張莉旻，夏如明，張美芳

（1北京舞蹈學院 北京 100081）

（2蘇州市昆山地方稅務局 江蘇 蘇州 215300）

昆山地稅電子檔案管理與利用的思考

張莉旻1，夏如明2，張美芳2

（1北京舞蹈學院 北京 100081）

（2蘇州市昆山地方稅務局 江蘇 蘇州 215300）

在大數(shù)據(jù)共享理念下，電子檔案發(fā)揮著重要作用，一方面為管理提供便利，另一方面極大提高了檔案利用效率。昆山地稅基于建設(shè)數(shù)字檔案室的實踐，在此過程中深入大數(shù)據(jù)治稅工程，積極探索稅務檔案電子化管理與利用模式。

電子檔案；利用；昆山地稅

1 引言

2015年，國家稅務總局印發(fā)《“互聯(lián)網(wǎng)+稅務”行動計劃》，提出利用云計算、大數(shù)據(jù)、智能控制等技術(shù)治稅，蘇州市昆山地方稅務局（以下簡稱昆山地稅）以此為指導，深入推進大數(shù)據(jù)治稅工程，經(jīng)過這幾年的努力，積極探索稅務檔案電子化管理與利用模式。

2 當前檔案管理現(xiàn)狀

2.1 庫房管理現(xiàn)狀

因稅務系統(tǒng)下屬分局地理位置分散，目前昆山地稅系統(tǒng)的檔案庫房較為復雜。具體檔案用房可如表1所示。

2.2 業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀

目前業(yè)務檔案中，一分局產(chǎn)生的檔案資料由外包公司整理入庫，二至九分局由檔案管理中心工作人員整理入庫，稽查局（因涉密）自行保存在稽查局檔案室。一分局產(chǎn)生的檔案中，契稅所資料屬于“全包”資料，即產(chǎn)生后便送至檔案中心由外包公司進行錄入掃描歸檔，而一分局除契稅所檔案屬于“半包”資料，由各基層納稅點進行錄入和掃描，再送至檔案中心由外包公司進行歸檔入庫。

表1 昆山地稅檔案存放表

2.3 非業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀

昆山地稅非業(yè)務檔案存放于局機關(guān)綜合檔案室，其中文書檔案14485卷和3282件，會計檔案5055卷、基建檔案180卷、設(shè)備檔案32卷、實物檔案597件、照片檔案1062張、光盤104張、權(quán)證檔案86件。綜合檔案室在督察內(nèi)審、風險應對、績效考核、移交進館等方面承擔著資料查閱、提供數(shù)據(jù)等職能。

2.4 檔案利用與服務現(xiàn)狀

昆山地稅在稅務檔案利用方面主要集中在檔案查借閱、檔案編研、檔案宣傳等方面。一是檔案查借閱。目前督察內(nèi)審、風險應對部門可直接在線查詢所需檔案掃描件，其他納稅點工作人員也可根據(jù)自身權(quán)限查閱所屬權(quán)限的電子檔案。截至2017年6月30日，金三電子檔案系統(tǒng)檔案利用達24987次。二是檔案編研。目前檔案編研作品有《昆山地稅志》、歷年稅收情況分析匯編、規(guī)章制度匯編、榮譽錄等等。三是檔案宣傳。依托局機關(guān)榮譽室的實物檔案以及廉政教育展示廳的老檔案，對本單位以及外單位參觀人員進行熏陶和文化展示；將《稅收業(yè)務檔案查詢“一鍵通”》下發(fā)至各單位各部門，讓稅務工作人員充分了解檔案查詢途徑，便利納稅人。

3 當前檔案管理存在的問題

3.1 檔案用房方面

一是存放地點分散。昆山地稅目前有局機關(guān)綜合檔案室、各分局檔案室、陸楊地稅所檔案室以及周市檔案管理中心。鑒于存放地點分散，給日常管理帶來了困難，而且部分存在嚴重隱患。二是庫房建設(shè)考慮不夠長遠。周市檔案管理中心庫房于2013年投入使用，預計于2018年達到飽和，目前正在著手申請新建或改建檔案用房，力爭在獲得立項后立即招標開工建設(shè)。

