■ 云南省檔案局課題組

云南省檔案局課題組承擔的國家檔案局檔案科技項目——《智慧檔案館構建研究》，局黨組書記、局長黃鳳平同志親任課題組長，并于2016年11月通過國家檔案局組織的課題評審。

《智慧檔案館構建研究》項目研究成果由課題研究的目的和意義、智慧檔案館建設現(xiàn)狀分析、智慧檔案館功能架構研究、結語等4章節(jié)組成，共計62000余字。通過總結智慧檔案館研究現(xiàn)狀，梳理智慧檔案館建設實踐的總體情況和最新進展，提出智慧檔案館功能構架的核心是檔案資源收集智慧化、檔案管理智慧化、檔案服務智慧化。在分析傳統(tǒng)檔案收集方法的基礎上，以智慧檔案館資源建設為重點，提出智慧檔案館資源收集內容多元化方法，提出深化數字檔案資源建設，體現(xiàn)資源特色，重視“新媒體”信息資源建設，加強館際資源整合的智慧檔案館資源建設策略；研究新媒體信息價值鑒定的特點，提出新媒體信息價值鑒定的原則、程序、標準，新媒體信息，提出新媒體熱點信息智能收集的模式和方法；分析智慧城市各系統(tǒng)數據分析結論性數據收集內容，提出建立多元化的數據庫智能收集管理平臺，實現(xiàn)智慧檔案館對城市各系統(tǒng)數據分析結論性數據和各類檔案資源的智慧識別與收集。以檔案實體管理、數據管理、安全管理現(xiàn)狀分析為基礎，提出館藏實體檔案管理智慧化的主要技術、實現(xiàn)方法、管理流程；提出離線數據和在線數據管理智慧化平臺建設、管理流程、管理軟件；提出以數據智慧化為基礎，基于大數據挖掘實現(xiàn)檔案修復、檔案開發(fā)利用、征集、接收工作的自動推薦；提出環(huán)境管理智慧化的方法，實現(xiàn)數據中心及庫房環(huán)境的智慧化管理；提出檔案智慧化管理所需智慧檔案館系統(tǒng)安全、信息安全管理方法。以傳統(tǒng)查閱利用方法研究分析為基礎，總結檔案服務智慧化的總體要求和基本前提，提出以檔案利用需求為核心，構建多樣化的智慧服務方式，重點是依托社交媒體，拓寬檔案智慧服務方式。

第一章 課題研究的目的意義

本項目研究的目的就是通過深入研究和系統(tǒng)分析檔案館目前收集、管理、利用的現(xiàn)狀和存在的不足，提出改進的措施，研究檔案資源智慧化收集方法、檔案智慧化管理方法、數據智慧化管理方法、環(huán)境智慧化管理方法、檔案服務智慧化方法，實現(xiàn)新信息技術環(huán)境下館藏資源智慧收集，實現(xiàn)實體檔案和檔案數據的智慧化、精確化管理，有效的降低維護及管理人員的工作量，使數據管理更加高效、安全；提高檔案利用的便捷性、利用率。進而提出構建智慧檔案館的整體思路，為智慧檔案館構建提供參考和借鑒。

智慧檔案館的構建研究成果可以更好地服務于國家政治經濟文化建設，推進智慧檔案館在檔案管理及檔案利用方式方法上的創(chuàng)新，豐富檔案學理論和智慧城市的內容，為各級各類檔案機構實施智慧檔案館建設初期提供一套參考解決方案，用于檔案的創(chuàng)新利用、智慧利用，這也是本項目研究的目的與意義所在。

第二章 智慧檔案館建設現(xiàn)狀分析

一是綜合眾多學者的概念，對智慧檔案館作以下定義：智慧檔案館是采用大數據、物聯(lián)網、云計算等新興技術對多元化的檔案資源進行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多層次、多渠道的檔案共享利用服務的一種檔案館模式。提出了智慧檔案館應具備如下特征：

全面感知：智慧管理的第一要求就是能夠感知，作為智慧檔案館，需要利用物聯(lián)網技術實現(xiàn)內外部信息的交換，構成一個基于物聯(lián)網的通信智慧系統(tǒng)。通過物聯(lián)網，將檔案實體、檔案人員、檔案設備等聯(lián)系起來，進行信息交換和通訊，實現(xiàn)對檔案實體、檔案信息內容以及檔案管理信息的感知。

資源多樣：檔案資源是智慧檔案館的信息基礎，與數字檔案館比較，智慧檔案館的資源更加豐富和多元，主要由以下五種信息資源構成：檔案內容信息資源、檔案實體信息資源、城鄉(xiāng)記憶資源、檔案應用信息資源和檔案檔案樓宇管理信息資源。

互通互聯(lián)：智慧檔案館的互通互聯(lián)包括多個方面，有館際之間的互聯(lián)，館室之間的互聯(lián)，單個檔案館中的檔案資源的互聯(lián)，工作人員與公眾之間的互聯(lián)，這種互通互聯(lián)既有互聯(lián)網的，也有物與人、物與物、人與人之間互聯(lián)。

