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        基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實(shí)施策略探究

        2018-02-07 22:46:40馮靜
        中小企業(yè)管理與科技 2018年26期
        關(guān)鍵詞:編研成果人員

        馮靜

        (航天科技集團(tuán)有限公司,北京 100048)

        1 引言

        所謂的電子檔案編研工作,就是對(duì)電子檔案的內(nèi)容研究分析,并且進(jìn)行加工,整合以各種各樣的形式開展的工作內(nèi)容。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,電子檔案編研工作已經(jīng)成為現(xiàn)在發(fā)展的方向,但是在具體電子檔案編研過程中還存在一定的弊端,需要相關(guān)人員進(jìn)一步探討研究。

        2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)電子檔案編研存在的弊端

        2.1 電子檔案編研內(nèi)容狹隘

        目前電子檔案編研工作是一項(xiàng)比較高深的工作,但是對(duì)于企業(yè)來說,這項(xiàng)工作的開展只是在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門,這樣就會(huì)出現(xiàn)編研內(nèi)容比較狹隘的問題。基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下,檔案種類豐富多樣,載體也呈現(xiàn)多樣化,這樣的情況就會(huì)使得傳統(tǒng)編研內(nèi)容更加狹隘。

        2.2 電子檔案編研側(cè)重點(diǎn)掌握不到位

        編研工作側(cè)重點(diǎn)掌握不足主要有幾個(gè)方面,第一,重視電子檔案而忽略電子文件。一般企業(yè)經(jīng)常將一些歸檔保存的檔案作為重點(diǎn)編研內(nèi)容,但是對(duì)于電子文件卻是經(jīng)常忽略的內(nèi)容。第二,企業(yè)在發(fā)展中經(jīng)常是看重專門檔案,對(duì)于綜合檔案不太重視。大部分企業(yè)的編研工作都是停留在會(huì)議簡(jiǎn)介,或者是基礎(chǔ)性專門材料的編寫上面,對(duì)于綜合性質(zhì)的檔案卻不重視。第三,看重編寫工作,看輕編研工作。這個(gè)工作重點(diǎn)就是編寫原始資料,但是對(duì)于原有的資料沒有加工挖掘信息,這樣就會(huì)降低編研工作的整體質(zhì)量[1]。

        2.3 投入價(jià)值與產(chǎn)出價(jià)值通常被忽視

        隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)走進(jìn)千家萬戶,這是一個(gè)看重效率的時(shí)代,企業(yè)發(fā)展也是希望可以少投入然后得到最大的收益,檔案工作也是如此。當(dāng)編研成果被企業(yè)使用的那一刻起,就會(huì)為企業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn),但是有些企業(yè)受到各種因素的影響,不能很好地控制投入和產(chǎn)出之間的關(guān)系。比如,某一個(gè)企業(yè)在進(jìn)行檔案編研工作中,材料與人力都十分有限,所以就會(huì)模仿他人的編研成果,而沒有考慮過這種成果是否適合自己企業(yè)的發(fā)展,導(dǎo)致編研工作與現(xiàn)實(shí)生活是脫節(jié)的,編研成果未得到充分使用,對(duì)于企業(yè)發(fā)展編研工作起不到應(yīng)有的作用。

        2.4 對(duì)編研成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)

        電子檔案編研工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作,并且需要高深的技術(shù),所以對(duì)于編研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問題就是現(xiàn)在急需解決的問題。但是編研人員只重視電子檔案的編寫、整合,在這些方面投入了大量的時(shí)間和精力,對(duì)于編研成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題認(rèn)識(shí)不足,覺得是無關(guān)緊要的問題,沒有處理好保密和利用二者之間的關(guān)系,這些都是違反相關(guān)規(guī)定的行為。

        3 基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下電子檔案編研策略

        3.1 在企業(yè)方面電子檔案編研工作策略

        3.1.1 完善企業(yè)資源結(jié)構(gòu),為編研工作奠定基礎(chǔ)

        電子檔案的編研工作離不開資源,這是編研工作的基礎(chǔ)和源泉。所以,在企業(yè)檔案編研工作的初期,應(yīng)該加大企業(yè)資源量,豐富各種資源建設(shè)。同時(shí)重視企業(yè)外部信息,做到內(nèi)部與外部結(jié)合,這是現(xiàn)在檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

        3.1.2 重視企業(yè)合作,重整檔案信息資源[1]

        企業(yè)檔案編研工作不是脫離企業(yè)單獨(dú)存在的,應(yīng)該結(jié)合企業(yè)之間各部門,或者是企業(yè)和企業(yè)之間的聯(lián)系,應(yīng)該加強(qiáng)這些聯(lián)系,把編研工作結(jié)合起來有效開展。

        3.2 從編研人員的角度提升編研效率的策略

        檔案編研過程中需要專業(yè)的編研人員,這就需要從專業(yè)人員的視角出發(fā),在選擇題目和材料等基礎(chǔ)方面,做到平衡的心態(tài),嚴(yán)格把關(guān)投入和產(chǎn)出,提高工作效率[2]。

