陶甄

【摘要】中學的檔案工作是學校管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，起著服務師生、傳承校史的重要作用。但因人們對其重要性認識不足，造成中學檔案工作的發(fā)展滯后。本文從自身工作實踐出發(fā)，淺談中學檔案工作中存在的問題和思考。

【關鍵詞】中學檔案;管理工作

檔案發(fā)展到今天，已為大眾所熟知，它在維護歷史、傳承文明，資政育人、服務民生等方面發(fā)揮著獨特的積極作用。隨著檔案作用的日益彰顯，檔案工作的重要性也越發(fā)凸顯。同樣作為檔案館藏種類之一的中學檔案，它所記載的學校發(fā)展歷程中形成的具有保存價值的不同形式的文件材料，起著服務師生、傳承校史的重要作用。因此，它的重要性我們不能小覷。但在實際工作中我們不難發(fā)現(xiàn)，其跟不上國家檔案工作的迅猛發(fā)展。在檔案工作信息化加快推進、國家越來越重視檔案工作的今天，這種差距愈加明顯。下面筆者將從中學檔案的工作現(xiàn)狀方面談起，說說自己對做好中學檔案工作的一些思考。

一、中學檔案工作的現(xiàn)狀

（一）領導不夠重視。在學校工作中，檔案工作常不被充分重視，領導們認為學校主要工作是教書育人，都是以學生和教師為重心，各部門圍繞著教育教學工作展開。檔案工作被視為學校的“非主流”工作，常被“邊緣化”。從主管部門到學校領導再到教職員工對檔案工作的認識是：保管資料的事務性工作，只要能備查即可。其結果必然造成歸檔意識隨意性較強，如學校各部門雖然知道工作中所產(chǎn)生的重要材料要保存，但為了自己工作方便，不及時移交學校檔案室，等生成材料逐年累積到自己不需要或感覺成“包袱”時再移交檔案室。如此一來，檔案室其實成了他們心目中的“保管室”。

（二）檔案材料收集難。檔案材料的收集工作是檔案工作的前提和基礎，它為檔案工作提供實際管理對象，是檔案工作中極為重要的基礎性工作，是工作重點也是難點。雖然《中小學檔案管理暫行辦法》中的第三條明確規(guī)定了歸檔時間，但在實際操作過程中檔案材料收集工作依然很難。中學檔案材料收集難主要表現(xiàn)在：學校多個部門或不愿配合，或配合不積極，或愿意配合，但不知哪些材料需要歸檔，干脆眉毛胡子一把抓，所有材料不加甄別全部存檔。如此種種，檔案材料收集不可謂不難，導致檔案整理工作滯后，檔案管理工作也會因此舉步維艱。

（三）檔案利用率低下。檔案工作是一環(huán)扣一環(huán)的，一個環(huán)節(jié)跟不上，必然影響下一個環(huán)節(jié)。由于檔案材料收集難，接下來進入檔案室的檔案因沒有進一步深加工，挖掘其價值，使其價值難以得到充分發(fā)揮。檔案工作的目的是保管好和利用好檔案資源，檔案材料歸檔后之所以能發(fā)揮其第一價值，乃至第二價值，就在于對應歸檔材料經(jīng)過檔案人員專業(yè)的、科學的分類、整理、鑒定、編目、排架等一系列工作，使之成為歸檔條理清晰，查詢方便快捷的信息資源，供各類需求者利用。但是，當前中學檔案利用上主要存在兩個方面問題：一是歸檔不及時，容易造成工作人員時而無所事事，時而工作驟增，出現(xiàn)對歸檔材料信息處理粗制濫造的現(xiàn)象，以及容易缺失，收集不能齊全完整的情況發(fā)生。致使室藏檔案材料存檔質(zhì)量不高，影響利用效率。二是在檔案材料收集時未做好必要的分類整理工作，使得檔案材料中有用的信息資源被湮沒，增加再利用難度。這或許也是學校各部門不能及時移交檔案材料的緣由，為了查找信息的方便，都以工作之由將材料留下，待到工作不需要時再想著將它移交。筆者就曾遇見去檔案室查檔的咨詢?nèi)藛T，查找往年教師獲獎證書，查尋半天未果。究其原因在于對歸檔材料未加以科學分類、整理、鑒定、編目、排架等工作，更不用說檔案編研工作了，檔案資源再利用難度可想而知。

（四）檔案室的設備簡陋。在教學信息化、財務電子化、檔案信息存儲和管理數(shù)字化的新時期，中學教學信息化、財務電子化都已廣泛運用，即使是與檔案相近的圖書館也已實現(xiàn)館藏電子化、圖書借閱信息化。由于對檔案投入資金有限，所以目前不少基層學校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)方式、方法上，缺乏現(xiàn)代化管理設備和手段。不僅工作繁瑣，而且檔案管理工作效率低下，容易造成檔案的缺失，查詢不便等弊端。

