高　華　嚴(yán)　峰　阮　虹

1. 中國(guó)石油工程建設(shè)有限公司北京設(shè)計(jì)分公司,　北京　100085; 2. 中國(guó)石油工程建設(shè)有限公司,　北京　100120; 3. 中國(guó)石油工程建設(shè)有限公司西南分公司,　四川　成都　610041

0　前言

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),是檔案適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展,及加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是提高檔案服務(wù)信息水平的必經(jīng)之路,是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效服務(wù)的重要舉措。本文就此提出一些建議以對(duì)檔案管理進(jìn)行探索。

1　企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路

企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須緊緊圍繞國(guó)家對(duì)檔案工作的穩(wěn)健發(fā)展方針和企業(yè)對(duì)資源、市場(chǎng)、國(guó)際化、創(chuàng)新的發(fā)展戰(zhàn)略,堅(jiān)持檔案工作走向現(xiàn)代化,健全檔案管理機(jī)制,推進(jìn)檔案資源體系、服務(wù)體系和安全體系建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息化[1]。

2　企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進(jìn),創(chuàng)新驅(qū)動(dòng),注重實(shí)效”的基本原則,按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求,有序推進(jìn),逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,不斷創(chuàng)新檔案管理模式[2],充分利用檔案信息化手段,推動(dòng)檔案管理機(jī)制、管理模式和檔案管理手段的變革,提高企業(yè)檔案工作者工作效率,以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3　企業(yè)檔案信息化實(shí)施步驟

3.1　加快檔案信息化進(jìn)程

完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在新建檔案館或擴(kuò)建檔案館時(shí),將檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入基本建設(shè)總體規(guī)劃,將網(wǎng)絡(luò)布線、軟硬件平臺(tái)和智能化庫(kù)房控制及安防設(shè)施建設(shè)納入信息化整體解決方案中[3];加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟、硬件建設(shè),部署基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件,建成具備為數(shù)字檔案管理提供“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”的軟、硬件系統(tǒng)[4]。

統(tǒng)一部署檔案管理平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)統(tǒng)推企業(yè)集團(tuán)級(jí)檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理,企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)根據(jù)各自實(shí)際需要,可補(bǔ)充建設(shè)相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)平臺(tái),滿足個(gè)體需求。

開辟新的檔案利用渠道,加強(qiáng)新的服務(wù)手段建設(shè)。紙質(zhì)文件應(yīng)向電子文件轉(zhuǎn)化[5]。企業(yè)通過(guò)建設(shè)網(wǎng)站,制作網(wǎng)頁(yè),不斷推廣和普及在網(wǎng)上開展政務(wù)活動(dòng)、宣傳教育、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程教育、招聘、閱讀瀏覽和搜索資料等。使用戶足不出戶,就能在互聯(lián)網(wǎng)各個(gè)終端機(jī)上進(jìn)行遠(yuǎn)距離網(wǎng)上查檢索和利用,真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.2　有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)

加快推進(jìn)歷史檔案數(shù)字化工作。歷史檔案數(shù)字化以現(xiàn)實(shí)需要為前提,分階段、分步驟推進(jìn)實(shí)施,重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要、易損和利用頻率高的檔案數(shù)字化和轉(zhuǎn)換工作。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的監(jiān)管工作。制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度,實(shí)行統(tǒng)一的接口技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)對(duì)接,確保電子文件的準(zhǔn)確性[6]。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。建立完善的檔案數(shù)據(jù)資源體系。館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化,涵蓋各類別檔案。加快館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),推動(dòng)檔案資源整合,實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化,建立完善的檔案利用體系,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在線利用和共享[7]。

加強(qiáng)多媒體檔案資源建設(shè)。加大聲像檔案、榮譽(yù)檔案、實(shí)物檔案的數(shù)字化管理,實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的信息化管理。各單位將歷史多媒體檔案，或?qū)⒉杉膱D像、新聞、音頻/視頻等信息,逐步建立成照片數(shù)據(jù)庫(kù)、音頻/視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),以滿足利用者對(duì)檔案的不同需求[8]。

3.3　推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。按照“簡(jiǎn)化整理、深化著錄”的原則,將著錄作為檔案整理的重要任務(wù),在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上,完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu),推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)檔案資源信息進(jìn)行分類,形成各類專題數(shù)據(jù)庫(kù),提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。

推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái),在確保檔案信息安全的前提下,加大檔案開放力度,為檔案利用提供服務(wù),提高檔案查全率和查準(zhǔn)率[9]。

3.4　強(qiáng)化檔案信息安全管理

不論從檔案的憑證性還是情報(bào)性來(lái)說(shuō),加強(qiáng)檔案的信息安全管理是新時(shí)代提出的新要求和課題。

首先,在檔案形成和采集過(guò)程中需考慮信息安全。應(yīng)保證收集主要數(shù)據(jù)的完整性,同時(shí)也應(yīng)避免數(shù)據(jù)的冗余問(wèn)題。在收集信息時(shí)注意對(duì)涉密信息的特殊管理,尤其在數(shù)字化的過(guò)程中,應(yīng)采取物理隔絕,保證信息“涉密不上網(wǎng),上網(wǎng)不涉密”。另外,可以利用現(xiàn)有的加密條件對(duì)涉密文件進(jìn)行加密保管和傳輸,最大限度地保證信息安全[10-11]。

其次,在檔案存貯過(guò)程中也應(yīng)考慮信息安全。應(yīng)建立獨(dú)立的檔案保密室,檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。檔案保密室需設(shè)置專門的檔案人員管理,配備必要的安保力量,保證非相關(guān)人員不得隨意出入檔案室。此外,對(duì)于涉密文件還要使用保險(xiǎn)箱(柜)單獨(dú)存放。

最后,在檔案借閱時(shí)仍需保證信息安全。制定嚴(yán)格的檔案借閱拷貝制度,形成或完善檔案查閱審批流程,保證所有檔案信息在有限范圍內(nèi)共享。擁有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息知悉范圍應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),對(duì)非必要知悉者嚴(yán)格杜絕其掌握并利用核心檔案信息,以確保重要檔案絕對(duì)安全。并應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急防范機(jī)制,尤其應(yīng)做好檔案數(shù)字化外包和其他業(yè)務(wù)外包等過(guò)程中的安全保密工作,杜絕檔案失泄事件發(fā)生。

4　結(jié)論

加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的大方向和必經(jīng)之路。企業(yè)檔案管理工作量大、繁瑣復(fù)雜,而傳統(tǒng)的人工管理模式已難以滿足新時(shí)代下企業(yè)工作需求,信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn),也是機(jī)遇。所以,企業(yè)檔案部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì),把握發(fā)展機(jī)遇,明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo),力求檔案信息化建設(shè)與社會(huì)同步發(fā)展,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容信息化建設(shè),確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量,為提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和工作效率提供保障。