        3.2.1 基于平衡編研下科學(xué)的選題選材

        在進(jìn)行選題時(shí),需要從以下兩個(gè)方面進(jìn)行,首先,以檔案室現(xiàn)存的檔案史料作為原始基礎(chǔ),并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇。其次,當(dāng)史料出現(xiàn)不完整的情況時(shí),可以通過對(duì)本檔案室,或者是去上一級(jí)機(jī)關(guān)檔案室中查找相關(guān)史料,從而保證材料的全面性,并且還要保證不準(zhǔn)確的資料不進(jìn)行引用,缺少部分內(nèi)容的檔案不進(jìn)行存檔。同時(shí),還可以借助互聯(lián)網(wǎng)、專題數(shù)據(jù)庫等檢索資料,進(jìn)而保證選題范圍符合要求。此外,在進(jìn)行編研選題時(shí),一定要對(duì)企業(yè)自身特色進(jìn)行明確,在確定選題的基礎(chǔ)上,查找相關(guān)符合的文檔資料,從而保證所編輯的工作方案、規(guī)劃與研究成果等滿足要求,具有特色化。在進(jìn)行編研工作時(shí),要確定編研主體,要包含電子檔案的電子文件,充分利用和兼顧檔案編研,始終秉持實(shí)施求是的態(tài)度,充分發(fā)揮已有資源的作用,從而為企業(yè)、市場(chǎng)等領(lǐng)域進(jìn)行服務(wù)。

        3.2.2 提升編研人員的素質(zhì)水平

        隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展,對(duì)于編研工作也提出了更高的要求,為了更好地進(jìn)行檔案編研,需要編研人員不斷提升自身素質(zhì)水平,從而提高編研工作水平。首先,要求編研人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī),擁有良好的操作能力,這是因?yàn)闄n案編研需要依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行,所以不僅需要編研人員將紙質(zhì)文檔裝換成電子文檔,還需要對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)以及存儲(chǔ)、檢索等進(jìn)行掌握。其次,編研人員還要具備一定的文字功底,對(duì)檔案進(jìn)行編輯、排版,從而進(jìn)行更好地進(jìn)行檔案編研。

        3.2.3 讓編研人員和使用者多交流,以滿足用戶要求

        隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為現(xiàn)在交流的重要渠道,成為現(xiàn)在編研人員和使用者之間的紐帶。編研人員通過各種媒體中介,展示編研計(jì)劃,以及編研成果等,用戶可以使用留言板或者QQ的方式提出自己的意見和建議,編研人員結(jié)合這些用戶建議展開工作。另外,編研人員在工作中應(yīng)該關(guān)注社會(huì)熱點(diǎn)信息,關(guān)注一些熱門話題,進(jìn)行專題性編研工作。比如,一些感動(dòng)中國、馬航事件等這些熱點(diǎn)問題,需要對(duì)人事、科技進(jìn)行全方位了解,最后進(jìn)行檔案編研工作。

        3.3編研成果視角

        編研成果視角就從編研成果內(nèi)容以及成果形式方面出發(fā),目的是強(qiáng)化對(duì)編研成果產(chǎn)權(quán)的保護(hù),編研成果技術(shù)應(yīng)用,所給予的視覺感受以及傳播效果等。實(shí)際表現(xiàn)如下:

        3.3.1 強(qiáng)化安全措施,提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)

        電子信息自身具有流動(dòng)性,以及易復(fù)制性,所以在對(duì)電子文件進(jìn)行編研期間,一定要注重對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù),并采取有效的措施對(duì)材料選擇和產(chǎn)品傳播進(jìn)行有效控制。例如在技術(shù)方面,可以使用數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)以及身份識(shí)別技術(shù)等,有效保證電子檔案信息的真實(shí)有效性。而隨著檔案法的進(jìn)一步完善,依法治檔工作越發(fā)受到各界關(guān)注[3]。因此在進(jìn)行編研工作中,需要按照相關(guān)法規(guī)、制度進(jìn)行編研工作,同時(shí)還要求工作人員自身樹立法律意識(shí),明確保密和利用之間的關(guān)系,從而提升對(duì)編研成果的保護(hù)水平。

        3.3.2 科學(xué)進(jìn)行規(guī)劃包裝,有效對(duì)視覺進(jìn)行優(yōu)化

        這里所說的包裝是保證編研成果內(nèi)容以及形式不發(fā)生改變的情況下對(duì)編排形式進(jìn)行一定的創(chuàng)新和改變。例如,可以對(duì)排版方式與風(fēng)格進(jìn)行改變,對(duì)封面進(jìn)行創(chuàng)新等。同時(shí)還可以采用獨(dú)特的設(shè)計(jì)吸引訪問人員的注意力,使其產(chǎn)生視覺愉快感,提升訪問次數(shù)。

        3.3.3 應(yīng)該具有營銷觀念,加大傳播范圍

        企業(yè)內(nèi)部通常都會(huì)有庫存資料,我們需要將這些庫存資料看成原材料,把企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門看成是銷售市場(chǎng),這樣我們的編研成果就是產(chǎn)品了。我們需要按照用戶的需求,宣傳不同的產(chǎn)品,關(guān)注使用者的狀態(tài),希望可以適合。

        4 結(jié)論

        綜上所述,基于網(wǎng)絡(luò)背景下的企業(yè)電子檔案,不單單是記錄企業(yè)日常的活動(dòng),還應(yīng)該包括企業(yè)的發(fā)展歷程和業(yè)績(jī)成就等方面的記錄。在企業(yè)內(nèi)部開展企業(yè)電子檔案編研工作,將編研成果進(jìn)行利用和宣傳,這是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)背景下,企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路,在企業(yè)發(fā)展和建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。

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