何力

摘 要：近些年來，隨著社會的進步以及綜合國力的增強，我國投入了大量的人力、物力、財力到軌道交通建設(shè)中，而這一公共交通形式因為快速、便捷等顯著特點，給人們的出行帶來了諸多便利，其發(fā)展也在很大程度上推動著城市建設(shè)、社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。我國軌道交通經(jīng)歷了40多年的發(fā)展建設(shè)，取得了舉世矚目的成績，如今已進入快速發(fā)展時期，許多二三線城市也紛紛投入地鐵建設(shè)，竣工檔案管理工作也受到了更多的關(guān)注。本文明確了軌道交通各參建方在檔案管理方面的職責，對當前竣工檔案管理中存在的主要問題進行了論述，并提出了幾點加強軌道交通竣工檔案管理方面的建議。

關(guān)鍵詞：軌道交通；竣工檔案管理；建議

引言

在軌道交通建設(shè)中，竣工檔案發(fā)揮這至關(guān)重要的作用，它不但是對工程項目監(jiān)管、稽查、驗收的依據(jù)，也是項目竣工后進行改擴建和后期質(zhì)量保修的關(guān)鍵憑證，是對整個軌道交通工程的真實記錄。我國軌道交通建設(shè)正處于快速發(fā)展時期，對項目竣工檔案的收集、整理、歸檔等工作，也被提到了軌道交通企業(yè)管理工作的重要位置。然而，由于軌道交通工程是一個極其復雜的系統(tǒng)工程，參與建設(shè)的單位較多，并且規(guī)模大，建設(shè)周期比較長，會涉及到數(shù)量眾多的不同種類的竣工檔案，如何完善這些數(shù)量龐大的檔案管理工作，成了軌道交通管理的工作重點。

1 各參建方軌道交通工程檔案管理的職責

1.1 項目工程建設(shè)單位

軌道交通工程的建設(shè)單位主要負責管理項目工程在前期準備階段的文件、竣工時的決算文件，以及匯總整個工程項目檔案，并加以排序，建設(shè)方需安排專人對這些檔案文件進行收集歸檔。當參建方就軌道交通工程簽訂相關(guān)合同時，建設(shè)方要針對工程檔案的編制責任、數(shù)量、移交時間等內(nèi)容，提出切合實際的明確要求，并監(jiān)督各參建單位的檔案建立情況，對于立卷工作不完善的單位，建設(shè)單位應(yīng)予以指導。此外，軌道交通工程竣工后，已通過質(zhì)監(jiān)部門驗收的，建設(shè)單位需與建設(shè)地的城建檔案館溝通，進行工程檔案的預驗收。

1.2 項目工程監(jiān)理單位

軌道交通工程監(jiān)理單位主要負責管理相關(guān)監(jiān)理資料，同時安排專人負責資料的收集、整理、歸檔工作。對于監(jiān)理范圍內(nèi)參建單位的檔案建立情況，監(jiān)理單位應(yīng)擔負起監(jiān)督、檢查的職能，同時做好自身負責的監(jiān)理文件的組卷工作。當軌道交通工程正式投入施工后，監(jiān)理單位需監(jiān)督、檢查施工檔案的建檔、整理和歸檔情況，避免施工資料缺失、有誤等現(xiàn)象的出現(xiàn)。工程竣工驗收后，監(jiān)理單位應(yīng)將監(jiān)理文件轉(zhuǎn)交建設(shè)單位歸檔。

1.3 項目工程施工單位

軌道交通工程施工過程中會產(chǎn)生大量的施工資料，這部分資料的管理工作由施工單位負責，為確保施工資料管理的高效性，施工單位應(yīng)建立施工檔案管理責任制，將管理職責落實到具體的項目負責人或技術(shù)人員，并建立獨立的檔案室，由專職人員隨時進行施工資料的收集整理，保證資料完整、真實、有效。若軌道交通工程項目實行承包制，則由各分包單位負責施工資料的整理和組卷，然后統(tǒng)一交由總承包單位檢查匯總，最終轉(zhuǎn)交給建設(shè)單位[1]。

