張 曉 艷

(祁縣建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)管理站，山西 祁縣 030900)

1 行政管理工作的重要性

1.1 行政管理工作是行業(yè)健康有序發(fā)展的要求

隨著經(jīng)濟(jì)全球化，市場一體化進(jìn)程的加快發(fā)展，建筑業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，它的發(fā)展關(guān)乎民生，行政管理工作是企業(yè)的核心工作，對企業(yè)至關(guān)重要，行政管理工作為建筑企業(yè)創(chuàng)造了良好的外部發(fā)展環(huán)境。行之有效的行政管理工作可以使人員、資金、設(shè)備等均實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，提高行業(yè)的工作效率，并帶動收益的增長。因此，建筑行業(yè)內(nèi)的各企業(yè)應(yīng)將行政管理工作置于重要的位置，創(chuàng)新行政管理體制，推動建筑行業(yè)向著更好、更快的方向發(fā)展。

1.2 行政管理是企業(yè)發(fā)展的后勤保障

行政部門作為建筑企業(yè)的重要組成部分，其后勤保障作用一直未得到充分重視。行政人員工作瑣碎，事無巨細(xì)，例如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、土地證、規(guī)劃許可證等各種證件的辦理，需要準(zhǔn)備的材料較多，程序也各不相同，需和市場監(jiān)督、稅務(wù)、國土、規(guī)劃、住建、消防等各個(gè)部門的人員協(xié)調(diào)與溝通，行政人員辦事的效率直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)的發(fā)展壯大，離不開專業(yè)的人才，提升行政人員的素質(zhì)，不僅能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，還能建立起企業(yè)的品牌效應(yīng)。我們可以看出，行政人員在建筑企業(yè)中發(fā)揮了不可缺少的作用，保證了企業(yè)工作的正常進(jìn)行，做好后勤保障與服務(wù)工作，為企業(yè)營造最佳的辦公工作環(huán)境和氛圍，保障企業(yè)組織保障體系的高效運(yùn)營。

1.3 行政管理工作是企業(yè)的對外窗口

行政人員做好溝通管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，在企業(yè)內(nèi)部，做到充分溝通、清晰傳達(dá)、職業(yè)化的協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。行政人員積極做好管理工作，首先是對企業(yè)各種日常事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等管理工作；負(fù)責(zé)企業(yè)辦公室的日常管理維護(hù)以及員工之間的溝通、疏導(dǎo)和協(xié)調(diào)管理；負(fù)責(zé)企業(yè)辦公用品、辦公設(shè)備采購、入庫保管、發(fā)放、使用監(jiān)督、賬務(wù)管理、費(fèi)用核算等工作，并制定相應(yīng)的制度。與此同時(shí)，積極配合企業(yè)決策管理，起到良好的支持和輔助作用；積極與企業(yè)各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通，起到良好的樞紐作用；做好企業(yè)內(nèi)外信息的收集和處理工作，起到良好的參謀作用；為企業(yè)營造最佳的辦公工作環(huán)境，起到良好的管理作用；樹立企業(yè)的良好形象，起到窗口和輻射作用。

2 行政管理工作存在的問題

2.1 職能交錯(cuò)，分工不明

在行政管理中，合理的組織機(jī)構(gòu)有利于信息溝通，提高工作效率。目前，一些建筑企業(yè)沒有建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)的各部門都或多或少的存在職能缺失、職能交錯(cuò)，分工不明等現(xiàn)象。各部門究竟有哪些職能，每個(gè)崗位究竟有哪些職責(zé)，其合理的分配將直接影響企業(yè)的運(yùn)作效率。一些企業(yè)中對于行政管理的分工過于復(fù)雜，造成各部門之間遇到事情時(shí)容易互相推諉，責(zé)任不明。很多管理人員都不明白自己應(yīng)該做什么，自己的工作重點(diǎn)是什么，辦事效率不高，導(dǎo)致事倍功半。單位遇到緊急事情時(shí)，表面上行政人員較多，但往往是人浮于事，相互之間缺乏有效的配合，導(dǎo)致辦事效率不高，既影響了企業(yè)的效益，又導(dǎo)致對企業(yè)的形象造成負(fù)面影響。

2.2 行政人員責(zé)任意識不強(qiáng)

任何一個(gè)企業(yè)的生存與發(fā)展，都離不開具有責(zé)任心的員工，責(zé)任意識越強(qiáng)，工作效率就越高。目前，建筑企業(yè)的行政人員的身上，或多或少的存在著責(zé)任意識不強(qiáng)、履行職責(zé)不力等現(xiàn)象。一些行政人員不思進(jìn)取，不用心學(xué)習(xí)新知識，思想固化，不深入思考新問題，缺乏主動性和創(chuàng)造性。一些行政人員工作態(tài)度散漫，紀(jì)律松懈，出勤不出力，責(zé)任心較差，工作隨心所欲。一些行政人員私心雜念重，只顧個(gè)人利益，不顧大局，對自己有利的事情搶著辦、爭著干，對自己無利的事、棘手的事就推諉扯皮。行政人員責(zé)任意識不強(qiáng)，使得整個(gè)企業(yè)的行政管理處于無序的狀態(tài)，嚴(yán)重影響了企業(yè)的辦事效率，影響企業(yè)的發(fā)展。

