吳穎娜

2017年1月以來，隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的啟動，北京市檔案局充分認(rèn)識到重大活動、重大事件檔案工作的重要性，認(rèn)真履職，及時了解搬遷工作動向，提前對相關(guān)單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，扎實做好檔案督導(dǎo)工作，確保檔案搬遷安全。

一、各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，為檔案搬遷工作提供強有力的組織保障

市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視市屬機關(guān)搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過程中的檔案工作，將市檔案局列入全市搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，明確市檔案局牽頭負(fù)責(zé)督導(dǎo)第一批搬遷單位做好檔案搬遷工作。市委秘書長崔述強同志多次對檔案搬遷工作、檔案安全管理和檔案庫房建設(shè)等各項工作做出重要批示指示，市委辦公廳副秘書長余衛(wèi)國同志要求認(rèn)真落實秘書長批示，并就搬遷工作提出要求。

市檔案局（館）認(rèn)真落實市領(lǐng)導(dǎo)指示精神，統(tǒng)籌安排搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過程中的檔案工作，多次聽取搬遷城市副中心行政辦公區(qū)檔案工作情況匯報，并在局（館）長辦公會上專題研究此項工作，及時研究解決相關(guān)問題。同時，局（館）長程勇牽頭、副局（館）長馬素萍具體負(fù)責(zé)，成立了由指導(dǎo)一處、法規(guī)處、接收征集處組成的四個檔案搬遷工作督導(dǎo)小組，切實加強對檔案督導(dǎo)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確了任務(wù)分工和責(zé)任落實。

各搬遷單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高度重視，將檔案工作列入搬遷工作重要議事程序，組織召開各類協(xié)調(diào)會議，認(rèn)真研究檔案搬遷工作的任務(wù)分工、工作流程、時間安排、運輸路線及搬遷期間檔案利用的應(yīng)急措施等內(nèi)容，積極解決檔案庫房建設(shè)、消防滅火、視頻監(jiān)控、電子巡查等安全防范系統(tǒng)配備、密集架安裝等問題。各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的普遍重視，為搬遷過程中檔案工作的推進(jìn)提供了有力保障。

二、及時制發(fā)規(guī)范性文件，為檔案搬遷工作提供強有力的政策依據(jù)

為確保各單位在搬遷北京城市副中心行政辦公區(qū)過程中檔案的完整與安全，并以此為契機加強各單位檔案管理，市檔案局在充分調(diào)研、廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，制發(fā)了《北京市檔案局關(guān)于在搬遷北京城市副中心過程中加強檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），對檔案庫房設(shè)置、設(shè)施設(shè)備配備等提出了明確要求，并就做好搬遷之前、之中、之后等重要時間節(jié)點檔案工作做出具體規(guī)定。《意見》要求，各搬遷單位要將檔案工作納入搬遷工作總體部署，科學(xué)制定本單位檔案搬遷工作方案，務(wù)必做到檔案搬遷工作與整體搬遷工作同步推進(jìn)?！兑庖姟访鞔_提出，各搬遷單位要全面收集、清點各門類檔案，特別是要注意清查本單位各部門及個人手中留存的文件材料，屬于歸檔范圍的要及時歸檔，不屬于歸檔范圍的要做好登記、監(jiān)銷工作，不得擅自處理。任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案，確保檔案在搬遷工作中的完整與安全，同時要求做好實體檔案的打包與數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案實體及信息安全。《意見》強調(diào)，各搬遷單位要采取有效措施和手段，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案資料搬遷工作應(yīng)急預(yù)案，以便及時處理搬運工作中出現(xiàn)的緊急情況。對搬遷過程中造成檔案損失的，將嚴(yán)肅追究有關(guān)單位和人員的責(zé)任。

隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的逐步推進(jìn)，市檔案局主動與市搬遷辦聯(lián)系，經(jīng)反復(fù)溝通，將《意見》納入《市級機關(guān)第一批搬遷工作總體方案》，制定了《市檔案局督導(dǎo)第一批搬遷市級機關(guān)檔案搬遷工作方案》，制發(fā)了《檔案搬遷工作注意事項》，使各搬遷單位進(jìn)一步明確了搬遷之前、之中、之后三個階段的檔案工作要點。從實際效果看，各搬遷單位嚴(yán)格按照《意見》要求，既確保了搬遷前檔案的完整收集，又確保了搬遷中檔案的安全轉(zhuǎn)移，更為搬遷后檔案的規(guī)范管理創(chuàng)造了條件，對今后搬遷至城市副中心行政辦公區(qū)單位的檔案工作組織與管理提供有效經(jīng)驗，產(chǎn)生積極影響。

