□ 馮甲策

（作者工作單位：中國國家博物館）

近些年，隨著信息化與博物館業(yè)務不斷地深入融合，國內(nèi)外數(shù)字博物館建設取得了一定成果，而館藏資源數(shù)字化是數(shù)字博物館建設的重中之重。中國國家博物館（以下簡稱“國家博物館”）于2012年8月啟動新藏品管理系統(tǒng)建設項目（以下簡稱“藏品管理系統(tǒng)”），旨在整合館藏文物信息，優(yōu)化業(yè)務流程。隨著全國第一次可移動文物普查工作的開展，國家博物館以館藏藏品管理系統(tǒng)為切入點，根據(jù)館藏數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和人員情況針對性地制定了普查實施方案，并調(diào)動全館資源開展百萬級文物普查工作。在普查實施過程中，普查人員對藏品賬、卡、物進行核對，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題并利用信息技術(shù)解決問題，促進藏品業(yè)務工作更加規(guī)范、高效，提升藏品管理水平。

一、項目背景

（一）藏品管理系統(tǒng)

國家博物館擁有藏品數(shù)量120余萬件。館內(nèi)設有藏品保管一部、藏品保管二部和圖書館。藏品保管一部以征集、保管、研究古代藏品為主要工作，藏品保管二部以征集、保管、研究近現(xiàn)代藏品為主要工作，圖書館以征集、保管、研究圖書類藏品為主要工作。2000年以來，國家博物館對依托信息技術(shù)建設新型藏品管理體系工作非常重視，持續(xù)開展藏品信息化建設和管理工作，相繼開發(fā)了古代藏品管理系統(tǒng)和近現(xiàn)代藏品管理系統(tǒng)，分別在兩個藏品保管部獨立運行使用。

隨著數(shù)字和信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)融合到博物館的各項業(yè)務中逐漸成為普遍模式。藏品保管一、二部的原藏品管理系統(tǒng)已建成使用多年并分別獨立運行，功能相對簡單，技術(shù)手段相對落后。為了滿足新館藏品管理數(shù)字化和網(wǎng)絡化的需求，高效地為展覽、學術(shù)研究等業(yè)務提供服務，我館決定建設藏品管理系統(tǒng)。藏品管理系統(tǒng)在軟件架構(gòu)和數(shù)據(jù)庫設計上，既要保證藏品管理系統(tǒng)整體架構(gòu)統(tǒng)一性，又要充分考慮到各使用部門的實際業(yè)務和管理方式。藏品管理系統(tǒng)已于2013年11月開始運行。

（二）文物普查

2012年10月，國務院印發(fā)了《關(guān)于開展第一次全國可移動文物普查的通知》（國發(fā)[2012]54號），通知決定從2012年10月到2016年12月，對我國境內(nèi)（不含港澳臺地區(qū)）全部國有單位收藏保管的文物進行全面普查登記，登錄主要內(nèi)容包括文物基本信息、附錄信息、影像信息、收藏單位情況等。

文物普查工作面對博物館、圖書館、檔案館等各類機構(gòu)，目的是收集藏品基本信息，方便統(tǒng)計；而我館藏品管理系統(tǒng)是為了整合藏品資源，梳理藏品業(yè)務及規(guī)范管理。兩者目的和側(cè)重點不同，著錄項也有所不同。因此藏品管理系統(tǒng)實施過程中，本著既要符合和方便我館業(yè)務人員實際工作，又能生成符合文物普查著錄規(guī)范藏品數(shù)據(jù)的原則，對普查相關(guān)指標項進行設計，以便導出規(guī)范的文物普查數(shù)據(jù)進行上報。