3.2 業(yè)務檔案管理方面

一是外包質(zhì)量管控難度大。招標書執(zhí)行困難，差錯仍然存在。2017年，檔案管理中心在對外包公司入庫檔案進行日常核查和5次定期抽查中發(fā)現(xiàn)外包公司仍然存在公司名稱采集、證件號碼錄入、實體與掃描頁數(shù)不符等錯誤。外包人員不熟悉業(yè)務，容易出現(xiàn)“一錯到底”情形。二是各分局進度不一，從半年度績效考核來看，二至九分局當中，目前只有二、三、五、七、九分局實現(xiàn)隔月移交。三是人員不夠，以一分局為例，從事檔案工作的人員均屬兼職，工作時間可能被其他工作占用，一分局本部、高新區(qū)個體、開發(fā)區(qū)個體1人做檔案錄入、掃描工作，遠遠跟不上進度。四是工作量大，營改增之后，業(yè)務不減反增，檔案資料產(chǎn)生量加大。一分局本部以平均每月約6500件的檔案數(shù)量在不斷增加，五、八等大分局亦是如此。6月1日至6月30日，基層辦稅點共移交17819件195518頁，從該數(shù)據(jù)可見一斑。五是培訓力度不夠，兼職檔案員因女性生育、崗位調(diào)整、離職等因素，變動較大，新老交替中容易出現(xiàn)空檔期，對新檔案員的培訓或者指導需要強化。

3.3 非業(yè)務檔案管理方面

一是存在突擊整理情況，綜合檔案室的檔案類型較多，除文書檔案、照片檔案每年按期整理，以往形成了“突擊整理”的慣例，例如2016年江蘇省五星級標準復查便抽調(diào)了五人作為工作組整理檔案。二是兼職檔案員精力有限，目前局機關(guān)綜合檔案室的兼職管理員已從辦公室調(diào)整至機關(guān)工委，除負責檔案工作外，還負責工會等事宜，很可能出現(xiàn)顧此失彼的情形。三是檔案整理存在些許混亂，檔案整理出現(xiàn)些許混亂，特別是會計、基建等類型的檔案在排架上存在不合理的情形。

3.4 檔案利用與服務方面

一是業(yè)務檔案和非業(yè)務檔案未實現(xiàn)統(tǒng)一管理。目前非業(yè)務檔案存放于局機關(guān)綜合檔案室（玉山鎮(zhèn)），業(yè)務檔案集中存放周市檔案管理中心（周市鎮(zhèn)），綜合檔案室并沒有專職檔案管理人員，因此在非業(yè)務檔案借閱等各項制度執(zhí)行方面鞭長莫及。二是對檔案工作的認知慣性。目前納稅人去基層分局查詢檔案，基層分局極有可能本能反應讓當事人來檔案管理中心查檔，其實在基層點上也可以查詢，這種認知慣性間接增加了納稅人的辦事時間。五是檔案編研力量不足。鑒于檔案管理中心成立時間短，且較多資料不在掌控之中，在檔案編研上基本處于停滯狀態(tài)，或者依賴其他科室加以完成，檔案編研力量以及經(jīng)驗不足。

4 深化稅務檔案電子管理的對策

4.1 檔案用房方面

4.1.1 專崗專責責任到人 明確庫房管理人員職責，嚴格規(guī)范檔案的出入庫，定期對出庫檔案進行盤點，對久借不還的情況，庫房工作人員及時通知負責檔案借閱人員進行催還，并做好反饋工作。

4.1.2 嚴格執(zhí)行庫房管理制度 日常做到“八防”，定期檢查庫房溫濕度是否正常、防蟲藥是否過期、防火措施是否到位等，確保檔案安全。定期進行盤庫，防止檔案丟失或者錯位。

4.1.3 統(tǒng)一存放地點 特別是業(yè)務檔案，在建設(shè)庫房時進行合理測算后方可著手新建或改建，在庫房基礎(chǔ)設(shè)施齊全、制度執(zhí)行到位的基礎(chǔ)上，真正確保了檔案的集中保存，這樣有利于檔案工作的中長期規(guī)劃，有利于檔案工作的進一步開展。

4.2 業(yè)務檔案管理方面

4.2.1 探索實行集中整理模式 鑒于基層分局人手不夠，檔案整理工作量大以及人員變動頻繁等問題，可探索實行集中整理模式，即基層分局只做資料整理、貼條形碼、錄入，其他工作交由檔案管理中心以外包形式處理。這種做法一方面節(jié)約人力成本，另一方面也可以將精力投入到檔案編研當中[1]。

4.2.2 配備專職人員集中整理 分局負責檔案工作的大部分是兼職檔案管理人員，因此可配備專門從事檔案工作的人員集中處理，這樣專人專責，由分局對檔案進行統(tǒng)一的整理和采集，確保檔案工作質(zhì)量。昆山地稅每月產(chǎn)生應歸檔資料約在15000件左右，按照每人每天的工作量計算，可測算出專職人員人數(shù)。