2 軌道交通檔案管理中存在的主要問題

2.1 原件缺乏完整性

按照相關(guān)規(guī)定，工程竣工文件應(yīng)為原件，但實際上，工程檔案中一些十分重要的施工文件和監(jiān)理文件，往往以復印件的形式下發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)，資料原件以及部分關(guān)鍵性證明文件、檢測報告甚至丟失。

2.2 填寫缺乏規(guī)范性

軌道交通工程建設(shè)是一個對技術(shù)性和專業(yè)性要求極高的復雜工程，在建設(shè)過程中需要填寫各種測量記錄、檢查記錄、驗收報告等，每個文件又包含多個欄目需要相關(guān)負責人簽署，但在填寫過程中常常存在內(nèi)容缺失、涂改、代簽等問題，有失規(guī)范性。

2.3 內(nèi)容缺乏真實性

一些施工單位在施工過程中未能按照工程進度同步進行檔案資料的編制，后期需要匯總、移交時，只能補填，杜撰文件、數(shù)據(jù)，甚至偽造簽名。此外，還存在變更通知單、技術(shù)核定單缺失的現(xiàn)象，使得施工過程中存在的設(shè)計變更，無法完整、準確的體現(xiàn)在竣工圖紙上，導致錯、漏、缺問題嚴重。

2.4 歸檔缺乏及時性

竣工檔案歸檔不及時也是當前軌道交通檔案管理中存在的主要問題，即便在工作人員的催促下索要來部分竣工檔案，其質(zhì)量也難以滿足要求。尤其是對于那些無需經(jīng)過檔案預驗收，只需第三方審計通過便能給付合同款的項目?？⒐n案的索要更成為一件難事，嚴重影響著檔案管理工作的有效進行。

2.5 借閱頻繁，造成竣工檔案老化嚴重

近些年來，我國軌道交通產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，帶動著軌道交通周邊資源的利用率隨之提高，越來越多的人出于各種需要，會到業(yè)主單位查閱軌道交通竣工檔案，或是復印。在我國，軌道交通工程項目的檔案保管普遍為永久性，且絕大部分文件并沒有實現(xiàn)全文數(shù)字化。過于頻繁的查閱和復印，使得工程檔案老化速度加快，尤其是對于那些本身就比較陳舊的資料更是如此。還有一部分人出于某種特殊需求，會將竣工檔案外借，導致檔案丟失和損毀現(xiàn)象嚴重。

造成以上幾點軌道交通檔案管理存在問題的主要原因有以下三點。首先，相較于軌道交通工程項目，社會各界對竣工檔案這類“軟件”資料重視不夠[2]，補填、杜撰現(xiàn)象嚴重。其次，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂協(xié)議或合同時，沒有將竣工檔案的內(nèi)容、要求等細化，歸檔責任也不夠明確。第三，施工單位涉及各個層級的工作人員，部分人員綜合素質(zhì)低，專業(yè)技術(shù)能力不足，使得一些竣工檔案在形成過程中便缺乏規(guī)范性，質(zhì)量無法達到要求。

3 加強軌道交通竣工檔案管理的對策

3.1 做好前期控制

所謂前期控制，是指從竣工檔案形成的源頭控制檔案質(zhì)量。只有從加強制度管理與合同管理入手，建立有效的監(jiān)管機制，并利用切合實際的經(jīng)濟有段予以約束，才能確保軌道交通竣工檔案的完整性和準確性。項目正式開工之前，建設(shè)企業(yè)需與施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等參建單位簽署內(nèi)容詳實、精細的合同，合同中應(yīng)明確參建方在工程文件管理上的責任以及檔案編制要求、移交期限等內(nèi)容，并注明違約責任，以此增強參建單位對于工程文件的重視，在確保工程進度和質(zhì)量不受影響的前提下，加強檔案管理。除此之外，通過定期開展檔案管理培訓，提升參建單位資料管理人員的專業(yè)能力，使其認識到竣工檔案管理的重要性，并進行規(guī)范化管理。endprint