國家博物館百余年歷史沿革，藏品數(shù)量龐大、種類繁多、存儲分散，藏品清理工作未曾全面開展。借此文物普查之際徹底摸清家底，整理賬物，工程浩大，意義深遠。

二、藏品數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

（一）古代藏品

古代藏品的電子賬主要是古代藏品管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫（ACCESS）和藏品分類賬（EXCEL），藏品分類以質(zhì)地為主，包括玉器、陶器、銅器、碑帖等近30類。2010年國家文物局將其管理的39萬件文物整體劃撥國家博物館，古代藏品數(shù)量達到80余萬件。經(jīng)過分析原館藏數(shù)據(jù)庫，各類藏品基本信息指標項是相同的，但不同類別會有自己獨特的字段。比如銅器、鐵器等金屬器類藏品，會有“銘文位置”，“鑄造方式”等，文獻類藏品會有“版次”、“裝幀形式”等。古代藏品數(shù)據(jù)經(jīng)過分析整理，共計40余萬條記錄導入藏品管理系統(tǒng)。

（二）近現(xiàn)代藏品

近現(xiàn)代藏品的電子賬主要是近現(xiàn)代藏品管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫（SQL SERVER）。近現(xiàn)代藏品分為正式藏品和暫存藏品。正式藏品經(jīng)過登記、編目、消毒、入庫等手續(xù)，進入正式藏品庫房,數(shù)據(jù)進入近現(xiàn)代藏品管理系統(tǒng)。有待沉淀的暫存藏品另編暫存號，單獨建立賬冊，存入專門的暫存庫房，待整理研究后可辦理正式入藏手續(xù)，轉(zhuǎn)為正式藏品[1]。2012年國際友誼博物館整體劃歸國家博物館，友誼博物館藏品納入近現(xiàn)代藏品進行統(tǒng)一管理。近現(xiàn)代藏品數(shù)據(jù)經(jīng)過分析整理，共計25余萬條記錄導入藏品管理系統(tǒng)。

（三）圖書類藏品

圖書類藏品主要包括善本和珍本。圖書類藏品有20余萬冊，大多數(shù)沒有較為詳細的電子賬信息，只有當時業(yè)務人員手寫的卡賬?？ㄙ~上有些藏品老賬號還存在重復現(xiàn)象，需要重新按照一定的規(guī)則生成唯一的藏品編號。

三、普查核補方式

國家博物館根據(jù)不同類別藏品數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和人員安排情況，針對性地制定了文物普查核補方式。

（一）古代藏品

古代藏品的數(shù)據(jù)核補按工作組展開。按照藏品類別分為銅器組、瓷器組等十余組在庫房開展文物普查工作。每個工作組一般7個人，包括負責登編、庫房、攝影業(yè)務的人員。其中兩名庫房保管員按照操作規(guī)范拿取文物，一名人員按照普查指標要求核對藏品分類賬信息，一名人員核對文物卡片各項信息與實物及賬目是否相符，是否有缺項，及時更正補錄，一名人員按照普查拍攝操作規(guī)范采集藏品影像，一名人員按照影像命名規(guī)范對拍攝藏品影像更改文件名，一名人員在藏品管理系統(tǒng)中完成藏品信息的登錄。這種方式在庫房現(xiàn)場對藏品賬、卡、物進行核對，不確定的信息可以通過現(xiàn)場會商、溝通討論方式進行確定，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。補錄核對后的藏品數(shù)據(jù)與影像在藏品管理系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)成功后，由庫房負責人對圖文合一的藏品信息進行審核，提高藏品信息正確率。庫房負責人審核過后藏品信息進入系統(tǒng)賬目模塊，古代藏品普查負責人可以查看藏品信息，抽驗數(shù)據(jù)情況。有權(quán)限的人可以修改藏品賬目信息，但在系統(tǒng)中保留修改痕跡。

（二）近現(xiàn)代藏品

近現(xiàn)代藏品數(shù)據(jù)核補工作分為兩部分。第一部分是從舊藏品管理系統(tǒng)中導入新藏品管理系統(tǒng)的藏品總賬數(shù)據(jù)，即正式藏品數(shù)據(jù)，缺少普查指標項信息，需要補錄普查項；第二部分是暫存藏品，缺少電子賬，需要在六鋪炕、西華門等不同地區(qū)暫存庫房進行逐條錄入核對藏品信息和影像。

