愚人

平時的工作中，有時需要在制作好的Excel報表文件中查詢數(shù)據(jù)。報表文件大家一般都是使用默認(rèn)的白底黑字格式，這樣在很多數(shù)據(jù)中查找特定數(shù)據(jù)的時候，被選中的數(shù)據(jù)并不會高亮顯示，很不方便我們在一堆的原始數(shù)據(jù)中直觀看到被查詢的單元格?，F(xiàn)在我們可以通過自定義設(shè)置實現(xiàn)被查詢單元格的高亮顯示。

比如一份學(xué)生各個科目的成績統(tǒng)計表，現(xiàn)在需要制作一個查詢模塊：可以實現(xiàn)選擇查詢的科目和查詢的學(xué)生，在原始數(shù)據(jù)中就可以將指定科目所在的列和被查詢學(xué)生所在的行顯示高亮顏色，同時被查詢單元格以紅色高亮背景顯示，以方便我們對查詢結(jié)果的查看（圖1）。

選擇更便捷 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

在查詢模塊中查詢科目和學(xué)生姓名都是從原始數(shù)據(jù)中選擇，為了方便在模塊中直接選擇查詢元素，這里可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的方法來實現(xiàn)下拉選擇。

定位到B10單元格，點擊“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→數(shù)據(jù)驗證”，在打開的窗口切換到“設(shè)置”，允許選擇“序列”，來源選擇“=$B$1：$F$1”（即科目所在行數(shù)據(jù)），勾選“忽略空值”和“提供下拉箭頭”（圖2）。

這樣在后續(xù)的查詢中，我們只要定位到B10，然后展開下拉列表進(jìn)行對應(yīng)科目的選擇即可，省去手動輸入的麻煩（圖3）。

操作同上，繼續(xù)定位到B11單元格，同樣設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，來源選擇“=$A$2：$A$6”（即學(xué)生姓名所在列數(shù)據(jù)），以后通過下拉列表選擇查詢的學(xué)生姓名。

數(shù)據(jù)調(diào)用 使用Vlookup函數(shù)引用數(shù)據(jù)

通過上面的方法完成查詢元素的設(shè)置，現(xiàn)在需要在B12單元格顯示被查詢項目的實際數(shù)值，數(shù)值的調(diào)用借助Vlookup函數(shù)進(jìn)行引用。

定位到B12單元格，輸入函數(shù)“=VLOOKUP（B11，A：F，MATCH（B10，A1：F1，0），0）”。這樣在B10、B11選擇對應(yīng)的科目和學(xué)生姓名后，在B12就會顯示出對應(yīng)的數(shù)值數(shù)據(jù)（圖4）。

高亮顯示 條件格式來相助

通過上述的設(shè)置，查詢模塊已經(jīng)完成。接下來就是需要在原始數(shù)據(jù)中對被查詢的行、列、單元格進(jìn)行高亮顏色設(shè)置，這個可以借助條件格式完成。

首先設(shè)置被選擇行列的高亮顏色。選中B2：F6單元格區(qū)域，點擊“開始→條件格式→新建格式規(guī)則”，在打開的窗口選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在“為符合此公式的值設(shè)置格式”輸入下列的公式“=（B$1=$B$10）+（$A2=$B$11）”（圖5）。

繼續(xù)點擊“格式”，然后在打開的窗口選擇需要高亮顯示的顏色如藍(lán)色，這樣當(dāng)被查詢的單元格行列符合公式中的條件時，其所在的行列就會被填充為符合條件的藍(lán)色（圖6）。

繼續(xù)設(shè)置被查詢焦點單元格的高亮顏色，同上進(jìn)入新建格式規(guī)則窗口，在“為符合此公式的值設(shè)置格式”輸入下列的公式“=（B$1=$B$10）*（$A2=$B$11）”，將填充顏色設(shè)置為紅色。這里使用的是“*”，表示同時滿足，也就是說某個單元格如果同時滿足學(xué)生和對應(yīng)的科目成績，那么該單元格會被填充為醒目的紅色（圖7）。

完成上述的設(shè)置后，以后我們需要查詢成績的時候，只要在B10、B11分別選擇查詢科目和具體學(xué)生，那么在B12就會自動顯示實際的成績。同時被查詢的科目和學(xué)生所在的行列會被填充為高亮藍(lán)色，焦點單元格（具體成績數(shù)字）則被填充為紅色，這樣查詢起來是不是更便捷了呢（圖8）？endprint