黎晶晶

摘 要：檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，文章針對檔案管理信息化的現(xiàn)狀，就加強檔案管理信息化建設的對策進行了研究，旨在為管理好利用好檔案，提高檔案工作效率提供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設對策

檔案管理工作在發(fā)展社會主義體制過程中的重要性不斷顯現(xiàn)。對于現(xiàn)今檔案管理工作而言，科學技術(shù)的應用已經(jīng)越來越凸顯出對檔案管理的至關重要性，尤其表現(xiàn)在對檔案管理信息化的建設方面，越來越彰顯出對檔案管理實踐操作的有效作用。

1.檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)時代運用計算機通信技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息通過計算機轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息進行存儲和分類管理，實現(xiàn)快速檢索和準確調(diào)用。概括而言，檔案管理信息化的基本內(nèi)涵主要有以下三個方面的內(nèi)容：一是檔案管理信息化以檔案信息的數(shù)字化為基礎，即通過掃描既有紙質(zhì)檔案或在今后鼓勵推行無紙化辦公，而形成龐大的、動態(tài)的數(shù)字化檔案信息庫，檔案管理的各個環(huán)節(jié)都是建立在數(shù)字化的基礎之上。二是檔案管理即對檔案信息進行網(wǎng)絡化應用，它以網(wǎng)絡渠道為工具實現(xiàn)了對一些數(shù)字化檔案信息資源進行借閱或交互，這樣省去了諸多不便，且大大提高了閱讀效率，減少了對檔案資源的損耗或折舊。三是檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息資源的自動化檢索，以自動化檢索的形式徹底取代傳統(tǒng)的卡片式檢索，不僅提高了查閱效率，還可以協(xié)助查閱者調(diào)用類似的資源，實現(xiàn)對相同、相關資源的檢索提示，讓人們了解更多的信息。

2.檔案管理信息化的現(xiàn)狀

檔案管理信息化是該領域在互聯(lián)網(wǎng)時代的新嘗試、新改革，因此其在建設之初必然會遭受一些挫折。現(xiàn)在，筆者對檔案管理信息化的現(xiàn)狀進行簡要分析。

2.1相關負責人對檔案管理信息化建設不夠重視

領導或負責人是改革創(chuàng)新的決策者、領頭羊，如果領導對改革不支持或流于形式，那么將會功虧一簣。目前，我國檔案管理處于一個冷門專業(yè)的尷尬處境，很多部門或企業(yè)的領導干部不夠重視檔案管理工作，甚至認為這是一個閑職部門、面子工程，因此對于信息化建設就僅僅停留在喊口號的層次上，導致部分企業(yè)的檔案管理仍然處于紙質(zhì)存檔的落后時代。這樣，不僅耽誤了檔案資料的整理和分類，而且也埋沒了一批檔案管理人員的事業(yè)心，檔案資料也無法充分發(fā)揮其作用，查閱效率低，甚至因搬遷等原因出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。

2.2部分企業(yè)的檔案管理信息化建設尚缺乏綱領性規(guī)劃

一部分企業(yè)確實嘗試推行了檔案管理信息化建設，引進了管理軟件、管理平臺、專業(yè)化的管理人才，但由于沒有對自身的檔案管理信息化建設進行長遠而系統(tǒng)地規(guī)劃，導致檔案管理信息化建設被束縛在理論層面，沒有與實踐很好地結(jié)合起來。

2.3檔案管理信息化建設尚缺少統(tǒng)一的信息化管理標準

近年來，隨著我國企業(yè)的逐漸增多，企業(yè)檔案的數(shù)量也在逐年增加，而我國尚未對檔案信息化建設提出統(tǒng)一的標準，而且其中大多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)文件的形式保存，因此，檔案管理工作一直處于后勤地位。如此，檔案館庫房的負荷日益加重，紙質(zhì)檔案的自然老化及人為損壞都加大了檔案工作人員的工作量，再加上沒有統(tǒng)一的管理標準，最終導致很多企業(yè)的檔案管理處于混亂狀態(tài)。

