楊 靜

（南京地鐵運營有限責(zé)任公司，江蘇南京 210000）

地鐵備件管理過程中的成本管控

楊 靜

（南京地鐵運營有限責(zé)任公司，江蘇南京 210000）

根據(jù)地鐵行業(yè)備件管理現(xiàn)狀，剖析目前存在問題，提出備件管理過程中成本管控的方法和高額備件、進口備件的特殊管理方法。

備件；地鐵；成本管控；經(jīng)驗

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.09.01

1 地鐵備件管理的現(xiàn)狀及存在問題

地鐵設(shè)備種類繁多，備件繁多，供應(yīng)商眾多，地鐵公司屬于資產(chǎn)密集型企業(yè)。如果按系統(tǒng)功能來劃分，可分為信號、通信、車輛（電客車）、供電（含接觸網(wǎng)）、工務(wù)（軌道、房建、土木）、機自專業(yè)（電扶梯、給排水及水消防系統(tǒng)、空調(diào)通風(fēng)、氣體滅火系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控）、票務(wù)（閘機、售票機）、機械動力設(shè)備及工程車輛等。由于涉及的專業(yè)設(shè)備眾多，例如，同一線路，不同專業(yè)使用不同的設(shè)備；不同線路，同一專業(yè)使用不同的設(shè)備等。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，地鐵公司設(shè)備所需的備品配件的消耗費用占企業(yè)設(shè)備維修費用50%～60%，備件庫存占用資金每年可占到企業(yè)全部流動資金的45%～50%。

1.1 備件特點

地鐵備件具有的特點是：種類多，供應(yīng)商多，信息多。眾多的備件，單純依靠傳統(tǒng)管理已不能適應(yīng)需求，目前國內(nèi)線路多的地鐵公司的備件管理大都采用了信息化管理，較為常見是企業(yè)資產(chǎn)管理(Enterprise Asset Management，EAM)，該系統(tǒng)由多個管理模塊組成，如資產(chǎn)管理、采購管理、庫存管理、檢修管理、工單管理、預(yù)防性維護管理、作業(yè)計劃管理、報表管理等。這些模塊相互作用，共同規(guī)范固定資產(chǎn)、備件管理等工作。

1.2 備件管理模塊

備件管理屬于EAM系統(tǒng)中的一個模塊，它以備件的全壽命周期為主線，將備件的各個環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，從備件分類、采購、系統(tǒng)錄入，到備件入庫、領(lǐng)用、倉庫調(diào)撥、二級庫盤點、可維修件的送修、備件的報廢等。目前，各部門均可使用EAM系統(tǒng)，在公司局域網(wǎng)上可共享整個平臺。備件各項數(shù)據(jù)的查詢十分方便快捷，日常的庫存透明化，物資名稱、物資編碼、庫存位置、庫存數(shù)量、所屬部門等關(guān)鍵信息均可一目了然，方便專業(yè)之間的共享。

1.3 存在問題

（1）備件庫存過高，周轉(zhuǎn)率低。企業(yè)在以保證良好運營需要為第一要務(wù)，加之寧多勿少的管理思路，造成生產(chǎn)維護用的備件庫存成本居高不下。經(jīng)常可以看到一些備件庫存嚴(yán)重積壓的現(xiàn)象，而且有不少處于閑置狀態(tài)，時間久了備件性能下降、只好報廢處理，給企業(yè)造成巨大浪費。

（2）備件緊急采購次數(shù)多，缺貨率高，質(zhì)量不穩(wěn)定。當(dāng)備件數(shù)量和種類不斷增加時，備件供應(yīng)商的數(shù)量也隨之增加。有的供貨商提供的備件質(zhì)量不穩(wěn)定；有的是拖延交貨期，甚至是去年訂的貨，今年都不能入庫的情況，如此種種，對備件的供應(yīng)帶來許多不良后果，甚至導(dǎo)致設(shè)備維修計劃不能按期執(zhí)行。