高效利用：智慧檔案館提供服務利用的手段和范圍更為廣泛，智慧檔案館基于移動互聯(lián)網和手機閱讀建立檔案信息服務平臺，以社會公眾需求為導向，形成一個多元化、多平臺的全面完整的檔案服務平臺，提供高效便捷的檔案資源利用。

持續(xù)創(chuàng)新：智慧檔案館注重從公眾的角度出發(fā)，通過社交網絡手段加強用戶的參與度，匯集公眾的集體智慧，實現(xiàn)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。

二是在總結分析國內外智慧檔案研究現(xiàn)狀、工作實踐的基礎上，提出了項目研究目標：

第一，探討如何實現(xiàn)檔案資源收集智慧化。探討如何運用智慧化的方法進行檔案資源收集，構建多維、立體和豐富的歷史記憶，為檔案智慧化服務提供數據基礎。

第二，對檔案管理智慧化方法進行研究。主要從實體檔案管理智慧化、數據管理智慧化、環(huán)境管理智慧化、基于數據挖掘的工作推薦、災難預警恢復等幾個方面來對檔案管理智慧化的方法進行分析探討。

第三，研究檔案服務智慧化的實現(xiàn)途徑。探索以檔案利用需求為核心，構建多樣化的智慧服務方式。

第三章 智慧檔案館功能架構研究

分別從收集、管理、服務三方面進行研究，并提出了智慧檔案館的功能構架。

一、研究并提出檔案資源智慧化收集方法。

智慧檔案館管理對象是多元化的檔案信息資源，根據其生成特點可分為：檔案內容信息資源、社會記憶檔案資源、民生檔案資源。

檔案內容信息資源：包含原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據等；原生電子檔案是機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件，是信息時代國家和社會各項活動的重要記錄。檔案數字化成果是指通過利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術將各種載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息。經濟社會運行及管理信息的歸檔數據社會記憶檔案資源：包含新聞媒體信息、社交網站信息、非物質文化信息等。民生檔案資源：可分為六大類，民主政治檔案（包括公民參與各種民主選舉、申訴個人利益等方面形成的檔案）、社會保障檔案（公民在生產、就業(yè)、工資福利、收入分配、養(yǎng)老保險等方面形成的檔案）、國企改制檔案（國企改制后企業(yè)轉讓、拍賣、評估、重組以及職工安置、政策處理等方面形成的檔案）、教育衛(wèi)生檔案（學校教育收費、學生招錄、教育安全以及群眾就診、醫(yī)保、醫(yī)患處理等方面形成的檔案）、安居樂業(yè)檔案（土地承包、拆遷征用、房屋權屬、山林承包、移民安置、人口婚姻、轉業(yè)復退、食品安全等方面形成的檔案）、公共服務檔案（公民出行、休閑、娛樂、辦事等方面形成的檔案）。

面對多元的檔案資源，提出了智慧收集的策略:

第一、深化數字檔案資源建設。一是傳統(tǒng)館藏資源的數字化，二是持續(xù)穩(wěn)定地接收電子文件進館，三是確保數字信息資源的系統(tǒng)化、標準化和結構化。

第二、體現(xiàn)資源特色。智慧檔案館資源建設既要豐富多彩，也要注重差異化，體現(xiàn)檔案館所獨有的資源特色。智慧檔案館的資源結構不同于數字圖書館或者其他的信息平臺，必須體現(xiàn)出地域文化特色、行業(yè)特色及原生態(tài)特色。

第三、重視“新媒體”信息資源建設。新媒體的發(fā)展是未來媒體發(fā)展的新趨勢，傳統(tǒng)意義上的媒體是通過電視、廣播、報刊、雜志，單一形式的完成對于信息的傳播，而新媒體是集傳統(tǒng)意義的媒體的基礎上運用數字媒體技術開發(fā)創(chuàng)意完成的對于信息的傳播加工以及新的詮釋的一種新的媒體概念。也可以稱作是第五媒體。如數字雜志、數字報紙、數字廣播、手機短信、移動電視、網絡、數字電視、數字電影、觸摸媒體、手機網絡等都是在新的技術支撐體系下出現(xiàn)的新媒體形態(tài)。在移動互聯(lián)網和網絡融合大勢的促推下，中國新媒體應用不斷推陳出新，產業(yè)日趨活躍，新媒體的社會化水平日益提升，頻頻引發(fā)熱點。新媒體信息已然成為社會和人類記錄自身發(fā)展和進步的重要檔案資料，因而智慧檔案館的資源建設應以新媒體為平臺，在更廣闊的范圍內去收集檔案信息，努力使智慧檔案館的資源建設得到最大程度的豐富和完善。

第四、加強館際資源整合。在大數據生態(tài)環(huán)境下，單一的數字資源體無論在資源數量和質量上都很難滿足社會廣泛的信息需求。同時由于歷史文化、地域經濟、行業(yè)特色的限制，單個數字檔案館的檔案信息資源必然存在一定的缺陷，因此，智慧檔案館資源建設必須打破地區(qū)地域、行業(yè)專業(yè)的壁壘，必要時運用行政和立法手段。在資源建設上統(tǒng)籌規(guī)劃，加強資源的融合與互補，實現(xiàn)資源共享，讓社會用戶在任何一個智慧檔案館的利用平臺上能夠獲取到所有檔案館的信息資源，全面提升智慧檔案館的智慧化。

