孫長榮

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)日常管理工作中的重要內(nèi)容。在順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求的基礎(chǔ)上，推動檔案管理信息化改革，可以在緩解事業(yè)單位人力負(fù)擔(dān)的同時(shí)，提升服務(wù)職能。本文主要從事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革問題進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；檔案管理隊(duì)伍；檔案管理監(jiān)督機(jī)制；信息技術(shù)

前言

檔案是事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，它可以反映出我國事業(yè)單位的歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)情況。事業(yè)單位的檔案管理工作與該單位的未來發(fā)展有著密切的聯(lián)系，也關(guān)系到工作人員正常權(quán)益的維護(hù)。隨著社會的發(fā)展，各個(gè)事業(yè)單位已經(jīng)對自身的檔案管理機(jī)制進(jìn)行了優(yōu)化。檔案管理工作的優(yōu)化，是社會發(fā)展的必然要求。對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革問題進(jìn)行分析，可以有效促進(jìn)事業(yè)單位服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理的體制缺陷

公證機(jī)關(guān)是國家重要的事業(yè)單位。公證檔案是公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動內(nèi)容和具體活動情況的反映。檔案管理改革工作的開展，可以為我國公證行業(yè)的健康發(fā)展提供保障。但是從公證機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看。檔案管理保障體系缺失所導(dǎo)致的公證檔案材料不足的問題，已經(jīng)給檔案管理工作實(shí)效性帶來了不利影響。公證檔案管理體系缺乏保障的問題，也會讓公證檔案為他人隨意領(lǐng)取、抄錄和外傳的風(fēng)險(xiǎn)有所增加。

1.2 檔案管理設(shè)備的落后

信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)讓信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中得到了普及[1]。但是在公證部門，電子化管理技術(shù)并沒有在檔案收集、整理、編目和檢索等過程中得到有效運(yùn)用。

1.3 檔案管理人才的缺失

檔案管理人才不足的問題是事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題。以公證單位的檔案管理工作為例，公證檔案管理人才的缺失，會讓公證文書的立卷、歸檔和保管工作存在一定的漏洞，也會給檔案管理工作的正常運(yùn)行帶來不利的影響。

2 事業(yè)單位檔案管理改革的主要內(nèi)容

2.1 數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

數(shù)字化加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)是檔案管理工作中常用的技術(shù)[2]。在利用數(shù)字化技術(shù)將檔案信息資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息以后，人們可以借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完成信息資料的更新、整合與補(bǔ)充。數(shù)字化檔案管理模式的建構(gòu)，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到有效提升。

2.2 自動化檔案管理模式的建設(shè)

自動化檔案管理模式的構(gòu)建，是事業(yè)單位檔案管理信息化改革中所采取的一項(xiàng)重要措施。能夠應(yīng)用于檔案管理工作的管理技術(shù)主要包含了以下內(nèi)容：一是數(shù)碼掃描識別技術(shù)；二是電子標(biāo)簽技術(shù)；三是OCR識別技術(shù)。自動化檔案管理模式中包含的信息數(shù)據(jù)自動收集、自動篩選和關(guān)鍵詞的自動提取等多種功能，可以為檔案信息資料的批量處理提供保障。

2.3 體系化檔案管理模式的建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革工作是一個(gè)體系化的過程。檔案文檔一體化、部門銜接一體化和內(nèi)部流程一體化等問題是事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新改革工作開展過程中不可忽視的問題。數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機(jī)械技術(shù)和數(shù)據(jù)融合技術(shù)的應(yīng)用，是構(gòu)建體系化檔案管理工作的主要措施。這一檔案管理模式的構(gòu)建，可以讓信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性得到強(qiáng)化。

2.4 互動化檔案管理模式的建設(shè)

對傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出來的檔案信息互動性不足的問題進(jìn)行改革，也是信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理改革措施中的重要內(nèi)容。針對檔案信息僅僅對應(yīng)一份信息的問題，事業(yè)單位可以借助信息化檔案管理體系的構(gòu)建，增強(qiáng)信息的互動性。服務(wù)質(zhì)量的提升，是互動化檔案管理模式的主要作用。這種檔案管理模式也可以在增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化的過程中發(fā)揮一定的作用。

