趙娟｜文

本文通過大型國有企業(yè)“走出去”國際化經(jīng)營過程中檔案管理的探索實踐，歸納了大型國有企業(yè)檔案管理，研究分析了國際化經(jīng)營中檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問題，提出了思考和建議。

從世紀之初的“走出去”，到如今的“一帶一路”戰(zhàn)略揚帆遠航，越來越多的中國企業(yè)走出國門，尤其是大型國有企業(yè)，開始主動參與全球經(jīng)濟活動。隨著海外業(yè)務不斷拓展和國際化經(jīng)營戰(zhàn)略穩(wěn)步實施，很多企業(yè)已經(jīng)初步形成國際化經(jīng)營格局。作為大型國企集團管控的一項重要工作，企業(yè)檔案管理工作也跨出國門，越來越多地涉及包括企業(yè)在境外設立的分支機構(gòu)、全資公司、合資公司在內(nèi)的各種機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“境外子公司”）。

因此，國企檔案管理工作也面臨著嚴峻挑戰(zhàn)：檔案管理工作如何更好地適應企業(yè)生存發(fā)展的需要，如何更好地為企業(yè)國際化經(jīng)營服務。

國際化經(jīng)營中檔案工作現(xiàn)狀和問題分析

1.組織建設總體到位，國內(nèi)業(yè)務基本合規(guī)達標，但境外業(yè)務還不規(guī)范

大型國企基本都能把檔案工作作為一項重要的基礎性工作來抓。按照企業(yè)檔案分級管理的總體要求，多數(shù)企業(yè)本部二級單位以及境內(nèi)的分、子公司均能夠貫徹落實檔案集中統(tǒng)一管理的原則，各類檔案收集完整、歸檔科學，檔案案卷質(zhì)量符合規(guī)范化、標準化管理的要求。

但對于境外子公司來說，檔案管理業(yè)務和庫館建設方面還存在一些差距，國內(nèi)遵循的檔案集中統(tǒng)一管理原則在境外難以實現(xiàn)。許多國企境外子公司機構(gòu)從簡，檔案管理既無專職部門，也缺專職人員和專業(yè)庫房。境外子公司檔案工作普遍缺乏一套真正符合自身實際管理體系。

2.境外子公司檔案工作處于管理真空狀態(tài)，企業(yè)總部缺乏有效監(jiān)管

絕大多數(shù)國企總部都設有檔案管理專職部門，但并未能完全行使其對整個企業(yè)檔案工作的管理和監(jiān)督職能，對于企業(yè)本部以外的檔案管理沒有做出統(tǒng)一的要求，并且也缺乏有效的監(jiān)督機制。

目前很多國企的現(xiàn)狀是，對于境外子公司的檔案工作缺乏有效的監(jiān)督管理，從檔案管理的角度來說是處于“真空狀態(tài)”，其工作隨意性較大，使得企業(yè)發(fā)展過程中的很多資料丟失。

關于“滕子京謫守巴陵郡”的來龍去脈，以往人們多根據(jù)范仲淹一系“君子黨”的言說系統(tǒng)做判斷，實際上我們不妨從王拱辰的角度來看看這一案子的發(fā)生，北宋安燾為王拱辰寫的墓志銘里寫滕宗諒在慶州揮霍無度，“人情怨憤，無敢言者”，王拱辰了解到此事后，“遂具劾奏。朝廷方遣使薄責，而宗諒盡火其籍以自蓋。公論奏益急。時執(zhí)政大臣有欲薄其罪者，乃止削官、降虢州。公奏不已，又貶岳州”。墓志銘中干擾司法公正的“時執(zhí)政大臣”，就是范仲淹。由于“君子黨”的文學話語遮蔽，我們在歷史上是很難聽到王拱辰發(fā)出的聲音的。［14］

3.我國有關國企境外檔案管理的法規(guī)建設還在逐步發(fā)展健全中

目前我國政府主管部門針對國企境外檔案管理出臺的主要法律法規(guī)主要有：2005年國家檔案局《關于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》，提出了原則性要求和指導性意見。2009年國家檔案局和國資委聯(lián)合出臺《關于進一步加強中央企業(yè)檔案工作的意見》，要求企業(yè)總部檔案部門應加強對境外檔案工作的指導監(jiān)督與管控。2012年國家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)督促所屬境外子公司貫徹實施該規(guī)定，為企業(yè)在國際化經(jīng)營中維護各項權(quán)益提供保障，同時也為國企檔案管理部門提供了境外檔案工作指導監(jiān)督的依據(jù)。2014年國資委發(fā)布《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，要求央企應加強境外檔案管理。在遵守屬地國法律法規(guī)的前提下，每年要定期將歸檔文件目錄報送國內(nèi)母公司，同時將重要歸檔文件原件或備份件送回國內(nèi)母公司。

