周文泓 龐玲玲/四川大學公共管理學院

隨著智慧城市的提出，檔案領(lǐng)域探索如何更好地參與其中以及實現(xiàn)檔案管理的智慧化，成為兼具理論與實踐意義的重要議題。研究領(lǐng)域關(guān)于檔案管理智慧化的探討旨在明晰其為檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài)，并對如何借助智慧城市、互聯(lián)網(wǎng)的理論與方法制定智慧檔案的建設(shè)原則、頂層設(shè)計與實施路徑等展開討論[1][2]，這些研究有助于明確檔案管理智慧化的基本內(nèi)涵與方向。然而，當前研究主要是通過演繹的方法設(shè)計通用的智慧化方案，未對具體的檔案實踐現(xiàn)狀予以全面分析和總結(jié)，例如未將浙江、青島、南京等地相關(guān)實踐充分納入到理論層面的研究中。本文將采用歸納法，以在檔案管理智慧化方面已有一定成效的浙江為例，研究檔案管理智慧化的發(fā)展現(xiàn)狀、實施方法與內(nèi)容，從中分析檔案管理智慧化的構(gòu)件與總結(jié)策略。

1 浙江智慧檔案建設(shè)概覽

1.1 建設(shè)背景

2014年年初，《浙江省檔案局貫徹落實中央和省委全面深化改革任務的若干意見》提出了協(xié)同推進法治檔案、智慧檔案、民生檔案、平安檔案、活力檔案建設(shè)的目標任務[3]。同年，浙江省開通全國最早的省級一體化網(wǎng)上政務服務平臺； 2016年，提出實施“最多跑一次”改革，自此開始整合電子政務基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)資源和業(yè)務系統(tǒng)，在技術(shù)、應用、管理等多層面開展積極探索，旨在實現(xiàn)權(quán)力事項集中進駐、網(wǎng)上服務集中提供、政務信息集中公開、數(shù)據(jù)資源集中共享，全力打造陽光透明的服務型政府和“互聯(lián)網(wǎng)+政務”的浙江樣本[4]。這樣既可在政務服務網(wǎng)建設(shè)過程中同步構(gòu)建更加智能的文件檔案管理系統(tǒng)、實現(xiàn)政府信息資源的歸檔保存和共建共享，也能促進作為重要模塊的檔案信息服務網(wǎng)優(yōu)化升級。

1.2 主要內(nèi)容

浙江智慧檔案建設(shè)較為成熟的實踐有二，一為基于全程管理的理念打造電子文件自動化管理體系，二為構(gòu)建檔案信息資源智能化保管與服務平臺。

1.2.1 自動化的電子文件管理體系建設(shè)

2015年，浙江省檔案局啟動“基于網(wǎng)上審批的電子文件整理歸檔與移交模式”研究，正式實施政務服務網(wǎng)行政審批電子文件在線歸檔模塊、電子文件歸檔接收系統(tǒng)、電子檔案長久保存基地建設(shè)等配套項目，探索解決“歸什么、在哪里歸、歸哪里、怎么歸、怎么用、歸得好”等問題。在全國率先構(gòu)建“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理新模式，隨后進一步改進政務服務網(wǎng)電子文件歸檔流程與功能設(shè)計，并在省直單位部署和啟動行政審批等電子文件歸檔與接收工作；2017年4月，省政府辦公廳與省檔案局聯(lián)合召開全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會，全面推進政務服務網(wǎng)電子文件歸檔管理工作。自此，浙江省在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計算、智慧城市的背景下開發(fā)了先進的電子文件歸檔管理統(tǒng)一平臺，并配套以一系列規(guī)章制度（如《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》），逐步形成了政務事項在線辦理、歸檔、保存、利用的長效工作機制。

1.2.2 智能化的檔案信息服務網(wǎng)升級

2016年年底，浙江省檔案局正式開展浙江檔案服務網(wǎng)的設(shè)計開發(fā)工作，開發(fā)后期在省內(nèi)部分市縣進行了內(nèi)部試用，并不斷修正與完善。2017年9月下旬，省檔案局又對全省的單位系統(tǒng)管理員和具體查檔工作人員進行了使用操作的統(tǒng)一培訓。10月中旬，省檔案局召開了浙江檔案服務網(wǎng)推廣部署暨“最多跑一次”事項電子化歸檔情況匯報會，要求各單位做好權(quán)限設(shè)置、業(yè)務數(shù)據(jù)上傳、崗位人員操作培訓等工作。在2017年11月16日的全省檔案公共服務推進會上，省檔案局（館）長劉蕓宣布浙江檔案服務網(wǎng)正式啟用，這標志著浙江檔案服務網(wǎng)在全省正式上線運行，“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”得以實現(xiàn)[5]。