導(dǎo)致缺貨率高的內(nèi)部原因：一是設(shè)備故障發(fā)生的隨機性，使設(shè)備維護人員錯誤的預(yù)測故障的發(fā)生趨勢，例如，某一種板件，運營之后一直很穩(wěn)定，故障率很低，于是庫存儲備較少，但是某一年突發(fā)性的毀壞了很多塊，如此便導(dǎo)致缺貨。二是設(shè)備使用部門在提交備件需求計劃時更多的是憑借經(jīng)驗，數(shù)據(jù)支撐較少，對備件的消耗預(yù)見性不準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致臨時性的緊急采購計劃增多。

（3）備件信息管理工作執(zhí)行不順暢。地鐵公司備件種類繁多，約有2萬種，備件信息錄入者是由幾個人（通常是專業(yè)的工程師錄入自身專業(yè)的備件），而信息的使用者卻是眾多的。工程師在錄入的時候，一般只考慮本專業(yè)技術(shù)方面的因素，而不會考慮到其他專業(yè)的需求，造成信息不完整，信息界定不準(zhǔn)確，一物多碼等狀況。

設(shè)備信息化管理推行過程中存在的問題：①備件基本信息不完善，導(dǎo)致使用不方便，增加工作量，導(dǎo)致員工排斥該系統(tǒng)。②很多員工不具備全壽命周期管理的概念，導(dǎo)致備件的壽命周期環(huán)節(jié)中斷。

（4）EAM系統(tǒng)的局限性日漸暴露。隨著地鐵線路的增加，備件數(shù)據(jù)在不斷增加的同時，但EAM系統(tǒng)的處理速度卻明顯下降。當(dāng)數(shù)據(jù)超過2萬條時，輕則多余的數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出，重則經(jīng)常出現(xiàn)死機的情況。由于系統(tǒng)的局限性，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)的中斷。

（5）報廢備件、物資處理不及時。近10 a來地鐵行業(yè)發(fā)展迅速，行業(yè)的壟斷不斷被打破，行業(yè)內(nèi)的廠家為謀求發(fā)展，不斷進行技術(shù)變革與更新，地鐵的各類設(shè)備、備件升級換代速度非?？?，一般3～5 a就推出一個新型號，舊的設(shè)備、備件就此淘汰了。地鐵運營公司需要做與之對應(yīng)的設(shè)備技術(shù)升級改造，之前采購的一些備件已經(jīng)淘汰或不能使用。因為企業(yè)里的各種專業(yè)設(shè)備種類多、基數(shù)大，幾年下來，各專業(yè)累積的這些備件、物資數(shù)量不斷增加，因沒有及時處理，而影響了庫存管理。

（6）專業(yè)人員流動大、技術(shù)信息流失多、備件調(diào)試?yán)щy。鑒于地鐵行業(yè)發(fā)展迅速，設(shè)備供貨商與地鐵方的技術(shù)人員流動都很大，許多關(guān)鍵信息隨著技術(shù)人員的流動而流失，為后期的工作開展留下隱患。一些供貨商忙于其他城市新線的建設(shè)，而對已建設(shè)的地鐵線路的資料保存不完整，不規(guī)范，例如，設(shè)備、備件信息，以及軟件的新版本等信息。隨著時間的流逝，地鐵在后期就可能出現(xiàn)新購的備件調(diào)試?yán)щy的情況。

2 備件管理過程中的成本管控

目前，地鐵公司人員在備件信息查詢、備件申請、備件采購、備件驗貨等過程都會仰仗EAM系統(tǒng)，其中備件的基礎(chǔ)信息使用頻率最高。所以，完善備品基礎(chǔ)信息庫，準(zhǔn)確采購等，都是備件管理的基礎(chǔ)內(nèi)容。搞好備件成本的管控，對降低設(shè)備的維護成本有著重大的意義。

