杜文馨

（鹽城師范學(xué)院國際合作與交流處，江蘇鹽城 224000）

1 前言

近年來，國家對高等教育改革一直秉持全面性、開放性、縱深性和根本性的發(fā)展原則。無論是《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》還是“一帶一路”倡議，都將全面開放共榮的發(fā)展理念植根于高等教育的建設(shè)之中。教育國際化作為高等教育改革的重點和中心任務(wù)，始終是地方高校外事部門工作的依據(jù)和指導(dǎo)。隨著教育國際化水平的深入，處于發(fā)展初期的地方高校外事部門從過去迎來送往的職權(quán)部門逐漸轉(zhuǎn)變成覆蓋面積大、輻射范圍廣、涉及門類多的服務(wù)型部門。如何適應(yīng)外事工作極速發(fā)展的現(xiàn)狀從而適時調(diào)整工作模式，是地方高校外事檔案工作者應(yīng)引起重視的問題。

2 外事檔案分類管理分析

外事檔案須以高校外事工作為導(dǎo)向，根據(jù)其特點和性質(zhì)采取分類管理模式。一方面，外事檔案作為高校檔案的重要組成部分，是高校教育發(fā)展的歷史和見證，應(yīng)由檔案館統(tǒng)一保管，以求全面展示學(xué)校的發(fā)展歷史。另一方面，高校外事工作具有保密性和時效性的特點。某些外事檔案出于保密的要求，不宜易手其他部門。而部分仍具有時效性的文件材料，可能在一段時間內(nèi)會被反復(fù)利用，也不宜移交檔案館保存。針對外事工作的上述特點，筆者將高校涉外事務(wù)進(jìn)行細(xì)化分類，制定詳細(xì)的信息收集標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容明細(xì)，完善地方高校外事檔案基礎(chǔ)工作流程。

地方高校涉外事務(wù)主要包括團(tuán)組公務(wù)來訪出訪、來華留學(xué)生招生及管理、外籍教師聘任及管理、本校師生公派出國境項目、本校師生自費出國境進(jìn)修事務(wù)、中外合作辦學(xué)項目、國際會議及比賽等。

2.1 團(tuán)組公務(wù)來訪指境外組織機構(gòu)派遣代表團(tuán)對學(xué)校進(jìn)行公務(wù)訪問。公務(wù)來訪的信息收集內(nèi)容有邀請函或來訪函、來訪人員信息（姓名、性別、職務(wù)、護(hù)照簽證信息等）、訪問目的、接待方案、來訪期間的影像資料、來訪成果登記、新聞報道等。團(tuán)組公務(wù)出訪指本校派遣代表團(tuán)赴境外組織機構(gòu)進(jìn)行公務(wù)訪問。團(tuán)組公務(wù)出訪的信息收集分為前期準(zhǔn)備材料（邀請函及出訪學(xué)校或組織信息、出訪人員及日程安排、出訪目的及預(yù)計成果、請示批文、護(hù)照簽證等信息）、境外訪問資料（訪問期間交流、調(diào)研、會晤等基本情況及珍貴影像資料等）、回國總結(jié)材料（訪問成果、總結(jié)性報告以及公務(wù)護(hù)照等相關(guān)文件資料的收集及匯總）三類。該類信息涉及保密信息，應(yīng)采取統(tǒng)一收集分類歸檔的管理模式。其中，基本信息及影像資料等公開信息資料應(yīng)提交檔案館統(tǒng)一歸檔保存；涉及機密或仍具時效性的文件資料進(jìn)行信息登記后提交檔案館備案，原件由外事部門統(tǒng)一歸檔保管。