1.3 建設(shè)成效

當前，政務服務網(wǎng)電子文件歸檔流程與功能設(shè)計的研究成果在浙江省建設(shè)廳、浙江省海洋與漁業(yè)局、浙江省水利廳等25家省級單位得到應用推廣，實現(xiàn)了政務服務網(wǎng)行政審批電子文件在線歸檔存檔信息包規(guī)范化采集、處理、管理和移交，初步打造了適用于“互聯(lián)網(wǎng)+政務”的智能化電子文件存檔管理模式，并面向市級單位推廣普及。同時，完成浙江檔案服務網(wǎng)的升級工作，形成一個以功能服務為主的全省聯(lián)動平臺，對內(nèi)通過省電子政務外網(wǎng)面向檔案系統(tǒng)工作人員提供協(xié)同工作平臺，對外通過互聯(lián)網(wǎng)面向廣大社會用戶提供檔案公共服務，這項服務也列入了全省“最多跑一次”改革的群眾和企業(yè)到檔案部門辦事事項指導目錄[6]。浙江的實踐為智慧檔案建設(shè)提供了相應的理念、構(gòu)件、策略等，也為檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型提供了參照。

2 檔案管理智慧化的構(gòu)件

從浙江省的實踐來看，檔案管理智慧化由不同構(gòu)件組成，各有分工亦相互支持，具體構(gòu)件如下。

2.1 驅(qū)動性構(gòu)件：定位明確的智慧意識

2014年，浙江省提出“五檔共建”并將智慧檔案作為關(guān)鍵模塊，檔案系統(tǒng)內(nèi)智慧檔案建設(shè)意識得到迅速提升，檔案工作者充分關(guān)注與倡導智慧檔案建設(shè)，從領(lǐng)導層到執(zhí)行層都投入資源與精力一同探索檔案管理智慧化。浙江的智慧檔案建設(shè)不僅明確了檔案管理智慧化的價值與趨勢，也明確了智慧檔案的目標及實現(xiàn)方式。2015年，省檔案局提出建設(shè)智慧檔案是全省檔案部門新時期的一項重要任務；2016年，省檔案局進一步明確數(shù)字檔案建設(shè)屬于智慧檔案范疇；2017年，省檔案局提出推進智慧檔案建設(shè)、強化公共服務能力[7]。浙江將檔案管理的智慧化融合于各項目標與業(yè)務內(nèi)容中，在意識層面上體現(xiàn)出對智慧檔案建設(shè)的高度關(guān)注。

2.2 支撐性構(gòu)件：管理對象的縱橫拓展

智慧檔案建設(shè)另一關(guān)鍵構(gòu)件是有效留存與整合完整、全程、有價值的檔案，從而保證在參與國家治理、服務民生、提供檔案利用等的時候能夠提供相應的信息資源。一方面，在前端控制與全程管理的理念下，檔案管理智慧化的對象不僅僅是檔案，還涵蓋在生命周期中位居更加前端的文件，通過制度與平臺實現(xiàn)對文件管理的有效管控。因而，在對接浙江“互聯(lián)網(wǎng)+政務”尤其是“最多跑一次”的改革時，浙江省的智慧檔案建設(shè)將開發(fā)在線的電子文件歸檔管理統(tǒng)一平臺與檔案服務網(wǎng)作為兩大執(zhí)行模塊，從而在全程管理的框架下及時保管與整合好文件與檔案，并及時通過歸檔與之后的保存行動將其作為有機關(guān)聯(lián)的信息資源應用于政務和社會服務中。

另一方面，隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略下，浙江的智慧檔案建設(shè)將管理對象向數(shù)據(jù)延伸，通過提升管理對象的多元化為檔案管理智慧化積累充足的信息資源。2016年，浙江省人民政府印發(fā)《浙江省促進大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃》，提出加強數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，制定大數(shù)據(jù)歸檔范圍與標準，并建立統(tǒng)一的歸檔平臺，促進大數(shù)據(jù)證據(jù)保全、長期保存和再利用[8]。

2.3 指導性構(gòu)件：治理式的制度建設(shè)

