王英瑋

建設(shè)項目檔案（簡稱項目檔案）是由建設(shè)項目文件轉(zhuǎn)化而來的，是建設(shè)項目在立項、招標(biāo)投標(biāo)、勘察、設(shè)計、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、檢測、試生產(chǎn)及竣工驗收等過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的文件中具有證據(jù)和參考利用價值的“精華”部分。從理論上講，建設(shè)項目檔案是圍繞著各種建設(shè)項目的全生命周期形成的有價值的項目文件集合，是建設(shè)項目的原始記錄，其中包括模擬記錄形態(tài)（如文字、圖表、聲像）的項目檔案與數(shù)字記錄形態(tài)的項目檔案等。從檔案業(yè)務(wù)工作實踐角度上講，建設(shè)項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件集合。根據(jù)《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》（2017年11月4日修訂）的規(guī)定，《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（修訂稿）（DA/T28）（以下簡稱“修訂稿”）屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的推薦性標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)于2002年11月29日首次發(fā)布，原名《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002），是國家檔案行政管理部門鼓勵采用的行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)之一。本文就該標(biāo)準(zhǔn)修訂稿的主要特點、內(nèi)容、思想亮點等進(jìn)行一些解讀，供大家在實際工作中參考。

一、修訂稿的主要特點

與首次發(fā)布的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）相比，修訂稿主要體現(xiàn)出如下幾個特點。

（一）注重標(biāo)準(zhǔn)編寫及表達(dá)方式的統(tǒng)一性和規(guī)范性

統(tǒng)一性是對各種類型標(biāo)準(zhǔn)編寫和表達(dá)方式提出的最基本要求。修訂稿的結(jié)構(gòu)排列、文體措辭、術(shù)語使用及表達(dá)形式，均達(dá)到了《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》（GB/T 1.1—2009）的標(biāo)準(zhǔn)化要求。而首次發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)文本中，卻存在著一些不符合“統(tǒng)一性”要求的地方。如，標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)題為“國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范”，但在術(shù)語解釋之中卻沒有與之相對應(yīng)的術(shù)語概念（如國家重大建設(shè)項目、國家重大建設(shè)項目文件、國家重大建設(shè)項目檔案等），使標(biāo)準(zhǔn)的適用存在一定的模糊性；再如，“文件”“材料”“資料”等混用，術(shù)語的表達(dá)方式缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）注重標(biāo)準(zhǔn)的主體要素表達(dá)的全面性

修訂稿的主體要素由“國家重大建設(shè)項目檔案”調(diào)整為“建設(shè)項目檔案”。這種變化使該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍和作用領(lǐng)域得到了有效延伸，對從整體上保證國家各種建設(shè)項目檔案的質(zhì)量，具有十分重要的指導(dǎo)、引導(dǎo)和規(guī)范價值。DA/T28—2002的主體要素是“國家重大建設(shè)項目檔案”，對國家級重大建設(shè)項目檔案和地方級重大建設(shè)項目檔案及其他影響很大的建設(shè)項目檔案的管理具有規(guī)范和引導(dǎo)作用；而對于一般性的建設(shè)項目檔案的規(guī)范、引導(dǎo)作用卻成為空白點。修訂稿將標(biāo)準(zhǔn)的主體要素調(diào)整為“建設(shè)項目檔案”后，有效地填補(bǔ)了這一空白點，使檔案行政管理部門及相關(guān)建設(shè)單位、業(yè)主單位在開展建設(shè)項目檔案管理實踐中獲得了重要的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

（三）注重標(biāo)準(zhǔn)編寫的整體協(xié)調(diào)性

修訂稿在編寫過程中充分注意到了與已經(jīng)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)文件在內(nèi)容和要求方面的整體協(xié)調(diào)性。它與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)文件之間，保持了良好的整體協(xié)調(diào)性。

