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        文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

        2018-02-07 08:58:05柳海青
        中小企業(yè)管理與科技 2018年21期
        關(guān)鍵詞:分類內(nèi)容用戶

        柳海青

        (河北省信息資源管理中心,石家莊 050000)

        1 項(xiàng)目現(xiàn)狀

        河北省信息資源管理中心(以下簡稱中心)的日常業(yè)務(wù)與辦公過程中需要搜集各類資料以及撰寫文檔,電子文檔已經(jīng)成為中心最重要的信息載體之一。中心在最初的時(shí)候,電子文檔的管理方式基本上是粗放式的,即大量的電子文檔分散存儲(chǔ)在各科室工作人員的PC機(jī)上,隨著時(shí)間的積累,文檔的數(shù)量也越來越多,在借助電子文件提高辦公處理事務(wù)效率的同時(shí),也存在著缺乏合理科學(xué)的管理,文檔檢索困難等問題,降低了文檔的使用效率和價(jià)值。

        中心文檔主要來源于撰寫的文檔,通過網(wǎng)絡(luò)下載的電子資料以及其他業(yè)務(wù)交流公司提供的資料,這些文檔目前主要存儲(chǔ)在工作人員的PC機(jī)、U盤、郵箱等。在中心內(nèi)部,工作人員U盤丟失,計(jì)算機(jī)硬盤損壞等原因都可能造成單位內(nèi)部一些重要文檔永久的丟失。另外分散的文檔,無法快速便捷的獲取,通過email、QQ等方式傳遞,影響辦公效率,緊急情況下,如果對應(yīng)配合的工作人員不在中心則將導(dǎo)致文件無法調(diào)用。

        隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代的來臨,文檔管理越來越受到重視,但是在辦公和搜集資料的過程中,經(jīng)常遇到以下問題:將PDF轉(zhuǎn)換WORD、圖片等格式,一些轉(zhuǎn)換軟件需要收費(fèi),無法完成轉(zhuǎn)換的情況;有時(shí)需要復(fù)制網(wǎng)頁的內(nèi)容,但是網(wǎng)址設(shè)置的權(quán)限不允許復(fù)制;無法對PDF以及圖片等內(nèi)容進(jìn)行備注;海量文檔存儲(chǔ),管理困難;文檔查找緩慢,效率低下;文檔無法協(xié)作共享;文檔版本管理混亂等情況,PC機(jī)不能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行多維度檢索,給工作帶來了很大的不便。

        2 總體要求

        2.1 總體目標(biāo)

        中心文檔管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是:基于河北政務(wù)云平臺(tái),開發(fā)具有資源共享、易操作、易維護(hù)、易升級的中心文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)中心內(nèi)部各科室文檔資源的共享,方便中心人員快速分享、查詢、管理各類文檔,實(shí)現(xiàn)文檔的全流程記錄、管理。

        ①能夠?qū)崿F(xiàn)對文檔生成、修改、閱覽、保存、銷毀、存檔等全生命周期的記錄;②能夠?qū)崿F(xiàn)對文檔從各個(gè)維度進(jìn)行分類、匯總、快速查詢等功能;③能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、編制標(biāo)簽等相關(guān)操作;④能夠?qū)崿F(xiàn)對用戶、權(quán)限、文檔的統(tǒng)一管理;⑤系統(tǒng)的安全可靠性。對上傳、存儲(chǔ)的文檔信息進(jìn)行自動(dòng)審查,對于可疑文檔能夠自動(dòng)隔離、刪除等;⑥系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)還原功能,能夠保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性;⑦系統(tǒng)具有良好的人機(jī)交互界面。

        2.2 運(yùn)行環(huán)境要求

        搭建文檔管理系統(tǒng)參考現(xiàn)階段大中型企業(yè)的主流應(yīng)用經(jīng)驗(yàn),技術(shù)架構(gòu)采用B/S架構(gòu)。在這種架構(gòu)下,工作人員通過瀏覽器進(jìn)行登錄,底層采用J2EE架構(gòu),預(yù)留相關(guān)接口程序,通過對各種應(yīng)用組件封裝及整合,達(dá)到系統(tǒng)配置靈活,易于擴(kuò)充,為工作人員提供統(tǒng)一的應(yīng)用支撐平臺(tái)。

        3 主要功能概述

        文檔管理系統(tǒng)具體功能模塊包括:文檔管理、用戶管理、權(quán)限管理和系統(tǒng)管理等。文檔管理主要功能是各種格式電子文檔的上傳、下載、修改、分類、查詢、檢索、比對等,其中文檔的檢索是核心功能;用戶管理是管理員用來管理不同的用戶信息,管理員用來設(shè)置不同級別的用戶查詢下載不同級別的文檔;權(quán)限管理用來管理不同用戶的級別及操作權(quán)限,創(chuàng)建和維護(hù)工作人員的組織和角色,人員具有一個(gè)或多個(gè)角色,保證系統(tǒng)文檔的安全性。

        3.1 文檔管理

        3.1.1 文檔上傳

        支持本地文檔手工、自動(dòng)、批量等方式上傳;支持網(wǎng)絡(luò)文檔抓取功能,并將抓取文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ);支持將網(wǎng)址輸入系統(tǒng),系統(tǒng)自動(dòng)抓取文檔,并去除網(wǎng)頁的復(fù)制限制;支持自動(dòng)抓取word文檔的文檔結(jié)構(gòu)圖;支持手動(dòng)添加文檔目錄、結(jié)構(gòu)圖,可通過點(diǎn)擊目錄或文檔結(jié)構(gòu)圖中的內(nèi)容,直接定位到文檔的相應(yīng)內(nèi)容。