為確保檔案管理智慧化有據(jù)可依，浙江省制定了一系列政策、標準與規(guī)范，既保證了業(yè)務、文件、檔案管理部門在法律法規(guī)的框架下履行職責，也為不同主體實施檔案管理智慧化改革提供了有效指導。這些制度建設(shè)形成從頂層設(shè)計到具體規(guī)范的治理式體系，既從宏觀政策與戰(zhàn)略上倡導檔案管理智慧化與明確基本方向，也從中觀層面對接智慧檔案所處的國家治理、“互聯(lián)網(wǎng)+政務”等外部環(huán)境，還從微觀層面制定檔案管理智慧化所需的具體規(guī)范。浙江省還配套制定了一系列制度，如《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》對浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理和電子化歸檔提出具體要求，確保電子文件的真實、完整、有效和安全；《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務管理辦法》為電子文件、電子證照、電子簽名、電子檔案在政務活動中的法律效力提供保障；《政務服務網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》對浙江政務服務網(wǎng)電子文件歸檔過程中存檔信息包的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則和材料形成、整理等提出了具體要求，是完善電子化歸檔工作業(yè)務支撐的重要組成部分。這些制度協(xié)同其他制度保證了檔案管理智慧化可以從管理對象、流程、平臺等方面實現(xiàn)落地。

2.4 執(zhí)行性構(gòu)件：智能數(shù)字平臺開發(fā)

電子文件歸檔管理工作通過平臺建設(shè)提升自動化程度，利用政務服務網(wǎng)預歸檔模塊和交換模塊、電子文件歸檔接收系統(tǒng)、電子檔案長久保存系統(tǒng)、電子檔案共享利用平臺等配套子項目保障全省政務事項在線辦理、歸檔、保存、利用長效工作機制的建立。檔案服務網(wǎng)的建設(shè)同樣以智能化為目標，它被定位為功能服務型平臺與全省共用平臺，采用B/S架構(gòu)設(shè)計，服務器端應用系統(tǒng)分為公眾訪問界面、內(nèi)部工作界面兩部分，分別部署在省電子政務云平臺的“公有云”和“專有云”上，實現(xiàn)實體服務在線化[9]。

在平臺開發(fā)與優(yōu)化過程中智能化的要求日趨顯著，即盡量減少人工的干預與投入，同時要達到可信文件、檔案管理的要求，因而技術(shù)能力的構(gòu)建成為關(guān)鍵。浙江省檔案部門當前開發(fā)的系統(tǒng)之所以能夠同高規(guī)格的政務服務相匹配，關(guān)鍵在于開發(fā)了“一鍵式”的歸檔技術(shù)模塊。行政審批電子文件“一鍵式”歸檔系統(tǒng)采用Java語言，基于J2EE技術(shù)架構(gòu)進行開發(fā)。為確保行政審批電子文件歸檔工作高效性，并保證行政審批電子文件真實、完整、可用和安全，在系統(tǒng)建設(shè)過程中充分采用可信時間戳、數(shù)據(jù)交換、四性檢測等技術(shù)保障[10]。

3 檔案管理智慧化的策略

檔案管理的智慧化不是一蹴而就的，這既在于智慧化本身的復雜性，也在于社會、技術(shù)、文化等處在動態(tài)發(fā)展中，智慧化的內(nèi)涵與實施路徑會隨之變化。浙江的智慧檔案建設(shè)還在進行中，尚需進一步完善，尤其要在頂層設(shè)計與技術(shù)應用上予以優(yōu)化。從浙江的經(jīng)驗與發(fā)展趨勢來看，檔案管理智慧化應有如下方面策略。

3.1 明確對檔案管理智慧化的認知與行動

檔案管理智慧化是連續(xù)性的過程，它在不同情境和每一階段都有不同內(nèi)涵與具體內(nèi)容，因而需要立足實踐現(xiàn)狀明確對檔案管理智慧化的認知與行動內(nèi)容。一方面，從理論層面深化對智慧檔案的研究與探索，以便從更加長遠的視角設(shè)計檔案管理智慧化的目標、原則、方法、內(nèi)容與路徑；另一方面，要立足國家、地區(qū)、行政層級、業(yè)務系統(tǒng)等具體條件，研究檔案管理智慧化的內(nèi)涵與基本路徑。當前我國正致力于建設(shè)數(shù)字檔案館并開展檔案數(shù)字化工作，而檔案管理智慧化則更多是要深化電子文件管理和檔案信息資源整合與開發(fā)中的數(shù)字轉(zhuǎn)型，將新技術(shù)應用于流程再造與系統(tǒng)建設(shè)中。在電子文件管理與數(shù)字檔案館建設(shè)有一定成效的浙江、上海、北京等地區(qū)，檔案管理智慧化要進一步將檔案工作充分融入智慧城市建設(shè)，將檔案管理的自動化向智能化向智慧化有序升級。

