文/張秀國

國有企業(yè)文書檔案，是指國有企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的文字、音像、實(shí)物以及各種形式的歷史資料記錄，對企業(yè)乃至社會(huì)有保存利用價(jià)值。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種載體的文書檔案，是維護(hù)企業(yè)各個(gè)歷史階段的真實(shí)面貌和工作查考利用必不可少的依據(jù)，是國有企業(yè)管理不可忽視的組成部分，對企業(yè)的穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展起到直接性的影響。然而，當(dāng)前不少國有企業(yè)存在著輕管理重生產(chǎn)、輕長遠(yuǎn)重眼前等情況，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，如檔案資料收集不全、制度不健全等等。本文在分析國有企業(yè)文書檔案管理工作所存在問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對策。

一、國有企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

現(xiàn)如今，幾乎每一個(gè)國有企業(yè)都在自身經(jīng)營管理制度方面進(jìn)行了不斷創(chuàng)新，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)工作，對于檔案管理工作認(rèn)識(shí)卻有誤區(qū)，投入精力較少。在部分國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者看來，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)效益的增長無多大利用價(jià)值，在人力、財(cái)力、物力等方面投入不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無，很容易做，“就是將文件按一定順序整理，然后建立臺(tái)賬嘛!”檔案工作在企業(yè)職能分配上得不到重視，職業(yè)發(fā)展沒有上升空間，一定程度上影響檔案管理人員的工作積極性，從而影響了檔案工作的良性發(fā)展。

2.文書工作與檔案工作銜接上存在較多問題

部分國有企業(yè)文書和檔案工作銜接不夠規(guī)范，致使這兩項(xiàng)工作脫節(jié)。文書工作質(zhì)量的高低直接決定了文書檔案歸檔質(zhì)量的高低。文書與檔案管理無論在觀念意識(shí)還是在工作內(nèi)容上都存在一定的脫節(jié)現(xiàn)象。文書人員只關(guān)心完成自己的文書處理工作，不關(guān)心工作中形成的文件轉(zhuǎn)為檔案會(huì)存在什么問題，比如文件紙張不符合規(guī)定，用筆不規(guī)范，裝訂不符合檔案歸檔整理要求，文件底稿不齊全等；而檔案管理員在立卷歸檔時(shí)指導(dǎo)不及時(shí)，就會(huì)造成文書檔案歸檔不規(guī)范、不完整。因此，這兩部分工作，雖有著構(gòu)成同一管理體系互相配合協(xié)調(diào)的一面，但所實(shí)行的管理制度又存在區(qū)別，此種情況下，若文書人員與檔案人員協(xié)調(diào)、溝通不足，則較易出現(xiàn)兩者之間的銜接脫節(jié)。

3.各部門對文書檔案工作配合不夠

各個(gè)部門在業(yè)務(wù)工作中都會(huì)形成各種形式的文書檔案資料，為使企業(yè)文書檔案歸檔完整齊全，需要從各個(gè)部門收集文書檔案資料。雖然檔案管理部門根據(jù)國家檔案局10號(hào)令要求，指定了企業(yè)管理類文件歸檔范圍及保管期限，但是一些部門為了自己工作的便利，再加上部門管理者對文書檔案管理有異議，認(rèn)為自己保管方便工作，不愿意將一些對于企業(yè)很重要的、需要?dú)w檔的文件資料移交企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一保管。一些有責(zé)任心的檔案人員由于得不到有關(guān)職能部門的配合支持，文書檔案收集工作常常遇到瓶頸，不同程度打擊檔案人員工作的積極性。久而久之，由于人員調(diào)動(dòng)，一些重要的檔案資料因留存在部門或個(gè)人手中，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)一管理而丟失，但追究責(zé)任也為時(shí)已晚，給企業(yè)帶來不必要的損失，企業(yè)檔案資源潛在風(fēng)險(xiǎn)較大。

4.文書檔案管理方式滯后

目前很多企業(yè)仍采用手工操作的傳統(tǒng)文書檔案管理方式，每次借閱必須到檔案庫房查找原件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，一件檔案只能提供一人借閱，利用率低。傳統(tǒng)的文書檔案以紙質(zhì)檔案為主，對于年代久遠(yuǎn)的檔案，紙張薄且脆，在借閱和管理過程中，不可避免的經(jīng)常查閱，這樣很容易對檔案原件造成破壞。有些企業(yè)雖然已經(jīng)在著手建設(shè)信息化檔案管理，但卻沒有形成完整的檔案信息化建設(shè)體系，僅僅由電子文檔的形式替換到紙質(zhì)檔案，檔案的調(diào)用、分析等工作，仍是進(jìn)展緩慢。企業(yè)文書檔案管理方式滯后，不僅給檔案管理工作的效率提升帶來很大影響，還不利于調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，從而對文書檔案管理的整體發(fā)展形成制約，更是導(dǎo)致檔案管理從業(yè)者的職業(yè)能力發(fā)展緩慢。

