文/孟麗 衡水市林業(yè)科學研究所 河北衡水 053000

1、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

1.1 規(guī)范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

政治經(jīng)濟環(huán)境的巨大變化使得企業(yè)和其他單位在運營中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應其中的變化，將不利于企業(yè)或是其他單位的正常發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)或是其他單位發(fā)展的資料記錄，是企業(yè)等單位在發(fā)展過程中的道路選擇，記載著企業(yè)發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。

1.2 規(guī)范檔案管理是各單位加強自身管理的體現(xiàn)

檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業(yè)而言，就是對企業(yè)的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問題等進行整理、歸檔，使企業(yè)在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。同時，檔案管理也是企業(yè)進行企業(yè)文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于企業(yè)樹立良好的形象。

1.3 檔案管理有助于企事業(yè)單位的長遠發(fā)展

企業(yè)管理是企業(yè)日常經(jīng)營中必須進行的活動，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，通過對企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗、基本資料等進行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的經(jīng)驗。檔案中的資料是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的精髓所在，是企事業(yè)發(fā)展進程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗。

2、檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1 管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導致了檔案管理工作的一個弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進國家是比較落后的，大多數(shù)的檔案管理人員都認為自己的工作就是負責一下信息的管理和整理，沒有認識到新時代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態(tài)是非常不利于檔案事業(yè)的發(fā)展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當代社會最需要的創(chuàng)新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，所以說，如果想要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，如何實現(xiàn)管理人員管理觀念的革新是應該引起領(lǐng)導階層重視的。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作不僅是一項繁瑣的工作，同時也是一項較為嚴謹?shù)墓ぷ?。大量的文獻資料和信息數(shù)據(jù)需要進行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質(zhì)要求。但是當今大部分檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)領(lǐng)導階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質(zhì)較低的工作人員，另外給予的報酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導致檔案管理行業(yè)流失了大量的專業(yè)人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的，所以說相關(guān)管理人員必須充分認識到檔案管理工作中的這一個短板。

2.3 管理技術(shù)和設(shè)施較為落后

由于得不到領(lǐng)導階層的重視，也導致了管理技術(shù)和設(shè)施的落后。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術(shù)和技術(shù)設(shè)施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業(yè)的發(fā)展的。另外雖然有些工作單位配備了先進的技術(shù)設(shè)施，但是由于管理人員的素質(zhì)較低，無法對技術(shù)設(shè)施進行行之有效的利用，導致先進的技術(shù)設(shè)施擱置，這些因素都是嚴重影響檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的。

3、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對策

3.1 創(chuàng)新新型檔案管理方法

隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術(shù)來管理事業(yè)單位檔案，能夠確保檔案管理的實效性，同時提升事業(yè)單位檔案的利用率。因此，事業(yè)單位應重視新型檔案管理方法，應在硬件上保障檔案管理信息化發(fā)展，根據(jù)事業(yè)單位實際情況來配備專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，進而鼓勵檔案管理人員在現(xiàn)行工作方法的基礎(chǔ)之上進行創(chuàng)新，及時了解世界先進的檔案管理技術(shù)和手段，進而采用先進、科學、合理的方式來進行檔案管理，通過計算機來整理事業(yè)單位檔案，并利用計算機系統(tǒng)加以數(shù)據(jù)計算和分析，從而得出相關(guān)結(jié)果，使事業(yè)單位能夠根據(jù)檔案分析結(jié)果來調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營、管理目標，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3.2 完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓?！币胧箼n案管理工作更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不僅是提升其科學化、合理化、規(guī)范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業(yè)及機關(guān)應從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，制定出一套行之有效的管理辦法和規(guī)章制度，加強檔案管理人員的法制教育，不斷培養(yǎng)并提高其相關(guān)知識、職業(yè)素養(yǎng)及憂患意識，幫助他們明確相關(guān)的法律、法規(guī)，保證其工作行為的合法化，從而有效發(fā)揮出檔案管理的作用。

3.3 結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機密的重要會議資料，文件資料不能通過數(shù)字化進行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

結(jié)語：

在當前飛速發(fā)展的大背景下，檔案管理工作在收獲了更多的發(fā)展機遇的同時，也面臨著更多的挑戰(zhàn)。想要對檔案管理工作進行規(guī)范，離不開思想方面的建設(shè)，也需要先進的管理方法做輔助，只有各方面共同發(fā)展才能推動檔案信息管理工作的完善。