮“潤(rùn)滑”作用。不同部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)其工作權(quán)利以及范圍都存在較大的差異，在工作方面經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生不同的意見(jiàn)。針對(duì)這樣的情況，就需要辦公室在不同的領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，避免誤會(huì)的形成[1]。其次，在領(lǐng)導(dǎo)與員工之間發(fā)揮“粘合”作用。在領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系之間，辦公室應(yīng)該盡量維護(hù)。將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的精神真確傳遞下去，面對(duì)政務(wù)工作，應(yīng)該以平穩(wěn)的心態(tài)去處理，仔細(xì)聆聽(tīng)員工的建議，積極幫助員工等。最后，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮“催化”作用。在實(shí)際的工作中，應(yīng)該保持科學(xué)的態(tài)度，將創(chuàng)新理念滲透進(jìn)日常的工作當(dāng)中，使辦公室的樞紐作用能被充分發(fā)揮出來(lái)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)做出的決策。

(二)平行關(guān)系協(xié)調(diào)

首先，在各個(gè)部門(mén)之間建立和諧關(guān)系。辦公室人員應(yīng)該對(duì)不同部門(mén)的工作形成基本的了解，采用合理的方法維護(hù)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，使每個(gè)員工都能感受到真誠(chéng)之心。這樣才能使各個(gè)部門(mén)之間充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，實(shí)現(xiàn)整體發(fā)展的目標(biāo)。其次，促進(jìn)員工與員工之間的溝通和交流。在日常工作中，不同的部門(mén)之間在思想認(rèn)知等方面表現(xiàn)出一定的不同點(diǎn)，有些部門(mén)僅僅將重心放在本部門(mén)的工作當(dāng)中，忽略了其他部門(mén)的要求，這就會(huì)逐漸產(chǎn)生隔閡。針對(duì)這樣的問(wèn)題，辦公室應(yīng)該從全面的角度進(jìn)行綜合考慮，從不同的角度進(jìn)行調(diào)和，將公平精神滲透進(jìn)工作當(dāng)中，促進(jìn)不同部門(mén)員工之間形成和諧的關(guān)系。

(三)下級(jí)關(guān)系協(xié)調(diào)

從下級(jí)關(guān)系的角度考慮，主要的協(xié)調(diào)方式是深入到基層當(dāng)中，真誠(chéng)為員工服務(wù)。首先，應(yīng)該建立信任關(guān)系。信任能加速人與人之間形成緊密關(guān)系，更好的使員工參與到當(dāng)中。其次，建立真誠(chéng)關(guān)系。辦公室應(yīng)該真正走進(jìn)員工隊(duì)伍當(dāng)中，與廣大員工建立和諧的關(guān)系，構(gòu)建良好的工作環(huán)境，營(yíng)造健康和諧的員工關(guān)系。最后，充分發(fā)揮帶頭作用。與其指揮，不如參與到實(shí)際工作中為員工提供指導(dǎo)[2]。在工作中切實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)比任何命令更有力量。如果領(lǐng)導(dǎo)能深入到員工當(dāng)中，與員工共同完成工作，能在很大的程度上提高員工的認(rèn)同感，從而對(duì)其工作熱情發(fā)揮鼓舞作用。

(四)主次工作協(xié)調(diào)

在實(shí)際的工作當(dāng)中，無(wú)法保證事無(wú)巨細(xì)，所有的工作都能面面俱到。這就需要在工作中進(jìn)行協(xié)調(diào)，將不同的工作內(nèi)容按照輕重緩急的原則進(jìn)行分類(lèi)，將工作的重心放在領(lǐng)導(dǎo)給予重視的問(wèn)題、與群眾相關(guān)的問(wèn)題以及工作難點(diǎn)上。工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所表達(dá)的意思形成正確的認(rèn)識(shí)，并能按照其要求合理掌握工作的動(dòng)態(tài)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)工作進(jìn)行合理的預(yù)期。在日常事務(wù)方面盡量為領(lǐng)導(dǎo)分憂(yōu)，使領(lǐng)導(dǎo)能將更多的注意力集中在重大決策上。

二、溝通協(xié)調(diào)工作的技巧

首先，對(duì)他人給予尊重。尊重是我國(guó)從古流傳至今的一種品德。辦公室的主要工作形式就是與他人進(jìn)行溝通和交流。尊重具有雙向性，在給予他人尊重的同時(shí)也會(huì)收獲到同等的尊重。所以，要想使他人清楚自己的想法，并能按照要求來(lái)完成，就應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮，以平等的姿態(tài)與他人進(jìn)行交流。其次，適當(dāng)投入感情。這個(gè)方面主要指的是在工作以外，應(yīng)該適當(dāng)?shù)耐度敫星椋龠M(jìn)彼此之間建立真誠(chéng)的關(guān)系，使對(duì)方感受到關(guān)心和關(guān)愛(ài)。將誠(chéng)信作為溝通的基礎(chǔ)和前提[3]。第三，保持微笑。微笑是一種積極向上的態(tài)度，與地位、權(quán)利和財(cái)富都不存在任何直接的聯(lián)系。微笑可以作為人與人之間溝通的一種工具和語(yǔ)言。在一些場(chǎng)合，微笑的力量非常強(qiáng)大，可以代替任何的語(yǔ)言。微笑可以互相感受到溫暖，增加自己或者他人的信心。在實(shí)際的工作中，可以經(jīng)常向他人展露微笑，從而增進(jìn)彼此間的關(guān)系。最后，掌握溝通的技巧。在與他人進(jìn)行溝通和交流的過(guò)程中，應(yīng)該注意語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)以及內(nèi)容的得體性。通過(guò)交流這個(gè)過(guò)程將自己的想法充分表達(dá)出來(lái)，在聆聽(tīng)他人表達(dá)時(shí)，不僅應(yīng)該理解其表面的意思，更應(yīng)該理解其話(huà)語(yǔ)中包含的其他內(nèi)容，從而做出正確的回應(yīng)。如果雙方因?yàn)闇贤ǖ牟粡氐?，無(wú)法達(dá)到意見(jiàn)一致的情況下，可以暫停交流，給彼此一定的空間，調(diào)節(jié)一些自己的感情和氣氛。

三、結(jié)論

綜上所述，盡管辦公室沒(méi)有任何的權(quán)利，但是卻在實(shí)際的行政管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。在新時(shí)代背景下，辦公室在行政管理中的溝通協(xié)調(diào)工作職能也得到了充分的發(fā)揮。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該在對(duì)辦公室溝通協(xié)調(diào)工作職能的基礎(chǔ)上，運(yùn)用合適的工作技巧開(kāi)展這項(xiàng)工作。通過(guò)本文對(duì)行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用的相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)的一系列淺談，希望能為促進(jìn)行政管理工作發(fā)展提供一些參考。