從以上情況可以看出，我國檔案法規(guī)中涉及國企境外子公司檔案管理的條規(guī)較為粗放不具體，境外檔案工作的指導監(jiān)督較為薄弱，致使國企在國際化經(jīng)營過程中的境外檔案工作管理松散無序。

4.各國對檔案管理要求不同，國企境外檔案工作受所在國的法律限制

各國對檔案管理有不同的要求。如俄羅斯規(guī)定：凡是包含的有關礦產(chǎn)資源方面的信息，屬于國家所有，其使用嚴格按照俄羅斯礦產(chǎn)資源法、檔案法等法律法規(guī)進行，而且不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國境；英國政府規(guī)定：與企業(yè)稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。

鑒于境內(nèi)外檔案工作在法律、制度、語言、文化等方面的差異性，境外檔案管理需兼顧中國和所在國的法律規(guī)定，這給國企境外子公司檔案監(jiān)管帶來難度和挑戰(zhàn)。而企業(yè)在制度體系建設時，往往疏于研究境外檔案工作的發(fā)展規(guī)律及其個性化特征，致使國企境外檔案工作管理水平徘徊不前。

思考與建議

1.加強企業(yè)檔案管理制度建設，把境外子公司納入企業(yè)檔案工作管理體系

企業(yè)應從依法治檔的高度，按照《檔案法》和相關檔案法律法規(guī)的原則性規(guī)定，依照市場經(jīng)濟和國際化經(jīng)營的要求，以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，建立起完善的檔案工作機制，明確境外檔案工作應由企業(yè)檔案歸口主管部門指導監(jiān)督的原則，切實將境外子公司納入企業(yè)檔案工作管理體系。

由于境外子公司經(jīng)營管理、性質(zhì)規(guī)模等方面具有較大的差異性，國內(nèi)一些常用的監(jiān)督指導方法是不適用的。這就要求境外子公司要結(jié)合屬地國的法律法規(guī)以及自身具體情況開展檔案管理制度建設，形成檔案管理長效機制，保證檔案工作的順利開展。

2.加強境外子公司檔案宣貫教育，強化境外子公司管理層和員工的檔案意識

要從根本上改變境外子公司各級管理人員檔案意識薄弱、檔案管理知識匱乏的現(xiàn)狀，就要加強境外子公司檔案培訓工作，將檔案工作列入境外子公司管理人員培訓內(nèi)容，提高各級管理人員依法管理檔案的意識和境外子公司專兼職檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。

企業(yè)總部檔案部門可積極運用企業(yè)內(nèi)部工作網(wǎng)站、電子郵件以及各類即時通信工具等途徑，搭建好檔案工作聯(lián)絡體系，加強工作動態(tài)掌控，開展制度宣貫和業(yè)務交流，提高隊伍素質(zhì)，帶動檔案業(yè)務水平的提升。同時，通過借鑒學習國外檔案管理經(jīng)驗來提高境外企業(yè)檔案意識和管理水平。

3.因地制宜中外結(jié)合，對境外子公司檔案采取相對集中與分散保管相結(jié)合的管理方式

按“統(tǒng)一規(guī)劃，分級管理”的屬地集中統(tǒng)一管理原則，各境外子公司應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，對檔案實體采取相對集中與分散保管相結(jié)合的管理方式，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。

涉密檔案、永久長期檔案應由專（兼）職檔案人員集中保管，按時向總部檔案工作歸口管理部門報送備份的電子文件。所在國法律允許的，也可運回國內(nèi)集中保管；非涉密短期檔案和業(yè)務資料由承辦部門保管；承辦人員定期向?qū)＃妫┞殭n案人員移交需集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需歸檔的文件材料。

4.加強境外子公司檔案管理信息化建設，開發(fā)利用檔案信息資源，為國際化經(jīng)營服務

云計算和大數(shù)據(jù)是當前信息化發(fā)展重要手段，信息化戰(zhàn)略已滲入包括檔案管理的各個環(huán)節(jié)。檔案管理只是手段，利用檔案，發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢才是真正的目的。

因此，應在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強駐外機構(gòu)檔案信息化建設，充分開發(fā)利用境外檔案信息資源，提高檔案服務的時效性，為企業(yè)跨國經(jīng)營服務。

結(jié)語

境外子公司檔案作為真實的原始記錄，刻畫著企業(yè)國際化進程的歷史步伐，反映了企業(yè)國際化經(jīng)營的真實面貌。企業(yè)在國際化經(jīng)營過程中，應結(jié)合自身發(fā)展，兼顧檔案工作實際和國際慣例要求，建設符合境外子公司運作規(guī)律和管理特色的檔案管理模式，從防止國有資產(chǎn)流失、國家核心經(jīng)濟秘密外泄，防控企業(yè)經(jīng)營風險的高度上來推進國企境外子公司檔案監(jiān)管工作，構(gòu)建企業(yè)覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)。