        3.1.2 文檔修改

        支持對word、wps、PPT等文檔的在線查看、修改、保存;對特定文檔進(jìn)行鎖定,禁止修改;支持對PDF、圖片等文件進(jìn)行備注。

        3.1.3 文檔分類

        提供自動(dòng)、手動(dòng)文檔分類功能;支持通過文檔標(biāo)簽、標(biāo)題、摘要、內(nèi)容、格式、類別等不同方式對文檔進(jìn)行分類操作;提供基礎(chǔ)的文檔類別劃分功能。如:政策文件、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)可增加文檔類別,并對各個(gè)類別進(jìn)行更進(jìn)一步的細(xì)分。

        3.1.4 文檔刪除

        用戶可以對自己所上傳文檔進(jìn)行刪除操作。

        3.1.5 格式轉(zhuǎn)換

        支持PDF、word文檔、圖片文件之間的互轉(zhuǎn)功能。

        3.1.6 文檔查詢

        ①全文查詢。對全部文檔或特定分類的文檔進(jìn)行全文模糊查詢,按照匹配度,對文檔進(jìn)行排序。②高級查詢。支持通過主題、標(biāo)簽、上傳人員、日期、文件類型、文件分類等設(shè)定的單個(gè)或多個(gè)條件查詢相關(guān)文檔信息,實(shí)現(xiàn)文檔的精準(zhǔn)查詢。③文檔地圖。可方便地從多個(gè)角度定義文檔地圖,通過文檔地圖,以直觀可見的方式找到相應(yīng)文檔。④文檔打印。支持對單個(gè)文檔或批量文檔進(jìn)行打印操作。

        3.1.7 文檔比對

        ①支持同一文檔不同版本的文字逐個(gè)比對,查找出都進(jìn)行了哪些修改。②支持不同命名文檔的內(nèi)容進(jìn)行比對,比如兩個(gè)文檔名字不同,但是內(nèi)容相同。

        3.1.8 文檔在線預(yù)覽

        ①支持多種常用格式在線預(yù)覽;②支持在手機(jī)、平板電腦打開常用的辦公軟件;③在線預(yù)覽文檔時(shí),其他用戶無法復(fù)制文件的內(nèi)容。

        3.2 用戶管理

        ①用戶角色的建立。建立不同的用戶角色,對用戶的角色進(jìn)行分類。②用戶設(shè)置。包括添加用戶、刪除用戶信息、修改用戶信息、查詢用戶信息等,并根據(jù)不同的用戶對用戶設(shè)置不同角色,并賦予相應(yīng)的權(quán)限。

        3.3 權(quán)限管理

        ①對系統(tǒng)中的人員進(jìn)行角色與權(quán)限管理,根據(jù)不同工作人員的職務(wù)分配不同文檔管理權(quán)限。文檔的訪問權(quán)限不在系統(tǒng)功能中配置,而是由上傳者進(jìn)行配置。②限制指定范圍內(nèi)用戶對指定文件夾或文件的操作。a文件夾與文件進(jìn)行權(quán)限管理。支持對文件夾、單個(gè)文件進(jìn)行權(quán)限管理。b授權(quán)對象多樣化。支持對整個(gè)科室、單個(gè)用戶、某類角色(單位領(lǐng)導(dǎo))指定權(quán)限。

        3.4 系統(tǒng)管理

        3.4.1 個(gè)人中心

        ①我的書架。支持將常用資料進(jìn)行收藏,支持對特定文檔進(jìn)行歸類(如將搜索到的大數(shù)據(jù)相關(guān)的文檔歸為一類),便于查找、使用。②我的筆記。查看文檔時(shí),選定內(nèi)容并選擇復(fù)制時(shí),自動(dòng)彈出彈框,將選擇的內(nèi)容導(dǎo)入歷史筆記或新建筆記中;支持對筆記中的內(nèi)容進(jìn)行分類、檢索;支持對不同筆記進(jìn)行合并、拆分等操作;支持從歷史筆記摘出內(nèi)容,形成新的讀書筆記。③文檔書簽。記錄每次退出文檔的位置,下次登錄時(shí)可直接跳轉(zhuǎn)到上次退出文檔的位置,方便查閱。④我的足跡。記錄用戶本人查閱、上傳、下載、修改的文檔目錄,以及進(jìn)行相關(guān)操作的時(shí)間。支持自動(dòng)標(biāo)記已閱讀過的文檔。支持手動(dòng)對已閱讀文檔標(biāo)記為未閱讀或?qū)ξ撮喿x的文檔標(biāo)記為已閱讀。

        3.4.2 數(shù)據(jù)備份

        數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)保護(hù)最基礎(chǔ)、最核心的方式,數(shù)據(jù)備份的意義在于發(fā)生意外情況時(shí),能夠通過備份數(shù)據(jù)快速恢復(fù)業(yè)務(wù)系統(tǒng),保證數(shù)據(jù)的安全可靠不丟失。數(shù)據(jù)備份提供基礎(chǔ)的備份架構(gòu),包括策略設(shè)置、文檔備份、恢復(fù)等。

        3.4.3 系統(tǒng)監(jiān)控

        自動(dòng)收集系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)日志,文檔上傳、修改、查看、下載等的日志,并對系統(tǒng)運(yùn)行異常情況主動(dòng)報(bào)警提示。

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