鄧穎 江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院

2015年底，教育部印發(fā)《高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案(試行)》，要求所有獨(dú)立設(shè)置的高職院校建立常態(tài)化的內(nèi)部質(zhì)量保證體系和可持續(xù)的診斷與改進(jìn)工作機(jī)制。在政策導(dǎo)向作用的推動(dòng)下，為了加快高校規(guī)模擴(kuò)增及內(nèi)涵建設(shè)，以“二級(jí)管理”體制為代表的校系新型管理體制應(yīng)運(yùn)而生。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄了二級(jí)學(xué)院的建立、建設(shè)及發(fā)展歷程，為高職院校人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)提供源頭數(shù)據(jù)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要保障，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平與教學(xué)水平的重要依據(jù)。近些年，各高職院校已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的重要性，但具體工作中依然存在很多問(wèn)題，如何提升高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范性是各高職校檔案管理亟待解決的課題。

一、高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的主要構(gòu)成

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部第27號(hào)令)和《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》的要求，高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案主要包括：

(一)綜合類檔案

1.上級(jí)教育主管部門、學(xué)校和教務(wù)處下發(fā)的各類教學(xué)文件。

2.學(xué)院、教研室的學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)工作總結(jié)。

3.其他有必要立檔的教學(xué)文件和資料。例如：教學(xué)會(huì)議記錄或紀(jì)要，舉辦各種學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、專題研討會(huì)和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的各種材料等。

(二)教學(xué)管理類檔案

1.學(xué)院制定的各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度，各類管理人員的名單和崗位職責(zé)。

2.教師業(yè)務(wù)檔案：按教師建立檔案，包括教師基本情況、教學(xué)情況、教科研情況、獎(jiǎng)懲情況以及相關(guān)證書復(fù)印件。

3.學(xué)籍管理：學(xué)生成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況。

4.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控：期初、期中及期末等各類教學(xué)檢查開展情況及總結(jié)；調(diào)、停(補(bǔ))課申請(qǐng)表；評(píng)教材料(任課教師聽課記錄、教師座談會(huì)和學(xué)生座談會(huì)等原始記錄)；教學(xué)事故處理記錄和相關(guān)材料。

(三)學(xué)科專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革類檔案

1.學(xué)科檔案：主要包括學(xué)科現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃、師資隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)狀態(tài)與發(fā)展趨勢(shì)、教改及科研基本情況和社會(huì)服務(wù)情況匯總等。

2.專業(yè)檔案：按專業(yè)建立檔案，主要包括各專業(yè)設(shè)置、調(diào)整和規(guī)劃情況；各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)方案、學(xué)期教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃；新辦專業(yè)申報(bào)、批示材料；專業(yè)社會(huì)需求調(diào)查等。

3.課程檔案：按課程建立檔案，主要包括：課程基本情況、課程考試(考查)情況、教材選用與建設(shè)情況、課程建設(shè)情況。

4.實(shí)踐教學(xué)檔案：主要包括：實(shí)習(xí)和實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)情況、畢業(yè)設(shè)計(jì)情況。

(四)教風(fēng)學(xué)風(fēng)類檔案

1.教師風(fēng)范：各類先進(jìn)集體和個(gè)人材料，教學(xué)競(jìng)賽、教學(xué)名師等各類教師評(píng)優(yōu)活動(dòng)的材料和成果以及能夠體現(xiàn)師德師風(fēng)的典型事跡材料。

2.學(xué)習(xí)風(fēng)氣：學(xué)生遵守校紀(jì)校規(guī)的情況總結(jié)以及典型事跡的證明材料；學(xué)生各類獲獎(jiǎng)及受表彰的情況統(tǒng)計(jì)表和原始材料；各類獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定辦法、實(shí)施情況及獲獎(jiǎng)名單；學(xué)院組織開展的促進(jìn)學(xué)風(fēng)建設(shè)的各類活動(dòng)材料。

二、高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏健全的管理機(jī)制

傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理模式是單向且單層級(jí)的，二級(jí)管理是在各職能部門宏觀調(diào)控的基礎(chǔ)之上，將管理權(quán)限下放到各二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)具體的管理機(jī)制。二級(jí)學(xué)院在建設(shè)相關(guān)管理制度的過(guò)程中，需要以學(xué)校的管理機(jī)制為總目標(biāo)，又要考慮各二級(jí)學(xué)院的實(shí)際情況，實(shí)際操作上會(huì)遇到很多困難。一方面，學(xué)校檔案管理部門沒(méi)有成立專門的工作小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作；一方面，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，各二級(jí)學(xué)院無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)制定一套具有實(shí)踐意義的教學(xué)檔案管理制度和相關(guān)管理辦法。因此，在實(shí)際的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作中，常常會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)法可守的局面。另外，教學(xué)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，各二級(jí)學(xué)院普遍注重教育、教學(xué)管理質(zhì)量的提升，忽視了工作中形成的具有保存價(jià)值的檔案材料的收集、整理及保管工作。部分教職工對(duì)教育、教學(xué)過(guò)程形成的具有價(jià)值的材料上交二級(jí)學(xué)院持消極態(tài)度，認(rèn)為其屬于自己的個(gè)人成果，不愿主動(dòng)移交二級(jí)學(xué)院檔案管理處。教職工檔案管理意識(shí)的淡薄和管理制度的不健全是阻礙高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理發(fā)展的重要因素。

