華蕾菲

隨著國家醫(yī)藥改革的不斷深入，信息化技術已普遍運用在公立醫(yī)院的日常經(jīng)營活動中，醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS的部署是醫(yī)院采用現(xiàn)代化管理技術的重要體現(xiàn)。醫(yī)院信息化系統(tǒng)已由單一系統(tǒng)擴展到多系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)信息，建立了較為完善的內(nèi)部控制體系，提高了醫(yī)院管理的綜合水平。根據(jù)2014年國家出臺的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》，作為行政事業(yè)單位的公立醫(yī)院如何在信息化的大環(huán)境下對醫(yī)院內(nèi)部控制進行優(yōu)化和提升是擺在醫(yī)院財務部門管理者面前的一項重要工作。

一、醫(yī)院實施內(nèi)部控制信息化的意義

1.日常經(jīng)營活動得到優(yōu)化?；颊叩竭_醫(yī)院的第一步就是掛號收費，目前絕大多數(shù)的醫(yī)院都是采用人工排隊掛號，患者光排隊就需要花費很多時間，尤其不利于單身前來就診的患者。采用自助掛號信息化系統(tǒng)就無需患者排隊掛號，只需將社?？?、醫(yī)保卡在自助掛號機上劃卡就可實現(xiàn)自助式掛號收費，方便快捷，無需排隊，極大地減輕患者焦慮等待的心理狀態(tài)，最大限度地避免患者帶有怨氣的與一線醫(yī)務工作者交流，縮短就診時間，提高就診效率。通過信息化系統(tǒng)可將來診患者的信息與各職能科室進行共享，了解患者所需要配備的藥品、醫(yī)療器械、檢查設備等，為后續(xù)藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)療設備采購、維護、保養(yǎng)提供真實有效的數(shù)據(jù)，方便財務部門對各項原始數(shù)據(jù)進行采集、整理、過濾、匯總，能更準確的為醫(yī)院管理層提供財務分析報告，為醫(yī)院各部門的進一步資源分配提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。

2.提高各項業(yè)務的安全性。所有財務相關人員都需要分配一個操作賬號和密碼，對財務數(shù)據(jù)的查詢和輸入分別設置不同的權限，不同級別的人員所能接觸到的數(shù)據(jù)資源是不同的，越是對核心數(shù)據(jù)的輸入修改需要的權限要求就越高。不同業(yè)務不同部門所能查詢的數(shù)據(jù)資源也是不同的。因為每個業(yè)務人員的業(yè)務流程不同，其輸入的數(shù)據(jù)如果有錯，就能很方便的在他的業(yè)務信息系統(tǒng)找出問題，不會牽涉到其他業(yè)務人員，能夠大幅減少數(shù)據(jù)錯誤糾錯時間，提高財務人員的日常工作效率。

3.實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)的共享。針對不同級別的醫(yī)院員工都能從信息化系統(tǒng)中獲取自身所需的業(yè)務數(shù)據(jù)，各部門管理者能及時查詢到當前門診、住院的相關數(shù)據(jù)，為進一步計劃分配本部門人員、設備等醫(yī)療資源提供幫助。醫(yī)院管理層能實時查詢到各類財務數(shù)據(jù)，對醫(yī)院當前的經(jīng)營狀況有大致了解。信息系統(tǒng)應用到各部門后，財務人員不再需要等待各部門匯總整理上報數(shù)據(jù)，而是直接使用信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)即可，方便快捷，及時有效地完成醫(yī)院各類賬目，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享的效果。

4.為管理者提供決策依據(jù)。按照統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工負責、上下聯(lián)動、有效監(jiān)督的原則，全面梳理業(yè)務流程，并將其固化，建立預算管理、資金管理、內(nèi)控與風險管理、供應鏈管理、核算管理、績效管理等模塊，按照管理權限為各級管理者提供有數(shù)據(jù)、有分析的表單，風險預警和消息，以及可供選擇的解決方案，通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)風險識別、風險評估、風險對策、風險控制、風險監(jiān)督等相關功能。