（五）業(yè)務學習和交流機會少。人是檔案工作的主體，檔案工作的好壞與否和檔案工作人員文化素質(zhì)的高低有直接關系。檔案界的有識之士就指出：檔案事業(yè)的科學發(fā)展，首先是檔案人要發(fā)展。只有提高了檔案人員自身素質(zhì)，掌握更多的專業(yè)知識，學習各種文化知識來武裝自己，才能帶動檔案整理、開發(fā)、利用等工作的發(fā)展。隨著計算機技術的普及和電子信息技術的不斷發(fā)展，以及國家對檔案工作中普及計算機技術運用的規(guī)定要求，對計算機知識和網(wǎng)絡知識的掌握又擺在檔案工作人員的面前。新時期的檔案工作無論在工作方式、方法上，還是對新技術的應用上都有很大提高。這些無疑對檔案從業(yè)人員提出了更高的綜合素質(zhì)要求。但在中學的實際情況是：學校教師每年兩次的繼續(xù)教育培訓;暑期國家級、省級、市級的骨干教師培訓以及學期中同學科不同學校間的教學交流等，這些再學習機會著實對教師綜合素質(zhì)的提高起到至關重要的作用。反觀學校檔案人員培訓少得可憐。同行之間少有交流或沒有交流，失去了同行間的取長補短，相互學習，共同進步的機會。

二、對中學檔案工作的思考

（一）加強領導，重視檔案工作。鑒于中學檔案自身所具有的有形和無形財富的特質(zhì)，其重要作用不言而喻。學校領導應重視檔案工作，應根據(jù)《檔案法》《中小學檔案管理暫行辦法》等相關法律規(guī)定，結合學校實際，制定詳細的管理規(guī)章制度，確保管理制度切實可行。如：規(guī)定由校檔案室集中統(tǒng)一管理全校檔案，并對全校各部門的檔案工作予以監(jiān)督與指導;各部門指定專人管理檔案，積極做好本部門的檔案材料收集、整理工作，并定期按時移交校檔案室;規(guī)章制度張貼上墻、責任落實到人、明確各自職責等，從而解決檔案材料收集難和歸檔隨意等問題。不能讓檔案工作成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的“空頭支票”。

（二）加大投入，是實現(xiàn)管理信息化的重要保障。做好檔案管理工作的基礎條件，提高檔案工作質(zhì)量的前提保障是檔案工作基礎設施建設。學校加大對檔案基礎設施建設的投入，引入計算機等現(xiàn)代化檔案管理設備，提高中學檔案工作的效率，進而提高檔案的工作水平，這是現(xiàn)行中學檔案工作發(fā)展的必然要求。

（三）創(chuàng)新管理，是提高室藏質(zhì)量的科學手段。中學檔案要改變“只管不理”的檔案管理方式，努力豐富室藏，提高室藏質(zhì)量。對檔案信息資源利用價值的體現(xiàn)關鍵在于對檔案的管理。目前中學檔案管理大多偏重“管”而少“理”，即檔案材料相對集中存放，而再利用較難。為此，一方面要加強檔案材料的收集力度，進一步完善歸檔制度，積極做好各部門，各種載體檔案材料的歸檔工作，防止檔案材料流失，豐富室藏;另一方面要做好檔案材料的整理工作。對所形成的檔案材料要按照歸檔要求進行分類、整理，提高歸檔質(zhì)量。做好歸檔材料的編目、排架等工作，使之組成有序體系，便于提供利用。

（四）人員培訓，是提升檔案標準化的有效途徑。重視檔案工作人員的業(yè)務培訓，著力梯度培養(yǎng)檔案管理人員，有效提高學校檔案工作標準化、規(guī)范化水平。學校檔案工作人員大多是半路出家的非專業(yè)人員，專業(yè)人員幾乎沒有。他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案專業(yè)知識，全憑傳幫帶或工作經(jīng)驗。這樣就有可能存在：（1）對檔案材料分類、鑒定不準確。（2）對檔案材料的保管期限判定不準。（3）因缺乏學習，不了解檔案工作的各個時期變化，諸如：文書檔案由案卷級改為文件級整理方法、雙歸文件歸檔法、檔案信息化朝檔案數(shù)字化發(fā)展以及不同歸檔方法間的優(yōu)劣等等。在工作實踐中遇到專業(yè)問題常有“求教無門”之感，切實需要檔案業(yè)務知識的專業(yè)指導、培訓和交流。那種兩耳不聞窗外事，埋頭只做機械事的結果必然導致中學檔案工作滯后，跟不上檔案工作發(fā)展的步伐。既然中學檔案屬國家檔案的一個組成部分，就應當跟隨國家檔案的發(fā)展步伐朝檔案的標準化、規(guī)范化邁進。這項工作需要檔案人員去完成，因此對檔案人員的培養(yǎng)是做好檔案工作的前提。檔案的業(yè)務培訓是檔案人員成長的重要推動力量，即便是“經(jīng)驗豐富的檔案人員，也面臨著管理方法和管理理念的老化，需要及時更新”。檔案工作是一項“積跬步”“積細流”的工作，其工作的連續(xù)性需要從事檔案工作人員的穩(wěn)定性和持續(xù)性。因此對檔案人員的培養(yǎng)也需要梯度培養(yǎng)，保持檔案工作人員的持續(xù)發(fā)展和檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

三、結論

綜上所述，中學檔案工作是中學各項工作中一個重要的基礎性工作，為了實現(xiàn)“為校服務、為校存史”的工作目標，我們不能等閑視之。據(jù)筆者所知，筆者所在市的中小學中僅有三所學校的檔案達到省級檔案標準，由此可見中學檔案工作的發(fā)展任重道遠！

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