由于近現(xiàn)代藏品的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和普查方式與古代藏品有所不同，為了提高普查工作效率，對于第一部分數(shù)據(jù)，采用將系統(tǒng)中的總賬數(shù)據(jù)按照一定的格式分類別、分庫房導出excel表，同時將普查必填指標項設計并添加到excel表中，由庫房組和總賬組人員在庫房對藏品總賬、卡賬、實物三者核對，并補錄普查項。對于第二部分數(shù)據(jù)，將藏品基本信息指標項和普查必填指標項合并設計了暫存數(shù)據(jù)excel錄入模板，由征集組、登編組和攝影組人員根據(jù)藏品實物進行定名、編目，錄入藏品信息，采集藏品影像。Excel表數(shù)據(jù)和影像經(jīng)過審核人審核無誤后，導入到藏品管理系統(tǒng)的賬目模塊中，同樣，近現(xiàn)代藏品普查負責人可以查看藏品信息，抽驗數(shù)據(jù)情況。有權(quán)限的人可以修改藏品賬目信息，但在系統(tǒng)中留痕。

（三）圖書類藏品

由于圖書館沒有舊系統(tǒng)，大多數(shù)藏品也沒有電子賬。普查時需要將實物和卡賬進行核對，補充錄入藏品詳細信息和采集藏品影像。根據(jù)不同藏品類型的指標項不同，我館普查技術(shù)小組分別設計了珍本、善本兩類藏品的excel表普查錄入模板。圖書館普查隊伍分為珍本組和善本組，根據(jù)藏品實物和卡賬記錄，在excel表中補充錄入藏品信息和采集藏品影像。Excel表數(shù)據(jù)和影像經(jīng)過審核人審核無誤后，導入到藏品管理系統(tǒng)的賬目模塊中。

四、普查過程中的問題

（一）藏品重號

國家博物館是由原中國歷史博物館和中國革命博物館于2003年合并而成。原歷博（古代藏品）和革博（近現(xiàn)代藏品）的藏品編號規(guī)則各成體系，沒有統(tǒng)一的藏品編號規(guī)則。藏品數(shù)據(jù)在向藏品管理系統(tǒng)遷移實施過程中，發(fā)現(xiàn)了藏品重號問題，主要有兩種情況：古代藏品內(nèi)部重號、古代藏品和近現(xiàn)代藏品重號。建館以來，由于兩館分合歷史沿革、多次接收全國博物館調(diào)撥文物等原因，有些藏品編號出現(xiàn)了重復現(xiàn)象。比如郵票類和紀念品類藏品J開頭的藏品編號有重復，古代藏品的40-59年調(diào)撥文物和近現(xiàn)代藏品的圖片文物的藏品編號有重復等。另外，古代藏品和近現(xiàn)代藏品有些藏品類別的編號規(guī)則相似。如古代藏品一級品Y號和近現(xiàn)代藏品藝術(shù)品Y號，但Y后數(shù)字位數(shù)不一樣。

對于藏品重號問題，需要核對賬、卡、物，梳理并調(diào)整一些藏品類別的編號規(guī)則，再由普查人員在普查過程中對藏品編號進行調(diào)整，以保證藏品編號的唯一性。

（二）賬卡物不符

在文物普查過程中，發(fā)現(xiàn)存在藏品總賬（分類賬）、卡賬、實物不相符的情況，包括有賬有卡無實物，有卡有實物無紙賬，總賬（或分類賬）和卡賬描述不符等。發(fā)現(xiàn)此類問題時，普查人員會去核查藏品相關(guān)資料和檔案記錄，盡量追溯原因。有些是藏品調(diào)撥出館但沒有在賬冊上體現(xiàn)出已注銷，有些是藏品借出或借入后由于一些原因不再歸還，有些是在藏品保管期間庫房保管人員補充或修改了卡賬信息，未及時反映給總賬（或分類賬）管理人員等。這些情況雖然有一定的歷史和人為原因，但反映出我館藏品保管基礎(chǔ)工作還不夠扎實、細致，需進一步提升藏品管理水平。對于此類問題，普查人員核對賬卡物及檔案資料，按照實際情況將藏品信息進行補充或糾正，保證藏品信息準確、賬目清楚。