4.2.3 加大入庫驗收力度 在現(xiàn)有入庫驗收的基礎(chǔ)上進一步加以完善。一是時間可由原來一個月一次抽查，改為一個月兩次抽查。二是做好整改工作。抽查后及時對發(fā)現(xiàn)的問題進行反饋和整改，降低錯誤率，倘若出現(xiàn)一錯到底的情況，重點進行整改，錯誤率超過合同約定，可全部進行整改，整改后再抽查，合格方可入庫上架。三是對抽查的信息進行比對。特別是對抽查錯誤率進行分析，倘若居高不下，可與外包公司負責人進行溝通，敦促其約束員工，確保準確率。

4.2.4 嚴格績效考核 針對基層分局移交進度不一，個別分局移交拖拉等現(xiàn)象，可嚴格實施績效考核機制，通過考核，一方面提升檔案整理質(zhì)量，敦促各分局及時移交檔案資料；另一方面也可實現(xiàn)對不同分局進行區(qū)分，實現(xiàn)獎罰分明。

4.3 非業(yè)務檔案管理方面

4.3.1 規(guī)范非業(yè)務檔案整理 按照昆山市檔案局績效考核以及《江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》[2]實施細則的相關(guān)要求，在規(guī)定期限內(nèi)對非業(yè)務檔案進行整理歸檔入庫上架，防止出現(xiàn)日久積壓而突擊整理的情況。

4.3.2 規(guī)范非業(yè)務檔案管理制度 嚴格執(zhí)行非業(yè)務檔案的查借閱制度和手續(xù)，防止出現(xiàn)檔案丟失或損毀的情形[3]。對借出的檔案及時催還，防止出現(xiàn)人為遺忘的情形。嚴格執(zhí)行庫房的進出手續(xù)，非檔案管理人員不得進入庫房，外包公司工作人員作業(yè)需簽訂保密協(xié)議，確保檔案的齊全完整。

4.4 檔案利用與服務方面

4.4.1 實現(xiàn)檔案利用的統(tǒng)一管理 針對目前業(yè)務檔案和非業(yè)務檔案未歸口統(tǒng)一管理的情況，可嘗試通過人員適應性調(diào)整配備一名專職檔案人員負責局機關(guān)綜合檔案室，防止兼職人員精力分散無法兼顧。

4.4.2 強化工作人員的服務意識 將“稅收業(yè)務檔案查詢一鍵通”分發(fā)各基層分局進行宣傳、了解和學習并最終付諸實踐，在納稅點可以解決的查檔問題，盡量在納稅點解決，以便利納稅人[4]。平時在指導納稅點兼職檔案管理人員時可有針對性的將檔案提供利用意識進行宣傳，引導他們積極主動對檔案提供利用，獲取各單位、各部門對檔案工作的重視程度以及對稅收業(yè)務檔案利用的主觀能動意識。

4.4.3 增強檔案編研力量 多方學習和實踐，勤思考多動腦，對現(xiàn)存室藏檔案進行深度挖掘，在服務領(lǐng)導決策、服務納稅人方面下功夫，分析、加工編研二次信息，形成高質(zhì)量的編研產(chǎn)品，如地稅志、歷年稅收情況分析匯編、規(guī)章制度匯編、榮譽錄等等，服務稅收中心工作。

4.4.4 開拓視野強化溝通交流 建立與檔案指導部門、檔案兄弟單位的業(yè)務聯(lián)系，通過實地參觀、業(yè)務交流等多種途徑開展業(yè)務探討，交流借鑒檔案管理經(jīng)驗，努力實現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。積極參加檔案專業(yè)培訓，了解檔案前沿以及先進做法，不斷提升檔案利用服務水平。

4.4.5 積極主動提供利用 隨著全面建立自然人納稅體系，稅收檔案部門將越來越多地和老百姓個人打交道。檔案管理中心應積極采取主動、超前的服務方式，主動為納稅人服務。如不定期舉辦稅務檔案展覽、印發(fā)宣傳小冊子，或者通過專業(yè)期刊、電視、廣播等媒體來宣傳介紹檔案工作及其所取得的科研成果，采用周到的服務方式提前做好迎接來訪者的準備工作，為其找到理想、滿意的檔案，使利用者得到滿意的切身體驗。

[1]肖潤.電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].檔案與建設(shè)，2013(1)：26-29.

[2]馮惠玲.電子文件管理100問[M].北京：中國人民大學出版社，2014：20.

[3]刁飛.哈爾濱市稅收征管檔案信息化建設(shè)專題調(diào)研[D].黑龍江大學，2015.

[4]楊茜茜.我國文件檔案“雙軌制”管理模式轉(zhuǎn)型——澳大利亞政府數(shù)字轉(zhuǎn)型政策的啟示[J].檔案學研究，2014(3)：9-13.

G271;F812.42 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）02-0222-03