2.2 地方高校來華留學(xué)生的數(shù)量和比例是衡量高校國際化水平的一個重要標(biāo)桿，是地方高校外事部門極力發(fā)展的重點工作之一。在國家政策推動及扶持下，一帶一路沿線國家的來華留學(xué)生人數(shù)有較大幅度增加，面對來華留學(xué)生人數(shù)的激增，建立完善的留學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)成為亟待解決的艱巨任務(wù)。留學(xué)生根據(jù)來華學(xué)習(xí)性質(zhì)分類為：學(xué)歷生、預(yù)科生、交換生、自費進(jìn)修生，其檔案信息可分為個人檔案和學(xué)習(xí)檔案兩類。個人檔案主要指個人基本信息（姓名、性別、出生年月、國籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯(lián)系方式、親屬信息及聯(lián)系方式、留學(xué)性質(zhì)、宿舍信息、入學(xué)時間及預(yù)期畢業(yè)結(jié)業(yè)時間等）、學(xué)歷證明、護(hù)照及簽證信息、健康證明（需明確有無特殊病史或過敏史）、來華居留許可等；學(xué)習(xí)檔案涵蓋入學(xué)基本信息（姓名、性別、國籍、學(xué)號、所屬學(xué)院、就讀專業(yè)、學(xué)習(xí)性質(zhì)、預(yù)期畢業(yè)結(jié)業(yè)時間等）、在國內(nèi)高校學(xué)習(xí)期間的考試成績登記、參加校內(nèi)外活動信息及影像資料、畢業(yè)情況等。原則上，來華留學(xué)生個人檔案由外事部門負(fù)責(zé)收集匯總，來華留學(xué)生學(xué)習(xí)檔案由學(xué)生所屬學(xué)院及教務(wù)處負(fù)責(zé)收集匯總。但實際操作過程中，留學(xué)生檔案信息需要外事部門、二級學(xué)院、教務(wù)處三方聯(lián)合完成，并由外事部門統(tǒng)一歸檔提交檔案館保存。

2.3 與來華留學(xué)生管理類似，外籍教師聘任及管理信息的收集也分為兩類，即個人檔案和教學(xué)檔案。個人檔案包括個人基本信息（姓名、性別、出生年月、國籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯(lián)系方式、親屬信息及聯(lián)系方式、國內(nèi)住宿情況登記、受聘期限等）、學(xué)歷證明、護(hù)照及簽證信息、健康證明（需明確有無特殊病史或過敏史）、工作簡歷、科研成果、外國專家證、來華居留許可等。教學(xué)檔案包括教學(xué)基本信息（外籍教師所屬學(xué)院、所教專業(yè)、授課班級、中方合作教師等）和教學(xué)成果匯報（課堂教學(xué)能力測評、外教參加或指導(dǎo)學(xué)生參加各類比賽和活動的信息資料等）兩部分。外籍教師從聘任到教學(xué)，從工作到生活，涉及部門較多，該類檔案的收集與匯總應(yīng)由外事部門牽頭，二級學(xué)院、教務(wù)處、人事處等相關(guān)部門輔助，最終由外事部門提交檔案館保存。其中，聘任合同、外國專家證、來華居留許可等證件信息可制表登記備案提交檔案館，原件由外事部門統(tǒng)一歸檔保存。

2.4 本校師生公派出國境項目主要指師生通過申報各級各類出國境項目，獲得一定的經(jīng)濟(jì)支持，赴境外高?；蚪M織機構(gòu)訪問交流、進(jìn)修調(diào)研、學(xué)習(xí)實習(xí)等。本校師生公派出國境項目的檔案信息應(yīng)包括兩部分：一是師生個人信息（姓名、性別、身份證號、學(xué)號/工號、年級/學(xué)歷職稱、所屬學(xué)院及所學(xué)所教專業(yè)等）、申報的項目名稱、境外研修時間、預(yù)期返校時間等基本信息；二是境外交流研修期間的學(xué)習(xí)計劃及課程安排、研修成果、學(xué)習(xí)總結(jié)等文件材料和各類影像資料。近年來，國家堅定不移以開放促改革，積極推廣各類公派出國境項目，幫助一大批有志青年和科研工作者走出國門。然而，項目類型的多樣化，管理部門的多元化給該類檔案的收集和管理帶來不少阻礙。以往公派出國境項目基本由外事部門全權(quán)負(fù)責(zé)，其他部門學(xué)院協(xié)助完成。但隨著二級學(xué)院及其他行政部門國際化意識的不斷增強，部分公派出國境項目的申報工作開始由二級學(xué)院或?qū)W校其他部門負(fù)責(zé)辦理。這種變化加大了檔案收集工作的難度，檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性無法保障，并且極易出現(xiàn)重復(fù)歸檔的問題。筆者認(rèn)為，學(xué)校應(yīng)出臺相關(guān)管理辦法，所有項目申報通過校內(nèi)信息平臺發(fā)布，師生出國境信息網(wǎng)上登記備案，外事部門扎口匯總、審核，歸檔，最終提交檔案館保存。

