徐微微

（吉林化工學(xué)院吉林吉林132022）

一、高校檔案信息化建設(shè)分析

（一）高校檔案信息化體制的構(gòu)建

計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，對傳統(tǒng)檔案管理體制和模式產(chǎn)生了巨大的沖擊。由于傳統(tǒng)檔案管理流程已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對高校檔案管理工作的要求。所以，高校必須嚴(yán)格的按照檔案信息化建設(shè)發(fā)展的趨勢，合理地進(jìn)行檔案信息化體制和機(jī)制的設(shè)計(jì)，才能促進(jìn)高校檔案管理工作效率的有效提升。

（二）高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定

高校在開展檔案信息化建設(shè)前，必須要制定明確的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，才能確保檔案信息化的通用性。在檔案信息化建設(shè)過程中，所有檔案信息都是以數(shù)字形式存儲和使用的。假如不同單位之間的檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)差異的話，那么必然會因?yàn)樾畔⒐聧u效應(yīng)的出現(xiàn)，而對各個(gè)單位之間檔案信息的交流和共享產(chǎn)生不利的影響。所以，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能將檔案信息化建設(shè)的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來。

（三）高校檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)

高校在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，必須嚴(yán)格的按照檔案管理的使用要求以及檔案管理的流程為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)和開發(fā)檔案管理信息化系統(tǒng)，才能將檔案信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。而高校檔案信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅促進(jìn)了檔案信息使用效率的提升，而且有效降低了檔案管理的成本。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的原則

高校必須以檔案管理現(xiàn)狀與自身發(fā)展的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，開展檔案管理信息化建設(shè)，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。（1）“雙軌制”原則。所謂的“雙軌制”就是在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，建立以傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案為正本，數(shù)字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式?！半p軌制”方式不僅形成了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案雙重備份檔案管理方式，而且促進(jìn)了檔案信息搜索使用效率的提升，確保了檔案管理工作的安全性。（2）全周期管理原則。所謂的全周期管理實(shí)際上指的就是檔案的管理不再是以往的檔案的存儲和使用進(jìn)行管理，而是應(yīng)該從檔案產(chǎn)生、存儲、使用一直到銷毀的全生命周期的管理。由于全生命周期管理需要經(jīng)過一個(gè)長期的過程，所以管理人員必須正確掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能在實(shí)現(xiàn)對不同檔案的全生命周期監(jiān)控目標(biāo)的基礎(chǔ)上，做好檔案管理的相關(guān)工作。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）提升高校檔案管理人員的認(rèn)識

為了迅速完成高校檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，首先，高校必須提高自身檔案管理信息化的思想認(rèn)識，將檔案管理信息化建設(shè)工作，作為高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，才能從根本上促進(jìn)高校檔案資源利用和共享價(jià)值的全面提升。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理信息化建設(shè)的意義。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)人力、物力以及財(cái)力等各方面投入的力度，同時(shí)積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育工作，要求各個(gè)部門正確對待和認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的工作。

（二）提升高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施薄弱是現(xiàn)階段大多數(shù)高校檔案管理信息化建設(shè)過程中所面臨的主要問題。針對這一問題的解決，高校應(yīng)該從以下幾方面著手。1.加大高校硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入的力度。2.加快檔案管理信息化系統(tǒng)軟件開發(fā)工作的步伐，盡快完成相關(guān)硬件設(shè)施的購置和落實(shí)工作，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供完善的硬件設(shè)施環(huán)境。

（三）提升高校檔案和信息體系建設(shè)

資源的全面共享是信息化時(shí)代最顯著的特點(diǎn)之一。所以，高校在開展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，必須對檔案體系數(shù)據(jù)庫的建設(shè)予以充分的重視，在合理運(yùn)用現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，通過資源的整合與分類，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢為學(xué)校的發(fā)展提供全方位的服務(wù)。但是，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國高校普遍存在著檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的現(xiàn)象。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料外，其他的像聲音、圖片、視頻等資料不僅歸檔數(shù)量少且無法進(jìn)行借閱，這些問題制約了檔案資料管理的效率同時(shí)也增加了檔案資料信息丟失現(xiàn)象發(fā)生的幾率。這就要求高校在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，必須對傳統(tǒng)資料向數(shù)字化的轉(zhuǎn)換予以充分的重視，通過建設(shè)數(shù)字檔案的方式，不僅為教職工以及學(xué)生的借閱提供了便利，同時(shí)也促進(jìn)了檔案資料使用效率的有效提升。

（四）提升高校檔案人才培養(yǎng)

完善的體制機(jī)制、信息化系統(tǒng)以及專業(yè)人才是確保高校檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，對于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)專業(yè)人才的需求相對較多，所以，為了確保高校檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，高校必須通過在職教育以及引進(jìn)外來人才的方式，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。信息化檔案管理專業(yè)人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行的重要因素。為了從根本上解決這一問題，高校在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該從以下幾方面著手。1.采取教育培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)的力度，促進(jìn)檔案管理人員基本技能的有效提升。2.外部專業(yè)人才引進(jìn)力度的加強(qiáng)，通過從外部引進(jìn)檔案管理信息化專業(yè)人才的方式，建立高素質(zhì)的高校檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)，為高校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

（五）建立健全高校檔案管理機(jī)制

由于高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)性的工作，所以，為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。高校必須建立完善的檔案管理信息化建設(shè)管理機(jī)制。這就要求高校必須以自身發(fā)展的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定合理地檔案管理信息化建設(shè)制度，明確各個(gè)部門在檔案管理信息化建設(shè)過程中的職責(zé)，同時(shí)制定切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制，才能將檔案管理工作人員的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來。

結(jié)束語：

總之，高校檔案管理信息化建設(shè)不僅是高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，而且已經(jīng)引起了高校的廣泛關(guān)注。所以高校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及相關(guān)問題分析和研究的力度，并以此為基礎(chǔ)制定相應(yīng)的解決措施，促進(jìn)我國高校檔案管理信息化建設(shè)工作效率和質(zhì)量的全面提升。