針對新媒體熱點資源，提出了價值鑒定原則、標準和方法。

新媒體信息價值鑒定一般遵循以下原則：

全面性原則。即有價值的都應妥善保存，新媒體信息價值鑒定時要綜合考慮各種因素，從信息來源和發(fā)布者、信息內容所反映的主題或事件的重要性、信息間的關聯(lián)性、信息的熱門度、信息的互動度等方面考量信息的保存價值和檔案價值，即新媒體信息的“質”，同時也應保證新媒體信息的“量”，新聞媒體信息是個性化的、碎片式的、社會性的，具有數據體量巨大、類型繁多、價值密度低、處理速度快的四個特點，即“大數據”特點，故只有匯聚起來才能發(fā)揮其意義。此外有價值的不真實信息也是現(xiàn)實的一種真實反映，新媒體上不真實信息的發(fā)布、討論、糾正等一系列行為和痕跡也應該記錄和保存下來，既能保證存后新媒體信息的齊全與完整，也能讓“未來”看到更加豐滿的“過去”與“現(xiàn)在”。

整體性原則：即同一主題或事件盡可能收存，不同主題或事件不可混淆。新媒體信息進行檔案化鑒定時也應保持信息間的有機聯(lián)系，反映同一主題或事件的信息應收存在一起，只要是同一主題或事件的信息，不論是發(fā)布性信息、評論互動性信息或其他類型信息都應盡可能收存；反映不同主題或事件的信息應分開收存，以保證存后新媒體信息便于保管和利用。

社會性原則：即社會擇其所需。新媒體信息價值鑒定應堅持主體社會化，賦予新媒體用戶參與鑒定的權利；鑒定時要充分考慮日常生活、娛樂性內容和互動性內容的社會意義和研究價值；鑒定信息時要符合檔案要求，又要貼近社會需求。

個性化原則：即以用戶和公眾的意愿想法為重。新媒體信息的所有權屬于發(fā)布者，檔案部門應面向社會制定出既符合檔案要求和社會需求又靈活自主、簡單易懂的個性化鑒定標準。

開放性原則：新媒體信息價值鑒定的規(guī)章制度和標準應有包容性，鑒定工作應更加公開并鼓勵社會參與，鑒定過程應更加透明。

效益性原則：新媒體信息價值鑒定追求全面和質量的同時要考慮投入與收效的平衡，新媒體信息保存在容量、費用、管理等方面的支出也應納入考慮。

新媒體信息價值鑒定的標準包括：

理論性標準：（又分價值標準、來源標準、關聯(lián)標準、年齡標準）一是價值標準。新媒體信息一經發(fā)布，用戶便可快速分享，其行政價值、賬務價值、法律價值、憑證價值、情報價值、科研價值等多種價值是重合交叉著的，不同信息有不同的價值，進行價值鑒定要根據現(xiàn)實情況靈活考量；二是來源標準。新媒體信息可能來自于任何一個社會公眾和媒體，也可能是多個用戶重復或類似發(fā)布，也有一條信息不是“一文一事”而含有不同的內容和主題。因而，其來源廣泛，應按信息所反映的主題、事件或社會實踐活動來看待；三是關聯(lián)標準。關注度越高、追隨者越多、人際網絡越復雜的新媒體發(fā)布的信息越有價值；熱度越高、聯(lián)系越多、互動越多的新媒體信息越有價值；四是年齡標準。案卷越老越受到尊重，在新媒體信息價值鑒定中依然適用。盡管大量信息具有較強的實效性，但越早的信息越重要，如各類新媒體發(fā)布的第一條信息是最有意義的。

操作性標準：操作性標準是指導人們進行社交媒體信息檔案化鑒定實際操作的相對具體的標準，細分為兩種：一是普適性標準(政府版)適用于檔案部門和檔案工作者；二是個性化標準(公眾版)，適用于社交媒體用戶和公眾。普適性標準(政府版)應由國家檔案局制定頒布，國家檔案局館工作者實施，新媒體平臺及其技術人員、第三方技術公司及其技術人員進行功能或系統(tǒng)設計時或工作內容涉及鑒定時應遵循該標準；在實際操作中幾種鑒定標準難以割裂分離，而是相互交叉嵌套的。

新媒體熱點信息智能收集的具體模式包括：

一是垂直模式。是指參照名人檔案管理理念，確定應收集信息的新媒體，然后根據重大活動檔案管理理念，確定收集的熱點信息內容。隨著社會的發(fā)展，任何具備一定設備和技術條件的個人和組織機構都可創(chuàng)辦新媒體，面對數量越來越多的新媒體，不可能也沒有必要將所有新媒體發(fā)布的所有熱點信息收集歸檔。因此，我們可以借鑒參考名人檔案的收集方法，選擇具有名人效應的個人或組織機構創(chuàng)辦的新媒體作為熱點信息歸檔的主要來源。然后再借鑒重大活動檔案的收集方法選擇具有重大活動效應的相關信息作為收集歸檔的主要內容。在收集的過程中應注重以原創(chuàng)信息為主，將原創(chuàng)評論納入歸檔范圍。