（四）注重標(biāo)準(zhǔn)中術(shù)語梳理和表達(dá)的全面性、準(zhǔn)確性

修訂稿刪除了原標(biāo)準(zhǔn)中的“3.6項目竣工文件”，有效避免了術(shù)語定義方面的重復(fù)性；將原來的13個術(shù)語增加到19個，并實現(xiàn)了每個術(shù)語的漢英對照；術(shù)語表達(dá)的簡潔性也得到了進(jìn)一步提升。新增加的術(shù)語及定義包括：1、分部工程parts of project（指按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式的不同等劃分的工程項目）；2、項目法人project le？ gal person（指由項目投資者或由投資者代表組成的對項目全面負(fù)責(zé)，依法具有民事權(quán)利能力和民事行為能力并獨(dú)立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)的社會組織）；3、建設(shè)單位construction unit（指對項目實施履行組織管理的并在項目建設(shè)過程負(fù)總責(zé)的組織。一般指項目法人、項目投資方組建的項目建設(shè)管理單位、受委托的項目管理公司等）；4、參建單位participant unit（指參與某一項目建設(shè)并對該項目質(zhì)量承擔(dān)特定法律責(zé)任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、設(shè)備制造等單位）；5、項目電子文件electronic records of project（指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的記錄和反映項目建設(shè)和管理各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等）；6、項目電子檔案electronic archives of project（指具有參考和利用價值并歸檔保存的項目電子文件。項目電子檔案由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成）；7、項目全宗卷project archives de？ scriptive file（檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項目檔案過程中形成的，以項目為單位，由說明項目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷）。此外，在術(shù)語表達(dá)的準(zhǔn)確性和術(shù)語排列順序的科學(xué)性方面，都更加規(guī)范。如將“項目前期文件”“項目施工文件”“項目監(jiān)理文件”等術(shù)語表達(dá)簡化為“前期文件”“施工文件”“監(jiān)理文件”等。

二、修訂稿的新增內(nèi)容和主要亮點

與首次發(fā)布的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）的內(nèi)容相比，修訂稿主要發(fā)生了如下幾個方面的內(nèi)容變化。

（一）增加了建設(shè)項目檔案工作組織體系和工作職責(zé)、制度體系建設(shè)等方面的新內(nèi)容

這是該標(biāo)準(zhǔn)修訂的一大亮點。修訂稿的第5章“項目檔案工作組織體系及工作職責(zé)”中，通過2個第一層次條、7個第二層次條、13個第三層次條，明確了建設(shè)項目檔案工作的組織體系和項目檔案工作職責(zé)。關(guān)于“項目檔案工作組織體系”，修訂稿對建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)方式、管理機(jī)構(gòu)、人員配置、人員素質(zhì)、隊伍建設(shè)、管理網(wǎng)絡(luò)和管理機(jī)制等，均提出了明確要求。建設(shè)單位應(yīng)明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)（明確的領(lǐng)導(dǎo)分工，是確保項目檔案工作正常開展的必要前提），應(yīng)設(shè)立與項目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員（檔案管理機(jī)構(gòu)和合理的檔案人員配置，是項目檔案工作開展的必要組織基礎(chǔ)）；建設(shè)單位有關(guān)部門、各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項目文件的收集、整理和歸檔工作（相關(guān)部門和參建單位有專人負(fù)責(zé)項目文件的日常管理，是保證項目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)）；檔案人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)操守應(yīng)適應(yīng)項目檔案工作的需要；檔案人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，保持相對穩(wěn)定（穩(wěn)定的、有專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)、經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案人員隊伍，是項目檔案管理工作健康開展的必要條件）；建設(shè)單位應(yīng)建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，各相關(guān)部門和參建單位為基礎(chǔ)的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制（以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心、以各相關(guān)部門和參建單位為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，是保證項目檔案工作動態(tài)有序開展的成功實踐經(jīng)驗體現(xiàn)）。endprint

修訂稿對“建設(shè)單位檔案工作職責(zé)”提出了6項標(biāo)準(zhǔn)化要求，即“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項目檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”“根據(jù)項目建設(shè)管理實際情況，制定項目檔案各項管理制度、管理規(guī)范、管理程序，加以監(jiān)督實施并適時修訂完善”“項目檔案工作經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算管理，為項目檔案工作的開展提供滿足需要的經(jīng)費(fèi)和工作條件”“與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定項目文件管理責(zé)任。包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)、格式、合同解除后項目文件的處置及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對施工文件完整性、準(zhǔn)確性的審查責(zé)任”“建設(shè)單位對參建單位進(jìn)行合同履約考核時，應(yīng)對項目文件管理條款的履行情況做出評價。合同款支付審批時應(yīng)審查項目文件的歸檔情況”“建設(shè)單位應(yīng)將項目文件歸檔納入項目建設(shè)計劃、各項管理程序及相關(guān)人員的崗位職責(zé)并進(jìn)行考核”“建設(shè)單位應(yīng)將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實施”。這6項要求，是在總結(jié)我國建設(shè)項目檔案管理成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上做出的。體現(xiàn)了“法規(guī)遵從”“規(guī)范管理”“動態(tài)管理”“計劃管理”“合同約束”“三納入”“與信息化協(xié)同”等較為先進(jìn)的項目檔案治理思想。

