馬勝紅

摘要：在辦公室檔案管理工作中，很重要的一點(diǎn)便是對(duì)檔案的完整性進(jìn)行保存，以便于在需要的時(shí)候進(jìn)行查詢，發(fā)揮檔案的價(jià)值。本文筆者對(duì)新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化進(jìn)行了分析探討，希望對(duì)相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：辦公室，檔案管理，規(guī)范化

前言：

辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)在各單位的發(fā)展中應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)單位的工作效率有著非常重要的作用。單位辦公室的檔案管理是一種系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，從檔案閱讀到檔案保管的全過程都需要有專門的工作人員進(jìn)行耐心、細(xì)致的管理，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、包裝、蓋章、存檔等程序，當(dāng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的規(guī)范要求，不能出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)。因此，單位應(yīng)該重視對(duì)辦公室檔案的規(guī)范化管理，從規(guī)范化入手來提高單位辦公室檔案管理的效率。

一、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的必要性

（一）辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于提高單位的管理水平。

辦公室檔案管理是對(duì)單位的業(yè)務(wù)和人事變動(dòng)的史料記錄和有效證據(jù)，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)有利于提高單位的管理水平，提高單位的工作效率和社會(huì)服務(wù)水平。

（二）辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于豐富管理方式。

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，單位的辦公室檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化管理，豐富了辦公室檔案的管理方式。當(dāng)前，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公室的檔案管理可以有效地提高檔案管理工作的效率，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化等，對(duì)單位辦公室檔案管理工作的規(guī)范化管理有著重要的推動(dòng)作用。

（三）檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以提升管理人員的綜合素質(zhì)。

辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以有效提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。在我國單位的辦公室檔案管理工作過程中，對(duì)檔案管理工作人員的為人作風(fēng)、政治素養(yǎng)、責(zé)任心、管理水平等，都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，所以，在辦公室檔案管理人員的選擇上盡量選擇那些作風(fēng)端正的黨員，保證辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、辦公室人事檔案的重要性

人事檔案是選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，也是編寫人物傳記、進(jìn)行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開發(fā)的重要信息來源。同時(shí)，與職稱申報(bào)、職務(wù)定級(jí)、政審、戶口等問題緊密相連，養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險(xiǎn)等國家推行的福利政策也與人事檔案息息相關(guān)。

三、人事檔案管理中存在的普遍問題

1、缺乏完善的法律體系支撐

我國的檔案工作，除了《憲法》和《檔案法》，我國目前沒有制定專門的《個(gè)人信息法》，個(gè)人信息在收集和利用的過程中容易發(fā)生各種糾紛；更重要的是缺少個(gè)人信息權(quán)力、隱私權(quán)方面的法律法規(guī)，這使得我們?cè)谔接懭肆Y源檔案開放式管理模式時(shí)，缺少有效的法律依據(jù)，同時(shí)也為權(quán)限的設(shè)置形成了難題。

2、管理體制不夠科學(xué)和完善

（1）管理體制上的多頭管理

我國目前的人事檔案管理體制中存在著嚴(yán)重的分散性，縣級(jí)以下機(jī)構(gòu)的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，參加主管的部門有組織、人事、勞動(dòng)等部門，兼管的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門；高校人事檔案大多實(shí)行分散管理，有關(guān)材料分別存放于組織部、人事部、辦公室、科研處、學(xué)生處等部門。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數(shù)量不斷增多；不利于對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理；易造成職責(zé)不清，互相推諉扯皮的現(xiàn)象；不利于查找，人為地破壞了檔案間的有機(jī)聯(lián)系；不符合效益原則，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

（2）檔案部門的管理缺位

檔案部門的管理缺位是指人事檔案管理與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)關(guān)系疏遠(yuǎn)，出于分離狀態(tài)。這種現(xiàn)象會(huì)造成一些不利的后果。比如，會(huì)使得人事檔案工作缺乏長(zhǎng)期的監(jiān)督機(jī)制，使得人事檔案工作的統(tǒng)一性、規(guī)范性和真實(shí)性都無法得到保證。同時(shí)不利于分散檔案的規(guī)范化管理。而且檔案部門的缺位使得《人事檔案保管期限表》至今仍未制定。這些都會(huì)使得檔案管理不夠規(guī)范，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

3、管理觀念及管理手段相對(duì)落后

無論是干部檔案管理還是人事檔案管理仍舊停留在檔案管理和提供依據(jù)上，并沒有真正樹立圍繞人事改革的各項(xiàng)政策進(jìn)行人事檔案的建設(shè)，對(duì)人事檔案管理改革的建議也總是將干部檔案盒流動(dòng)人員檔案分開討論，而且管理理念上還存在著封閉性的問題，過度強(qiáng)調(diào)政治性，而忽視服務(wù)性。

4、人事檔案管理隊(duì)伍問題

人事檔案管理隊(duì)伍中長(zhǎng)期存在著人員編制不足、隊(duì)伍不穩(wěn)定和管理人員素質(zhì)問題。目前大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個(gè)擁有檔案室鑰匙的保管員，并沒有使得檔案得到真正管理。

五、解決人事檔案問題的對(duì)策研究

1、加強(qiáng)檔案的法制化

（1）人事檔案的歸屬問題

目前有三種關(guān)于檔案歸屬問題的說法，第一是“國家所有說”，把人事檔案定位為“是國家檔案的重要組成部分”，《檔案學(xué)詞典》中將人事檔案解釋為公務(wù)檔案中的一種，排除了人事檔案作為私人檔案的可能性，因而認(rèn)定其是歸國家所有的。

（2）加大對(duì)檔案法規(guī)的宣傳力度

提高廣大人民的檔案法制意識(shí)，要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，通過宣傳教育，進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念，提高政治覺悟，認(rèn)清制假危害。我們要樹立這樣一種觀念：不管是什么情況，不管其職務(wù)高低，要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，才能有效的避免虛假檔案的產(chǎn)生。

2、加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。并且應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案

組織人事部門和有關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，列入議事日程，定期聽取人事檔案工作的匯報(bào)，提出要求，具體指導(dǎo)，杜絕人事檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問題。要安裝檔案的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)給檔案管理部門配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開展工作。同時(shí)也可以通過制定相應(yīng)的機(jī)制來提高檔案工作人員的積極性。

4、變革管理方式，加快人事檔案信息化建設(shè)

所謂“信息化”，就是要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，使整個(gè)人事檔案工作實(shí)行數(shù)字化操作，數(shù)字化管理。所謂“網(wǎng)絡(luò)化”，就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案的信息“活”起來、“動(dòng)”起來，在一定范圍內(nèi)傳播起來。人事檔案信息化進(jìn)程中的關(guān)鍵就是人的因素，所以加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)至關(guān)重要。

5、檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，通過責(zé)任心的加強(qiáng)，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

六、小結(jié)

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工三齡兩歷一身份的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要依據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平都是解決人事檔案工作現(xiàn)有問題的很好方法，這樣不僅使得每一本檔案都變成一本合格的人事檔案，又能讓這些合格的檔案發(fā)揮出其最大作用，單位們又何樂而不為呢？