王琦

摘要：會(huì)議是企業(yè)信息交流、協(xié)調(diào)溝通的過(guò)程，在供電企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，提高會(huì)議效率，能夠集思廣益、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。因此，做好會(huì)議管理工作，提高會(huì)議效率對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。基于此，文章主要對(duì)供電企業(yè)會(huì)議分類進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，并對(duì)會(huì)議管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，提出了提高會(huì)議效率的措施。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；會(huì)議；管理問(wèn)題；措施

引言

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，時(shí)間逐漸成為創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素。如何在相同的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。會(huì)議作為企業(yè)內(nèi)部溝通交流的主要平臺(tái)，提高會(huì)議的效率，能夠有效提升企業(yè)的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，供電企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)重視會(huì)議工作的開展，做好會(huì)議管理工作，為企業(yè)價(jià)值的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1企業(yè)會(huì)議概述

1.1會(huì)議的定義

會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國(guó)際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

1.2企業(yè)會(huì)議作用

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，會(huì)議的作用主要包括以下幾點(diǎn)：

第一，會(huì)議可以反映企業(yè)的組織活動(dòng)。有關(guān)企業(yè)所組織的各項(xiàng)活動(dòng)，都必須要在會(huì)議中進(jìn)行安排，通過(guò)參加會(huì)議，參加者不僅僅可以產(chǎn)生情感上的交流與溝通，而且還可以獲得身份、地位的優(yōu)越感。

第二，企業(yè)會(huì)議集思廣益。通過(guò)參加有關(guān)企業(yè)會(huì)議，與會(huì)者都會(huì)在價(jià)值觀、理想、目標(biāo)上達(dá)成一致，這種一致性不僅僅可以使得與會(huì)者更好地對(duì)于會(huì)議工作內(nèi)容進(jìn)行溝通，還可以更清晰地進(jìn)行工作分配，從而使得企業(yè)各個(gè)部門之間的聯(lián)系與溝通更加的緊密。

第三，會(huì)議可以明確企業(yè)工作目標(biāo)。企業(yè)會(huì)議可以使得與會(huì)者對(duì)于工作分配有著更為清晰的認(rèn)知，從而根據(jù)本部門實(shí)際需求，制定出本部門的實(shí)際工作目標(biāo)，進(jìn)而更好地為實(shí)現(xiàn)有關(guān)企業(yè)總體目標(biāo)而努力。

2供電企業(yè)會(huì)議效率底下的原因

2.1會(huì)前準(zhǔn)備不充分

會(huì)議組織者和參會(huì)人員對(duì)會(huì)議目標(biāo)不清就貿(mào)然開會(huì)，難免開會(huì)時(shí)東拉西扯，浪費(fèi)時(shí)間；有的會(huì)議雖有目標(biāo)，但目標(biāo)過(guò)于抽象和空洞，也達(dá)不到應(yīng)有效果。此外，在企業(yè)會(huì)議開展過(guò)程中，有的會(huì)議議題與會(huì)議目標(biāo)無(wú)關(guān)，分散與會(huì)者精力；有的會(huì)議議題排列順序不當(dāng)，將重要的、緊急的、帶有普遍性的議題排在后面，將次要議題排在前面，占據(jù)過(guò)多時(shí)間，致使討論重要議題時(shí)，參會(huì)者已感筋疲力盡，往往隨便議議，草草收?qǐng)?，造成?huì)議達(dá)不到應(yīng)有的效果。

2.2議程設(shè)計(jì)不合理

很多會(huì)議事前沒有制定議程，或者議程制定得不合理，會(huì)議過(guò)程中，主持人隨心所欲，既不控制討論內(nèi)容，又不控制節(jié)奏和時(shí)間，參會(huì)成員隨意發(fā)揮，各說(shuō)各的話，難以達(dá)成共識(shí)。同時(shí)，時(shí)間安排不恰當(dāng)，有的會(huì)議安排在事務(wù)特別繁忙的時(shí)候，與會(huì)人員時(shí)刻惦記著自己繁多的事情，開會(huì)時(shí)容易分心；或者把會(huì)議安排在人們即將就餐、下班、度周末的時(shí)間，與會(huì)人員或饑腸轆轆，或歸心似箭，無(wú)心開會(huì)。

2.3會(huì)中控制較混亂會(huì)后缺乏追蹤

在企業(yè)會(huì)議管理中，會(huì)議主持人缺乏觀察力、影響力、說(shuō)服力，一旦與會(huì)人員產(chǎn)生意見分歧，主持人不能正確對(duì)待和妥善處理，就容易出現(xiàn)矛盾和沖突，影響會(huì)議的正常進(jìn)行，使會(huì)議的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和溝通技能的參會(huì)者往往也是導(dǎo)致會(huì)議失敗的原因。此外，會(huì)議對(duì)于所討論的事項(xiàng)及決議沒有做記錄，也沒有明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成會(huì)議的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致會(huì)議決議事項(xiàng)或不了了之，或執(zhí)行情況無(wú)據(jù)可查，從而無(wú)法進(jìn)行反饋和修正。會(huì)后缺乏追蹤導(dǎo)致會(huì)議收效甚微，其成本被大量浪費(fèi)。