修訂稿對“建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)”也提出了7項標(biāo)準(zhǔn)化要求。即“組織實施本項目的檔案工作制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對參建單位制定的針對該項目的文控制度、標(biāo)準(zhǔn)體系與建設(shè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的符合性進(jìn)行審查”“對本單位有關(guān)部門和參建單位項目文件的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核”“參加項目建設(shè)的重要會議、重大活動、設(shè)備開箱驗收、項目建設(shè)各階段、交（竣）工驗收”“負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔項目文件整理的規(guī)范性進(jìn)行審查”“負(fù)責(zé)項目檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作”“對項目管理人員和檔案人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高實現(xiàn)目標(biāo)的意識和能力”“按相關(guān)規(guī)定向檔案行政管理部門和主管部門報送項目檔案登記表”等。為建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)和職責(zé)履行，提供了有效的對標(biāo)依據(jù)。

修訂稿的第6章“項目文件管理要求及職責(zé)”，明確提出了項目文件管理的通用要求和項目文件管理職責(zé)。這一章以“項目文件和檔案全生命周期”管理理論為指導(dǎo)思想，對建設(shè)單位各部門、各參建單位及相關(guān)人員的項目文件管理要求和需要履行的職責(zé)，提出了標(biāo)準(zhǔn)化要求。修訂稿規(guī)定：建設(shè)單位各有關(guān)部門、各參建單位應(yīng)配備專人或指定人員負(fù)責(zé)項目文件管理工作，應(yīng)配備符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，確保項目文件的安全保管；建設(shè)單位各有關(guān)部門、各參建單位機(jī)構(gòu)和人員變動時，應(yīng)及時清點交接項目文件；因一方違約或其他因素導(dǎo)致合同中止或解除合同的，已完工程形成的項目文件，應(yīng)向建設(shè)單位或總承包單位移交。

修訂稿對“建設(shè)單位各有關(guān)部門項目文件管理職責(zé)”的要求是：根據(jù)各自的工作職責(zé)將本部門產(chǎn)生和獲取的項目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累；負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)形成項目文件的收集、整理和歸檔工作；工程（技術(shù)）部門負(fù)責(zé)對勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、檢測等文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，并形成記錄。對“參建單位項目文件管理職責(zé)”的要求是：編制項目文件控制體系相關(guān)文件，報建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)審查；按合同或協(xié)議約定負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程或任務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，并形成記錄；項目實行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)項目總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各分包單位負(fù)責(zé)其分包部分文件的收集、整理，并提交總承包單位匯總，或在總包單位協(xié)調(diào)下直接向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

制度體系建設(shè)是建設(shè)項目檔案工作的科學(xué)有效進(jìn)行的必要前提條件之一。修訂稿的第7章，對“制度體系建設(shè)”提出了具體的標(biāo)準(zhǔn)化要求。主要包括：項目法人機(jī)構(gòu)組建完成后，應(yīng)及時制定項目檔案工作制度和項目文件管理制度，在實施過程中及時調(diào)整、補(bǔ)充和完善；項目開工前，建設(shè)單位應(yīng)編制項目文件管理規(guī)范，經(jīng)建設(shè)單位有關(guān)職能部門、質(zhì)量監(jiān)督單位及設(shè)計、施工、監(jiān)理單位專家評審?fù)ㄟ^后由建設(shè)單位簽署發(fā)布；建設(shè)單位應(yīng)制定項目檔案管理辦法、項目文件形成和歸檔的控制措施及項目檔案的保管、保密、利用等制度，并根據(jù)國家或行業(yè)的項目檔案規(guī)定制定項目檔案分類方案、歸檔范圍、項目檔案整理細(xì)則等技術(shù)規(guī)范，項目檔案分類方案應(yīng)與項目檔案接收單位的分類編號體系相一致；各參建單位應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位的項目文件管理規(guī)范制定項目文件控制體系文件。此外，修訂稿還對“項目文件管理規(guī)范應(yīng)包含的內(nèi)容”，提出了規(guī)范化要求。即“項目文件格式、紙張質(zhì)量、編制要求、編制方法、編號體系及文件的登記、分發(fā)、歸檔要求等”“竣工圖的編制主體、編制程序、編制要求”“圖像電子文件和視頻電子文件的拍攝主體、拍攝階段、拍攝內(nèi)容、拍攝范圍、節(jié)點（部位）、技術(shù)參數(shù)、并制定相應(yīng)的程序文件”“項目文件控制體系的運(yùn)行機(jī)制（動力機(jī)制、約束機(jī)制、反饋機(jī)制、持續(xù)改進(jìn)機(jī)制）”等。

