韓紀延

（中共海林市委黨校，黑龍江 牡丹江 157199）

一、事業(yè)單位中檔案管理的重要性

在現(xiàn)在這個信息飛速發(fā)展的時代，信息的重要性越發(fā)的凸顯了出來，在一個事業(yè)單位中，檔案主要的任務(wù)就是進行記錄一些重要的信息，然后進行保存，等到有用的時候再拿出來，它的作用就是保存信息，方便以后的查詢。檔案可以說是對事業(yè)單位的一個整體的記錄，不論是它的工作方式還是工作計劃都有詳細的記錄，而這些東西都是事業(yè)單位重要的私密，是不能提前泄露出去的，所以保護檔案的安全很重要。除此之外，對檔案進行很好地整理和分類對事業(yè)單位的發(fā)展還是很有利的。所以，檔案管理對事業(yè)單位是很重要的。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當事人為了具有某一項資格而進行各種手段的造假，比如將年齡進行改動，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實性。有些學校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學機構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價出售學歷以及學位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為是簡單的存檔和調(diào)動，但是這種觀念嚴重降低了檔案的有效利用率。在實際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對相關(guān)資料進行整理和保管，同時對相關(guān)資料的真實性進行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實際情況中檔案的服務(wù)意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會使得整個相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費時費力，大大降低了工作效率。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，在我國的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達標而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時有發(fā)生。特別是近幾年來，隨著事業(yè)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當一部分沒有接受過專業(yè)的檔案知識培訓和檔案管理技能培訓的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務(wù)不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、對事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關(guān)法律責任?！稒n案法》規(guī)定，對人事檔案進行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對于情節(jié)十分嚴重且構(gòu)成犯罪時要將當事人移送司法機關(guān)進行處理。對檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式?；ヂ?lián)網(wǎng)具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強相關(guān)人員的培訓

要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切人事管理的基礎(chǔ)，適度對檔案管理的工作，尤其是優(yōu)秀的檔案管理員工進行表彰，提高他們的榮譽感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進行科學化、專業(yè)化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。

結(jié)束語

隨著信息時代的到來，人們都已經(jīng)認識到了信息的重要性，尤其是對于事業(yè)單位來說，信息就變得尤為重要了。事業(yè)單位記錄信息的方法主要就是以檔案的形式進行記錄，使得信息能很好地進行處理和保留。檔案的管理對于事業(yè)單位的發(fā)展是很重要的，做好檔案的管理工作，會使得事業(yè)單位在以后的發(fā)展中立于不敗之地。