二、相應(yīng)解決對策

1.進(jìn)一步完善文書檔案管理制度

文書檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上由檔案制度的完善程度所決定，檔案管理制度的進(jìn)一步健全，是國有企業(yè)文書檔案管理工作開展的準(zhǔn)則以及保障。因此，不僅要結(jié)合當(dāng)前形勢發(fā)展的需要，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行修訂使之更加規(guī)范，還必須加快新的檔案管理制度的制定，有效補(bǔ)充以往制度中所欠缺的部分?，F(xiàn)在大部分企業(yè)都已經(jīng)有自己的公文處理辦公平臺(tái)，文書檔案管理可以借助平臺(tái)設(shè)置統(tǒng)一的公文流程，從公文擬稿開始規(guī)范公文格式、審核附件是否齊全，簽字手續(xù)是否完善。這樣有了統(tǒng)一的流程，在文書檔案形成的過程就避免了很多不必要的問題，大大提高了文書檔案質(zhì)量。同時(shí)將文書檔案歸檔考核機(jī)制，納入到企業(yè)日常管理之中，對管理人員的工作態(tài)度、能力、績效進(jìn)行定期評價(jià)，進(jìn)而參照評價(jià)的結(jié)果，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。對于工作績效突出、表現(xiàn)優(yōu)異的人員，給予精神上或是適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。而針對應(yīng)付工作的人員，則視情況進(jìn)行懲罰。

2.理順文書工作與文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)銜接

文書工作的良好展開是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。為此，文書工作人員一定要具備良好的檔案意識(shí)，對于檔案管理的監(jiān)督與指導(dǎo)要積極配合、虛心接受，不僅要對相關(guān)的法律法規(guī)嚴(yán)格遵守，還要在工作實(shí)際中努力按文書檔案歸檔要求保證文件收集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對文件資料的收集與整理及時(shí)給予指導(dǎo)，嚴(yán)格按歸檔要求認(rèn)真核對移交的文書檔案資料，不符合標(biāo)準(zhǔn)的一律要求返回進(jìn)行整改，并參照檔案保管期限表來鑒定檔案的價(jià)值。

3.加強(qiáng)與企業(yè)各部門的溝通配合

企業(yè)文書檔案范圍廣、載體形式多樣，除各部門下發(fā)的正式紅頭文件外，在業(yè)務(wù)工作中會(huì)產(chǎn)生很多內(nèi)部文件材料。在很多人看來，文書檔案收集歸檔只與公司辦公室、黨委辦公室、工會(huì)、團(tuán)委有關(guān)，其實(shí)不然。國家檔案局10號(hào)令，對企業(yè)管理類文件歸檔范圍做出了明確規(guī)定。因此，文書檔案的收集歸檔范圍應(yīng)覆蓋企業(yè)各個(gè)部門。企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)部門職責(zé)，制定本企業(yè)的管理類文件歸檔范圍表，各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，收集移交本部門文書檔案。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在每年一季度之前召開有關(guān)文書檔案移交會(huì)議，對各部門檔案移交工作給予指導(dǎo)，確保企業(yè)文書檔案歸檔工作在制度規(guī)定時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量完成。

4.繼續(xù)開展檔案信息化管理建設(shè)

企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)緩慢，是當(dāng)前國有企業(yè)文書檔案管理方法滯后的根本原因。要想全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，加大檔案管理資金投入就是首要一步，如購置掃描儀、電腦、打印機(jī)等常用辦公設(shè)備，竭力完成檔案管理信息化所需軟、硬件等設(shè)施的購置經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，購置設(shè)備應(yīng)注意不能只考慮先進(jìn)性而忽略其在企業(yè)中的實(shí)用性。

分步實(shí)施文書檔案信息化建設(shè)。首先,將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公平臺(tái)對接。借助辦公平臺(tái),從文件起草、核稿、審批、登記編號(hào)等工作開始,做好文書檔案前期歸檔工作。將辦公平臺(tái)上流轉(zhuǎn)的文件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)結(jié)束后自動(dòng)歸入檔案管理系統(tǒng)。在管理過程中，采取紙質(zhì)載體和電子文件的雙規(guī)歸檔模式，確保檔案安全完整。其次,開發(fā)適合企業(yè)的檔案管理軟件。由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)保管期限、職能部門進(jìn)行快速分類,從而有效提高文書檔案歸檔效率。第三，對庫存文書檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。在數(shù)字化加工時(shí)對文件圖像處理要嚴(yán)格把關(guān)，保持?jǐn)?shù)字化加工的數(shù)據(jù)和原件一致，并做好數(shù)據(jù)備份。

在文書檔案信息化建設(shè)中，最重要的問題就是數(shù)據(jù)、系統(tǒng)管理安全問題。首先，可實(shí)行檔案保管的“雙規(guī)制”，即同一份檔案采取紙質(zhì)檔案和電子載體檔案同時(shí)保存。把紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢都能得以突顯，既能保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，又能快速檢索提高查閱速度。還可以將數(shù)據(jù)“異地備份”存儲(chǔ)，避免一些人為災(zāi)難和物理災(zāi)難帶來的風(fēng)險(xiǎn)。其次，進(jìn)一步加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度。為避免遭受不法分子的惡意入侵，完善檔案信息系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)之間的隔離措施，使檔案信息的安全性得以充分保障。完善防火墻的設(shè)置，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)，禁止惡意操作破壞檔案數(shù)據(jù)。對所有用戶的訪問記錄進(jìn)行有效監(jiān)控，當(dāng)有惡意入侵時(shí)，及時(shí)發(fā)出警報(bào)。

總而言之，衡量企業(yè)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，就是文書檔案管理工作水平的高低。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就一定要認(rèn)真對當(dāng)前文書檔案管理存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析，從而找出應(yīng)對策略，如此才能夠更好地為企業(yè)管理奠定良好基礎(chǔ)，更好地彰顯企業(yè)良好的管理水平。