陰 子 芬

(晉中市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，山西 晉中 030600)

城建檔案可以為城市規(guī)劃以及建設(shè)等提供依據(jù)，也是城市科學(xué)研究中相當(dāng)重要的一部分，同時(shí)，其傳承了城市的歷史以及文化。但是在我們國(guó)家，城建檔案的發(fā)展并沒(méi)有歷經(jīng)很長(zhǎng)的時(shí)間，在歷史等因素的影響之下，對(duì)其建設(shè)也剛剛處于初級(jí)階段并且有很多問(wèn)題的存在，包括各級(jí)管理機(jī)構(gòu)不健全和管理人員不夠?qū)I(yè)等等，這就需要政府和相關(guān)部門加強(qiáng)關(guān)注和重視。

1 城建檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 城建檔案管理的現(xiàn)狀

從城建檔案的定義方面來(lái)看，也就是在系統(tǒng)記錄與整理城市建設(shè)工程的基礎(chǔ)上，開(kāi)展一些工作使其資料能夠記錄下城市發(fā)展的過(guò)程，并且讓之后的城市規(guī)劃可以基于此。對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候，需要進(jìn)行一系列工作，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)等，以此來(lái)服務(wù)于城市的發(fā)展。然而，在記錄信息的過(guò)程中，因?yàn)槠鋸?fù)雜性等，使得很多問(wèn)題存在于管理制度中，所以，在開(kāi)展城建檔案管理工作的時(shí)候有很多漏洞和問(wèn)題。

1.2 城建檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.2.1城建檔案管理意識(shí)淺薄，并無(wú)完善的管理制度

基于現(xiàn)階段的城市發(fā)展?fàn)顩r，一般來(lái)說(shuō)，人們都會(huì)更多的關(guān)注其發(fā)展速度以及外觀建設(shè)，而對(duì)后期建設(shè)的配套工作卻并無(wú)太多關(guān)注。盡管目前城市進(jìn)一步發(fā)展，城建檔案的管理工作開(kāi)始受到人們的關(guān)注，然而在許多地方，人們依然沒(méi)有重視城建檔案工作，關(guān)于這方面的意識(shí)也不強(qiáng)，同時(shí)，還有很多漏洞和問(wèn)題存在于其管理工作當(dāng)中。

1.2.2城建檔案管理人員的水平較低

在進(jìn)行檔案工作管理的過(guò)程中，其工作人員應(yīng)當(dāng)是專業(yè)的，并且受過(guò)專業(yè)教育以及培訓(xùn)，以此來(lái)完成制定檔案以及整理等一系列的工作，并且保證其具有較高的質(zhì)量。但是，因?yàn)槿藗儾⒉皇欠浅Ｖ匾暢墙n案的管理工作，同時(shí)，其管理人員的專業(yè)水平也比較低，所以導(dǎo)致了檔案資料不具有較強(qiáng)的成套性，另外，人員不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幹茟B(tài)度也讓檔案缺乏準(zhǔn)確性以及真實(shí)性等。綜上所述，這些檔案無(wú)法給后期提供較大的參考價(jià)值，也會(huì)導(dǎo)致很多問(wèn)題存在于后期的使用過(guò)程中。

1.2.3無(wú)法對(duì)城建檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用

就城建檔案而言，能夠?qū)ζ涑鞘薪ㄔO(shè)項(xiàng)目進(jìn)行記錄，這將具有很大的意義，比如能讓現(xiàn)階段的城市建設(shè)項(xiàng)目參考或者為其項(xiàng)目后期的維護(hù)和管理等工作提供便利。然而，在目前社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，城建檔案依然無(wú)法受到人們的關(guān)注，因此還有很多漏洞存在于工作中，比如信息編制以及保存修改等等。另外，城建檔案的發(fā)展無(wú)法與當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展同步，還有很多問(wèn)題存在于數(shù)字檔案中，對(duì)其工作也主要通過(guò)手工和人力的方法。

1.2.4地區(qū)之間無(wú)法平衡發(fā)展

現(xiàn)階段，就中國(guó)來(lái)看，還有很大的差距存在于地區(qū)之間的發(fā)展，包括經(jīng)濟(jì)和技術(shù)等方面，而基于整體，地區(qū)之間的發(fā)展也有很大落差，具體來(lái)說(shuō)，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的建設(shè)素質(zhì)高于落后地區(qū)。所以，在開(kāi)展城建檔案的編制和保管的工作中，具有地區(qū)優(yōu)勢(shì)的因素。另外，對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)來(lái)說(shuō)，其城建檔案的發(fā)展能夠和時(shí)代同步，并且能夠有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。然而，在落后的地區(qū)，無(wú)法重視城建檔案的管理工作，也導(dǎo)致后期出現(xiàn)一系列問(wèn)題。與此同時(shí)，因?yàn)橥坏貐^(qū)會(huì)出現(xiàn)不同程度的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，其發(fā)展速度也不一致，而基于不同的時(shí)期，其受關(guān)注的程度不同，因此使得在城建檔案方面出現(xiàn)差別對(duì)待等現(xiàn)象。另外，在不同的地區(qū)之間，城建檔案工作的發(fā)展體制是不一致的，而后期發(fā)展也會(huì)因其發(fā)展模式等受到影響，并且使得出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如機(jī)制混亂等。

2 完善城建檔案管理工作的對(duì)策

2.1 引入先進(jìn)的檔案管理理念

通常情況下，城建檔案管理工作非常復(fù)雜，也極其龐大，因此必須建立起管理機(jī)制，使其管理可以準(zhǔn)確和完善，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)使用目標(biāo)。而開(kāi)展工作主要有這樣幾方面：其一，使得收集和編制檔案的工作被嚴(yán)格規(guī)范，并且統(tǒng)一管理資料；其二，在制定檔案管理目標(biāo)時(shí)基于實(shí)際狀況，并且通過(guò)幾個(gè)階段的工作達(dá)到目標(biāo)，以此實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案管理。另外，在開(kāi)展工作時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類編碼以及存放等。

