董建峰

（白城市衛(wèi)生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

檔案在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運行具有重要的作用。國家制定了事業(yè)單位檔案管理工作制度，各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，體現(xiàn)制度的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。同時不同單位的服務(wù)范圍和工作性質(zhì)不盡相同，要根據(jù)自身特點和國家相關(guān)法律法規(guī)，制定并完善符合自身實際的檔案管理體系，最大程度發(fā)揮檔案管理的作用。為此，筆者結(jié)合實際工作，總結(jié)分析事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對措施如下。

2 存在問題

2.1 投入力度不足

受到事業(yè)單位人力資源的限制，檔案管理人員以兼職為主，往往只是按部就班完成領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)的任務(wù)，執(zhí)行有關(guān)部門派發(fā)的文件，不重視檔案管理工作在單位和經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要性。在日常工作不能及時歸類、存放檔案，檔案雜亂不堪，不便于檔案檢索和利用，不利于單位工作的順利開展。

2.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱

領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，有的事業(yè)單位可能尚未形成完善的檔案管理體系，甚或停留在紙面上難以真正落實。對于落實檔案體系的事業(yè)單位，檔案管理沒有系統(tǒng)指導(dǎo)，沒有明確歸類存放檔案文件，出現(xiàn)雜亂不堪這一嚴(yán)重現(xiàn)象。

2.3 工作環(huán)境簡陋，安全性差

由于單位不重視檔案管理工作，工作環(huán)境往往非常惡劣。檔案室往往十分簡陋，不能提供一個安全的檔案保存環(huán)境，具有發(fā)生火災(zāi)或被盜的風(fēng)險；其次，有的檔案室設(shè)立在辦公室內(nèi)，不利于其他部門查找檔案；最后，檔案管理設(shè)施陳舊，防火防盜設(shè)施不足，不能保證檔案的絕對安全。

2.4 檔案管理隊伍素質(zhì)不高

有的事業(yè)單位沒有專門的檔案管理隊伍，往往由其他專業(yè)人員兼職檔案管理工，致使檔案管理不具有專業(yè)性，不能根據(jù)業(yè)務(wù)需要收集、歸檔、保存和利用檔案。頻頻更換檔案管理人員不利于檔案管理工作的順利開展，交接時難免存在不同問題，增加了后續(xù)檔案管理工作的復(fù)雜性。

2.5 不能合理開發(fā)和利用檔案信息資源

檔案管理是目的是為了開發(fā)和利用。實際工作中，事業(yè)單位往往只重視檔案收集和存儲，工作重點僅保證檔案的安全無損，沒有積極開發(fā)和利用檔案信息資源，不能及時應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)檔案的信息化管理，失去了檔案本身的社會價值。

3 應(yīng)對措施

3.1 建立健全檔案管理體系

以科學(xué)性和合理性為依據(jù)，制定各項檔案管理規(guī)章制度并落到實處。規(guī)章制度不要長篇大論，應(yīng)以方便日常管理工作為原則，具有可操作性，充分發(fā)揮管理體系的應(yīng)有價值。

規(guī)章制度具有平等的約束力。建立檔案管理體系不只約束檔案利用者，同樣約束檔案管理者。在制度面前人人平等，才能真正落實檔案管理體系。

建立明確的獎懲機制，約束員工遵守規(guī)章制度。檔案管理部門要建立明確的獎懲機制，懲治那些破壞檔案和不嚴(yán)格履行規(guī)章制度的人員，表揚表現(xiàn)優(yōu)秀人員。

3.2 提高檔案管理水平

要積極宣傳檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，明確檔案管理對單位高效、協(xié)調(diào)、有序運行的意義，突出檔案管理工作的重要性；要建立一支專業(yè)的檔案管理監(jiān)督隊伍，負(fù)責(zé)檢查和監(jiān)督檔案管理工作，保證科學(xué)有完成檔案管理工作；要建立檔案管理考核機制，定期考核并公示檔案管理工作質(zhì)量及其考核結(jié)果，讓檔案管理者及時找出自身工作的不足，以不斷改進；要制定和實施檔案管理工作質(zhì)量評價體系，促進檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.3 推動檔案信息化管理

隨著科技水平的飛速發(fā)展，高科技設(shè)備的應(yīng)用提高了工作效率和工作質(zhì)量。在檔案管理工作中，應(yīng)充分利用高科技設(shè)備，實現(xiàn)檔案信息化管理，不斷提高檔案的效能，延長檔案的存儲壽命，縮短檔案檢索查詢時間。首先，事業(yè)單位檔案管理部門要及時收集和整理本單位檔案，保證檔案的實效性；其次，檔案管理應(yīng)引入計算機、掃描儀等現(xiàn)代科技設(shè)備，將紙質(zhì)檔案傳輸保存到計算機內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的科技化管理和數(shù)字化管理；最后，要利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，向全社會提供一流、專業(yè)和最新的檔案信息，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的全社會共享，方便利用者高效利用檔案信息。

3.4 加強檔案保密工作

檔案部門一定要實現(xiàn)獨立化辦公，與其他辦公部門分開，保證涉密檔案的安全性。對于國家要求保密的檔案，一定要加大保護力度，設(shè)立獨立的保護區(qū)域，專人負(fù)責(zé)，杜絕泄露現(xiàn)象的出現(xiàn)，防止威脅和損害單位本身和國家的利益與安全。

要認(rèn)真做好檔案審查工作。檔案的審查工作是檔案利用前的重要工作，是檔案利用的重要環(huán)節(jié)，關(guān)鍵性工作是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的利用與控制使用范圍，必要時請檔案管理部門的專家把關(guān)。檔案管理者根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)逐件初步審查所利用的檔案，判定好利用與控制使用范圍；由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的管理者進行中審，重點對初審中沒能判定利用與控制使用的部分檔案確定范圍；由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

妥善做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定確定涉密檔案的不同等級，不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，具有一定的時效性：隨著時間的推移或秘密保管期限屆滿，會失去保密價值此時不能按原有保密文件管理，應(yīng)按公開文件管理。在成為公開文件前，保密文件必須遵循《保密法》“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密?！敝?guī)定解密。

3.5 做好檔案利用的基礎(chǔ)工作

要利用原有基礎(chǔ)進行系統(tǒng)整理，達到科學(xué)分類、合理組卷、清楚編目、系統(tǒng)排列的要求，進一步提高利用檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。同時按照適應(yīng)利用后檢索與管理的要求，建立健全檔號，編制新的檢索工具。對珍貴重要的檔案要采取抄錄、復(fù)印、照相等形式復(fù)制，留好檔案副本，提高檔案資料的使用壽命，最好采用現(xiàn)代科技設(shè)備進行數(shù)字化信息化管理。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理存在投入力度不足、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱、工作環(huán)境簡陋安全性差、檔案管理隊伍素質(zhì)不高以及不能合理開發(fā)和利用檔案信息資源等問題，檔案管理者要增強自己的責(zé)任感和職業(yè)歸屬感，明確檔案管理的重要性，完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代科技推動檔案信息化管理，加強檔案保密并做好檔案利用的基礎(chǔ)工作，不斷提高工作效率與質(zhì)量，推進檔案管理工作穩(wěn)定運行，提高檔案管理水平，實現(xiàn)事業(yè)單位經(jīng)濟利益和社會效益的最大化。

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