2.5 近年來，在校師生自費出國深造交流的趨勢尤為明顯。師生自費出國境深造的信息獲取是外事檔案建設(shè)和管理的一個難點。自費出國境深造人員大多不需要依托學(xué)校這一平臺辦理相關(guān)手續(xù)，亦或不需要向外事部門報備相關(guān)事宜，所以外事部門無法及時掌握此類人員的出國境信息。筆者認(rèn)為，外事部門可聯(lián)合二級學(xué)院、教務(wù)處、人事處，對師生自費出國境深造事宜進(jìn)行流程管理，保證該類人員信息收集的時效性和準(zhǔn)確性。同時，可建立境外師生交流平臺，遠(yuǎn)程管理幫助出國境人員解決各類問題，同時也利于檔案信息的收集和匯總。

2.6 中外合作辦學(xué)通常是指外國教育機構(gòu)同中國教育機構(gòu)在中國境內(nèi)合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構(gòu)。中外合作辦學(xué)涉及的檔案信息涵蓋了項目申報材料、招生信息、學(xué)生信息、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測報告、境外合作高校派遣教師個人信息及教學(xué)評估等。中外合作辦學(xué)的檔案收集及管理具有涉及人員多，信息量較大、收集任務(wù)重、涉及部門廣的特點。筆者認(rèn)為，這類檔案信息應(yīng)采取分類收集管理的辦法。項目申報信息及境外合作高校教師的個人檔案交外事部門收集整理；學(xué)生信息、境外合作高校教師的教學(xué)信息等相關(guān)材料應(yīng)交于二級學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)生處、招生辦等相關(guān)部門收集匯總，并在學(xué)期末提交外事部門匯總，由檔案館統(tǒng)一歸檔保存。

2.7 國際會議及比賽是國內(nèi)外專家學(xué)者進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、師生進(jìn)行專業(yè)技能切磋和展示的良好平臺。該類檔案信息的收集內(nèi)容涵蓋請示批文、參會參賽人員基本信息、主題及日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、活動過程中產(chǎn)生的論文報告、科研成果和影像資料、活動結(jié)束后的總結(jié)性報告和新聞報道等一系列文件材料。該類檔案信息應(yīng)根據(jù)會議及比賽的性質(zhì)做分類收集管理。定期由學(xué)校主辦或協(xié)辦的國際會議和比賽作為常規(guī)類檔案，一事一立卷，由外事部門整理并提交檔案館保存。因特殊主題或特殊時期舉辦的國際會議或比賽因不具有連續(xù)性和同類型的特點，作為非常規(guī)類檔案單獨立卷，外事部門按照主題和舉辦時間，進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，提交檔案館保存。

3 總結(jié)

處于發(fā)展初期的地方高校外事工作因國家政策的推動和扶持，發(fā)展速度較快。人員少，任務(wù)重，責(zé)任大的工作性質(zhì)使得外事檔案建設(shè)及管理舉步維艱，地方高校外事部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校交流合作的方向和特點，制定切實可行的檔案分類管理辦法，重視外事資料信息的初期收集，明確檔案匯總及審核流程的執(zhí)行和管理，細(xì)化外事檔案的歸檔和分類保存，確保外事檔案工作順利穩(wěn)步開展。