張孟斌

（重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校 重慶 401331）

淺談高職院校文書檔案管理

張孟斌

（重慶醫(yī)藥高等專科學(xué)校 重慶 401331）

文書檔案管理是高職院校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高高職院校管理水平的需要，因此，做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。

文書檔案；檔案管理

1 引言

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載院校發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。

2 文書檔案管理的工作原則

2.1 確定收集檔案的原則

2.1.1 全面收集 檔案的價值和作用不能只是從本位出發(fā)來決定是否有保存的必要性，而要從更宏觀的角度來考慮，從全面的觀點出發(fā)，從政治、經(jīng)濟、科學(xué)文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的現(xiàn)實價值，又要看它是否有社會價值和史料價值。檔案是歷史的記錄，也是歷史的產(chǎn)物，它是在一定的歷史條件下形成的，它的產(chǎn)生總是和一定的歷史條件相聯(lián)系。所以在鑒定檔案的價值時，必須運用歷史唯物主義的觀點和方法，將檔案放在特定的背景和歷史條件下去判斷它的價值，根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史條件、時代背景，并結(jié)合現(xiàn)實來考慮檔案的價值。

2.1.2 準確、符合事實 做好高職院校文書檔案收集工作，必須堅持實事求是的原則，要深入有關(guān)部門反復(fù)校對，校正材料出處，對原始材料進行科學(xué)的歸納、整理、分析，去偽存真。同時要有選擇，根據(jù)院校管理和工作的需要，從檔案材料中選擇對院校工作有現(xiàn)實指導(dǎo)意義，有具體實用價值，且?guī)в幸欢ㄒ?guī)律性的資料收集匯總和歸類匯編。堅持實事求是的原則，不能以個別領(lǐng)導(dǎo)人的意志去改寫眾人公認的客觀事實，特別是高職院校大事記、歷年機構(gòu)變化情況等有較高的借鑒與保存價值，一定要保持檔案原有的歷史風(fēng)貌，確保信息資料的準確性。

2.1.3 長遠發(fā)展利用 在鑒定檔案價值、確定收集檔案時，既要看到檔案在現(xiàn)實中的作用，又要預(yù)見到未來工作中的作用，因為社會在不斷進步，事業(yè)在不斷發(fā)展，檔案的價值也會隨之發(fā)生變化。不僅要看到眼前，而且要透過文件預(yù)測到它的潛在作用。

2.2 實現(xiàn)信息化管理的原則

2.2.1 快捷 高職院校文書檔案應(yīng)用計算機管理的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為院校提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2.2.2 方便實用 當(dāng)前采用的計算機管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合高職院校文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的檔案管理軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.2.3 確保信息安全 文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，涉密文件，需經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個單獨的局域網(wǎng)連接，從而維護涉密信息的安全。

3 加強文書檔案管理的措施

3.1 高度重視文書檔案的管理工作

3.1.1 積極主動做好檔案工作的宣傳匯報，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和教職員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對檔案工作的認識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和年度工作重點中，完善檔案管理設(shè)施，提升其規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展水平。改變被動提供有關(guān)檔案工作資料的工作方式，主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。

3.1.2 科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，相關(guān)工作人員要積極接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、管理等相關(guān)知識，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，掌握和提高應(yīng)用新型技術(shù)工具的能力和水平，努力為具有出色高職院校管理才能、技術(shù)先進的復(fù)合型人才為學(xué)校及他人提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.1.3 搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。檔案的前身是文件，文件質(zhì)量與檔案質(zhì)量密切相關(guān)，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上才能提高檔案管理水平。文書人員要建立較強檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻注意檔案整理工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。

3.1.4 要求及時、準確處理文件，及時登記收文件，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時查找。應(yīng)注意及時收集領(lǐng)導(dǎo)報告材料等，保證文件材料的完整性和實效性。要強化文書部門立卷工作，這也是《中華人民共和國檔案法》已明確的一個基本制度?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》也有規(guī)定，公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)及時整理、立卷、歸檔。

3.2 加強文書檔案資料的全面收集

3.2.1 健全規(guī)章制度 檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》等相關(guān)法律法規(guī)，不斷增強檔案管理意識，進一步完善必要的檔案工作制度，落實責(zé)任制，為檔案的收集、整理、保管等制訂一系列有效辦法和制度，及時收集原始檔案，并理順歸檔程序，防止檔案的散失，為日后提供利用打好基礎(chǔ)。

3.2.2 加強催收 在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務(wù)，而忘記及時返還文件的現(xiàn)象，此時為確保檔案不遺失，應(yīng)該進行催收。

3.2.3 加強檔案收集的廣度和深度 無論是專業(yè)檔案管理人員，還是兼職檔案管理人員，都要加強專業(yè)知識的積累，擴大檔案收集范圍，完善檔案收藏結(jié)構(gòu)，特別要加強對重要會議、重大歷史事件、教學(xué)成果、學(xué)院發(fā)展建設(shè)成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設(shè)工程、科研項目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中，要突出各院部（處室）部門特色，增加收集的門類，廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價值的資料。

3.2.4 加強院部（處室）部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。檔案員必須做到三勤：嘴勤，即經(jīng)常主動了解業(yè)務(wù)部門開展的新工作。腳勤，即與業(yè)務(wù)部門加強聯(lián)系與交流，以及時獲取有關(guān)信息圓。腦勤，即根據(jù)院部（處室）部門的工作實際，思考檔案如何圍繞院部（處室）部門的中心工作，做好收集利用服務(wù)工作。

總之，要加強與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢，著重收集能夠展示一個院部（處室）部門發(fā)展階段的資料，為開展實際工作和教學(xué)科學(xué)研究服務(wù)提高參考信息，切實發(fā)揮檔案部門在學(xué)院教學(xué)科學(xué)成果經(jīng)濟效益社會發(fā)展中的參考依據(jù)作用。

3.2.5 歸檔時，要根據(jù)移交登記表目錄，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務(wù)必補齊。因此，平時就應(yīng)該注意收集、查閱相關(guān)的檔案資料，根據(jù)部門立卷制度將檔案資料整理齊全，按照時間順序或文件的內(nèi)容歸檔， 歸檔時間做出相關(guān)記錄，以便全程跟蹤、催辦、督辦做好備案登記；做好的備案表裝訂成冊，即形成一本檔案明細賬；每年做好統(tǒng)計工作；可起到事半功倍的作用。

4 結(jié)語

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，文書檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成部分，它記載院校發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，可以不斷地提升一個高職院校的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為高職院校發(fā)展和進步做出應(yīng)有的貢獻。

TP311.52 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）02-0203-02