（三）名稱特殊字

在文物普查過程中，由于部分藏品名稱存在特殊字，如甲骨文、金文、異體字等，需要進行造字處理。技術(shù)方面我館曾考慮采用系統(tǒng)兼容造字圖片格式錄入的方法，但目前藏品管理系統(tǒng)已上線使用，數(shù)據(jù)庫設計和頁面設計均不支持，造字圖片格式也不能實現(xiàn)檢索。另外，還考慮采取用windows自帶的造字軟件Truetype和區(qū)位輸入法實現(xiàn)的方式，可以在藏品管理系統(tǒng)和office文件中錄入、檢索和打印，并根據(jù)特殊字的發(fā)音制作特殊字符輸入法，方便藏品管理系統(tǒng)用戶使用。但是有些字符需要在電腦上直接書寫，美觀性不足。目前市面上也有一些現(xiàn)成的字庫，如金文字庫等，需要再做調(diào)研比較。由于普查任務重時間緊，以上技術(shù)實現(xiàn)方式和效果還需進一步論證，因此特殊字錄入和檢索功能未在藏品管理系統(tǒng)及普查中實施，將納入文物普查項目科研學術(shù)研究范疇，成熟后實施。

五、總 結(jié)

（一）普查梳理

我館文物普查工作全面開展以來，各普查組依托于藏品管理系統(tǒng)，每日在庫房對藏品進行賬、卡、物核對，藏品拍照和補錄數(shù)據(jù)，記錄工作日志，定期梳理問題。普查技術(shù)支持組人員深入一線、熟悉業(yè)務、每天匯報、定期總結(jié)，梳理藏品管理系統(tǒng)和普查過程中的問題，并給予及時的技術(shù)支持，保證文物普查工作順利推進。在館領(lǐng)導的高度重視和安排部署下，我館文物普查工作全面順利開展，2016年底完成90余萬條藏品數(shù)據(jù)的核補，涉及文物130余萬件。當然，文物普查過程中也會暴露出一些問題。這里面有歷史、政治原因，也可能會有意外或人為因素。因此，普查期間要做好日志記錄，積累知識，加強業(yè)務，總結(jié)經(jīng)驗，理順賬目，摸清家底。

（二）數(shù)據(jù)上報

根據(jù)國家普查辦的要求，普查數(shù)據(jù)需要上報藏品的基本信息，包括14個普查指標項和藏品影像。我館藏品管理系統(tǒng)項目實施時，已根據(jù)本次文物普查的要求將必填的普查指標項設計并添加到系統(tǒng)中，文物普查依托于藏品管理系統(tǒng)開展實施。因此，只要核補完成的藏品數(shù)據(jù)進入藏品管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)就是符合文物普查數(shù)據(jù)規(guī)范的，需要上報時按照規(guī)范的格式將藏品數(shù)據(jù)導出XML和影像文件，拷到大容量存儲設備，離線上交普查辦。2016年底我館完成了130余萬件藏品信息的上報工作。

（三）建立總賬

國家博物館作為擁有百萬級藏品的大館，應考慮如何以本次文物普查為契機，直面歷史遺留問題，對全館藏品編號進行梳理，統(tǒng)一規(guī)則，逐步梳理并建立國家博物館總賬，形成科學規(guī)范的藏品管理體系，提升藏品管理水平，同時加強學術(shù)研究，鍛煉科研隊伍。

（四）建立藏品分類體系

博物館藏品種類繁多，對于藏品分類方法，行業(yè)內(nèi)也有過很多討論和研究，但難以形成適用于各類博物館科學規(guī)范的分類標準。要編制切實可行，有良好應用價值的分類方法非常有難度。對于單個博物館來說，編制符合館藏特色的分類方法有助于實現(xiàn)對藏品高效的管理和利用[2]。我館古代藏品和近現(xiàn)代藏品由于歷史原因，業(yè)務流程和管理方式有所不同，藏品分類也各成體系。如何以文物普查為契機，對館藏藏品分類進行專題研究，建立我館統(tǒng)一規(guī)范的藏品分類體系，將有助于進一步提升藏品管理水平。

[1]安莉《談博物館近現(xiàn)代文物收藏原則和標準》，《中國博物館》，2006年第2期，38～41頁。

[2]江英《博物館藏品的分類管理》，《河南科技》，2013.NO.10，207～208 頁。