■韓雪蓮

河北省唐山市遷安市楊各莊鎮(zhèn)人民政府

1 人事檔案管理信息化特點(diǎn)

1.1 人事檔案管理的重要性

從我國事業(yè)單位目前的運(yùn)行情況來說，往往包括繁瑣的事項(xiàng)，事業(yè)單位不僅需要完成單位日常的工作內(nèi)容，還需要對其工作人員的人事和知識(shí)進(jìn)行管理。人事檔案則是高校和用人單位對人才參與的各種實(shí)踐活動(dòng)的最原始的記錄，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特點(diǎn)特長等各個(gè)方面的情況，成為重要的人才信息資源，也是用人單位考察和選拔員工的一個(gè)極其重要的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在人事檔案管理中不斷引入先進(jìn)的信息技術(shù)，已經(jīng)成為人事檔案管理手段變革的內(nèi)在前提，具有必然性。

1.2 大數(shù)據(jù)和信息化的影響

從刻在龜殼和獸骨上的甲骨文，到現(xiàn)在的電子相片、錄像等新興的記錄方式，檔案的載體發(fā)生了巨大的改變。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式到現(xiàn)在的信息化管理模式的轉(zhuǎn)變歸其根本可以說是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求。只有將人才的信息進(jìn)行整合，并且按照不同的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)拈_發(fā)和利用，才能實(shí)現(xiàn)信息的增值并且提高信息資源的有效性。大數(shù)據(jù)即是對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，得出的是一種整體、全面的發(fā)展必然趨勢，給我們看世界提供了一種更加全面和新穎的方法，取代了過去憑借經(jīng)驗(yàn)決定的時(shí)代。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

2.1 人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足,電子化硬件設(shè)備得不到保障

有的單位沒有獨(dú)立的檔案室，檔案設(shè)備簡陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計(jì)算機(jī)硬件和檔案存儲(chǔ)設(shè)備落后，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的信息體系。

2.2 單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備充足的檔案員

傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力，一旦人員不夠，就會(huì)使得材料歸檔不及時(shí)、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

大部分事業(yè)單位沒有專業(yè)性強(qiáng)的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，對計(jì)算機(jī)使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚 至一竅不通。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進(jìn)，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。

2.4 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管不方便

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密，造成不良影響。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，大量的電子文檔和數(shù)據(jù)，有效的管理方法就是信息化管理。如何確保海量檔案資料安全？如何更好地發(fā)布檔案信息，便于查找和使用？這些都是紙質(zhì)檔案管理無法解決的問題。因此，新時(shí)期電子文檔數(shù)據(jù)化、信息化管理很有必要。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)

3.1 宣傳加強(qiáng)信息化建設(shè)的意識(shí)

人事檔案的建設(shè)多是由學(xué)校和一些政府單位擔(dān)任加工的主體，因此這些加工主體在對人事檔案的加工上處于極其重要的位置。我國目前的人事檔案多是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄，對于事業(yè)單位的人事檔案管理，當(dāng)進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)時(shí)就引發(fā)了調(diào)檔和流動(dòng)的問題。但是人事檔案的調(diào)動(dòng)可以說是一項(xiàng)涉及多部門的復(fù)雜工作，手續(xù)繁瑣復(fù)雜，可能會(huì)導(dǎo)致用人單位對接上存在時(shí)間差，進(jìn)而引發(fā)一系列問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的管理也應(yīng)該緊緊跟隨著時(shí)代的步伐，增強(qiáng)其科技信息化的含量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理與充分利用，最大限度地滿足人事工作的客觀需求。就事業(yè)單位而言，應(yīng)該對在職的工作人員進(jìn)行人事檔案信息化，并結(jié)合工作實(shí)際制定相應(yīng)的規(guī)章制度，擴(kuò)大宣傳，逐步加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐，從而產(chǎn)生積極的助推作用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理向信息化邁進(jìn)。

3.2 做好試點(diǎn)逐步推進(jìn)

隨著檔案管理對象和內(nèi)容的增加，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成熟的今天，需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理資源的數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和集中式拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，提高檔案管理的效能和安全性。我國經(jīng)濟(jì)、農(nóng)業(yè)的發(fā)展常先設(shè)立部分試點(diǎn)，我們在大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)時(shí)也可向其學(xué)習(xí)。對于市里的事業(yè)單位，首先進(jìn)行檔案管理信息化的宣傳，之后選定幾個(gè)有代表性的單位首先開展信息化管理的建設(shè)。可以向已經(jīng)采取檔案管理的單位或者企業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們成功的經(jīng)驗(yàn)，邀請主要負(fù)責(zé)工作人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和規(guī)避，并請參與試點(diǎn)的工作人員積極反映意見和建議，逐步將試點(diǎn)的工作開展起來。最后能以試點(diǎn)的成功經(jīng)驗(yàn)為代表，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位進(jìn)行宣傳和講解，最終達(dá)到整體信息化。

3.3 提高管理人員業(yè)務(wù)工作水平

目前事業(yè)單位對于人事檔案的管理多設(shè)有專門的工作人員，這些檔案工作者的工作能力直接決定著人事檔案的管理方式和方法，通過對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以直接作用于檔案的管理。檔案管理人員首先要培訓(xùn)的就是對檔案管理的意識(shí)和態(tài)度，要具備良好的思想道德素養(yǎng)，樹立以人為本的服務(wù)理念，這是檔案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，可以通過高校定點(diǎn)培訓(xùn)相應(yīng)的人才進(jìn)行檔案信息化管理，也可以通過對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

人事檔案是事業(yè)單位選拔人才、干部升職、任用、調(diào)動(dòng)、退休等利用的重要依據(jù)。也是堅(jiān)持公道正派地選人用人的重要基礎(chǔ)。人事檔案信息化管理是現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的需要，是事業(yè)單位組織人事工作的重要內(nèi)容。