3 事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新措施

3.1 構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系

加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，是提升檔案管理效率的重要措施。檔案管理工作是事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展的推動因素。合理化的檔案管理制度的構(gòu)建，是幫助檔案管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識的有效方式。在檔案管理體系的構(gòu)建過程中，事業(yè)單位需要從檔案管理工作的特點(diǎn)入手，對檔案管理機(jī)制的科學(xué)性、靈活性和高效性進(jìn)行強(qiáng)化。例如在公證檔案管理工作中，公證部門需要從檔案的整理、裝訂和移交等多個(gè)方面入手，構(gòu)建基于集中統(tǒng)一管理的檔案管理措施。在對公證檔案管理人員進(jìn)行考核的過程中，公證機(jī)關(guān)也可以采用不定期抽查測試與常態(tài)化的績效考核機(jī)制相結(jié)合的考核措施。

除此以外，流動人員檔案管理工作也是事業(yè)單位檔案管理工作中不可忽視的內(nèi)容。在流動人員檔案管理工作開展過程中，事業(yè)單位可以針對指定信息統(tǒng)計(jì)進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。在加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案保留工作的同時(shí)，對事業(yè)單位流動人員管理模式進(jìn)行優(yōu)化，可以讓流動人員檔案管理質(zhì)量得到與提升，與單位相適應(yīng)的流動人員檔案管理方案的應(yīng)用，也可以讓流動人員檔案管理效率有所提升。

3.2 對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化

人力資源因素在事業(yè)單位檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。信息時(shí)代檔案管理工作的改革創(chuàng)新，對檔案管理人員的自身專業(yè)技能有著嚴(yán)格的要求。為提升檔案管理人員的工作能力，事業(yè)單位需要對檔案管理工作的人才培訓(xùn)力度進(jìn)行強(qiáng)化，并要通過拓展優(yōu)秀人才招收范圍的方式吸引人才。檔案管理人才隊(duì)伍招聘工作需要具有針對性強(qiáng)和目的性強(qiáng)的特點(diǎn)，對此工作人員需要在不斷學(xué)習(xí)、吸收優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提升自主工作效率和綜合素質(zhì)，以促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)水平的提升[3]。例如在公證檔案管理人員考核工作的開展過程中，公證機(jī)關(guān)需要對管理人員對公證檔案管理工作的勝任性進(jìn)行了解，并要在對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)。

3.3 構(gòu)建合理的監(jiān)督機(jī)制

監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建，也可以讓事業(yè)單位檔案管理工作效率得到提升?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位正處于改革創(chuàng)新的關(guān)鍵時(shí)期。遵循正確的改革發(fā)展思路，可以讓改革創(chuàng)新工作的實(shí)效性得到有效提升。在檔案管理創(chuàng)新改革工作的開展過程中，事業(yè)單位也需要通過構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制的方式，提升檔案管理工作的工作效率。

3.4 對信息技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用

根據(jù)前文論述，信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效運(yùn)用，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效措施。對現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效運(yùn)用，可以讓檔案信息的管理工作呈現(xiàn)出清晰化和條理化的特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)管理模式對檔案信息進(jìn)行合理歸類（登記），可以讓事業(yè)單位在提升檔案管理效率的同時(shí)，優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍。為保障計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的實(shí)用性，事業(yè)單位需要對計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期更新。光盤要素、縮微要素和聲像要素的合理應(yīng)用，也是檔案管理模式創(chuàng)新改革過程中的重要措施。在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的前提下，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新，是對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化的有效措施。

4 結(jié)論

檔案管理機(jī)制的改革創(chuàng)新是事業(yè)單位在新時(shí)期所面對的重要問題。數(shù)字化檔案管理模式、自動化檔案管理模式、體系化檔案管理模式和互動化檔案管理模式的建構(gòu)，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到有效提升。在重視檔案管理工作的重要性的基礎(chǔ)上，從現(xiàn)有的信息技術(shù)和管理技術(shù)入手，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，可以在提升檔案管理效率的基礎(chǔ)上，提高事業(yè)單位的發(fā)展效率。人力資源因素在事業(yè)單位檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。工作人員需要在不斷學(xué)習(xí)、吸收優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提升自主工作效率和綜合素質(zhì)，以促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)水平的提升。與單位相適應(yīng)的流動人員檔案管理方案的應(yīng)用，也可以讓流動人員檔案管理效率有所提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]朱大志.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析[J].黑龍江史志，2015，（13）：125.