3.2 在治理框架下展開頂層設(shè)計

智慧化作為檔案管理的高級形態(tài)是復雜性事務，它的實施需要依賴于治理式的思維，形成與其他要素相互關(guān)聯(lián)和協(xié)同的頂層設(shè)計。它的頂層設(shè)計涵蓋三大系統(tǒng)：第一，立足社會環(huán)境明確檔案管理智慧化的內(nèi)涵與框架，這需要充分梳理檔案管理智慧化的社會情境，將智慧化與社會發(fā)展有效關(guān)聯(lián)。第二，在檔案事業(yè)發(fā)展的整體中定位檔案管理智慧化，從中明晰檔案管理智慧化與其他方向的檔案戰(zhàn)略以及工作的相互關(guān)系。第三，將檔案管理智慧化作為整體系統(tǒng)予以規(guī)劃和設(shè)計。這要設(shè)計好智慧檔案系統(tǒng)，即相應的基礎(chǔ)層、數(shù)據(jù)層、應用層與服務層，更要從實施層面部署好檔案管理智慧化的框架，從意識培養(yǎng)、人才培育、技術(shù)開發(fā)、制度構(gòu)建、信息資源建設(shè)等方面設(shè)計實施矩陣。浙江智慧檔案建設(shè)中的四大構(gòu)件可為設(shè)計優(yōu)化方案提供借鑒。

3.3 構(gòu)建管理轉(zhuǎn)型與技術(shù)升級的聯(lián)動模塊

為實現(xiàn)檔案管理智慧化，需要以管理轉(zhuǎn)型與技術(shù)升級為兩大主線展開聯(lián)動式行動。一方面，從管理轉(zhuǎn)型層面來說，相應的智慧化意識提升、戰(zhàn)略與指導性制度制定、組織架構(gòu)調(diào)整等都是不可缺失的行動要素。另一方面，檔案管理主體應當及時識別前沿技術(shù)并明確技術(shù)的應用方向，將技術(shù)應用方案與智慧型平臺建設(shè)作為管理轉(zhuǎn)型的重要支撐予以設(shè)計和布局。浙江的實踐就充分體現(xiàn)了兩大模塊的互動成效，既從管理上創(chuàng)新并形成了電子文件、檔案一體化的單軌運行模式，云計算等前沿技術(shù)也得到廣泛應用，適應于新技術(shù)要求的數(shù)據(jù)規(guī)范亦及時提供支持。

注釋與參考文獻：

[1]郭鑫杰.基于“互聯(lián)網(wǎng) +”思維的智慧檔案建設(shè)策略研究[J].浙江檔案,2015(11):10-12.

[2]吳加琪.智慧城市背景下智慧檔案建設(shè)原則、頂層設(shè)計及推進路徑研究[J].檔案與建設(shè),2015(1):30-34.

[3]王茂法.完善機制建立體系夯實服務——大力推進浙江法治檔案建設(shè)實踐[J].浙江檔案,2015(12):5-8.

[4]錢江晚報.浙江政務服務網(wǎng) 一“網(wǎng)”打盡多少便利[EB/OL].2016-06-24[2018-03-10]http://www.zjzwfw.gov.cn/art/2016/6/24/art_53861_929535.html.

[5][9]林偉宏.一網(wǎng)查檔百館聯(lián)動——浙江省“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務”的省域?qū)嵺`[J].中國檔案,2018(1):29-31.

[6]林偉宏.“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”的制度保障——《浙江檔案服務網(wǎng)查檔工作規(guī)則（試行）》解讀[J].浙江檔案,2017(12):14-15.

[7]姜晨.浙江：強化公共服務能力推進智慧檔案建設(shè)[N].浙江日報,2017-01-26.

[8]浙江省人民政府辦公廳.浙江省人民政府關(guān)于印發(fā)浙江省促進大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃的通知[EB/OL].2016-02-18[2018-03-10].http://www.zhejiang.gov.cn/art/2016/3/1/art_12460_263726.html.

[10]宋華,駱建珍,姜悅霞.政務服務網(wǎng)行政審批電子文件“一鍵式”歸檔設(shè)計與實現(xiàn)[J].浙江檔案,2017(8):26-30.