（二）增加了建設(shè)項目文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容

這是該標(biāo)準(zhǔn)修訂的第二個亮點。修訂稿的第8章“項目文件管理”，按照“項目文件形成——竣工圖編制——項目文件的收集——項目文件的整理——項目文件的歸檔”順序，系統(tǒng)提出了每項文件管理活動的標(biāo)準(zhǔn)化要求。同原標(biāo)準(zhǔn)相比，其系統(tǒng)性、完整性、可操作性、規(guī)范性和科學(xué)性等都得到了顯著改善。更加方便了各建設(shè)單位、參建單位在項目文件管理實踐中的適用。

修訂稿對建設(shè)單位及各參建單位的項目文件形成提出了三個方面的標(biāo)準(zhǔn)化要求，即“應(yīng)按照國家或相關(guān)行業(yè)要求編制項目文件。項目文件應(yīng)符合國家或行業(yè)有關(guān)項目管理、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢驗、檢測、鑒定等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的要求。”“項目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號和簽字蓋章手續(xù)完備，并滿足耐久性要求?！薄皻w檔的項目文件應(yīng)為原件。因故無原件的，應(yīng)歸具有憑證作用的復(fù)印件?！?/p>

（三）對竣工圖的編制提出了更加具體的規(guī)范化要求

修訂稿對竣工圖的編制范圍、編制時間、編制主體、質(zhì)量要求、竣工圖章和簽署的要求、更改要求等方面的規(guī)范，更為具體、明確。其中，編制范圍——各項新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)項目。編制時間——在項目竣工時要編制竣工圖。編制主體——應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制，如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認(rèn)責(zé)任；建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。質(zhì)量要求——竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況?？⒐D章的加蓋和簽署要求——按施工圖施工沒有變動的，可由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章；涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圈面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖，重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”并簽署竣工圖章；重新繪制竣工圖——施工單位重新繪制竣工圖，新圖的圖簽應(yīng)包含：施工單位名稱、圖紙名稱、編制人，審核人，原圖號+（竣），編制日期。同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的處置——可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；采用同一標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖進(jìn)行施工和安裝的不同的建（構(gòu)）筑物、機(jī)組等且沒有發(fā)生變更的，可編制一套通用的竣工圖；施工、安裝過程中發(fā)生變更的，應(yīng)對變更的部位單獨(dú)編制竣工圖。竣工圖圖幅應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3-2009）要求統(tǒng)一折疊。endprint

關(guān)于竣工圖的更改方法，修訂稿提出了6項規(guī)范化要求。具體是：1、文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制。2、利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。3、無法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說明。4、圖上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉、不遮蓋其他線條。5、有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細(xì)表等有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進(jìn)行杠改。當(dāng)更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明。6、新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。

（四）增加了建設(shè)項目電子文件與項目電子檔案管理的規(guī)范化內(nèi)容

根據(jù)維護(hù)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、安全，滿足項目建設(shè)管理和運(yùn)行維護(hù)等活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，修訂稿在第10章中新增了“項目電子文件與項目電子檔案的管理”的規(guī)范化要求。這也是修訂稿的一大亮點。修訂稿對“電子文件和檔案管理信息系統(tǒng)”“項目電子文件的形成與辦理”“電子文件的歸檔”“項目電子檔案管理”“項目檔案數(shù)字化”等，提出了明確的規(guī)范化要求。

關(guān)于電子文件和檔案管理信息系統(tǒng)，修訂稿要求：建設(shè)單位可通過建立專門的電子文件管理系統(tǒng)來統(tǒng)一管理電子文件，也可通過具有對電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行的分類組織、鑒定處置、格式轉(zhuǎn)換/遷移等功能的項目管理信息系統(tǒng)或檔案信息管理系統(tǒng)來管理項目電子文件；建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，以通過系統(tǒng)接收和管理已歸檔的項目電子文件。并對項目電子文件管理系統(tǒng)的功能、項目檔案信息管理系統(tǒng)的功能及保密和安全等級要求、執(zhí)行規(guī)范等，提出了明確的技術(shù)要求。

