葉麗丹

廣東省東江航道事務(wù)中心汕尾航標(biāo)與測(cè)繪所

現(xiàn)代科技日新月異的變化和各領(lǐng)域之間的融合與發(fā)展，已成為不可阻擋的時(shí)代潮流。其中，檔案管理與信息化的整合也成為檔案管理的新途徑、新方式，為傳統(tǒng)的檔案管理注入新鮮血液，是對(duì)傳統(tǒng)方式的補(bǔ)充和完善，也是檔案事業(yè)不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)結(jié)合檔案管理與信息化建設(shè)的聯(lián)系，說(shuō)明加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，通過(guò)分析當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀和存在的突出問(wèn)題，提出加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

1 檔案管理與信息化建設(shè)的聯(lián)系

（1）信息化建設(shè)是一種新型的檔案管理方式。檔案作為記載人類(lèi)發(fā)展歷史的最重要載體之一，有著其特有的優(yōu)勢(shì)，它通過(guò)記錄過(guò)往，向世人展現(xiàn)歷史的面貌，揭示歷史真相，其本身也隨著歷史的變化而不斷變化。檔案的形式多種多樣，普遍地概括為載體、制作手段和表現(xiàn)方式。傳統(tǒng)的檔案管理載體是在發(fā)展過(guò)程中一直存在并將繼續(xù)發(fā)揮作用的載體，檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料歸檔為主，而現(xiàn)今，科技的進(jìn)步使得信息化進(jìn)入檔案管理的課程中，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、程序、數(shù)據(jù)等物質(zhì)基礎(chǔ)而崛起，也成為另一種發(fā)揮有效作用的管理形式，是對(duì)傳統(tǒng)形式的補(bǔ)充和加強(qiáng)，兩者形成了一種互補(bǔ)與創(chuàng)新并共同發(fā)揮作用的關(guān)系。

（2）信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和條件。它融合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)等模式對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體存儲(chǔ)保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式的轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，是對(duì)傳統(tǒng)方法的補(bǔ)充和完善，能夠有效地滿足科學(xué)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化檔案管理的要求。

（3）信息化建設(shè)是檔案管理和單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著單位的發(fā)展而不斷變化，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的合理應(yīng)用，可以有效提高檔案管理水平，對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重要作用。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案作為原始記錄，重要載體，也同樣記載著單位發(fā)展過(guò)程中的各類(lèi)信息，對(duì)單位發(fā)展和各項(xiàng)工作的開(kāi)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用?，F(xiàn)階段，國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案的決定在十三屆全國(guó)人大一次會(huì)議上通過(guò)，隨著機(jī)構(gòu)改革工作的不斷推進(jìn)，單位工作職能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了變化，行政成本降低，行政效率提高。單位發(fā)展過(guò)程中直接形成的文件材料有所增加，檔案數(shù)量也隨之增加，為節(jié)省人力資源，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，它已成為當(dāng)前檔案管理重中之重的工作任務(wù)。

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，除了促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提高，還對(duì)檔案本身的保護(hù)和利用發(fā)揮著積極作用。1)不再限制于光照、高溫、潮濕等特殊條件的影響，有效避免了傳統(tǒng)方式管理過(guò)程中所造成的保存不善、清潔衛(wèi)生、蟲(chóng)霉滋生、破損或字跡失真等狀況的出現(xiàn)。2)通過(guò)信息系統(tǒng)的管理，能夠更加方便快捷的檢索，為檔案的借閱、傳遞、有效利用提供幫助。 3)檔案管理信息化大大減少了在利用過(guò)程中對(duì)檔案本身的直接接觸，一定程度上延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)降低了因保管不善造成檔案原始記錄遺失風(fēng)險(xiǎn)的概率。

3 檔案管理信息化的現(xiàn)狀和存在的突出問(wèn)題

檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)。檔案管理的科學(xué)規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實(shí)際工作中，仍然有很多因素嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化發(fā)揮作用的步伐，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1)檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)的內(nèi)容更新不及時(shí)。目前，部分單位都建立了職工信息管理系統(tǒng)，客觀登記職工各類(lèi)信息，但由于領(lǐng)導(dǎo)、管理人員，甚至是職工自身對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)得不到及時(shí)更新，影響了檔案管理工作效率，這阻礙了人才優(yōu)化管理工作的改善和順利實(shí)施。2)檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)的利用率不高。部分單位建立了檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)，但其利用率不夠高的情況明顯存在，無(wú)法充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，對(duì)成本的降低、人員工作量的減少，工作效率以及檔案數(shù)據(jù)查詢效率的提高發(fā)揮不到應(yīng)有的作用。3)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理部門(mén)部分管理人員仍存在專業(yè)技能、信息技術(shù)應(yīng)用等方面水平達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的情況，甚至思想上還缺乏職業(yè)道德和文化素養(yǎng)，這不僅對(duì)檔案服務(wù)水平的提高造成影響，也阻礙了檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)步。

4 如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

4.1 提高檔案信息化建設(shè)的管理意識(shí)

作為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的主體，檔案管理人員要提高信息化意識(shí)。首先要明確檔案管理中的傳統(tǒng)方式與信息化作為新型方式之間的聯(lián)系，正確把握兩種方式在檔案管理中的應(yīng)用；在實(shí)際工作中，要以落實(shí)黨和國(guó)家有關(guān)方針政策法規(guī)為前提，以熟悉掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法為基礎(chǔ)，借助先進(jìn)的科技力量，提高應(yīng)用檔案管理信息化專業(yè)手段實(shí)施的意識(shí)。

4.2 建設(shè)檔案管理型專業(yè)人才隊(duì)伍

加強(qiáng)檔案管理工作專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，包括單位負(fù)責(zé)人、檔案管理人員，職工自身隊(duì)伍建設(shè)三個(gè)方面。一方面，可通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流、先進(jìn)借鑒，專家指導(dǎo)講座等形式提高單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，也促進(jìn)檔案管理人員在信息應(yīng)用技術(shù)方面水平和能力的提高。另一方面，通過(guò)加強(qiáng)單位內(nèi)部職工培訓(xùn)，逐步普及并推進(jìn)信息平臺(tái)和系統(tǒng)的使用，提高檔案管理人員的工作效率，有效提高檔案利用率。

4.3 加強(qiáng)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)離不開(kāi)相關(guān)部門(mén)給予足夠的資金和技術(shù)等方面支持。檔案管理信息化建設(shè)要以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)等設(shè)施為硬件基礎(chǔ)，引進(jìn)性能穩(wěn)定的設(shè)備，保證系統(tǒng)的運(yùn)行速度，提高儲(chǔ)存量。除此之外，網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)的升級(jí)工作也需納入信息化建設(shè)內(nèi)容中，在安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境中，才能發(fā)揮系統(tǒng)信息化現(xiàn)代化的功能，為檔案管理信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障，為人們開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)提供更優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。