（1）備件合理分類，對不同類別的備件儲備不同數(shù)量。通過控制備件庫存量，可以降低庫存成本。備件庫存成本的構(gòu)成主要包括3項：①庫存持有成本。為保有和管理庫存?zhèn)浼枰袚?dān)的各項費用開支。②庫存獲得成本。是指企業(yè)為了得到庫存?zhèn)浼枰袚?dān)的費用。主要體現(xiàn)為訂貨成本，包括與供應(yīng)商之間的通信聯(lián)系費用、貨物的物流運輸費用等，訂購的種類越多，運輸次數(shù)越多，訂貨成本就越高。③庫存缺貨成本。是指由于庫存?zhèn)浼?yīng)中斷而造成的損失。對地鐵行業(yè)來說，與行車相關(guān)的備件的缺貨成本極大，這是地鐵公司不能承受的。地鐵相關(guān)備件分類與庫存量，見表1。

實行設(shè)備分類的結(jié)果就是，市場有眾多供應(yīng)商，可以實施即插即用。例如，通用性的備件可以降低庫存，減少庫存成本。這類備件的缺貨成本在地鐵公司內(nèi)屬可承受范圍之內(nèi)。典型代表就是地鐵設(shè)備中的錄像機、攝像頭、內(nèi)存條、顯示器等。

表1 備件分類與庫存量

（2）根據(jù)供應(yīng)商特點，靈活采用存儲模式，降低庫存。為了保證設(shè)備運行，地鐵公司不得不儲存大量的備件。一些關(guān)鍵性備件，價格昂貴，但是故障率低，在倉庫久置失效的情況十分常見。而供應(yīng)商擁有大量的庫存，針對市場特點，部分備件可以采用VMI模式存儲，即用戶借用供應(yīng)商儲存的配件的模式。地鐵公司與設(shè)備供應(yīng)商簽訂備件緊急提供協(xié)議，對于價格昂貴，故障率低的備件，地鐵公司只配置一個安全的庫存量供應(yīng)急使用，而不用配置庫存的余量。每年地鐵公司付給設(shè)備供應(yīng)商一定的備件保障費用（此費用遠(yuǎn)低于備件的費用），只有當(dāng)故障發(fā)生時，需要更換備件的時候才支付必要的費用，其余的年度只需要支付備件的保障費用即可。

（3）加強庫存管理，同類項合并，舊件合理淘汰，減少庫存。由于地鐵的備件是按專業(yè)系統(tǒng)劃分，很可能造成一物多碼的情況，不光占用了更多的庫位，甚至由于專業(yè)系統(tǒng)不同使同樣的物資一部分處于待料狀態(tài)，而另一部分卻長期滯留倉庫。加強庫存管理，有利于降低庫存成本。

地鐵公司的設(shè)備技術(shù)升級改造后，之前采購的一些備件已淘汰不能使用，需要及時進行報廢處理或轉(zhuǎn)售等，以減低庫存。國內(nèi)地鐵已運行多年，設(shè)備報廢問題將日漸明顯。但地鐵設(shè)備又是國有資產(chǎn)，未經(jīng)多重審核與驗證，不能隨意報廢。所以降低庫存的任務(wù)雖然緊急，但作為設(shè)備管理的最后一個環(huán)節(jié)，設(shè)備、備件的報廢工作需要嚴(yán)肅對待。報廢工作主要包括：制定科學(xué)合理的報廢流程；制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱髲U標(biāo)準(zhǔn)；嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備報廢審批程序；加強報廢設(shè)備的管護；建立報廢設(shè)備臺賬。

借鑒各行業(yè)設(shè)備的報廢標(biāo)準(zhǔn)，首次提出地鐵行業(yè)的廢舊物資報廢的標(biāo)準(zhǔn)：①超過規(guī)定使用年限的老、舊設(shè)備或備件，主要結(jié)構(gòu)和零部件嚴(yán)重磨損，設(shè)備主要技術(shù)參數(shù)下降到最低要求之下，無法修復(fù)或不具備維修價值（一次維修費用超過設(shè)備原值的40%）。②因意外災(zāi)害或重大故障遭受嚴(yán)重?fù)p壞的設(shè)備，無法修復(fù)使用。③設(shè)備或備件繼續(xù)使用將嚴(yán)重影響環(huán)境，引發(fā)安全問題或危害健康，進行修復(fù)改造又不經(jīng)濟。④設(shè)備或備件繼續(xù)使用，耗能過高（超過國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的20%）。⑤因產(chǎn)品換型、工藝變更而淘汰的專用設(shè)備，不宜修改和利用。⑥技術(shù)改造和更新替換下來的、不能再次利用的設(shè)備或備件。⑦按國家相關(guān)行業(yè)政策規(guī)定應(yīng)予淘汰的設(shè)備。