關(guān)于項目電子文件的形成與辦理，修訂稿要求參見《電子文件管理暫行辦法》（中辦國辦廳字〔2009〕39號）的要求執(zhí)行；項目電子郵件的撰寫、傳遞應(yīng)符合《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32-2005）的要求；各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時，電子簽名資格的注冊和認(rèn)證應(yīng)當(dāng)?shù)玫浇ㄔO(shè)單位的認(rèn)可；不同類別的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移和長期保存，應(yīng)采用《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）規(guī)定的通用格式；圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準(zhǔn)確、影像清晰；對反映同一內(nèi)容的圖像電子文件應(yīng)選擇有代表性的圖像輸出照片。明確了各單位項目電子文件的管理主體是其形成部門。

關(guān)于電子文件的歸檔，修訂稿對歸檔范圍、歸檔方式、整理方法、數(shù)據(jù)格式、鑒定和檢測、存儲方式、著錄要求等，提出了明確的技術(shù)要求。項目電子文件歸檔一般采用物理歸檔；項目電子文件整理時，應(yīng)分別組成多層級文件信息包；項目電子文件形成時的數(shù)據(jù)格式不能為檔案部門項目檔案信息管理系統(tǒng)讀取時，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為項目檔案信息管理系統(tǒng)可讀取的數(shù)據(jù)格式，原格式與轉(zhuǎn)換后格式同時存放在文件信息包中；項目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測；項目電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)識；采取離線方式歸檔時，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；存儲電子文件的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽；項目電子文件歸檔時應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》，檢驗合格后，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，辦理交接手續(xù)。

關(guān)于項目電子檔案管理，修訂稿對項目電子檔案的接收、整理、保管、有效性保證、鑒定和利用，接入內(nèi)部網(wǎng)的項目檔案信息管理系統(tǒng)，格式轉(zhuǎn)換等，提出了技術(shù)規(guī)范要求，并對需要參照執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件進(jìn)行了明確指向。

關(guān)于項目檔案數(shù)字化，修訂稿對項目檔案的數(shù)字化范圍、委托方的責(zé)任要求、需要執(zhí)行的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等，提出了明確的管理和技術(shù)要求。

（五）增加了建設(shè)項目檔案驗收的規(guī)范化要求

修訂稿的第11章對項目檔案驗收工作提出了規(guī)范要求，明確了項目檔案的驗收條件、驗收準(zhǔn)備工作的具體內(nèi)容。申請項目檔案的驗收應(yīng)具備4項條件：1、項目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計建成，能滿足生產(chǎn)或使用的需要；2、項目試運(yùn)行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計能力；3、完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；4、基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。項目檔案的驗收準(zhǔn)備工作內(nèi)容包括：建設(shè)單位在全面自檢的基礎(chǔ)上，提交檔案驗收申請報告，其主要內(nèi)容包括：項目建設(shè)及項目檔案管理概況；保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況；檔案在項目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用；存在的問題及解決措施。建設(shè)單位應(yīng)準(zhǔn)備的驗收佐證材料包括：檔案管理規(guī)章制度；檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的相關(guān)記錄；檔案分類編號方案；檔案檢索工具；項目劃分表；招投標(biāo)、合同、設(shè)備清單；檔案編研、利用材料；檔案檢查（咨詢）、預(yù)驗收意見，及整改情況。

綜上所述，修訂稿對進(jìn)一步提升我國建設(shè)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化整體水平，對有效維護(hù)新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項目檔案的整體質(zhì)量，更好地滿足項目建設(shè)管理和運(yùn)行維護(hù)等活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，為國家和建設(shè)單位積累檔案財富和檔案資產(chǎn)，均具有非常重要的現(xiàn)實意義和工具價值。如果能夠在術(shù)語定義方面、項目電子文件的規(guī)范范圍方面作進(jìn)一步的修訂和完善，澄清“項目文件”和“項目檔案”、“項目電子文件”和“項目電子檔案”之間的“因素與集合體”關(guān)系，并依據(jù)項目電子文件和電子檔案所需要解決的矛盾及應(yīng)當(dāng)遵循的電子文件和電子檔案的運(yùn)動規(guī)律，有效擴(kuò)大和調(diào)整項目電子文件的歸檔范圍，則會進(jìn)一步提升該標(biāo)準(zhǔn)的實踐價值。

參考文獻(xiàn)：

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[4] DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范，北京：國家檔案局，2002。

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[6] GB/T 50328-2001建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范，北京：中華人民共和國建設(shè)部、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局，2001。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院endprint