姜一波

摘 要：教育部頒布實(shí)施的《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法》為高等學(xué)校招生行為監(jiān)督、學(xué)生管理、高等教育創(chuàng)新健康發(fā)展提供了保障，實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷注冊(cè)工作的規(guī)范化、信息化管理，建立健全高等學(xué)校學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)。如何在短時(shí)間內(nèi)將學(xué)生信息及時(shí)注冊(cè)且保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確成為高校教務(wù)工作者的工作難點(diǎn)。文章主要對(duì)電子注冊(cè)工作中利用Excel函數(shù)進(jìn)行信息處理，分析統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)提取等，減輕工作量的同時(shí)提高工作效率。

關(guān)鍵詞：電子注冊(cè)；函數(shù)；學(xué)籍學(xué)歷管理

教育部從2004年起對(duì)新生錄取名單進(jìn)行核對(duì)到2007年頒發(fā)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》，2014年發(fā)布《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法》，通過(guò)不斷探索和完善使得對(duì)高校電子注冊(cè)工作得到了全方位的規(guī)范化、信息化管理。電子注冊(cè)主要包括新生的學(xué)籍注冊(cè)、在校生的學(xué)年注冊(cè)以及畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊(cè)3塊內(nèi)容[1]。

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。Excel也成為高校教務(wù)管理工作人員常用的軟件之一，在日常工作中教務(wù)管理人員會(huì)利用Excel進(jìn)行各類報(bào)表的統(tǒng)計(jì)分析，利用自帶的函數(shù)提取信息等。筆者認(rèn)為通過(guò)利用Excel可以高效準(zhǔn)確完成電子注冊(cè)工作。

1 常用函數(shù)簡(jiǎn)介

Excel是辦公室自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，Excel函數(shù)是Excel軟件中的內(nèi)置函數(shù)。Excel函數(shù)共包含11類，分別是數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。本文主要通過(guò)IF和VLOOKUP兩個(gè)函數(shù)的使用進(jìn)行說(shuō)明。

1.1 IF函數(shù)

（1）主要功能：通過(guò)指定的條件來(lái)判斷其“真”“假”，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容?？梢允褂煤瘮?shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。

（2）語(yǔ)法結(jié)構(gòu)：IF（logical_test， value_if_true， value_if_false）。其中l(wèi)ogical_test表示計(jì)算結(jié)果為T(mén)RUE或FALSE的任意值或表達(dá)式；value_if_true logical_test為T(mén)RUE時(shí)返回的值；value_if_false logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

1.2 VLOOKUP函數(shù)

（1）主要功能：按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值。

（2）語(yǔ)法結(jié)構(gòu)：VLOOKUP（lookup_value， table_array， col_index_num， range_lookup），其中l(wèi)ookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值；table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格范圍；col_index_num為table_array中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號(hào)；range_lookup為邏輯值，為FALSE或0；若為精確匹配，則為T(mén)RUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值[2]。

2 Excel函數(shù)在高校電子注冊(cè)工作中的舉例應(yīng)用

2.1 通過(guò)VLOOKUP函數(shù)提取學(xué)生學(xué)號(hào)、院系等信息進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)

每年各省招生部門(mén)在完成新生錄取工作后，將錄取的全部新生數(shù)據(jù)上報(bào)教育部，由教育部通過(guò)中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）公布各高校新生錄取名單，并規(guī)定高校在指定時(shí)間內(nèi)完成學(xué)籍電子注冊(cè)工作。注冊(cè)流程主要為下載“學(xué)信網(wǎng)”新生錄取數(shù)據(jù)并作為基準(zhǔn)數(shù)據(jù)使用，9月份新生完成報(bào)到后，教務(wù)處進(jìn)行新生的信息采集，其中包括學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)、院系、專業(yè)等信息，通過(guò)采集的數(shù)據(jù)與新生錄取數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)補(bǔ)充學(xué)籍電子注冊(cè)庫(kù)中的字段信息完成注冊(cè)。具體操作如下。

（1）對(duì)各二級(jí)學(xué)院上報(bào)的信息進(jìn)行匯總合并生成完整的報(bào)到學(xué)生基本信息庫(kù)，包括字段信息ksh（考生號(hào)）、xh（學(xué)號(hào)）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號(hào)）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zymc（專業(yè)名稱）、yx（院系）等。

