何艷

摘 要：干部是單位的決策者，在工作中起到模范帶頭作用。干部人事檔案是對干部的社會經(jīng)歷進行記錄的關鍵材料，對干部的任用和提拔有很大的參考價值。傳統(tǒng)的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等環(huán)節(jié)都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務方式已無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。加強單位干部的人事管理檔案的建設，使其系統(tǒng)化和規(guī)范化，能提高干部工作的積極性，令其全心全意的為組織服務。本文將討論如何在單位中對干部的人事檔案進行信息化管理，以促進單位的和諧發(fā)展。

關鍵詞：干部；人事檔案；信息化管理

人事檔案具有全面性、真實性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和統(tǒng)一性的特點，起著依據(jù)、憑證、參考作用。干部檔案信息化建設是干部檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發(fā)利用水平的必然要求。全面推進干部人事檔案信息化建設是提高干部人事檔案管理工作效率，更好地為干部人事工作和經(jīng)濟社會發(fā)展提供全方位、更準確、更快捷服務的現(xiàn)實需要，是適應信息化社會發(fā)展和推進干部人事管理工作改革創(chuàng)新的需要。

1、人事檔案管理信息化建設的意義

1.1有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。當前我們正處在信息時代，信息資源的急劇增加和信息資源價值的日益顯現(xiàn)，迫切要求加快人事檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。為此，必須要順應時代潮流，實現(xiàn)檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉變，從而提高人事檔案管理工作的效率。

1.2有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。在信息化時代，信息資源作為一種重要的戰(zhàn)略資源，已經(jīng)成為經(jīng)濟和社會發(fā)展過程中不可缺少的一部分，因而加強對人事檔案管理的信息化建設工作，有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，為現(xiàn)代化建設工作服務，從而直接或間接地促進我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，加快實現(xiàn)中華民族偉大復興的進程。

1.3有利于方便對人事檔案信息的查閱。人事檔案管理信息化建設的目的簡單來講就是為了實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化和電子化，即利用計算機信息技術將館藏人事資料和紙質檔案信息進行收集、整理和加工，最終實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，從而方便人們對人事檔案信息的查閱，更好地發(fā)揮其使用價值。

1.4有利于開發(fā)和利用檔案資源。人事檔案存在的目的和意義就是為人事工作服務，因此需要開發(fā)和建設多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式，以滿足當今時代對檔案工作的各種需求。計算機信息技術在人事檔案管理工作中的應用，產(chǎn)生了一種全新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式，使得檔案信息資源的開發(fā)和利用效率大大增加，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出了更大的貢獻。

2、傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1傳統(tǒng)干部人事檔案管理的信息缺乏準確性

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，由于在進行干部工資、升調、職稱等方面的審核和批準時，都離不開干部的人事檔案。因此，人事檔案就成為了做好干部工作的關鍵和基礎。然而，在進行查閱時通常會浪費大量的時間和精力，降低工作效率，并且檔案不能夠及時更新，有的干部還會有意將自己的出生年月和工作經(jīng)歷進行虛報。檔案閱讀人的專業(yè)素質和工作經(jīng)驗方面的差異，會對干部人事檔案的準確性和全面性產(chǎn)生重要影響。因此，傳統(tǒng)干部人事檔案的管理往往不能讓各個層次的人員進行準確的查閱，存在很大的隨意性和不確定性。

2.2傳統(tǒng)干部人事檔案管理的程序過于繁瑣

對傳統(tǒng)干部人事檔案進行查閱時，往往需要經(jīng)過多個階段的查閱程序，既浪費了時間，又不能保證信息的準確性，遠遠達不到目前干部工作的要求。另外，如今的政府工作結構發(fā)生了很大轉變，這就對干部人事檔案管理工作提出了嶄新的要求。

3、當前推進干部人事檔案信息化管理的主要工作

3.1要建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實施干部人事檔案自動化管理。將干部人事基本信息通過專門的干部人事信息軟件輸入微機，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉，適應人才流動的需求。

3.2要建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)和無紙化管理。要利用計算機、掃描儀，照相機等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將常用的檔案資料、表格等制成PDF 文件或用制成JPG 格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。也可減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。

3.3干部人事檔案局域網(wǎng)，實行干部檔案的網(wǎng)絡化管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)，重點要解決好使用權和管理權問題。筆者所在的衛(wèi)生系統(tǒng)已部分采用了干部人事系統(tǒng)，極大方便了干部考察、任免、調動、交流、政審等工作。

3.4要健全制度，促進干部人事檔案信息管理規(guī)范化。要制定信息錄入、信息分析、設備管理、網(wǎng)絡維護等管理辦法和規(guī)定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循、有規(guī)可依，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行，保證利用系統(tǒng)開展工作的正常運轉。

3.5提高干部人事檔案管理人員的綜合素質。受傳統(tǒng)觀念的影響，過去的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，領導對于檔案管理工作也沒有給予足夠的重視，認為檔案只要做到不遺失、不泄密即可，不用花費過多的精力進行管理。隨著科技的發(fā)展，新思想的蔓延，對于檔案管理的要求也越來越嚴格。單位應該聘請專業(yè)的檔案管理人才，對干部的檔案進行管理。并且要對在崗員工進行系統(tǒng)的培訓，提高檔案管理人員的素質水平和計算機技術，使其具有高度的崗位責任感和工作熱情，能獨立操作檔案管理系統(tǒng)，對干部檔案進行信息化的管理，從而提高檔案管理工作的效率，為領導的決策提供可靠的依據(jù)。

3.6以信息化推進人事檔案資源的整合。整合信息化是檔案資源有效、科學整合的重要手段，而數(shù)據(jù)庫的整合是信息化資源整合中一種主要方式。干部人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的整合結構包括了人事檔案的目錄信息、任免情況等；結合人力資源與社會保障信息中心豐富的個人信息，包括了個人照片、工作履歷等；再整合最新的數(shù)據(jù)，包括崗位、職稱、工作時間、工資等，三者共同搭建并整合一個綜合數(shù)據(jù)庫，作為人事檔案管理信息系統(tǒng)有力的數(shù)據(jù)支撐。

3.7采用信息技術手段加強信息化建設。傳統(tǒng)的檔案管理方法工作效率低下，而且檔案的利用率低，已經(jīng)不適應新時代的發(fā)展需求。紙質檔案容易損毀，而且不易修補，為檔案的管理工作帶來了很大的困擾。采用新型的檔案管理技術，使檔案信息化，可以方便查閱檔案資料，提高檔案的實用性。檔案管理人員要把干部的個人信息錄入計算機中，以根目錄的方式存儲，同時要對干部的經(jīng)歷進行審查，保證信息的準確、真實。信息錄入完畢后，把干部的紙質檔案資料放在專門的檔案架上，做為歷史資料保管。對于干部的離職、調任要及時進行數(shù)據(jù)的更新。檔案的信息化管理為檔案的信息共享提供了平臺，提高了檔案的價值。

結語：總之，信息化建設作為加強干部人事檔案管理日常工作的一個重要內容，能為廣大干部職工提供優(yōu)質便捷服務，也是實現(xiàn)人事檔案工作與時俱進，加快發(fā)展的必然趨勢。

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