二是平行模式。是指分別參照名人檔案和重大活動檔案的管理方法，確定新媒體熱點信息收集的范圍和內容。這種模式適用于組織機構主辦的新媒體。組織機構通過新媒體發(fā)布的反映其職能活動的信息中涉及個人參與或與之相關的信息可借鑒名人檔案的收集方法確定收集的范圍和內容，由本機構或內部各機構主辦、承辦的各種活動或與之相關的網絡信息可參考重大活動檔案的收集方法確定其收集的范圍和內容。

建設文檔一體化的城市政務數據庫收集管理平臺、城市業(yè)務數據庫收集管理平臺、城市通訊系統(tǒng)數據庫收集管理平臺、城市組織（人）、交通、水和能源數據庫收集平臺，實現(xiàn)智慧檔案館對城市各系統(tǒng)數據分析結論性數據和各類檔案資源的智慧識別與收集。

二、研究并提出檔案管理智慧化方法。

分別從實體檔案、檔案數據、安全管理智慧化進行研究，提出了相應的管理策略。

在實體檔案管理方面，提出了充分運用RFID技術，通過物聯(lián)網技術的支持、應用RFID信息系統(tǒng)及人員的有效配合，可以監(jiān)控每一冊紙質檔案的存放位置、安全狀態(tài)，并在檔案離開存放位置、環(huán)境發(fā)生較大改變時做出預警，提醒管理人員，可以較好的實現(xiàn)紙質檔案的精確化、智慧化管理。

在檔案數據管理方面，分別對離線數據和在線數據提出了管理策略。

離線存儲的數據可以采用多種存儲介質進行存儲，比如：硬盤、磁帶、膠片、光盤等。對實體檔案與離線數據智慧化管理的區(qū)別在于，對于紙質檔案的智慧化管理的電子標簽張貼在檔案盒上，而對于離線載體的智慧化管理，電子標簽應張貼在離線存儲介質上?？紤]到離線存儲介質大部分為磁性介質，RFID系統(tǒng)的信息獲取是通過RFID讀寫器接收到的電磁脈沖，這種電磁脈沖達到一定的頻率會影響磁性存儲介質中的數據，造成數據破壞。因此在對離線存儲介質張貼電子標簽前，應將離線存儲介質存放到相應的防磁盒中，從而避免電磁脈沖對離線存儲介質中數據的破壞。

在對離線數據智慧化管理的過程中需要軟硬件的支持，除了需要RFID管理系統(tǒng)支持外，還需要介質管理系統(tǒng)的支持。

在線數據是指在系統(tǒng)正常的情況下，擁有權限的用戶可以通過內部局域網對數據進行訪問和操作的數據。

在線數據包含在線的電子檔案數據及軟件系統(tǒng)數據庫。在線的電子檔案數據短期變化小，而軟件系統(tǒng)數據庫由于軟件系統(tǒng)的頻繁使用，對數據的訪問頻繁，時刻都有可能發(fā)生變化。無論是對實體檔案的智慧化管理還是離線數據的智慧化管理，以及后面要研究的環(huán)境的智慧化管理，都要以軟件系統(tǒng)的正常運行為基礎。

除了需要有良好的硬件配套設施外，旅游地產開發(fā)建設還要有良好的住宿條件和度假環(huán)境，還需要有更多的休閑娛樂項目，要注重營造一種和諧、寧靜、輕松的氛圍，使游客在日常工作中釋放壓力，身體和心靈上都能得到解放。但大陸村的旅游地產休閑娛樂體驗項目仍然較少，游客體驗不足，回游率不高，旅游地產就難以發(fā)展。

研究中，分別從機房建設要求、軟件功能需求、數據安全管理、智慧分析、智能監(jiān)控等方面來研究做好在線數據的智慧化管理的方法。

在機房建設方面，對數據中心的建設級別及資源配置模式結構提出了建設有別于常規(guī)、創(chuàng)新型數據中心的新一代數據中心的理念，新一代數據中心應能夠規(guī)范標準、安全可靠、資源共享、流程優(yōu)化、技術先進；為了保障數據中心高可靠、高可用，可以選擇全冗余、單點故障等級的基礎設施；池化IT基礎設施資源，資源可根據需要動態(tài)部署、分配和調整；資源整合共享，提高系統(tǒng)資源利用率，建設綠色數據中心，集成化管理。

在軟件功能方面，也提出了滿足智慧檔案館建設需求的功能要求。在數據中心建設的過程中，除了考慮數據中心資源配置模式結構及建設的基礎設施等級要求，還需要軟件的支持。首先是管理在線電子檔案數據的軟件和對龐大的數據庫進行管理的數據庫軟件。另外還有用于實體檔案智慧化管理的RFID管理軟件、對環(huán)境進行智能監(jiān)控的軟件等。

