蘇洋

摘要：高校后勤檔案是高校檔案的重要組成部分，它不僅能客觀真實(shí)的反映高校后勤改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程，也能為高校未來的發(fā)展起到重要的參謀借鑒作用?；诖?，文章首先對高校后勤檔案管理的重要性進(jìn)行了簡單的介紹，分析了高校后勤檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強(qiáng)高校后勤檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：高校后勤檔案管理；重要性；問題；對策

引言

高校后勤檔案是高校后勤進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)、管理的直接信息來源，在高校后勤管理工作中具有十分重要的作用。隨著近些年來高校后勤社會化改革的不斷深入發(fā)展，我國的高校后勤檔案管理工作中出現(xiàn)了一些新的問題，如高校對后勤檔案管理工作的重視程度不足、管理手段落后以及檔案管理人員素質(zhì)不高等，這些問題的存在嚴(yán)重阻礙了高校后勤檔案管理工作的有效進(jìn)行。因此，文章對開展對高校后勤檔案管理存在的問題及對策的研究就顯得十分重要。

1高校后勤檔案管理的重要性

對于高校后勤部門來說，其在日常管理活動中會形成大量的且種類繁多的檔案，尤其是基建與設(shè)備檔案，高校后勤檔案對保證學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的意義。首先，后勤檔案是后勤管理和決策的基石。高校后勤檔案是在后勤部門日常管理中形成的，它是整個后勤工作歷史面貌的寫照。高校后勤檔案的有效管理不但可以確保各項(xiàng)工作的順利實(shí)施，還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一定的幫助；其次，后勤檔案是規(guī)劃建設(shè)和維修的指南。近年來，教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校的各種設(shè)施、設(shè)備以及樓房建筑也隨之增多，同時電力電纜、給排水、水暖、通訊工程等的布線也愈加復(fù)雜，必須要以檔案為依據(jù)，才能正確規(guī)劃、建設(shè)，避免不必要的浪費(fèi)和損失；最后，后勤檔案是對職工和學(xué)生進(jìn)行素質(zhì)教育的好教材。

2高校后勤檔案管理工作中存在的問題

2.1高校對后勤檔案管理工作的重視程度不足

高校后勤檔案管理工作是一項(xiàng)長期性的工作，不能產(chǎn)生直接的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，對高校辦學(xué)水平的提升難以取得立竿見影的效果，因此也很難得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，這直接導(dǎo)致了高校后勤管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。首先，高校后勤檔案管理人員兼職人員比較多，且大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平有限，再加上崗位不夠固定，調(diào)動性比較大，這就會對檔案管理與交接工作產(chǎn)生直接的影響；其次，后勤檔案管理人員缺乏一定的服務(wù)意識，在實(shí)際的工作過程中，無法做到對各種繁雜的檔案管理到位。

2.2管理手段落后

隨著數(shù)字信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對后勤檔案進(jìn)行數(shù)宇化管理已是檔案管理工作的整體趨勢，然而現(xiàn)階段我國大多數(shù)高校的后勤檔案管理卻仍然停留在對紙質(zhì)檔案的分類、保存、整理的操作階段。一方面，紙質(zhì)檔案不易保管，容易引發(fā)檔案損毀、丟失等情況。另外，對于部分較為珍貴的檔案資料，也經(jīng)常會由于保存時間較長且保存方法不當(dāng)而導(dǎo)致霉變，進(jìn)而造成巨大的損失，對檔案的可用性造成極大的影響；另一方面，對于高校后勤檔案來說，其覆蓋面比較廣且種類繁多，如果單純的采用手工操作的方式進(jìn)行管理，就會使得后勤檔案整體種類劃分工作的難度極大，這就極易導(dǎo)致檔案存放無序、檔案資料不完整的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)較低，影響了檔案管理質(zhì)量。合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。隨著校園網(wǎng)建設(shè)與信息化的高速發(fā)展，高校檔案管理隊(duì)伍中還需要一批精通信息管理技術(shù)的人才，但是，從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員還無法達(dá)到上述要求。另外，由于多種因素的影響，大量檔案管理專業(yè)人員流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這就會進(jìn)一步降低高校檔案管理人員的素質(zhì)水平。

3加強(qiáng)高校后勤檔案管理的對策

3.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一門管理科學(xué)，檔案人員除了具備良好的政治素養(yǎng)外還應(yīng)有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感；其次，定期對后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不斷豐富其專業(yè)知識，提高其業(yè)務(wù)能力。另外，相關(guān)檔案管理人員還要掌握檔案管理的新技術(shù)與新辦法，在檔案管理的過程中積極采用新技術(shù)與新方法，為后勤檔案管理水平的有效提升奠定基礎(chǔ)。

3.2完善后勤檔案管理制度

檔案管理制度一般有文件的整理立卷制度、外借制度、檔案利用制度、保密制度等。制度的制定是為了加強(qiáng)檔案的管理服務(wù)，是為了有效地保護(hù)和利用檔案。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，對不同的審批手續(xù)進(jìn)行合理的規(guī)定，確保利用工作有章可循。另外，在檔案利用工作開展的過程中，還要保證檔案不失密、不泄密，確保檔案完好無損。對于各項(xiàng)檔案來說，要對其利用規(guī)章制度的條文進(jìn)行明確，使其嚴(yán)密而簡明，方便執(zhí)行。

3.3強(qiáng)化對檔案管理的重要性認(rèn)識

為了解決高校后勤檔案管理中存在的問題，就要增強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度。首先，加大檔案工作的宣傳力度。根據(jù)具體情況，在校內(nèi)開展專題講座等活動，以增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員的檔案意識，讓相關(guān)人員能夠充分認(rèn)識到檔案的價值與意義；其次，做到“三納入”，即將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到單位職工崗位責(zé)任制中。要求他們以對學(xué)校發(fā)展負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真做好檔案工作。

結(jié)束語

總的來說，高校后勤檔案對高校各校工作的有效開展具有十分重要的作用，因此，做好高校后勤檔案管理工作尤為重要。在今后的工作中，相關(guān)人員應(yīng)針對高校后勤檔案管理中存在的問題，進(jìn)行認(rèn)真的分析，并采取有效的措施，促進(jìn)高校后勤檔案管理工作水平的有效提升。

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