二、醫(yī)院實施內(nèi)部控制信息化的成效

1.增強數(shù)據(jù)核算的準確性?，F(xiàn)代醫(yī)院采用了HIS信息系統(tǒng)作為整個醫(yī)院信息系統(tǒng)的中繼站，所有涉及到此系統(tǒng)的操作人員都有明確的業(yè)務范圍和職責要求，并根據(jù)職務級別授予不同的操作權限。財務部門可通過HIS信息系統(tǒng)隨時檢查核對前臺收費情況，收費人員是否嚴格按照業(yè)務流程操作。醫(yī)院要樹立“正確收費”的管理理念，建立完善的HIS系統(tǒng)收費復核機制，通過HIS信息系統(tǒng)定期檢查醫(yī)院門診、住院病人人數(shù)及計費情況，及時確保收支安全。專職物價員定期進行督查追蹤，建立“大費用抽查復核機制”，并能做好問題導向的后期處理、改善與提高。

2.提高固定資產(chǎn)精細化管理水平。由于擁有大型醫(yī)療檢測設備和高精尖精密儀器的數(shù)量是衡量一家醫(yī)院綜合實力的一項重要考核指標，所以固定資產(chǎn)管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個重要組成部分。但由于檢測儀器和設備分布范圍廣、使用人員眾多、數(shù)量大而很難集中管理。必須借助現(xiàn)代信息技術，運用固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，高效、全面、及時、準確地掌握醫(yī)院各部門固定資產(chǎn)的使用情況。固定資產(chǎn)管理人員要定期將固定資產(chǎn)變更信息錄入系統(tǒng)，以方便醫(yī)院其他員工查詢設備信息，使財務人員能及時掌握各部門固定資產(chǎn)購買、使用、維護、保養(yǎng)、報廢等情況，對固定資產(chǎn)使用進行全程有效監(jiān)督，提高固定資產(chǎn)使用率和管理水平。開展固定資產(chǎn)條形碼管理，有效節(jié)約人力資源成本，降低資產(chǎn)重復購置率，實現(xiàn)資產(chǎn)的精細化管理，確保國有資產(chǎn)的保值增值。同時，要及時在財務報表上準確的反映固定資產(chǎn)折舊及報廢情況，保障會計信息數(shù)據(jù)的準確性。

3.有效提高存貨管理水平。藥品、試劑、耗材作為醫(yī)院直接成本，數(shù)量多、使用量大且出庫入庫頻率高，屬于醫(yī)院內(nèi)部控制中的重要部分。應當完全采用信息化技術，建立存貨的出入庫管理系統(tǒng)，規(guī)范存貨的申請、采購、入庫、保管、領用、調(diào)撥及盤點控制流程，定期對各庫房的存貨進行盤點，清點實物，核對賬目，發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧現(xiàn)象，及時查找原因，經(jīng)上級主管部門、財政部門批準后做賬務調(diào)整處理，確保賬賬相符、賬實相符。同時，對管理人員進行權限分類，分級授權，采購人員、庫管人員、會計人員權限不可混用，不能以多種身份進入信息系統(tǒng)操作，采用日志管理規(guī)則限制操作人員多次刪改輸入數(shù)據(jù)，禁止非信息系統(tǒng)認可的外部人員操作系統(tǒng)，賦予相關人員查詢的權限以提高信息系統(tǒng)的使用效率。

4.強化全面預算管理的實施。醫(yī)院的全面預算管理系統(tǒng)是醫(yī)院實行現(xiàn)代化管理的一個重要標志，將全面預算管理系統(tǒng)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)通過接口技術進行連接，實現(xiàn)2個系統(tǒng)的互連，共享信息數(shù)據(jù)。全面預算管理能夠?qū)︶t(yī)院日常經(jīng)營活動進行有效控制、監(jiān)督，減少業(yè)務執(zhí)行中的錯誤，降低業(yè)務執(zhí)行中的風險，對違反預算規(guī)則的行為進行實時預警和制止。財務部門通過年度預算編審、每月執(zhí)行追蹤分析等環(huán)節(jié)，及時披露薄弱環(huán)節(jié)中存在的問題，分析原因，采取調(diào)整措施，在實際工作中有效發(fā)揮預算的調(diào)控作用，確保年度預算目標順利完成。

