遠士駿

秦皇島市中醫(yī)醫(yī)院

1 數(shù)字檔案的構成

檔案是醫(yī)院在經營發(fā)展活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經完全普及的背景下，數(shù)字化檔案已經成為一個不可避免的趨勢。不論是將醫(yī)院紙質檔案數(shù)字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現(xiàn)在需要面對的考驗。

1.1 紙質檔案電子化

紙質檔案在很長的一段時間內占據(jù)檔案載體的主要組成部分，多數(shù)基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質檔案為主。將這些紙質檔案轉化成數(shù)字檔案需要硬件設施，而管理數(shù)字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關數(shù)字化的設備。

在沒有足夠的軟件及硬件設施的支撐的情況下，可以利用現(xiàn)有工具對紙質檔案進行初步梳理，為將來紙質檔案數(shù)字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發(fā)文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關鍵信息，形成詳細的數(shù)字化目錄信息。數(shù)字化目錄可以更精準的捕捉到關鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應的紙質檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔心文件內容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應的軟件及硬件設施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數(shù)字檔案進行系統(tǒng)的管理。在通過掃描儀、微縮設備等硬件設備將紙質檔案轉化成數(shù)字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉換的過程中沒有出現(xiàn)信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質檔案完成轉換后，檔案工作人員在軟件中將數(shù)字檔案與檔案目錄進行一一對應鏈接。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關的數(shù)字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需信息，并可實現(xiàn)多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數(shù)字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設備已經融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統(tǒng)提交申請流程……

（1）聲像檔案，在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩(wěn)定性較高，容易受到磁性等影響，而不當使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據(jù)載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發(fā)生問題前做好相應的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件，郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態(tài)。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數(shù)字檔案的一種，是歸檔內容的一部分，導致這一部分數(shù)字檔案的缺失。檔案工作人員應當對此加以重視，督促相關人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程，過去人事任免等通知公告都是以紙質文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質文件?，F(xiàn)在的很多都是通過OA系統(tǒng)（或其他內部系統(tǒng)）進行人事任免、節(jié)假日休假等通知的發(fā)布。這些通知會打印成紙質文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統(tǒng)（或其他內部系統(tǒng)）做數(shù)字時代的產物，為現(xiàn)代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統(tǒng)會記錄各節(jié)點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統(tǒng)（或其他內部系統(tǒng)）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數(shù)字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統(tǒng)的檔案歸檔范圍并不包括后臺數(shù)據(jù)，這也是檔案工作人員需要加強關注的。

檔案的數(shù)字化不僅需要配備計算機、服務器、掃描儀、縮微設備等硬件設施，還需要數(shù)據(jù)庫、管理制度的跟進。沒有硬件設施，紙質檔案無法完整地轉化成數(shù)字檔案；沒有相應的管理制度，數(shù)字檔案就會處在失控的狀態(tài)。數(shù)字檔案的轉化和儲存需要依靠硬件設施，而數(shù)字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理系統(tǒng)的建設

檔案的最終目的是利用，如何管理數(shù)字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統(tǒng)與檔案管理制度雙管齊下。

管理保密性高的數(shù)字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數(shù)字檔案區(qū)別對待。數(shù)字檔案在檔案管理系統(tǒng)中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內容進行存儲。為了保證檔案內容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份。注重數(shù)字化檔案的備份，對系統(tǒng)內的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統(tǒng)崩盤、防火墻漏洞等導致數(shù)據(jù)的遺失、缺失，保證檔案的完整性。

結語

數(shù)字檔案的載體更新?lián)Q代速度較快，對硬件設備依賴性強。所以檔案工作人員需要定期對數(shù)字檔案的儲存載體進行檢查、更新，避免發(fā)生由于無法讀取載體導致檔案信息的缺失。