（2）通過(guò)“學(xué)信網(wǎng)”下載新生錄取數(shù)據(jù)，其中包括ksh（考生號(hào)）、xh（學(xué)號(hào)）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號(hào)）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、yxdm（院校代碼）、yxmc（院校名稱）、zydm（專業(yè)代碼）、zymc（專業(yè)名稱）、cc（層次）、xz（學(xué)制）等字段信息。

（3）下載學(xué)籍電子注冊(cè)庫(kù)，其中包括ksh（考生號(hào)）、xh（學(xué)號(hào)）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號(hào)）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zydm（專業(yè)代碼）、zymc（專業(yè)名稱）、xhs（院系）、bh（班號(hào)）等字段信息。

可以利用Excel中的VLOOKUP函數(shù)快速解決上述問(wèn)題。

如圖1—2所示，需要在錄取數(shù)據(jù)庫(kù)中提取報(bào)到入學(xué)學(xué)生的學(xué)號(hào)、院系、班級(jí)信息。在錄取數(shù)據(jù)庫(kù)中添加xh，xsh，bh 3列，將報(bào)到入學(xué)學(xué)生的信息復(fù)制到Sheet2表中并重命名為“錄取數(shù)據(jù)”，以考生號(hào)為唯一檢索條件進(jìn)行查詢，在錄取數(shù)據(jù)庫(kù)表中xh字段首行單元格中插入VLOOKUP函數(shù)，編輯公式為：=VLOOKUP（A2，報(bào)到學(xué)生基本信息庫(kù)！$A$2：$H$1354，2，0），如圖3所示。利用自動(dòng)填充完成所有數(shù)據(jù)的提取，用同樣的方法完成院系和班級(jí)信息的提取，“#N/A”為未報(bào)到學(xué)生，可以通過(guò)自動(dòng)篩選功能將其全選刪除。將表格轉(zhuǎn)換為DBF格式并導(dǎo)入到注冊(cè)庫(kù)中上傳至“學(xué)信網(wǎng)”即完成新生學(xué)籍電子注冊(cè)工作。

2.2 利用IF函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)

對(duì)于二級(jí)學(xué)院上報(bào)數(shù)據(jù)正確與否可以通過(guò)IF函數(shù)進(jìn)行判斷。

具體操作為：在“報(bào)到學(xué)生基本信息庫(kù)”中同樣利用VLOOKUP函數(shù)來(lái)提取錄取庫(kù)中學(xué)生的信息，比如身份證號(hào)。在“報(bào)到學(xué)生基本信息庫(kù)”表中添加“數(shù)據(jù)提取”“比對(duì)”兩個(gè)字段。在單元格中插入IF函數(shù)，編輯公式為：=IF（C2=I2，“同”，“不同”），如圖4所示，以此類推可以比對(duì)其他信息。endprint

3 結(jié)語(yǔ)

完善的電子注冊(cè)制度可以有效保障國(guó)家學(xué)歷制度的嚴(yán)肅性，方便學(xué)校、畢業(yè)生以及用人單位網(wǎng)上查詢和驗(yàn)證。電子注冊(cè)工作如果靠人工篩選、比對(duì)不僅花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)而且不能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，利用Excel函數(shù)可以做到復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，提高工作效率。Excel函數(shù)較多，人們?cè)谌粘９ぷ髦锌梢杂嗅槍?duì)性地使用各種函數(shù)，能方便快捷地獲取所需數(shù)據(jù)，減少人為因素的誤差，達(dá)到事半功倍的效果。

[參考文獻(xiàn)]

[1]中華人民共和國(guó)教育部.高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法[Z].教學(xué)〔2014〕11號(hào)，2014.

[2]牟雨婷.電子表格函數(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)教育信息化，2015（17）：50-52.

Abstract：College Student Electronic Registration Method， promulgated and implemented by the Ministry of Education， which provides guarantee for enrollment behavior supervision of colleges and universities， student management and the healthy development of higher education innovation， and realizes the standardization and information management of student academic information， establishes and improves student information database in colleges and universities. How to quickly register student information in a short period of time and ensure the accuracy of data is a difficult task for university faculty. This article mainly uses Excel function to carry out information processing， analysis and statistics and data extraction in electronic registratio， so as to reduce workload and improve work efficiency.

Key words：electronic registration； function； management of student academic informationendprint