在線數據除了電子檔案數據外，還有支持各系統(tǒng)運行的、對數據進行管理的龐大的數據庫需要管理。為了對這些數據進行智慧化管理，需要建立數據智慧化管理的解決方案，同時配合相關的管理軟件及移動終端，對數據實現(xiàn)實時智慧管控。

在線數據的智慧化管理需要較高等級的數據中心基礎設施的支持，同時也需要大量軟件系統(tǒng)、移動終端設備及APP的支持。為了實現(xiàn)數據的智慧化管理，涉及的軟件系統(tǒng)包括RFID管理系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、自動檢測設備、數據自動檢測系統(tǒng)、賽門鐵克軟件、愛數數據解決方案、介質管理系統(tǒng)等系統(tǒng)支持。這些系統(tǒng)根據數據智慧化管理流程能夠很好的協(xié)同工作，在高等級數據中心基礎設施和移動終端及APP的支持下，做好包括數據安全自動監(jiān)控、數據自動備份、系統(tǒng)自動恢復、實時數據監(jiān)控的數據智慧化管理。

在數據分析方面，提出了采用數據挖掘技術，可以從大數據中發(fā)現(xiàn)重要的、需要開展的各項工作，為領導決策及工作開展提供支持。如檔案修復工作，可以建設基于大數據挖掘的檔案修復工作推薦系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以減少人工翻閱檔案、數據庫管理員重新分析檔案破損數據的繁重工作，同時也避免了檔案修復工作完全根據加工需要或人為看法來確定本批次檔案修復范圍，而為綜合考慮時間、利用的不全面性。從而使每一次檔案修復工作更及時、更具意義。該系統(tǒng)根據查詢利用檔案所在全宗、檔案信息類型綜合考慮加工情況、各全宗檔案損壞頁數、工作時間等采用合適的方法建立數據挖掘模型，并定期執(zhí)行數據挖掘過程，將各種類型的數據挖掘結果綜合以圖表的形式展示，定期將報告發(fā)送到相關工作人員終端設備中并提醒管理人員，管理人員可以根據當時注重的關鍵因素，比如利用、時間、加工等的緊急程度，選擇對應的推薦修復全宗來開展檔案修復的工作。

在環(huán)境管理智慧化方面，建議使用環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)對數據中心的溫度、濕度、光照、灰層、火警、水浸、網絡、空調、UPS電源進行實時監(jiān)控。相關指標走過設定閥值，及時通知管理人員，并啟動相應的應急措施，保障數據中心的安全，減小由于異常造成的損失。

在智慧檔案館安全控制方面，分別從信息系統(tǒng)安全和信息安全方面提出了管理策略。

信息系統(tǒng)安全包括物理安全、運行安全、信息安全、安全保密管理等內容。

物理安全主要包括環(huán)境安全、設備安全、媒體安全等方面。一是建立日常巡檢制度；二是數據中心環(huán)境能夠智慧化管理，當機房環(huán)境各項的實際值與設定值不一致時，能夠自動處置。

運行安全。運行安全主要包括備份與恢復、病毒的檢測與消除、電磁兼容等。系統(tǒng)的主要設備、軟件、數據、電源等應有備份，并具有在較短時間內恢復系統(tǒng)運行的能力。應采用國家有關主管部門批準的查毒殺毒軟件適時查毒殺毒，包括服務器和客戶端的查毒殺毒。

信息安全。確保信息的保密性、完整性、可用性和抗抵賴性是信息安全保密的中心任務。計算機信息系統(tǒng)的安全保密管理包括各級管理組織機構、管理制度和管理技術三個方面。為了保障信息安全，在系統(tǒng)設計階段，就必須有一個系統(tǒng)的考慮，如“三元分立”，在運用階段，要有完善的管理制度，同時要有強有力的維護保障。

數據庫的正常運行是系統(tǒng)正常運行的基礎。為了保障數據庫的正常運行，在數據庫的選擇上要選擇大容量的正版數據庫軟件，比如ORACLE數據庫軟件，并且在數據庫的建立及維護上也應考慮到數據訪問的高效便利，建立必要的索引、函數、存儲過程、觸發(fā)器、游標等優(yōu)化數據讀寫操作。另外，要根據數據訪問的特征，建立相對應的數據倉庫，編寫數據分析算法，也可以使用較好的數據挖掘軟件，通過相應的數據挖掘算法，做好數據訪問的特征分析，使得數據的訪問更加方便快捷。

為了做好數據的安全管理，需要建立數據管理、安全管理制度并嚴格執(zhí)行。此外對于數據的備份至關重要，當存在安全隱患或存在誤操作時，可以通過備份將數據恢復，保障數據的完整、準確。

保障終端設備的安全是正常訪問檔案數據的基礎。因為在終端的個人計算機、移動終端設備上安裝了一些訪問數據的應用程序或APP，在終端設備安全的情況下，可以通過對這些應用程序或APP的訪問，從而訪問到電子檔案數據，并進行相應的允許的操作。為了保障終端設備的安全，需要制定相關的終端設備管理制度并遵照執(zhí)行，在管理制度中應規(guī)定使用終端設備的人員，需要安裝的規(guī)定的應用程序、殺毒軟件、終端安全密碼設置、設備應用環(huán)境等等。