（4）實行源頭采購與通用性采購，減少采購成本。通常來講，商品流通的環(huán)節(jié)越多，附加的成本越多，直接尋找生產(chǎn)廠家采購，減少中間環(huán)節(jié)，采購成本會大大減少。所謂通用性采購，就是在設(shè)備選型的時候，不同線路的設(shè)備，盡量選用同一品牌的設(shè)備。設(shè)備的通用性，不僅有利于故障排除，各地鐵線路之間的備件也可以相互供應(yīng)，減少故障處理成本。而且可以減少庫存的數(shù)量和品種，降低庫存成本。

目前采購的渠道主要分為3類，一是從原供貨商直接采購，二是尋找同種品牌的代理商采購，三是同類型設(shè)備不同品牌的采購。第一種情況，從原供貨商直接采購，主要針對一些服務(wù)器，需要進行系統(tǒng)與軟件的安裝調(diào)試，其他代理商與品牌都無法實現(xiàn)其功能。為解決關(guān)鍵信息流失問題，地鐵方必須要求設(shè)備提供商也進行設(shè)備全壽命周期管理，包括軟件版本，設(shè)備及備件信息必須充分，存檔及時并予以備份。

（5）加強供應(yīng)商管理，保證備件的供應(yīng)速度與質(zhì)量。地鐵供貨商眾多，提供的備品配件良莠不齊，其中不乏國際性的大公司。所以加強供應(yīng)商的管理與監(jiān)督，管控備件的質(zhì)量，完善合同中備件的質(zhì)量、售后等環(huán)節(jié)，對備件的成本管控意義重大。

對供應(yīng)商的評估，目前最主要的方法就是“加權(quán)評分法”或綜合評分法，加權(quán)評分法是指規(guī)定衡量供應(yīng)商的各個重要標(biāo)準(zhǔn)（如產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等），并根據(jù)公司的目標(biāo)設(shè)定各項標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重，根據(jù)調(diào)研與已有的數(shù)據(jù)，分別給出各個供應(yīng)商的加權(quán)得分，選擇得分最高的作為通過認(rèn)證的供應(yīng)商，并進行適當(dāng)分級，針對不同的供應(yīng)商采取不同的交易策略。

供應(yīng)商認(rèn)證的流程：成立供應(yīng)商認(rèn)證小組，確定供應(yīng)商評估的主要評估指標(biāo)，識別與篩選供應(yīng)商，對供應(yīng)商進行深入的調(diào)研（目前數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合），對供應(yīng)商進行加權(quán)評分，將認(rèn)證情況反饋給供應(yīng)商，供應(yīng)商的認(rèn)證追蹤。供應(yīng)商的短期評估指標(biāo)主要包括備件質(zhì)量、備件價格、交貨時效、整體服務(wù)水平（售前與售后）、履行合同的能力。長期評估指標(biāo)包括供應(yīng)商的財務(wù)狀態(tài)、供應(yīng)商內(nèi)部組織與管理、供應(yīng)商的核心競爭力等。

（6）加強設(shè)備維護數(shù)據(jù)的管理與分析，保證備件申購數(shù)量精確。目前每年的備件預(yù)算時，主觀推測因素較多，缺少數(shù)據(jù)支持，因此備件數(shù)量申購不合理，導(dǎo)致倉庫內(nèi)滯留有不少板件未盡其用，占用公司大量資金與人力資源。根據(jù)備件的更換記錄等多種數(shù)據(jù)綜合分析，板件的故障有一定的規(guī)律可循，如果能夠及早預(yù)測板件的故障情況，讓采購數(shù)量更接近于消耗量，既能降低備件的多余庫存，也可降低成本。另外，為保證地鐵設(shè)備良好運行，有些故障率很低甚至為零的備件也需要適量儲備一些，尤其是涉及安全方面的關(guān)鍵件。