三、優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部控制信息化管理的策略endprint

1.醫(yī)院管理層高度重視?，F(xiàn)代醫(yī)院是一個專業(yè)性、技術性、針對性非常強的行業(yè)，只有醫(yī)院內(nèi)部從上至下，從管理層到各職能科室相互協(xié)作配合，才能把信息化系統(tǒng)與內(nèi)部控制這兩者高效地結合在一起。醫(yī)院管理層人員要學會充分利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)進行查詢、檢索，獲取自己需要的相關信息，認識到信息系統(tǒng)的重要性、必要性。從而推動醫(yī)院整體的信息化建設，進一步強化內(nèi)部建設。增強了醫(yī)院在市場上的競爭力，提高了醫(yī)院的經(jīng)濟效益。通過醫(yī)院HIS系統(tǒng)，將醫(yī)院各個信息系統(tǒng)有機結合起來，才能高效地實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理流程，做到事前預測、過程控制、事后分析、人員考核評定，整體提高醫(yī)院內(nèi)部控制水平。

2.完善內(nèi)部監(jiān)督體系。信息化技術有著很強的專業(yè)性，在醫(yī)院部署過程中需要應用軟件開發(fā)商全力協(xié)助，培訓指導員工操作，提供各類注意事項，需要聘請專業(yè)化內(nèi)部控制業(yè)務咨詢公司制定符合醫(yī)院自身日常經(jīng)營的業(yè)務流程。通過網(wǎng)絡互連開發(fā)出一套完整完善數(shù)據(jù)共享的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。醫(yī)院內(nèi)部財務人員、管理層都需要接觸機密數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)的安全性尤為重要，對數(shù)據(jù)的共享、獲取、安全性要求較高，權限分配要合理，需要建立一整套安全監(jiān)督機制，防范數(shù)據(jù)泄露，加強數(shù)據(jù)安全性及事后的責任追究制度。聯(lián)網(wǎng)計算機都需要定期查殺病毒，硬件也要定期維護，以保護數(shù)據(jù)的安全。

3.提高財務人員綜合素質(zhì)。信息化技術在帶給我們便利的同時也給相關操作人員提出了更高的從業(yè)要求。隨著財務業(yè)務的日益多樣化、廣泛化、復雜化、技術化、專業(yè)化，財務人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要。財務人員不僅需要掌握普通的財會知識，更要懂得財務核算、財務管理、信息化技術、內(nèi)部管理控制。醫(yī)院內(nèi)部要定期對財務收費人員、庫房管理會計進行業(yè)務知識培訓、普及網(wǎng)絡應用、數(shù)據(jù)維護知識，加強業(yè)務操作流程，樹立內(nèi)部控制觀念，使財務人員能在日常工作中始終把內(nèi)部控制放在首位，在提高自身業(yè)務能力的同時加強風險防范意識。

4.加強對關鍵環(huán)節(jié)的控制。在醫(yī)院日常管理中，對關鍵環(huán)節(jié)的控制是醫(yī)院能否成功實施內(nèi)部控制管理的重點，醫(yī)院必須對資金進行管控，比如：資金使用效率、資金使用監(jiān)督、各類經(jīng)費支出，科室預算的執(zhí)行情況。對于每年上報的投資項目都要進行可行性分析，嚴格按照資金審批流程進行評估和審核。最大限度地避免發(fā)生任何資金風險。要確保各部門預算計劃的合理性，設定各個部門計劃指標，對于部門突然提高的預算計劃要嚴格審查。改善收入分配機制，避免將科室收入與個人收入掛鉤，造成各類“以藥養(yǎng)醫(yī)”的局面，避免醫(yī)患關系緊張。對于固定資產(chǎn)要在申請、審批、采購、驗收、入庫、出庫、報廢等環(huán)節(jié)加強控制，杜絕各類有形無形資產(chǎn)流失損耗。只有充分依靠內(nèi)部控制管理手段才能確保醫(yī)院日常經(jīng)營活動正常開展，只有會計數(shù)據(jù)真實可靠準確無誤才能確保醫(yī)院各類資產(chǎn)安全與完整。

四、結語

在我國的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革大環(huán)境下，醫(yī)院必然要加強內(nèi)部控制管理，才能不斷提高醫(yī)院的服務水平和綜合業(yè)務能力?，F(xiàn)代醫(yī)院通過改善內(nèi)部控制環(huán)境，健全內(nèi)部控制管理機制，提高應對各類風險的管控能力，并運用信息化技術必然引導醫(yī)院內(nèi)部控制的進一步發(fā)展，對醫(yī)院整體市場競爭力有進一步提升，加強信息化建設，加強內(nèi)部控制，促進醫(yī)院向更深層次的現(xiàn)代化發(fā)展，使醫(yī)院能夠不斷應對新的機遇和挑戰(zhàn)，促進了醫(yī)院各項事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：無錫市第三人民醫(yī)院）endprint