三、研究并提出檔案服務智慧化方法

首先，提出檔案服務智慧化的總體要求和實現(xiàn)的基本前提:

總體要求：在智慧城市背景下，智慧檔案館應能夠解決以下六個問題：（1）區(qū)域內民眾能夠通過各種終端設備不受時空限制獲取需求的檔案資源與服務；（2）城市檔案部門能夠有效地管理智能檔案系統(tǒng)，確保其正常運行，保障數據安全；（3）檔案信息資源能夠很好地融入到智慧城市建設中；（4）區(qū)域內民眾能夠通過各種終端設備不受時空限制地實現(xiàn)與智慧檔案館的交流互動；（5）智慧檔案館能夠通過大數據分析，向民眾提供所需信息，圍繞黨委政府中心工作，向黨委政府提供有參考價值的信息；（6）智慧檔案館能夠向受眾主動推送檔案信息，宣傳檔案工作。

實現(xiàn)檔案服務智慧化的基本前提：

1.具備豐富的、達到大數據分析條件的檔案資源。

一是各級各類檔案館的館藏檔案。應將這部分檔案數字化，并盡可能實現(xiàn)電子化，達到可以進行數據分析的條件；二是通過系統(tǒng)自動智能篩選接收的各網站數據；三是各行各業(yè)大數據中心數據，要進行集中整合，集中利用；四是檔案管理過程中形成的檔案資源。只有將上述四類集中整合，充分依托現(xiàn)有的軟硬件及網絡設備，構建全國性、區(qū)域性的檔案大數據“檔案云”平臺，跨越不同地理位置實現(xiàn)協(xié)同合作，實現(xiàn)云內所有檔案信息的統(tǒng)一管理，以私有云建設標準，統(tǒng)一檔案資源池，以公有云建設規(guī)范，統(tǒng)一應用平臺，從而創(chuàng)建海量檔案資源的分布式管理模式，才能為檔案服務智慧化奠定最基本的資源基礎。

2.要消除信息孤島，實現(xiàn)資源共享。

要真正實現(xiàn)檔案資源共享，應該由國家檔案局牽頭，進行頂層設計，構建真正檔案資源共享的構架：一是縱向共享，從中央檔案館、省級檔案館、州縣檔案館之間建立檔案資源共享機制；二是橫向共享，同一層級檔案館之間實現(xiàn)資源共享；三是綜合檔案館與其它檔案館之間建立檔案資源共享機制；四是綜合檔案館與各行業(yè)大數據中心建立資源共享機制；五是拓展各國檔案館開放檔案資源共享。

3.大數據、云計算、物聯(lián)網等技術得到充分運用

大數據、云計算、物聯(lián)網等技術的運用是檔案服務智慧化的技術基礎。

4.具備滿足需求的智慧檔案館智慧化服務平臺

智慧檔案館通過物聯(lián)網技術實現(xiàn)信息共享和交換，通過大數據和數據挖掘技術分析用戶的需求，從而構建一個有豐富的資源基礎，具有分析、處理、管理和決策能力的智慧服務系統(tǒng)。智慧檔案館以互聯(lián)網和物聯(lián)網技術以及全新的智能館庫與先進的設備為基礎，實現(xiàn)了各種不同類型的檔案都可以通過互聯(lián)網開展不受時空限制的檢索和利用。

5.相關技術標準得以規(guī)范統(tǒng)一

標準規(guī)范是智慧檔案館建設的基礎支撐，標準不同將會出現(xiàn)各地重復建設的浪費現(xiàn)象，所以檔案服務平臺的建設應從標準規(guī)范體系建設入手，嚴格遵循國家制定和出臺的相應檔案標準規(guī)范和政策。

6.具備實現(xiàn)檔案服務智慧化的人才隊伍

分析了全國目前的人才現(xiàn)狀，提出了人才隊伍建設的思路：一是要在科技舉國、人才強國戰(zhàn)略的支持下，建立多層次的檔案人才培養(yǎng)體系，在高等院校中增設檔案大數據、云計算等相關課程、專業(yè)方向、學位點，充分發(fā)揮社會教育機構、培訓機構的作用，鼓勵企業(yè)與高校及培訓機構合作培養(yǎng)人才；二要進一步做好吸引、聘用高級專門人才的工作，鼓勵相關人才到檔案部門工作；三要營造有利于高端人才脫穎而出的人才發(fā)展環(huán)境，建立高層次人才的評價體系、管理體系、保障體系，使之能在檔案事業(yè)的發(fā)展中真正發(fā)揮作用。