3提高供電企業(yè)會(huì)議效率的措施

3.1做好充足的會(huì)前準(zhǔn)備

第一，做好議題審核和確認(rèn)。會(huì)議主導(dǎo)部門要做好參會(huì)部門提報(bào)議題的會(huì)前審核工作，確定議題在本次會(huì)議進(jìn)行討論的必要性，確保上會(huì)議題在會(huì)前已與有關(guān)部門達(dá)成較為一致的意見，避免出現(xiàn)因事前溝通不足而在會(huì)上發(fā)生爭(zhēng)議的狀況。

第二，準(zhǔn)備充分的上會(huì)材料。圍繞決策性會(huì)議主題來(lái)準(zhǔn)備上會(huì)材料，明確提報(bào)會(huì)議審議的目的、依據(jù)，提報(bào)內(nèi)容要詳實(shí)，為與會(huì)者提供充分的決策依據(jù)，提報(bào)部門匯報(bào)要直觀簡(jiǎn)潔，論點(diǎn)突出。

第三，提前通知。提前預(yù)約重要的參會(huì)人員，至少提前2日將會(huì)議通知送達(dá)各與會(huì)部門和人員，同時(shí)知會(huì)會(huì)務(wù)部門做好配套的會(huì)議服務(wù)工作。

第四，確定會(huì)場(chǎng)管理人員，包括會(huì)議主席、會(huì)議主持人、會(huì)議記錄人、會(huì)議決議督辦人、會(huì)議計(jì)時(shí)人等，可以一人多職，明確人員職責(zé)，保證會(huì)議順暢進(jìn)行。

第五，做好前期會(huì)議督辦。主導(dǎo)部門或指定的督辦部門應(yīng)掌握前期會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況，定期向會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)，以敦促各決議事項(xiàng)盡快關(guān)閉。

3.2做好會(huì)中控制工作

首先，準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議。如果無(wú)特殊情況會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開，對(duì)于遲到的與會(huì)者不管是何種身份都要提出警告。會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)召開要求是提高會(huì)議效率的前提。

其次，根據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備按計(jì)劃進(jìn)行。根據(jù)已確定的會(huì)議主題和內(nèi)容召開會(huì)議、進(jìn)行討論。圍繞主題進(jìn)行，避免出現(xiàn)與會(huì)者偏離主題的現(xiàn)象，當(dāng)出現(xiàn)有發(fā)言者開始偏離議題時(shí)會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)提醒。同時(shí)也要提醒與會(huì)人員認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，盡量不要打斷發(fā)言，防止造成分歧拖延了一項(xiàng)議題的解決。

再次，注意強(qiáng)調(diào)會(huì)議時(shí)間。應(yīng)對(duì)與會(huì)者的發(fā)言時(shí)間進(jìn)行限制，為了使與會(huì)者有時(shí)間觀念，建議時(shí)間不安排太長(zhǎng)。時(shí)間觀念的增強(qiáng)，會(huì)使得會(huì)議上討論的效率大大提高，避免無(wú)謂的浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)要強(qiáng)調(diào)發(fā)言突出主題，只提有建設(shè)性的意見，如到發(fā)言時(shí)間，主持人要及時(shí)提醒、督促和限制。

最后，認(rèn)真做好會(huì)議記錄，及時(shí)處理會(huì)中突發(fā)事件，避免面對(duì)突發(fā)緊急事件而手忙腳亂影響會(huì)議進(jìn)程，從而保證會(huì)議效率的提高。

2.4做好有效的會(huì)后執(zhí)行

第一，及時(shí)形成會(huì)議記錄。會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)，如有必要相關(guān)部門可對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況。并及時(shí)公布，將會(huì)議決定落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任人考評(píng)的指標(biāo)之一，防止出現(xiàn)會(huì)議“決而不行”現(xiàn)象。

第二，加強(qiáng)督辦管理。會(huì)議主導(dǎo)部門或會(huì)議指定督辦部門負(fù)責(zé)將需督辦事項(xiàng)納入會(huì)議管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并督辦決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，對(duì)已經(jīng)完成的事項(xiàng)，可根據(jù)分管審批意見給予關(guān)閉，對(duì)進(jìn)度較慢的事項(xiàng)應(yīng)提醒責(zé)任部門或責(zé)任人；同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)會(huì)議督辦事項(xiàng)進(jìn)行匯總，擇機(jī)通報(bào)。

第三，建立配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)會(huì)前的準(zhǔn)備溝通、會(huì)上的紀(jì)律遵守以及會(huì)后的落實(shí)執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎(jiǎng)懲規(guī)范，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)和優(yōu)秀的部門及個(gè)人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門和個(gè)人，并及時(shí)公示獎(jiǎng)懲信息。

第四，建立反饋、總結(jié)、公示制度。工作落實(shí)情況的好與壞，信息反饋、總結(jié)很重要，因?yàn)樵诠ぷ鞯耐七M(jìn)過(guò)程中不斷的反饋信息、總結(jié)成績(jī)與問(wèn)題，可以讓決策者不斷完善工作推進(jìn)思路，不斷調(diào)整工作策略，以便更高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，要想做好會(huì)議管理工作，提高會(huì)議效率，就需要做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作、會(huì)議中的控制工作以及會(huì)議后的執(zhí)行工作等等，以此來(lái)保證會(huì)議工作的順利進(jìn)行，提高各部門之間的溝通、協(xié)調(diào)效率，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及決策的制定提供基礎(chǔ)保障。

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