3.2 做好過程控制

當軌道交通工程進入項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位的質(zhì)量管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期檢查各參建部門工程文件的形成情況，一旦發(fā)現(xiàn)文件存在不完整、不準確或不規(guī)范現(xiàn)象，應(yīng)及時予以指導和控制。這樣做既能彌補前期培訓工作中存在的不足之處，又能確保后期竣工文件進行歸檔時，質(zhì)量能夠達到相應(yīng)標準，滿足要求。做好軌道交通工程建設(shè)中的過程控制，能夠?qū)㈦[患消除在萌芽狀態(tài)，在很大程度上減少項目竣工時的驗收壓力，同時給檔案質(zhì)量以足夠的保障[3]。

3.3 做好后期控制

做好軌道交通工程文件的后期控制，是高效完成檔案管理的必要方式。應(yīng)確?？⒐を炇罩贫嚷涞綄嵦帲鲄⒔ǚ降臋n案管理責任具體化、精細化，嚴格控制好竣工資料的收集、整理、匯總過程，確保完整性和準確性。需要注意的是，檔案驗收工作固然重要，竣工檔案的自檢工作同樣不可忽視，做好參建單位的職責劃分，監(jiān)理單位嚴格檢查竣工文件是否完整、準確，而建設(shè)單位應(yīng)把控好前期文件、驗收文件的質(zhì)量，確保檔案自檢工作的有效落實。除此之外，在進行工程決算時，建設(shè)單位的檔案管理部門也應(yīng)依據(jù)檔案管理情況，簽署意見，以此促使施工單位對檔案工作引起足夠的重視，確保檔案文件收集、整理的質(zhì)量。

3.4 靈活調(diào)整檔案接收模式

軌道交通工程是一個規(guī)模龐大、工期長、參建單位眾多的復雜工程，在建設(shè)過程中會涉及到大量檔案資料的驗收和移交工作。以往的檔案接收模式，是以工程項目為單位，這種方式存在短時間內(nèi)出現(xiàn)大量需移交接收的檔案資料的情況，不但工作量巨大，且會影響歸檔進度。面對這種情況，可以靈活轉(zhuǎn)變檔案接收模式，以施工標段為單位，完成一個標段的工程，便將此標段包含的所有施工文件和圖紙進行移交。

3.5 加強竣工檔案管理法律教育

軌道交通工程項目的各參建單位，都應(yīng)充分意識到檔案管理的重要性，樹立強烈的檔案法制意識，定期組織相關(guān)培訓教育，加強全體員工竣工檔案管理法律法規(guī)的學習，使其時刻提醒自己重視檔案管理的質(zhì)量和效率，確保軌道交通建設(shè)者既能夠確保工程質(zhì)量達標，又能夠滿足竣工檔案管理的各項要求和指標。此外，參建企業(yè)應(yīng)建立嚴格的檔案管理機制，對檔案管理人員的行為予以約束。推行檔案責任制，明確各方職責。

4 結(jié)束語

加強竣工檔案管理，是軌道交通管理工作的重中之重，其內(nèi)容涉及包括施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位在內(nèi)的各個參建企業(yè)。若要確?？⒐n案管理高效完成，就要不斷加強參建方的檔案管理水平，如此方能順利完成交工驗收，避免人力、物力的浪費，進而推動我國軌道交通產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展。

參考文獻

[1]李娜.淺議軌道交通工程竣工檔案管理[J].建筑與裝飾，2017（4）.

[2]袁曉玉.軌道交通工程竣工檔案質(zhì)量管理問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3S）：199-199.

[3]何紅麗.城市軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].蘭臺世界，2011（s1）：114-115.endprint