其次，提出以檔案利用需求為核心，構建多樣化智慧服務方式

（一）通過服務條件和服務方式的改善，對傳統(tǒng)服務體系加以充分利用，發(fā)揮其作用。

服務條件改善，指的是檔案查閱利用環(huán)境、設備、服務平臺的改善。

服務改善，主要是服務意識和服務質量的改善。一要加強對檔案查閱利用工作者的培訓，提高服務意識、服務水平和能力；二要從管理體制上著手，工作量與收益掛鉤，投訴與收益掛鉤，以促使檔案工作者主動改善自己的服務；三，還可改善服務方式，進行預約服務、跨館查閱、跨館出證等。

（二）建設不同層次和內容的專題數據庫

建設各類專題數據庫，以滿足不同受眾需求。專題數據庫的優(yōu)點在于同一庫內結構一致，內容相近，方便檢索，方便查閱。如目前云南省檔案館已經建立的少數民族口述歷史數據庫，就實現(xiàn)了對少數民族口述歷史檔案數據進行科學管理，保持數據的高度統(tǒng)一，減少數據冗余，實現(xiàn)數據長期安全保存、信息資源共享，既保存重要資源，又為社會各界提供高效、便捷利用服務的目的，有利于解決以傳統(tǒng)手工方式來收集檔案、查閱、瀏覽、借閱實體檔案所產生的損壞、丟失的問題；有利于提高工作效率。

（三）依托社交媒體，拓寬檔案智慧服務方式

1.充分利用移動互聯(lián)網，開展檔案智慧化服務

（1）可以開通檔案微信服務，實現(xiàn)適時互動

充分利用微信支持跨通信運營商、跨操作系統(tǒng)平臺通過網絡快速發(fā)送免費（需消耗少量網絡流量）語音短信、視頻、圖片和文字的特點，為檔案的宣傳、查閱利用服務。

（2）開通微博

通過微博可以進行公共信息的發(fā)布、推送；促進檔案學術交流；與檔案用戶實時互動，進一步了解用戶需求等。

（3）手機信息

可以通過手機短信來開展各種檔案信息咨詢服務。通過彩信業(yè)務給用戶傳送圖片、聲音和文字等多媒體檔案信息，使用戶能夠方便快捷地讀取形象生動的多媒體檔案信息。還可以通過系統(tǒng)發(fā)送短信到用戶的手機上，來告知用戶檔案館的相關公布、公告、通知等，并接收用戶的各類反饋意見和建議。

2.以“互動多媒體技術”拓展檔案展覽方式

使用計算機交互式綜合技術和數字通信網絡技術，處理多種形式的媒體文本、圖形、圖像、視頻和聲音，使多種信息建立邏輯連接，集成為交互系統(tǒng)，被概括地稱為“互動多媒體”?？山柚鷶底挚萍?，通過更多交互、更炫場景，拉近人們與檔案的距離。通過網絡使檔案展覽實現(xiàn)普通陳列手段難以做到的既有縱向深入解剖，又有橫向關聯(lián)擴展的動態(tài)形式，創(chuàng)造嶄新的觀展體驗。

3.基于信息移動的主動推薦服務

通過對用戶在大數據移動環(huán)境中的行為軌跡、服務需求進行分析、預測，發(fā)現(xiàn)用戶真實的行為偏好和意愿，可以盡可能地還原大數據環(huán)境下用戶的行為模式、需求與能力、檔案利用方向等，從而更好地為信息移動推薦提供可靠而全面的情境，為用戶推薦更合適的檔案信息。

4.基于檔案資源的APP應用

我們可以充分借鑒其它國家、其它行業(yè)的APP應用，開發(fā)出具檔案服務特色的APP，實現(xiàn)檔案宣傳、自助查閱利用、信息互動、觀看展覽、休閑娛樂等功能，在各種移動終端上推廣使用，以進一步拓寬檔案服務渠道。

5.開展雙向語音自助服務

借助移動終端上安裝的APP，在完成身份識別后，只要查閱者用語音輸入需要查閱的內容，系統(tǒng)能自動識別、自動查找、將所需檔案信息以語音形式呈現(xiàn)給查閱者。

6.開展網上自助式檔案專業(yè)培訓

我們可以借助互聯(lián)網，在網上開展各種層次的自助式培訓，如檔案基礎知識培訓、崗位培訓、網絡學歷教育培訓或一些技能技術培訓，可以制作帶有娛樂性質的培訓影視、也可錄制不同層次授課教師的講授視頻放在網絡上，供學習者學習使用。

7.構建檔案智慧服務O2O模式

在智慧檔案館服務系統(tǒng)上構建一種檔案服務模式，自動記錄、登記、存儲用戶的相關信息，并對每次查閱內容進行記錄、分析，在查閱利用者完成登錄識別后，能夠主動、自動檢索適合該查閱者的、其關心關注的檔案信息，供利用者使用。

8.開展檔案智慧自助式存檔服務

在智慧檔案服務平臺上建設一個模塊，該模塊具有身份識別、認證、自動采取、儲存、跟蹤提醒、主動推送等功能，讓有錄制類似視頻意愿的群體，通過各種終端，在進行身份識別認證通過的，可以自助錄制、歸檔、保存，并定期跟蹤提醒錄制或扒送回放，這樣既節(jié)省了人力、物力，又擴大了受眾。