綜上所述，加強設(shè)備維護數(shù)據(jù)管理，不僅有助于降低每年采購的成本，而且有助于保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的完整性與連貫性，讓新接手的管理人員能夠迅速進入工作狀態(tài)，減少備件管理人員在崗位流轉(zhuǎn)過程中造成的信息流失與中斷等問題。

3 高額、進口備件的處理方式

加強對高價格備件的管理，對降低備件庫存具有非常好的效果。高價格備件主要指地鐵所用的服務(wù)器、進口設(shè)備、核心設(shè)備等。服務(wù)器，大多安裝有廠家獨自的信號控制軟件，由于廠家的技術(shù)封鎖（技術(shù)保護），所以價格較高。進口備件，維修的周期長、價格也很昂貴。目前，可維修的故障件從國內(nèi)送國外廠家修理到返還，時間一般要＞6個月，且返修件的質(zhì)量無法保證，目前已出現(xiàn)多次返修的板件仍不能正常使用的現(xiàn)象。在高價值、可維修備件的維修成本管控上，地鐵公司可從3個方面來解決。

（1）解除軟件與硬件的綁定，硬件分開單獨采購。目前地鐵行業(yè)發(fā)展很快，市場競爭激烈，各個廠家為保自身優(yōu)勢、保留核心技術(shù)的內(nèi)容，并將自己的獨家軟件與硬件綁定銷售，以達(dá)到創(chuàng)收的目的。而作為設(shè)備的使用方，地鐵公司可通過對自身科技人員的培養(yǎng)，鼓勵科技創(chuàng)新，解除軟件與硬件的綁定，實施硬件單獨采購等。因為軟件提供商只有一家，而硬件的提供商不只一家。所以通過競爭性比價，可以以市場價采購到需要的硬件。

（2）實施替代品研究及國產(chǎn)化研究。由于進口備件的特點是價格昂貴和采購周期長，有些產(chǎn)品在國內(nèi)、行業(yè)內(nèi)可以找到類似產(chǎn)品，但是由于廠家的技術(shù)封鎖，往往接口不一樣。所以，加強進口備件的替代品研究，進行國產(chǎn)化改造，既可以減少缺貨風(fēng)險，還可以降低成本。

（3）對進口、高價格的可維修件，鼓勵自主維修。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前的電子設(shè)備、電子元器件的模塊化、集成化做得越來越好，故障點也越來越容易被識別。例如，哪個模塊壞了，就更換哪個模塊，設(shè)備的總體功能就可以迅速恢復(fù)?，F(xiàn)場故障更換下來的故障件，經(jīng)過相關(guān)的修復(fù)，還可升級為備件使用。

在替代品的研究、解除軟硬件綁定的研究以及自主維修的開展等方面，如果單獨靠員工的個人興趣，很難達(dá)到預(yù)期效果，公司必須在制度與資金上予以大力支持。實施方法：①大力發(fā)展自主維修。在文化層面上，公司鼓勵實行科技創(chuàng)新和技術(shù)發(fā)展，成立專項的攻關(guān)部門，制定專門的獎勵措施；在技術(shù)層面，需要搭建相應(yīng)的實驗、測試平臺，選拔出相關(guān)的技術(shù)人員；在資金層面，給與充分的支持，需要采購或動用相應(yīng)的測試設(shè)備與備件時，在資金層面和制度層面給予全力支持。②實行內(nèi)外結(jié)合，廣泛借助社會上的科技力量。鑒于近幾年地鐵行業(yè)迅猛發(fā)展，各種技術(shù)力量已不斷涌入該行業(yè)。所以地鐵公司可通過招標(biāo)的方式，多渠道、多方式的與相應(yīng)廠家、公司簽訂科技攻關(guān)協(xié)議，地鐵公司提供相應(yīng)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)和功能參數(shù)，共同開發(fā)出所需產(chǎn)品。地鐵公司負(fù)責(zé)測試、驗收相關(guān)的備件，以達(dá)到事半功倍的效果。

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〔編輯 王永洲〕