2.4參與檔案管理信息化建設的人員綜合素質(zhì)普遍不高

檔案管理信息化建設，必須要有相應的高素質(zhì)專業(yè)人才支撐，否則將寸步難行。檔案管理信息化建設不僅包括管理內(nèi)容的電子化，還包括管理手段的網(wǎng)絡化，甚至建設24小時“營業(yè)”的互聯(lián)網(wǎng)檔案館。這種高層次的服務模式，對管理人員的互聯(lián)網(wǎng)水平和計算機能力都提出了較高的要求和標準，同時還要具備一定的外語能力。而當前我國大部分的檔案從業(yè)人員卻無法滿足上述要求，甚至有很多檔案管理員不具備計算機的知識儲備和操作技能，這實際上是拖了檔案管理信息化建設的后腿，阻礙了信息化建設的進程。

2.5檔案管理信息化面臨不容忽視的網(wǎng)絡安全等問題

電子檔案對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性和信息的共享性等特性，決定了長期保存電子檔案存在困難。人們在檔案管理信息化建設過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)問題，卻忽視了檔案實體的安全性。同時，檔案管理者也極容易忽視檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全問題。

3.檔案管理信息化建設的對策

檔案管理信息化建設的主要目的是要全心全意為社會提供高質(zhì)、高效的檔案信息資源平臺，這是一個綜合型的系統(tǒng)工程，因此不僅需要具備一定的思路和理論基礎，還需要同步協(xié)調(diào)建設相關的配套設施及人才建設，方能完成檔案管理信息化建設工程。對此，筆者從以下5個方面探討了檔案管理信息化建設的對策。

3.1領導要重視檔案管理信息化建設工作

“領導重視”是推動實施檔案管理信息化建設的第一步，也是提綱挈領的一步。相關負責人必須充分認識到檔案信息化對企業(yè)、對社會創(chuàng)新發(fā)展的重要性，切實把檔案信息化提高到社會發(fā)展與企業(yè)改革的高度來考慮和評價，把檔案工作改革落到實處，甚至應該將該項工作納入領導考核范疇。

3.2從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息轉(zhuǎn)變

信息化是傳統(tǒng)檔案與電子檔案的分水嶺，因此企業(yè)在進行檔案信息化建設時要從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息轉(zhuǎn)變。企業(yè)要把歷史記錄進行百分百數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有效接收和整合新的信息資源，對新舊資源實現(xiàn)統(tǒng)一管理和規(guī)劃，完成從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息徹底轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)化需要一個長遠規(guī)劃進行指引，否則會因其復雜性而導致“善始”而不“克終”，半途而廢。

3.3完善檔案管理信息化建設標準

標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理部門可以在本行業(yè)標準基礎上完善檔案管理信息化建設標準，主要包括檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準和各項技術(shù)標準等，企業(yè)可以通過這些標準衡量工作效率的高低。

3.4建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才

目前，企業(yè)在檔案信息化改革的過程中，面臨著人才短缺問題，這也是檔案管理信息化建設的瓶頸問題。檔案信息化建設不僅需要大量的信息處理、分析與研究人員，還迫切需要一大批懂理論、有技術(shù)的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)及維護人員，因此說檔案信息化建設對檔案工作人員提出了更高的要求。因此，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理部門必須建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才。首先，檔案管理部門可以通過招聘等途徑引進專業(yè)人才。其次，檔案管理部門要為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓，提高他們的專業(yè)技能。最后，企業(yè)要為檔案管理人員提供交流學習的機會，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3.5通過改善軟、硬件設施，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性

企業(yè)要加快檔案信息化建設進程，必須配置與信息化建設相適應的軟、硬件設施，這是硬件基礎。同時，檔案管理部門還要開發(fā)適合本部門、本企業(yè)的相關系統(tǒng)，以保護網(wǎng)絡資源。電子檔案的網(wǎng)絡共享服務要求檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時還要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

4.結(jié)語

總之，將信息技術(shù)應用于檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化對提升管理工作的效率、質(zhì)量、規(guī)范性，提高檔案的利用價值有著重要的意義。筆者相信，檔案管理的信息化建設會隨著時間的推移更為完善，從而為利用者提供高效優(yōu)質(zhì)服務，更好地服務于社會。

參考文獻：

[1]張園園.檔案管理信息化建設對策思考[J].理論觀察， 2017（6）：103-105.

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