9.開展檔案智慧自助式開發(fā)服務

在智慧檔案館智慧服務平臺上專門開辟一個模塊，實現(xiàn)自助式檔案資源開發(fā)功能。該模塊可在任何終端上使用，并可以實現(xiàn)用戶（需身份認證）就某一題目或事件發(fā)表意見，上傳史料應證音頻、視頻、圖片、或其它資料，可以撰寫自己的親自經歷，其它人也可認同可不認同，但應提供印證材料；歷史事件的經歷者也可就該事件再發(fā)表感受，或講述經歷；可以講故事、寫文章等。

第四章 結語

本項目研究形成如下結論：

一是智慧檔案館是檔案工作主動適應社會信息技術進步要求，與社會信息化同步發(fā)展的必然結果，代表了今后一段時期檔案工作發(fā)展、特別檔案信息化建設推進的戰(zhàn)略方向。檔案工作的本質是信息收集、管理和利用，有什么樣的信息就有什么樣的檔案工作。信息傳播和記錄方式，決定了檔案工作的基本方法和手段。人類社會每一次信息技術革命，都會驅動檔案工作的變化和發(fā)展。計算機技術的普及驅動了檔案工作的數字化進程，催生了數字檔案館。今天，新一代智慧信息技術迅猛發(fā)展和廣泛應用，也必然帶動檔案工作從數字化走向智慧化。

二是智慧檔案館是傳統(tǒng)檔案館繼數字檔案館后轉型升級的必然選擇。智慧檔案館以新興信息技術為支撐，著力解決新信息技術環(huán)境下檔案資源“收、管、用”問題，通過收集智慧可以在海量的信息資源中實現(xiàn)大海撈針精準歸檔、滴水不漏全方位歸檔；通過管理智慧可以科學有效維護檔案載體，有效維護海量檔案資源，延長檔案壽命，長久安全保存檔案信息；通過智慧服務可以為利用者提供前所未有及時便捷的檔案服務；這些即為新型檔案資源科學有效管理提供了可行的解決方案，又為改進和提升傳統(tǒng)檔案管理、保護、利用提供了新的路徑。

三是智慧檔案館構建是長期實踐，不斷完善的過程。人類信息技術的發(fā)展日新月異，信息技術應用實踐一日千里，在新信息技術與檔案業(yè)務不斷融合發(fā)展的過程中“需要一線檔案工作人員，不斷的輔佐智慧檔案館的理論建設；同時檔案學者也要不斷吸取來自實踐的聲音，再不斷的充實和完善智慧檔案館的理論。真正做到以實踐促理論，以理論謀發(fā)展的最佳狀態(tài)和最終目標。最終，完成智慧檔案館的整體構建，讓檔案管理者能更高效的管理檔案，讓檔案利用者能更便捷的利用檔案”。

本項目研究以“智慧檔案館”既有理論研究和實踐總結為基礎，以檔案“收、管、用”基礎業(yè)務智慧應用入手，全面梳理和分析新信息技術背景下檔案資源收集、管理、服務利用面臨的問題及原因，提出智慧檔案館構建應以檔案“收、管、用”需求為導向，以智慧技術為支撐，以實現(xiàn)檔案收集智慧化、檔案管理智慧化、檔案智慧服務化為目標。首次明確提出智慧檔案構建的核心的是檔案收集智慧化、檔案管理智慧化、檔案智慧服務化。檔案收集智慧化應以互聯(lián)互通的泛在網絡為平臺，以存儲在現(xiàn)實環(huán)境及網絡環(huán)境中的檔案資源為基礎，以檔案信息的自動抓取、分類和聚合，關鍵詞智能分析為線索，實現(xiàn)熱點檔案智慧感知、檔案內容智慧識別、檔案資源智慧定位、檔案資源智慧采集，全過程、全方位、多層次識別、定位、收集檔案資源，構建線上、線下一體，傳統(tǒng)檔案接收、移交與數字檔案網絡采集相融合的智慧檔案收集體系。檔案智慧管理化應以物聯(lián)網為基礎，以檔案管理保護知識庫為支撐，通過對檔案保管環(huán)境信息、檔案實體信息、檔案管理信息、檔案內容信息、安全風險信息的感知、處理、智慧處置和數據挖掘，控制檔案保管環(huán)境，延長檔案壽命，保障檔案安全，挖掘檔案內容。檔案服務智慧化應以智慧數據挖掘、用戶智慧識別、需求智慧分析，信息智慧提供，通過傳統(tǒng)及新媒體方式為檔案信息用戶提供智慧化的檔案信息服務。首次提出基于大數據挖掘實現(xiàn)檔案修復、檔案開發(fā)利用、征集、接收工作的自動推薦；首次提出檔案智慧服務O2O模式概念及應用場景；首次提出檔案智慧自助式存檔服務概念及應用場景；首次提出檔案智慧自助式開發(fā)服務概念及應用場景。

本項目的研究成果為各級各類檔案機構實施智慧檔案館建設提供了一套參考解決方案，可用于檔案管理工作，也可用于檔案的創(chuàng)新利用、智慧利用。