三、加強監(jiān)督指導(dǎo)，為檔案搬遷工作提供專業(yè)支持

2017年，在城市副中心行政辦公區(qū)建設(shè)之初，市檔案局即對市委系統(tǒng)、市政府系統(tǒng)、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳等75家機關(guān)的檔案機構(gòu)設(shè)置、資源建設(shè)、安全保管及檔案利用等情況進(jìn)行了調(diào)研摸底；主動與工程辦等相關(guān)部門溝通，及時了解工程建設(shè)進(jìn)度，并根據(jù)調(diào)研情況向其發(fā)送了《關(guān)于在北京市行政副中心集約建設(shè)機關(guān)檔案管理用房建議的函》，有針對性地提出檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理要求及將檔案管理用房建設(shè)納入城市副中心行政辦公區(qū)基建計劃，并與機關(guān)辦公樓同規(guī)劃、同設(shè)計、同施工的要求。此后，市檔案局又派員參加了北京市行政副中心機關(guān)辦公區(qū)工程設(shè)計例會，與各設(shè)計單位進(jìn)行了現(xiàn)場交流。

在知悉第一批入駐行政辦公區(qū)單位名單后，市檔案局及時與市政府辦公廳基建部門就集約建設(shè)政府相關(guān)部門檔案用房事宜進(jìn)行溝通，在我局建議下，市政府辦公廳統(tǒng)籌考慮了政府相關(guān)部門檔案用房建設(shè)。此外，市檔案局還實地調(diào)研了市委辦公廳、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳、市住建委、市規(guī)劃和自然資源委員會、市財政局、市發(fā)展改革委等第一批搬遷單位在新辦公樓內(nèi)檔案庫房的面積與布局、檔案庫房專用設(shè)備配置、檔案搬遷方案等情況，并提供了指導(dǎo)服務(wù)。

為貫徹落實《意見》精神，四個檔案搬遷工作督導(dǎo)小組通過召開會議、實地檢查、組織培訓(xùn)、工作對接等多種形式，從檔案庫房的設(shè)計與建設(shè)、檔案搬遷工作方案及應(yīng)急預(yù)案的制定、文件材料歸檔、歷史文件清理、檔案裝箱打包計劃、檔案數(shù)據(jù)備份、搬遷后庫房安排等方面，明確了重點任務(wù)及要求，指導(dǎo)搬遷單位做好檔案搬遷準(zhǔn)備工作。

各搬遷單位根據(jù)《意見》要求和市檔案局的指導(dǎo)建議，成立了由單位主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案資料搬遷工作小組，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)檔案搬遷工作，為安全有序地完成檔案搬遷提供了必要的人、財、物保障。如，市委辦公廳保密檔案處在《檔案搬遷工作方案》的基礎(chǔ)上制定了《市委機關(guān)檔案搬遷工作任務(wù)推進(jìn)表》，按照搬遷之前、之中、之后三個階段明確了具體任務(wù)、責(zé)任人、完成時限、工作進(jìn)度；市財政局認(rèn)真開展檔案全面清查，清銷無保存價值的檔案，對庫存檔案實施分類打包，并做好標(biāo)識及包裝箱清單，安排專人運送檔案，履行清點、封裝、專車運送等必要程序，對檔案出入庫、轉(zhuǎn)運等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點監(jiān)控，目前市財政局的檔案正在安全有序的搬遷過程中。

2018年10月，中央正式批準(zhǔn)北京市機構(gòu)改革方案，原第一批搬遷單位有了較大調(diào)整，且絕大多數(shù)單位涉及機構(gòu)改革，北京市級黨政機構(gòu)改革與市屬機關(guān)搬遷工作基本同步，因此出現(xiàn)了搬遷單位既涉及原有全宗檔案的搬遷工作，又涉及機構(gòu)改革后需對檔案進(jìn)行處置的復(fù)雜情況。針對此種情形，市檔案局以服務(wù)大局為宗旨，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采取了一系列積極穩(wěn)妥的措施。一方面將《意見》中的工作要求納入北京市委辦、市政府辦轉(zhuǎn)發(fā)的《關(guān)于在全市機構(gòu)改革中加強檔案工作的實施意見》中，要求涉及機構(gòu)改革的搬遷單位采取有效措施和手段，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理和處置工作，嚴(yán)防因機構(gòu)變動、人員調(diào)整導(dǎo)致檔案無人監(jiān)管，發(fā)生檔案丟失、損毀和失泄密事件。另一方面，四個檔案搬遷工作督導(dǎo)小組在審核各搬遷單位檔案搬遷工作方案及應(yīng)急預(yù)案、實地指導(dǎo)30余家相關(guān)單位開展檔案搬遷工作的同時，還對機構(gòu)改革期間檔案處置原則、檔案的歸屬與流向等方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，督促指導(dǎo)涉及搬遷工作的機構(gòu)改革單位嚴(yán)格落實檔案安全管理責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案安全萬無一失。

市檔案局將按照市委、市政府搬遷工作總體安排和機構(gòu)改革工作總體部署，進(jìn)一步加大指導(dǎo)力度，采取一對一實地督導(dǎo)的方式，及時掌握搬遷工作進(jìn)度及檔案處置情況，切實糾正不符合檔案管理規(guī)定的行為，確保在搬遷城市副中心行政辦公區(qū)及機構(gòu)改革過程中檔案得到妥善處置和安全保管，并以此為契機不斷提升檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化水平。

作者單位：北京市檔案局