(二)工作業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，缺乏專業(yè)性人才

目前，大多數(shù)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作都是由教學(xué)秘書兼任，沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理人員。一方面，兼職檔案管理工作人員的其他工作繁雜瑣碎，無(wú)法及時(shí)地收集教學(xué)檔案，也經(jīng)常出現(xiàn)重要的教學(xué)檔案丟失的現(xiàn)象。另一方面，兼職檔案管理工作人員不具備教學(xué)檔案管理基本技能，也缺乏專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，因而，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案在收集、整理和保管工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不及時(shí)、不規(guī)范等現(xiàn)象。整體來(lái)說(shuō)，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，專業(yè)性不強(qiáng)，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，給高職院校人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)采集工作帶來(lái)了一定的負(fù)作用。

(三)軟硬件設(shè)施落后，信息化水平低下

硬件設(shè)施方面，多數(shù)二級(jí)學(xué)院沒(méi)有設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，學(xué)科專業(yè)建設(shè)類的檔案一般由各教研室管理，教學(xué)管理類的檔案由二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書管理。專業(yè)的檔案庫(kù)房對(duì)房間內(nèi)的溫度、濕度、防蟲、光線及安全保密等都有相應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)定，不達(dá)標(biāo)的檔案室會(huì)對(duì)檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。二級(jí)學(xué)院的管理尚處于起步階段，對(duì)于教學(xué)檔案管理的資金投入和技術(shù)支持也因此處于不平衡的現(xiàn)象，檔案管理的辦公設(shè)備也大多沒(méi)有配備齊全。軟件設(shè)施方面，傳統(tǒng)的人工管理依然是很多高職院二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理方式，依靠手工進(jìn)行檔案整理、編目、檢索及查閱等工作。整體來(lái)說(shuō)，高職院二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理設(shè)施落后，信息化水平低下，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

三、高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化策略

(一)強(qiáng)化管理意識(shí)，完善教學(xué)檔案管理制度

首先，學(xué)校檔案管理辦事處應(yīng)重視二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作，幫助二級(jí)學(xué)院開展教學(xué)檔案管理的相關(guān)宣傳和培訓(xùn)工作，使二級(jí)學(xué)院的教職工認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，了解日常教育教學(xué)活動(dòng)形成資料的歸檔范圍，培養(yǎng)教職工的歸檔意識(shí)，告知教職工教學(xué)檔案即是自己的勞動(dòng)成果，也是二級(jí)學(xué)院的共同財(cái)富，積極爭(zhēng)取全體教職工對(duì)教學(xué)檔案的重視和支持。其次，二級(jí)學(xué)院應(yīng)該以學(xué)校檔案管理辦法為基準(zhǔn)，聯(lián)系二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況，研究制定教學(xué)檔案管理辦法，試行一段時(shí)間，修改并完善，通過(guò)健全的檔案管理辦法規(guī)范和約束二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理。

(二)配備專業(yè)人才，加強(qiáng)教學(xué)檔案隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理看似是一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的工作，實(shí)則要求較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。兼職人員往往會(huì)因?yàn)槠渌ぷ鞯姆泵雎越虒W(xué)檔案管理工作，有條件的高?？梢栽诙?jí)學(xué)院專門招聘檔案管理專員，組建二級(jí)學(xué)院檔案管理隊(duì)伍，委派專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理，落實(shí)教學(xué)檔案管理職責(zé)，全面負(fù)責(zé)本學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作。也可以考慮安排兼職人員到相關(guān)兄弟院校參觀取經(jīng)，學(xué)習(xí)并借鑒優(yōu)良的教學(xué)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

(三)建立信息資源庫(kù)，提高教學(xué)檔案信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作，二級(jí)學(xué)院可以充分利用現(xiàn)有的數(shù)字化校園平臺(tái)，建立二級(jí)學(xué)院電子檔案館，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。首先，二級(jí)學(xué)院應(yīng)重視對(duì)數(shù)字化教育教學(xué)過(guò)程中形成的電子文件材料的歸檔工作，有意識(shí)的進(jìn)行收集和整理工作。其次，對(duì)于重要的歷史文件檔案，我們應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化加工，提升檔案的質(zhì)量。然后，二級(jí)學(xué)院應(yīng)邀請(qǐng)信息化檔案管理專家對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)教職工進(jìn)行檔案上交、借閱等方面的培訓(xùn)，加快實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。