2.2 提高城建檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

城市建設(shè)的最終檔案質(zhì)量高低和效率快慢最主要是取決于檔案管理人員的素質(zhì)。所以，要想從根本上提高城建檔案的管理工作發(fā)展，應(yīng)該從人才的培養(yǎng)開(kāi)始，大力加強(qiáng)檔案管理方面的專業(yè)人才教育。人才的培養(yǎng)教育可以從幾方面入手，比如最直接的可以在高校中加強(qiáng)檔案管理方面的人才培養(yǎng)，讓高校輸出人才，也可以在企業(yè)中對(duì)在職人員進(jìn)行崗位職業(yè)培訓(xùn)，讓員工對(duì)檔案管理工作有新的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行能力，以此提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，幫助城建檔案工作的高效完成。

2.3 加強(qiáng)政府部門對(duì)城建檔案工作的監(jiān)督管理

城建檔案工作少不了政府的監(jiān)督管理。政府部門應(yīng)該進(jìn)一步完善對(duì)城建檔案工作的管理機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制，同時(shí)與現(xiàn)代科技結(jié)合，吸收中內(nèi)外豐富的管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，讓城建檔案工作變得信息化和現(xiàn)代化。另一方面，政府部門應(yīng)該在中小地域增加資源投入，加強(qiáng)管理監(jiān)督，讓中小地區(qū)間能夠合作發(fā)展。政府還需要在各地建立統(tǒng)一的管理規(guī)范，才能取得更好的管理效果。

2.4 制定規(guī)范的規(guī)章制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制

內(nèi)部的控制對(duì)于城建檔案工作來(lái)說(shuō)也非常重要。與城建檔案工作相關(guān)的單位部門應(yīng)該出臺(tái)統(tǒng)一的規(guī)范，建立統(tǒng)一的，方便協(xié)調(diào)管理的機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理監(jiān)督。同時(shí)，統(tǒng)一的檔案管理以及精準(zhǔn)的文檔分類可以幫助城建項(xiàng)目期間高效地尋找資料，可以促進(jìn)檔案的反復(fù)使用，可以幫助城市建設(shè)的整體布局和發(fā)展規(guī)劃。

3 發(fā)展趨勢(shì)——電子化管理

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度十分迅猛，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到快速發(fā)展，并在全球范圍內(nèi)得到廣泛應(yīng)用，在這種大環(huán)境下，對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已經(jīng)迫在眉睫。

3.1 城建檔案電子化之后的優(yōu)點(diǎn)

1)采取此種方式進(jìn)行管理，能夠有效提高保密性。對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理后，就可以采取適當(dāng)?shù)募用芊绞綄?duì)內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)。此外，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化管理具有更強(qiáng)的靈活性，在進(jìn)行資料查詢過(guò)程中，可以只將需要的部分調(diào)取出來(lái)，這樣就可以對(duì)其他部分的內(nèi)容進(jìn)行保密，而這一點(diǎn)是傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法做到的。

2)使用具有極強(qiáng)的靈活性。在進(jìn)行數(shù)字化管理前，在進(jìn)行記錄的過(guò)程中主要是靠手動(dòng)完成，而且在進(jìn)行檢索等工作時(shí)都非常繁瑣。在進(jìn)行改革后，由于數(shù)字化技術(shù)所具有的特點(diǎn)，使得上述問(wèn)題得到很好的解決。此外，在對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更正、補(bǔ)充等方面也具有很好的便捷性，從而很好的保證了文件的完整性。

3)采取這種方法對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，可以使相關(guān)工作者從繁復(fù)的工作中解放出來(lái)，并且能夠顯著提高他們的工作速度等。

4)可以顯著降低保存材料所占用的空間。

5)采取這種管理方式是對(duì)國(guó)家加強(qiáng)信息化建設(shè)這一號(hào)召的積極響應(yīng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)在技術(shù)方面與國(guó)際的接軌。

3.2 城建檔案電子化的目標(biāo)和任務(wù)

首先，城建檔案要實(shí)現(xiàn)電子化，一定要全面地去考慮，從實(shí)際出發(fā)，建立行之有效的建設(shè)目標(biāo)，這并非是一日而成的工作，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間去完成。第一要?jiǎng)?wù)即堅(jiān)定地進(jìn)行基礎(chǔ)信息的建設(shè)，快速地將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型成電子檔案，開(kāi)發(fā)能管理檔案的信息系統(tǒng)。

其次，把計(jì)算機(jī)跟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當(dāng)做主體，加以傳統(tǒng)的工作模式來(lái)輔佐，設(shè)立起城建檔案信息咨詢的服務(wù)系統(tǒng)，在實(shí)際的實(shí)施里繼續(xù)將其完善，并在其被完全使用的時(shí)候，將社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益提高。

再次，在信息化的網(wǎng)絡(luò)里，其關(guān)鍵就是數(shù)據(jù)庫(kù)，只有擁有數(shù)據(jù)庫(kù)，才可以在真正意義上達(dá)到現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理，所以城建檔案的電子化工作一定要做到數(shù)據(jù)庫(kù)齊全以及專業(yè)，這其中包含了目錄數(shù)據(jù)、目錄中心之類的建設(shè)項(xiàng)目。

最后，一定要建立齊全、統(tǒng)一的管理上以及技術(shù)上的規(guī)章，將其應(yīng)用于檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，所以，不可或缺的就是建設(shè)一個(gè)科學(xué)合理的、正規(guī)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。