李志紅

摘 要：園林綠化工程是為人類創(chuàng)造良好的生存環(huán)境，創(chuàng)造園林式的綠化空間。而在城市建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，園林綠化檔案發(fā)揮著重要的作用，它可以為園林綠化工程的有效開展提供數(shù)據(jù)和信息支持。本文探討了園林綠化工程中檔案管理的作用，并提出了完善我國(guó)園林綠化檔案管理的措施，希望具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：園林綠化；檔案管理；措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求越來(lái)越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它對(duì)于促進(jìn)城市建設(shè)和和諧發(fā)展有著重要作用。

1 城市園林檔案管理的作用

綠化工程資料檔案是指園林綠化工程施工過(guò)程中形成的各種工程信息記錄，并按一定原則分類、組卷、最后移交業(yè)主單位歸檔的整個(gè)過(guò)程的歷史記錄。它包括園林綠化工程建設(shè)過(guò)程形成的文件資料、園林綠化工程物資資料、工程施工過(guò)程中形成的施工資料、圖紙資料以及在施工過(guò)程中的影像資料，是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過(guò)程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。園林檔案記錄了城市園林的建設(shè)布局、林木花卉品種、栽培技術(shù)、生長(zhǎng)習(xí)性等，以此為據(jù)研究制定園林規(guī)劃，制定城市的園林、美化，以及園林管理、整修、樹木更新?lián)Q代等，避免和減少調(diào)查、勘測(cè)等重復(fù)勞動(dòng)，又使計(jì)劃制定切合實(shí)際。其次，城市園林檔案對(duì)于一個(gè)城市旅游業(yè)的開發(fā)和建設(shè)具有重要的促進(jìn)作用。我們可以通過(guò)查找園林檔案，對(duì)那些名勝古跡、名貴樹木花草等進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)，多途徑、多舉措的開發(fā)城市的旅游資源和發(fā)展城市的旅游經(jīng)濟(jì)，最終為提高城市的知名度和城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2 城市園林檔案管理措施

2.1 樹立先進(jìn)的管理理念，健全檔案管理機(jī)制

先進(jìn)的檔案管理思想是檔案工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、先進(jìn)化的基礎(chǔ)，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，制度建設(shè)是保證要以檔案管理機(jī)制建設(shè)為重點(diǎn)，構(gòu)建起制度健全、管理規(guī)范、利用方便的檔案管理機(jī)制。首先要完善檔案管理責(zé)任制，要依據(jù)檔案管理的要求和各個(gè)部門的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立了“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級(jí)負(fù)責(zé)建檔，集中統(tǒng)一管理”的檔案管理模式，健全完善檔案管理制度，根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步規(guī)范對(duì)檔案工作審查、考核等方面的保管、統(tǒng)計(jì)、保密、庫(kù)房管理。形成多層次、立體化的檔案管理制度機(jī)制，保證檔案管理各個(gè)方面的順利進(jìn)行。細(xì)化檔案管理工作流程，確保檔案管理的效率提高。

2.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案工作者要認(rèn)清自己肩負(fù)的責(zé)任，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案工作的專業(yè)學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理制度、整理辦法，學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，而且要學(xué)習(xí)園林專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)、工程施工管理的政策規(guī)范等，真正做一個(gè)多面手。要把教育培訓(xùn)列入重要議事日程，堅(jiān)持啟動(dòng)檔案人才工程，短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育相結(jié)合，理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作相結(jié)合，扎實(shí)有效地培養(yǎng)世紀(jì)人才。教育培訓(xùn)要取得實(shí)效，必須加強(qiáng)管理。健全登記、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)等繼續(xù)教育的管理制度：同時(shí)建立繼續(xù)教育約束機(jī)制，使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)參加定期繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平；實(shí)行人員上崗前和輪崗后崗位培訓(xùn)，獲得專業(yè)技術(shù)職務(wù)者由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理等措施，激發(fā)其參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性。其次，開展綜合培訓(xùn)。從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式進(jìn)行教育培訓(xùn)，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”方針，遵循學(xué)以致用原則。一是組織檔案專業(yè)人員全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，盡快提高其專業(yè)水平。二是普及哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，注重新知識(shí)的補(bǔ)充和更新。三是強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作現(xiàn)代化特征和標(biāo)志，檔案工作者要學(xué)習(xí)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作中。最后，細(xì)化考核強(qiáng)化監(jiān)管。將檔案管理人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)效果等記錄在冊(cè)，歸入個(gè)人學(xué)習(xí)檔案，作為年終考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并確定一名領(lǐng)導(dǎo)主管此項(xiàng)工作，細(xì)化考核，強(qiáng)化監(jiān)管，使學(xué)習(xí)知識(shí)，促進(jìn)工作成為風(fēng)氣，不斷提高檔案管理工作水平。

2.3 明確檔案收集渠道

園林綠化檔案管理工作與生產(chǎn)計(jì)劃部門的相關(guān)工作有著緊密聯(lián)系，要協(xié)調(diào)兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來(lái)說(shuō)，就是要緊密配合園林綠化修建工作進(jìn)度，依據(jù)工作進(jìn)度隨時(shí)做好檔案的編目與整理工作。其一，要對(duì)園林綠化單位要有嚴(yán)格的工作規(guī)定，無(wú)論是哪一個(gè)施工作業(yè)階段，都要對(duì)信息及時(shí)的收集起來(lái)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程對(duì)材料進(jìn)行篩選和整理，保證篩選之后科學(xué)合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經(jīng)過(guò)審查確定無(wú)誤之后方能辦理相關(guān)手續(xù)，從而充分符合實(shí)際應(yīng)用的相關(guān)需求。其二，要充分結(jié)合工程生產(chǎn)部門，要對(duì)需要收集的內(nèi)容加強(qiáng)考核，從而讓各項(xiàng)工作能夠被合理處理，將價(jià)值程度較高的施工資料完整的記錄下來(lái)并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計(jì)劃和目標(biāo)。另外，所有不同的園林項(xiàng)目都需要設(shè)立檔案管理人員，落實(shí)檔案信息的收集工作，并將其做成系統(tǒng)化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅(jiān)守立場(chǎng)，要做好對(duì)檔案的審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國(guó)新時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀。

2.4 建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

加強(qiáng)對(duì)園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時(shí)研究解決工作開展過(guò)程中遇到的各種困難問題。及時(shí)完善計(jì)算機(jī)配置，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案室與單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在單位檔案室，是單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)所有歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。利用電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線錄入的電子文件傳輸，管理系統(tǒng)自動(dòng)判斷此條數(shù)據(jù)為冗余數(shù)據(jù)，在原文數(shù)據(jù)庫(kù)中的某一字段標(biāo)記為重復(fù)，系統(tǒng)只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節(jié)約電子文件中心大量的存儲(chǔ)空間，對(duì)于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率也很小。通過(guò)解決電子檔案采集、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、電子檔案海量存儲(chǔ)等關(guān)鍵問題，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，在新的歷史條件下，城市園林檔案管理工作，必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，為了能夠更好地提高園林檔案的管理，各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)園林檔案管理的投入和重視，認(rèn)真做好檔案的收集工作，保證檔案資料的全面、準(zhǔn)確、完整，提高園林檔案的規(guī)范化管理，以及提升從業(yè)人員自身的素養(yǎng)和加快園林檔案信息化的建設(shè)。隨著社會(huì)建設(shè)步伐的加快，園林檔案管理也要不斷改變和創(chuàng)新，為城鎮(zhèn)建設(shè)和人文的提高貢獻(xiàn)出更多價(jià)值。

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