2.3 考核機(jī)制不健全

目前很多建筑企業(yè)存在考核機(jī)制不健全的問題，導(dǎo)致管理工作的實(shí)施出現(xiàn)了相應(yīng)的問題?？己斯ぷ魇切姓藛T管理工作的基礎(chǔ)，一些企業(yè)對考核機(jī)制的重要性認(rèn)識不到位，對工作考核落實(shí)不到位，未能形成標(biāo)準(zhǔn)的考核制度，嚴(yán)重影響了行政管理工作的正常進(jìn)行。與此同時(shí)，由于存在職能交錯(cuò)，分工不明等現(xiàn)象，考核指標(biāo)沒有與職位要求、崗位職責(zé)、職務(wù)級別相緊密結(jié)合，考核內(nèi)容缺乏針對性，考核指標(biāo)未能做到因地制宜，具體問題具體分析;考核制度在政策層面存在規(guī)定不合理，獎優(yōu)罰劣不盡到位等問題，這些均導(dǎo)致干好干壞一個(gè)樣等問題的出現(xiàn)。

3 改進(jìn)行政管理工作的具體措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，明確職責(zé)

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前企業(yè)對行政管理工作的需求。因此，我們必須對原有的行政管理制度進(jìn)行完善與改進(jìn)，力求采用科學(xué)化的方法進(jìn)行管理，通過不斷創(chuàng)新與改進(jìn)，建立健全行政管理制度，不斷適應(yīng)時(shí)代要求。在管理層次上，由側(cè)重于微觀管理向側(cè)重于宏觀管理轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)市場的監(jiān)督與管理，工作的協(xié)調(diào)，資金的籌措，信息的統(tǒng)計(jì)等。在管理方式上，由側(cè)重行政管理向側(cè)重于行業(yè)管理轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)行政管理力度的同時(shí)，更加注重行業(yè)技術(shù)管理和質(zhì)量監(jiān)控，不斷拓展行業(yè)管理輻射面。

3.2 明晰職責(zé)權(quán)限

健全崗位責(zé)任制，采用科學(xué)的方法，精簡機(jī)構(gòu)，優(yōu)化流程，保障各個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，進(jìn)一步形成分工合理、職責(zé)明確、資源共享的局面，讓行政人員明確自己的職責(zé)工作，從而最大限度的避免責(zé)任推諉現(xiàn)象的發(fā)生，解決好部門之間的分工不明、職責(zé)不清等問題，提高行政管理的工作效率。

首先制定詳細(xì)、具體的崗位說明書，包括崗位基本情況、基本職責(zé)、崗位風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、行為規(guī)范和必需具備的能力，明確如何履職盡責(zé)以及失職失責(zé)的責(zé)任代價(jià)，要盡可能把每個(gè)崗位的責(zé)任細(xì)化，促使每個(gè)崗位上人員在履行職責(zé)時(shí)是有規(guī)可循的，進(jìn)而增強(qiáng)落實(shí)責(zé)任的規(guī)范性。

其次，要盡量做到責(zé)任銜接無縫化。建立崗位之間、部門之間的無縫責(zé)任鏈條，明確工作流程、工作程序和責(zé)任處罰，確保環(huán)環(huán)相扣、互不交叉重疊，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到人。

3.3 健全考核機(jī)制

考核機(jī)制能夠通過對員工工作所表現(xiàn)出來的能力、努力程度以及工作業(yè)績進(jìn)行分析，做出客觀評價(jià)，從而把握員工工作執(zhí)行和適應(yīng)的情況，合理配置人員，明確員工工作的導(dǎo)向。行政工作需要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，因此，建筑企業(yè)要建立健全考核機(jī)制，同時(shí)設(shè)立科學(xué)合理的績效考核制度，以績效為導(dǎo)向，將定性與定量績效考核相結(jié)合，實(shí)施多維度績效考核，定期對企業(yè)人員職責(zé)履行情況和工作規(guī)范遵循情況進(jìn)行考核，做到懲獎分明。只有將責(zé)任心和責(zé)任制度統(tǒng)一起來，把履責(zé)和問責(zé)結(jié)合起來，才能在整個(gè)建筑行業(yè)內(nèi)增強(qiáng)員工的責(zé)任心，提高責(zé)任意識，提高工作效率，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)語

行政人員是建筑行業(yè)不可或缺的重要組成部分，做好行政管理工作對建筑行業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。因此建筑行業(yè)內(nèi)的相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，積極有效地采用科學(xué)化的行政管理方法，推進(jìn)行政管理工作的改革，不斷創(chuàng)新，最終達(dá)到推動建筑行業(yè)良好、高速發(fā)展的目的。